إذا سبق لك العمل في مشروع واسع النطاق – وخاصة مشروع إنشاءات – فأنت على دراية بمفهوم إدارة العقد. صاحب عمل يستأجر مقاولاً للقيام بعمل. توصل الطرفان إلى اتفاق حول ماهية العمل، والمدة التي سيستغرقها ومقدارها. تم تحديد هذه التفاصيل وتوطيدها في وثيقة رسمية ؛ عقد.
لكن ما الذي يدخل بالضبط في إنشاء هذه المستندات؟ إن صياغة العقد ليس بهذه البساطة مثل جلوس طرفين وإجراء محادثة. تتطلب إدارة العقد نفس القدر من الاهتمام والرعاية مثل أي جانب آخر من جوانب العمل.
ما هي ادارة العقود؟
إدارة العقد هي عملية إنشاء عقد بين صاحب العمل والمقاول. تنتهي العملية عندما يتم الاتفاق على العقد ويوقع الجميع على الخط المنقط. يتم إنشاء هذه المستندات لحماية جانبي الاتفاقية في حالة حدوث خطأ ما أو الحاجة إلى التغيير.
هذه هي البداية والنهاية لإدارة العقود، ولكن بينهما، هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به. الخطوة الأولى هي فهم رغبات واحتياجات كل طرف. هذه ليست مهمة سهلة، وتتطلب الوقت والجهد. بعد ذلك، يضع مسؤول العقد هذه الرغبات والاحتياجات والتوقعات وما إلى ذلك في نموذج مكتوب يسهل فهمه والرجوع إليه.
يمكن أن تكون إدارة العقد عملية طويلة، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يعمل فيها صاحب العمل والمقاول معًا. يمكن أيضًا استخراجه، لأن عملية تخطيط المشروع قد تتطلب تغييرات في العقد. كل هذه التغييرات والتعديلات، بالإضافة إلى المفاوضات الأولية والاجتماعات والمزيد تقع جميعها تحت مظلة إدارة العقود.
فهم ادارة العقود
عندما قررت منظمتان العمل معًا من أجل هدف مشترك، فإنهما بحاجة إلى عقد لتحديد علاقتهما وأهدافهما وطريقة عملهما وأهدافهما بلغة واضحة حتى لا تظهر المشكلات بعد ذلك. هو العقد الذي يحدد الأنشطة التي سيكون كلاهما مسؤولاً عنها والشروط والأحكام التي سيتعين على كل واحد منهم الوفاء بها كجزء من الصفقة.
تذكر أن العقد له تأثير مباشر على ربحية الشركة. عندما تتم صياغتها بشكل سيئ، يمكن أن تخسر الشركة مبلغًا هائلاً بسبب خطأ فني بسيط، أو إذا كان من جانب واحد، فإن الجانب الآخر سيفقد جزءًا كبيرًا من حصته في الأرباح. يجب أن يكون لدى المرء عملية إدارة عقود فعالة مطبقة لأن لديه القدرة على إنشاء علاقة عمل قوية بين الأطراف المعنية يمكن أن تؤدي في المستقبل إلى إنتاجية أفضل وربحية أعلى.
إنها عملية مستمرة تستمر طوال مدة العقد. قد يبدو أن العقد قد تم توقيعه وتنتهي العملية، ولكن الحقيقة هي أن الأنشطة تستمر قبل وأثناء وبعد التوقيع على الخط المنقط. إنه نظام إدارة العقود الذي يضمن فهم جميع الأطراف المعنية لما هو متوقع منهم والاستمرار في الوفاء بالتزاماتهم وواجباتهم التعاقدية وفقًا للشروط المنصوص عليها في العقد.
يتم تجميع الأنشطة المتعلقة بالعمليات تحت مرحلتين
- مرحلة إرساء العقد المسبق
- مرحلة إدارة ما بعد العقد
كلتا المرحلتين حاسمتان، ويجب التركيز عليهما بشكل متساوٍ. إذا تأخرت، في المرحلة الأولى، ستستمر التداعيات إلى المرحلة التالية حيث ستترك مع تصحيح الإغفالات، وهذا سيثبت إهدار الجهد والوقت.
