عندما تبدأ عملية التخطيط لمشروع ما، فإن أول ما تحتاج إلى التفكير فيه هو: ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟
يبدو الأمر سلبيا، لكن مديري المشاريع الواقعيين يعرفون أن هذا النوع من التفكير وقائي. ستظهر المشكلات حتماً، وتحتاج إلى استراتيجية تخفيف مطبقة لمعرفة كيفية إدارة المخاطر عند التخطيط للمشروع .
لكن كيف تعمل على حل المجهول؟ يبدو الأمر وكأنه تناقض فلسفي، لكن لا تقلق – فهناك خطوات عملية يمكنك اتخاذها. في هذه المقالة، سنناقش الاستراتيجيات التي تتيح لك الحصول على لمحة عن المخاطر المحتملة، حتى تتمكن من تحديد وتتبع المخاطر في مشروعك.
ما هي إدارة المخاطر؟
إدارة المخاطر هي في الأساس عملية يتم فيها تحديد أي شيء قد يكون بمثابة تهديد أو خطر على المنظمة، وتحليله، وتقييمه على أساس عدة عوامل حتى يمكن التهرب منه. يمكن أن تنشأ هذه المخاطر بسبب عدة جوانب مثل عدم اليقين المالي وعوامل الإدارة الإستراتيجية والمسؤوليات القانونية والحوادث والكوارث الطبيعية، إلخ.
تتم إدارة المخاطر أيضًا أثناء اتخاذ قرار استثماري مهم يتم فيه تحديد وتحليل وقبول أو تخفيف عدم اليقين في الاستثمار. إدارة المخاطر هي ممارسة لتحليل المخاطر المحتملة في وقت مبكر.
بعد ذلك يتم تقييم هذه المخاطر على أساس عدة عوامل وأخيراً يتم اتخاذ بعض الخطوات الاحترازية لتقليل المخاطر.
ترتبط إدارة المخاطر بإدارة أي نوع من المخاطر المحتملة في المحفظة ثم تقليلها من خلال التنويع . الآن في الأعمال التجارية يمكن للمرء أن يغرس العديد من أنواع المخاطر المختلفة خاصة في عالم الاستثمار.
الآن قد تشمل بعض هذه العوامل الاقتصادية والمنافسة وتقلبات السوق . الآن قد تصبح الكيانات أيضًا عاملاً مثل من حيث المدى، لذا فإن وضعها ورأس مالها من حيث الاستثمار في المخاطر وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، لنفترض أن هناك شركة تقول “ ABC ” لديها، على سبيل المثال 10000 دولار في شكل أصولها، وهنا سينتج عن تحليل إدارة المخاطر حقيقة أنه “ لن يكون قرارًا حكيمًا للمؤسسة أو عادةً ما تستثمر أكثر من 5000 دولار في سهم شديد التقلب.
من الضروري جدًا للمنظمات التي تعمل في مجال الأعمال تقييم مخاطرها على أساس يومي. غالبًا ما يكون من الشائع لأي شركة الرجوع إلى تحليل المخاطر الذي تم إجراؤه مسبقًا حتى يتمكنوا من تحديد نوع الأوراق المالية التي يرغبون في شرائها أو نوع المشاريع التي يرغبون في الاستثمار فيها أيضًا إدارة المخاطر الصادرة في الحالات التي تفكر فيها الشركات في إطلاق نوع من خطوط إنتاجها في المستقبل أو توسيع المصنع.
بمساعدة إدارة المخاطر، يمكنهم تقييم مستوى تهديد الاستثمار قبل إطلاق المنتج.
الآن في عالم المال، إدارة المخاطر تحدث في كل مكان. يحدث ذلك في الغالب عندما يقوم المستثمر بشراء السندات منخفضة المخاطر بدلاً من سندات الشركات ذات المخاطر العالية. الآن تميل العديد من الأدوات المالية مثل “الخيارات” أو “العقود الآجلة” أو “مديري الأموال” إلى استخدام الاستراتيجيات، على سبيل المثال، المحفظة أو تنويع الاستثمار. يتم ذلك بحيث يمكن التخفيف من المخاطر أو إدارتها بطريقة فعالة.
الآن مع إدارة المخاطر بطريقة غير مناسبة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عواقب وخيمة قد تؤثر على المنظمة أو الأعمال التجارية أو الفرد أو الاقتصاد.
كيفية إدارة المخاطر
لبدء إدارة المخاطر، من الضروري أن تبدأ بتعريف واضح ودقيق لما تم تكليف مشروعك بتقديمه. بعبارة أخرى، اكتب ميثاقًا تفصيليًا لمشروعك يتضمن رؤية المشروع وأهدافه ونطاقه وإنجازاتك. بهذه الطريقة يمكن تحديد المخاطر في كل مرحلة من مراحل المشروع. بعد ذلك، سترغب في إشراك فريقك مبكرًا في تحديد جميع المخاطر.
لا تخف من إشراك فريقك في أكثر من مجرد تحديد المخاطر وترتيبها حسب الأولوية. يقوم العديد من مديري المشاريع ببساطة بإرسال بريد إلكتروني إلى فريق المشروع الخاص بهم ويطلبون منهم إرسال الأشياء التي يعتقدون أنها قد تسوء في المشروع. ولكن لتخطيط مخاطر المشروع بشكل أفضل ، يجب عليك جمع فريق المشروع بأكمله وممثلي عملائك والموردين في غرفة معًا وإجراء جلسة لتحديد المخاطر.