بعض العقود التجارية القياسية التي يتم التعامل معها من قبل الأفراد الذين يتعاملون مع إدارة العقود مخصصة
- عقود المرافق
- طلبات الشراء
- فاتورة المبيعات
- خطابات التوظيف
يتم التعامل مع بعض منها المعقدة
- اتفاقيات الملكية الفكرية
- السلع أو الخدمات التي لها مواصفات فنية بالتفصيل ويجب التعامل معها بدقة
- السلع والخدمات عالية التنظيم
- مشاريع البناء
- التجارة الدولية
- الاستعانة بمصادر خارجية
عناصر
عندما يتم تنفيذ الإستراتيجية بنجاح، من المتوقع أن تقوم المنظمات بما يلي:
- يعتبر تقديم الخدمات من جميع أصحاب المصلحة بشكل مرضي من وجهة نظر جميع الأطراف
- لا توجد مفاجآت أو خلافات حول العقد في الطريق
- المورد الذي ارتبطت به المنظمة يستجيب لاحتياجاتها ويتعامل مع كل جزء من التزامه بشكل تعاوني وفعال
- لدى المنظمة بعض التوقعات من العقد، ويتم تحقيق العوائد والفوائد المالية المتوقعة.
مراحل
إنها بلا شك عملية تستغرق وقتًا طويلاً حيث يتعين عليك قضاء وقت طويل في استعراض التفاصيل الدقيقة ؛ خلاف ذلك، فإن أي إغفال سيعود لعض وإلحاق الضرر بالعمل إلى حد كبير.
يجب على الجميع اتباع جميع خطوات عملية إدارة العقود بشكل صحيح لجني المزايا المالية. تذكر أنه عندما يدخل شخص ما في عقد، فإنه يعرض نفسه للعديد من نقاط الضعف والمخاطر المحتملة.
تساعد المراحل المختلفة لإدارة العقود في التخفيف من المخاطر المالية والقانونية ومن ثم اتباعها بجدية.
1. الطلبات الأولية لإدارة العقود
تتمثل المرحلة الأولى من عملية إدارة العقد في تحديد أسباب متابعة هذا العقد. لماذا تحتاج هذا العقد هو أحد أهم الأسئلة التي يجب معالجتها في أول فرصة ؟
بمجرد أن تقر بالحاجة والسبب والأشياء التي تريد تحقيقها مع هذا العقد، تصبح بقية القرارات أسهل. حان الوقت الآن للاتصال بالطرف الآخر الذي يمكنه مساعدتك في مساعيك وتقديم الطلب الأولي
2. التأليف
المرحلة التالية من عملية إدارة العقد تتعلق بتأليف العقد. هذه واحدة من أهم الخطوات وتحتاج إلى العناية الواجبة. تذكر أن العقد القانوني ملزم، لذلك يجب أن توليه الاعتبار وأن تتعامل معه بعناية. تأكد من أنك مستعد عقليًا بقائمة الأشياء التي يجب معالجتها بأي ثمن.
فكر في السيناريوهات المحتملة التي يمكن أن تحدث في المستقبل، على سبيل المثال، ماذا يحدث عندما يطلب الشريك الآخر إفلاسه أو يبيع شركته إلى طرف آخر. العديد من الحالات الطارئة الأخرى ذات التفكير المماثل تحتاج إلى معالجة في هذه المرحلة. لا تعطي أي مهلة من خلال كلماتك حيث يجب ألا تكون هناك فرصة لسوء التفسير. كن محددًا في كلماتك واذكر كل بند بطريقة واضحة ودقيقة لتجنب الالتباس في المستقبل.
الشيء المهم الذي يجب معرفته هو ما إذا كانت قوانين الولاية في ولايتك ستوجه العقد أو قوانين الولاية للطرف الآخر وهي متشابهة أو عدة اختلافات يجب معالجتها. إجراء بحث ومراعاة قوانين الولاية قبل كتابة الكلمات الفعلية في العقد. اجمع كل المستندات ذات الصلة التي ستكون مطلوبة للعقد.
إذا كنت تجد أن كتابة العقد نشاطًا يستغرق وقتًا طويلاً، فيمكنك الحصول على مساعدة من نظام إدارة العقود الآلي بحيث تصبح العملية مبسطة. خيار آخر هو تعيين مدير عقود محترف ، لديه أيضًا المعرفة القانونية للتعامل مع مثل هذه الحالات.
يمكن للمحترف أن يرى أن مصالحك محمية بالكامل وأن جميع المخاوف يتم تناولها بشكل مناسب في العقد.
3. التفاوض
كان هناك العناية الواجبة، ثم البحث والتخطيط ، وبعد ذلك تأليف العقد. إنها ليست النسخة النهائية بعد لأنه لا تزال هناك مرحلة حيوية وهي التفاوض على أدق نقاط العقد. الطرف الذي يمكنه التفاوض بشكل مناسب يخرج بيده الرابحة في النهاية، وبالتالي يكون لديه إمكانية الوصول إلى التفاصيل الأساسية وذات الصلة التي يمكن أن تساعدك على طاولة المفاوضات.
كن مستعدًا بتقارير حول قدرات الموظفين والموردين والشركاء المحتملين جنبًا إلى جنب مع نظرة عامة على العطاء. يجب أن تكون جميع التفاصيل ذات الصلة في متناول يدك لفهم نية الطرف الآخر. تصفح جميع المعلومات بدقة لفهم وجهة نظر الطرف الآخر.
انتبه بشكل خاص للتفاصيل الواردة في العقد وفكر مثل خصمك حتى تتمكن من معرفة النقاط التي يمكنهم طرحها. حدد النقاط التي ستجري بشأنها المفاوضات وتأكد من حصولك على إجاباتك مسبقًا. بمجرد صياغة العقد الخاص بك، يجب على كلا الطرفين المعنيين مقارنة الإصدارات وملاحظة أي تناقضات لتوفير الوقت.
يعتقد بعض الأشخاص في إرسال العقود ذات الخطوط الحمراء ذهابًا وإيابًا عبر البريد أو البريد الإلكتروني، ولكن هناك فرصة أو خطأ. يمكنك الحصول على مساعدة من مدير العقود المحترف الخاص بك لهذا الغرض أو يمكنك استخدام برنامج إدارة العقود بحيث يمكن للطرفين المعنيين عرض المستندات ومراجعتها وإجراء التغييرات في الوقت الفعلي.
سيوفر هذا الوقت وينتج عنه مفاوضات أسرع إذا كان الوقت عاملًا للطرفين.
4. الموافقة
اكتملت المفاوضات وأعيدت كتابة المسودة النهائية لأن الطرفين متفقان . حان الوقت الآن للحصول على الموافقة على العقد. هذه هي المرحلة التي تكون فيها فرص الاختناقات هي الأعلى.
إذا كنت جزءًا من مؤسسة تتطلب موافقة من مجلس الإدارة، فسيتعين عليك الحصول عليها، وإذا كنت جزءًا من شركة تحتاج إلى موافقة إدارية، فاحصل عليها إذا كان لديك عملية تدقيق، ثم احصل عليها أيضًا، إذا كنت تصدر الشركة سياسات الشراء ثم تأكد من أنها قد اجتمعت قبل الحصول على الموافقة المطلوبة.
إذا كنت تعمل بالقطعة ولا يوجد مدقق حسابات أو مدير، فأعد قراءة العقد وتأكد من أنه مطابق تمامًا لأي شروط تم الاتفاق عليها. من الضروري إزالة كل عائق في طريقك لضمان تلبية جميع متطلبات ما يسمى بالموافقة قبل المرحلة التالية.
5. التنفيذ
المرحلة التالية في عملية إدارة العقد هي تنفيذ العقد. يبدو هذا الجزء بسيطًا جدًا لأن كل شيء جاهز ؛ يحتاج فقط إلى توقيعين وفيولا يكون العقد جاهزًا للتنفيذ. هل تدرك أن العملية البسيطة يمكن أن تأخذ منعطفًا وتتسبب في مشاكل خطيرة إذا كان الطرفان يقعان في دولتين مختلفتين أو أجزاء مختلفة من العالم؟
إذا كنت تعمل وفقًا لموعد نهائي صارم، فلا بد من إصدارها. يمكن لبعض الأشخاص التفكير في التسليم بين عشية وضحاها أو البريد السريع، ولكن هناك فرصة لوقوع حادث مؤسف. مع تغير الزمن، تعتمد الشركات على التوقيعات الإلكترونية الملزمة بشكل متساوٍ.
يتم اختصار عملية التوقيع بشكل مثير للإعجاب من خلال استخدام التوقيع الإلكتروني، وبما أن صلاحيته ليست موضع شك، فهي الطريقة المثلى للتحقق من صحة عقدك بشكل أساسي إذا كنت تنتمي إلى مناطق زمنية مختلفة أو تقع في أجزاء مختلفة من العالم. تذكر أن العقد غير صالح حتى يتم توقيعه من قبل جميع الأطراف المعنية ؛ ومن ثم، لماذا تحمل مخاطر غير ضرورية بسبب هذا الإزعاج.
6. الالتزام
كما يوحي اسم العنوان الفرعي، فإن هذه المرحلة من إدارة العقود تضمن إدارة جميع الالتزامات في الوقت المحدد وبفعالية كبيرة. يتطلب الأمر مهارة للتأكد من أن كل طرف يفي بمخرجاته، ولم ينس أحد التزامه تجاه العقد.
إنها مرحلة مبكرة حيث سيستغرق الأمر وقتًا لتكون متزامنًا، والأمر متروك لمدير العملية ليرى أن قيمة العقد لا تتناقص. استفد من تذكيرات الجدول الزمني حتى يتمكن كل صاحب مصلحة من الالتزام بنصيبه من الصفقة، ويكون هناك امتثال من جانبك.
7. التنقيحات والتعديلات
اترك بعض المجال للتعديلات والتصحيحات بحيث يمكن للأشياء أن تتكيف مع أي تغيير مهم. في بعض الأحيان يتم العثور على العناصر أو المستندات التي تم التغاضي عنها بعد صياغة العقد، فمن الضروري بعد تحديد أهميتها إضافتها إلى العقد كجزء من التعديلات.
لا بد من إجراء مراجعات مع البيئة المتغيرة طوال مدة العقد، ومن ثم فمن الأفضل تنفيذ عملية موثوقة يمكنها تتبع الأشياء وتحديد المراجعات والتعديلات التي يجب إضافتها إلى العقد الأصلي بحيث يظل قادرًا على ذلك تقديم الإنتاجية المثلى وأعلى ربحية.
8. التدقيق وإعداد التقارير
نعم، تم توقيع العقد، وتم الانتهاء من الصفقة، ولكن من الأفضل تدقيقها للتأكد من التزام جميع الأطراف المعنية بالشروط والأحكام المحددة. في بعض الأحيان، لا يأخذ بعض الأطراف هذه المرحلة من إدارة العقود على محمل الجد ويتوبون لاحقًا لأن الفشل في التدقيق يمكن أن يكون له تداعيات وقضايا غير متوقعة مثل عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وفقدان الإيرادات.
قم بتعيين التنبيهات كتذكير للتجديدات والمواعيد النهائية بحيث يمكن الوفاء بها في الوقت المناسب.
9. التجديد
المرحلة الأكثر أهمية في عملية إدارة العقد هي المرحلة التي يمكنك فيها تجديد عقدك. ابق متيقظًا واضبط التنبيهات لتذكيرك بالجداول الزمنية للتجديد لأنه قد يكون لها عواقب وخيمة إذا فشلت في القيام بذلك في الوقت المحدد.
يمكنك أيضًا أتمتة العملية لأنك إذا فشلت في تجديد العقد، فقد يؤدي ذلك إلى خسارة الإيرادات والعمليات الخلفية وحتى الانتكاسات في نظام التشغيل الخاص بك.
مخاطر عدم إدارة العقد
تعتبر عملية إدارة العقود ضرورية لأنها تساعد في اتخاذ قرارات واضحة بشأن العقد حتى لا يعاني أي من الأطراف المعنية من عدم الكفاءة. في حالة عدم إدارة العقد بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى النتائج السلبية التالية –
- يرغب كل من الطرفين المعنيين، المشتري والمورد، في الفوز بلعبة الصراع هذه لأن من يكتسب اليد العليا سيكون هو المسيطر على العقد. إذا فاز أي شخص، فسيؤدي ذلك إلى قرارات غير متوازنة ستثبت أنها ضارة من كلمة go. هذا السيناريو محتمل إذا فشل كلا الطرفين أو أحدهما في إدارة العقد بشكل صحيح
- عندما لا يتم تنفيذ العقد بشكل صحيح، يكون التقدم بطيئًا ولا يتقدم وفقًا للتوقعات المحددة
- في بعض الأحيان لا يتم اتخاذ القرارات في الوقت المناسب، وهذا يؤدي إلى تغييرات في العقد في تاريخ لاحق. يسبب الإزعاج وهذا بسبب التعامل الخاطئ مع العقد
- يمكن أن يؤدي الفشل في إدارة العقد إلى سوء التفاهم والاختلافات بين المشتري والمورد
- يمكن أن تتضرر العلاقة بين المشتري والمورد إلى حد كبير إذا لم يتم إدارة العقد بشكل صحيح.
- يمكن أن يعني أيضًا عدم الوفاء بالمسؤوليات والالتزامات المنصوص عليها في العقد
- لن تتحقق المزايا والقيمة المتوقعة إذا لم يتم إدارة العقد بطريقة مناسبة
- عندما لا يتم تنفيذ العقد وفقًا للاحتياجات، فهناك فرصة أكبر لتفويت الفرص المستقبلية
فوائد
الفوائد هي كما يلي-
1. يساعد في سير الأعمال
إذا نفذت الشركة عملية إدارة العقود، فستعمل على تبسيط عمل الشركة ووظائفها. سيعطي الآلية اللازمة لتلبية وتحقيق توقعات العمل والأهداف التنظيمية.
يقدم النظام رؤى لتحديد وتحليل المجالات التي يمكن أن تؤدي إلى تقليل التكلفة وتحسين الإيرادات
2. انخفاض التكاليف
تساعد عملية إدارة العقود المنظمة في تقليل تكاليف أعمالها.
3. يزيد من وضوح الموردين
يعد الموردون جزءًا لا يتجزأ من كيانات الأعمال، وهي عملية إدارة العقود التي تبني علاقة تعاونية مع الموردين، وتساعد في تتبع حركتهم، وتقييم أدائهم، وتقييم مخاطر الموردين.
4. تحسين إدارة المخاطر
تساعد عملية إدارة العقود في البحث عن أوجه عدم اليقين، وهذا يسهل إدارة المخاطر المحسنة
5. لم يبق شيء للصدفة
تقع على عاتق عملية إدارة العقد مسؤولية التأكد من تلبية امتثال المورد والتزامه في الوقت المحدد وعدم تركه للصدفة.
6. يحسن الامتثال
يساعد نظام إدارة العقود على تنفيذ العمليات بشكل صحيح بحيث يفرض ويعزز الامتثال بين أصحاب المصلحة في نهاية المطاف. هذا يؤدي إلى تخفيف المخاطر داخل الشركة.
7. تطوير العلاقة
تتأكد عملية إدارة العقد من أن العلاقة مستمرة بين الأطراف المعنية لتطوير العقد
8. إدارة فعالة
هذا يضمن إدارة فعالة للعقد وهذا يؤدي إلى أداء أفضل وقيمة أفضل للمال
9. يحسن الكفاءة الوظيفية
تستفيد تقنية إدارة العقود من العديد من الأدوات والبرامج التي تساعد في أتمتة عملية الإدارة. إنه يقلل من الجهود اليدوية، ويقلل من نطاق الأخطاء، وبالتالي يساعد في تحسين الكفاءة الوظيفية لكيان تجاري.
يمنح مفهوم إدارة العقود الموظفين وقتًا ثابتًا ضروريًا لوضع مسؤوليتهم على الجوانب الإستراتيجية مثل تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتقييم أداء العقد.
10. يحسن رؤية الإنفاق ويقلل من الإنفاق المنشق
تساعد عملية إدارة العقد في تتبع الأداء. يعزز رؤية الإنفاق ويساعد على تحديد الفرص لتحقيق وفورات في التكاليف. إنه يقلل من النفقات المنشقة، والتي تعد واحدة من القضايا الحاسمة التي يتعين على المنظمة مواجهتها.
11. إدارة الحسم
تساعد العملية في تتبع الخصومات وضمان تحقيق الوفورات في دورة التوريد
12. يساعد في التجديد التلقائي للعقود
من المزايا الأساسية للعملية أنها تساعد في تجديد العقود في الوقت المحدد حتى لا تضطر المنظمة إلى تحمل أي نفقات مرتبطة
13. العمليات والإجراءات الموحدة
تساعد إدارة العقود في تقليل مخاطر التوريد ويكون التأثير الإجمالي هو أن الشراء ككل يصبح أقل تكلفة
عيوب إدارة العقود
عيوب إدارة العقود هي كما يلي:
1. فقدان السيطرة على الخدمة
أحد العيوب هو أن الشركة تفقد السيطرة الفعلية على الخدمات التي تقدمها للعملاء
2. التأخيرات الزمنية المحتملة
من السهل إجراء تقديرات وتحديد المواعيد النهائية، ولكن قد لا يكون المقاول يقظًا كما كان يعتقده الجميع. عندما لا يتم الوفاء بالمواعيد النهائية، فإنه يؤدي إلى تأخيرات محتملة وخسارة للوقت والمال
3. فقدان مرونة العمل
عندما تعمل شركة ما مع جهات خارجية، فإنها تقلل من قدرتها على التكيف مع الاحتياجات المتغيرة لبيئة الأعمال .
4. فقدان الجودة
يجب أن تتحقق المنظمة من سمعة الشركة التي توظفها لإدارة عقودها لأن الآخرين لا يمكنهم الحفاظ على نفس معايير الشركة المالكة
ما هو مدير العقد؟
عادةً ما يكون مسؤول العقد طرفًا ثالثًا لديه معرفة واسعة بتمويل الأعمال وقانون العقود. يمكن لعميل أو شخص ما في فريق العميل أحيانًا أن يتصرف كمسؤول عن العقد، لكن هذا غير موصى به. عندما يكون هذا هو الحال، يمكن أن تصبح إدارة العقد متحيزة وجهاً لوجه بسرعة. هذا يمكن أن يؤدي إلى العداء بين المالك والباني.
يتم تعيين مديري العقود ليكونوا بمثابة “وسيط” لأصحاب العمل والمقاولين لتمثيل وتوصيل كل من توقعاتهم. يحدد هؤلاء الأفراد أفضل الطرق لإسعاد الطرفين وحتى التفاوض مع كل طرف، إذا لزم الأمر.
تختلف واجبات مدير العقد حسب العقد ونوع مشروع البناء. سيكون لكل عقد مجموعة فريدة من المطالب. العامل الثابت هو تحديد شروط العقد بوضوح وضمان التواصل والعلاقات الجيدة بين صاحب العمل والمقاول.a
ما هو دور مدير العقد؟
فكر في مسؤول العقد على أنه وسيط غير متحيز. أثناء إنشاء العقد، قد تكون هناك أخطاء ونزاعات وسوء فهم. إن مهمة مدير العقد هي الإشراف على ما يحدث وإنتاج أفضل نسخة ممكنة من العقد.
من نواح كثيرة، يكون مدير العقد مثل مستشار الزوجين. ليس بالضرورة أن تكون هناك مشكلة حتى يستفيد الزوجان من الاستشارة. ولكن في أغلب الأحيان، يتنقل أصحاب العمل والمقاولون ذهابًا وإيابًا بشأن الشروط والأسعار وأشياء أخرى حتى يشعر الطرفان بالسعادة. وجود شخص مخصص لإدارة هذه المناقشات يجعل العملية أكثر سلاسة.
بعض الأمثلة على العوامل التي سيكون مسؤول العقد مسؤولاً عنها هي:
- إدارة المنازعات
- توفير تحديثات العقد
- التنسيق مع الإدارات المختلفة مثل الفريق القانوني
- اتخاذ قرارات عادلة ونزيهة
- تحليل المخاطر
- وضع معايير الجودة
- إيصال التوقعات
- تحديد الاجتماعات
مسؤول العقد موجود لجعل الحياة أسهل، وإنشاء وثيقة أقوى وبدء علاقة قوية بين صاحب العمل / المقاول. يمكن لهذا العقد أن ينجح أو يفسد المشروع ككل. يعد سوء التواصل وسوء الفهم من الأسباب الرئيسية لفشل المشروع، ويمكن لمسؤول العقد المتميز منع ذلك.
إدارة العقود مقابل إدارة العقود
عادة ما يُخطئ إدارة العقود في إدارة العقود، لكن الاثنين ليسا مترادفين. إدارة العقد هي عملية لا تتم إلا قبل الانتهاء من العقد. بمجرد الانتهاء من العقد، تبدأ إدارة العقد.
مسؤول العقد مسؤول عن ضمان رضا الطرفين عن العقد الذي يبرمانه معًا. من ناحية أخرى، يتعامل مدير العقود مع العقود أثناء المشروع نفسه. يأخذ هذا شكل الإجابة على الأسئلة وإجراء التغييرات والتوسط في النزاعات. يتطلب هذان الدوران مجموعات مهارات مختلفة، وبالتالي فإنهما يمثلان دورين متميزين.
أفضل الممارسات لإدارة العقود
ستبدو إدارة العقد مختلفة من مشروع إلى آخر، حيث سيكون لكل عقد شروط واتفاقيات وأهداف مختلفة، وما إلى ذلك. ومع ذلك، هناك بعض القواعد الأساسية التي تنطبق على جميع أنواع إدارة العقود:
- التعرف على المشروع: من أجل إدارة العقد، يجب على مسؤول العقد فهمه في سياق المشروع. عند القيام بذلك، يمكنهم الإجابة عن الأسئلة التي قد تطرأ على نهايتهم وتعديل استراتيجياتهم اعتمادًا على نوع المشروع وحجمه وما إلى ذلك. كما أنهم أكثر استعدادًا للإجابة على أسئلة أي من الطرفين في العقد.
- استعد لنتائج غير متوقعة: هناك بعض الاحتياطات الإضافية التي يمكن أن يتخذها مسؤول العقد ليكون خطوة للأمام. يجب أن يستعد مسؤول الإنشاء للموقف الذي يريد فيه صاحب العمل أو المقاول إجراء تغييرات كبيرة على العقد. عندما يحدث هذا، وإذا حدث ذلك، فمن الناحية المثالية، سيكون لدى مسؤول العقد بالفعل نظام لكيفية المتابعة.
- الهدف المتبقي: بشكل عام، يكون مسؤول العقد طرفًا ثالثًا لذا يمكنهم أن يظلوا محايدين تمامًا، ولكن هناك حالات يكونون فيها جزءًا من فريق العميل أو المشتري. عندما يكون هذا هو الحال، يجب على مدير العقد بذل جهد إضافي للبقاء موضوعيًا تمامًا.