مع كل خطر تحدده، سترغب في تسجيله في مكان ما – يساعدك استخدام نموذج تتبع المخاطر في تحديد أولويات مستوى المخاطرة. بعد ذلك، قم بإنشاء خطة لإدارة المخاطر لالتقاط الآثار السلبية والإيجابية للمشروع والإجراءات التي ستتخذها للتعامل معها. سترغب في إعداد اجتماعات منتظمة لمراقبة المخاطر أثناء استمرار مشروعك. الشفافية أمر بالغ الأهمية.
أمثلة على إدارة المخاطر
افترض أن هناك فردًا اسمه “جون”. وقد مرت 5 سنوات منذ أن بدأ شركته لأول مرة والآن نمت بشكل كبير وأصبح الأصل 40.000 دولار. الآن إلى جانب ذلك، يفكر جون أيضًا في الاستثمار في الأسهم من Apple ولكن تأمين المبلغ الذي يجب أن يستثمره.
علاوة على ذلك كله، فإن أسعار الأسهم مرتفعة أيضًا، وبالتالي على المدى القصير، فإن أي أرباح محتملة ستكون محدودة للغاية. لذلك قرر إجراء تحليل للمخاطر حتى يتمكن من اتخاذ أفضل قرار استثماري وفقًا لموقفه.
بعد تقييم المخاطر، تم الكشف عن أن الاستثمار في أسهم Apple سيكون محفوفًا بالمخاطر للغاية بالنسبة لأولئك الجدد في عالم الاستثمار في السيناريو الحالي. بالإضافة إلى ذلك، فإن أسعار الأسهم مرتفعة أيضًا مما يجعلها محدودة للغاية لأي أرباح محتملة على المدى القصير. وبهذه الطريقة، ستحتاج إلى تخصيص جزء من مدخراتها المتبقية حتى تتمكن من إدراك أرباح كافية.
وبالتالي، وبسبب العديد من الأسباب، توصل أخيرًا إلى نتيجة مفادها أنه لن يكون من الحكمة أن يقوم باستثمار. ثم قرر الاستثمار في بعض المعدات الجديدة ذات الصلة بالعمل والتركيز على زيادة المبيعات.
ما هي المخاطر الإيجابية؟
لا يتم إنشاء كل المخاطر بالتساوي. يمكن أن تكون المخاطر إيجابية أو سلبية، على الرغم من أن معظم الناس يفترضون أن المخاطر هي بطبيعتها الأخيرة. عندما تشير المخاطر السلبية إلى شيء غير مرغوب فيه لديه القدرة على إلحاق ضرر لا يمكن إصلاحه بالمشروع، فإن المخاطر الإيجابية هي فرص يمكن أن تؤثر على المشروع بطرق مفيدة.
تعد المخاطر السلبية جزءًا من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك، تمامًا كما ينبغي أن تكون المخاطر الإيجابية، ولكن الاختلاف في النهج. أنت تدير وتحسب المخاطر السلبية المعروفة لتحييد تأثيرها، ولكن يمكن أيضًا إدارة المخاطر الإيجابية للاستفادة الكاملة منها.
هناك العديد من الأمثلة على المخاطر الإيجابية في المشاريع: يمكنك إكمال المشروع مبكرًا ؛ يمكنك الحصول على عملاء أكثر مما تمثله ؛ يمكنك أن تتخيل كيف أن التأخير في الشحن قد يفتح نافذة محتملة لفرص تسويقية أفضل، وما إلى ذلك. من المهم ملاحظة، مع ذلك، أن هذه التعريفات ليست محفورة في الحجر. يمكن أن تتحول المخاطر الإيجابية بسرعة إلى مخاطر سلبية والعكس صحيح، لذلك يجب أن تتأكد من التخطيط لجميع الاحتمالات مع فريقك.
يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في تتبع المخاطر.
ما هي أهمية إدارة المخاطر؟
تعد إدارة المخاطر مهمة لجميع أنواع المنظمات سواء كانت منظمة ربحية أو منظمة غير ربحية. هذا لأن المخاطر هي أحداث غير متوقعة يمكن أن تسبب الكثير من الضرر للمنظمات لأنها لم تكن محمية بشكل صحيح قبل الوقت. يمكن أن يكون هناك العديد من المخاطر التشغيلية التي يجب إدارتها .
الآن، يمكن أن تكون هذه المخاطر في عدة أشكال مثل فقدان الأموال أو إصابة الموظفين أو الكوارث الطبيعية أو أي شيء آخر يمكن أن يكون له تأثير خطير على عملك. وبالتالي هذا هو المكان الذي تأتي فيه إدارة المخاطر في متناول اليد.
تعتبر إدارة المخاطر مهمة لأنها، في مثل هذه الحالة غير المتوقعة، تحمي مؤسستك أو عملك. تساعد إدارة المخاطر في الاستعداد مسبقًا لجميع هذه الأحداث غير المتوقعة.
وبهذه الطريقة، فإنه يقلل من المخاطر ويقلل أيضًا من التكلفة الإضافية أو العبء المالي الذي سيتعين عليك تحمله ما لم يكن هناك خلاف ذلك. إذا تم تنفيذ إدارة المخاطر بطريقة مناسبة، فستساعد كثيرًا في توفير أموالك وكذلك في حماية مستقبل مؤسستك.
تساعدك إدارة المخاطر في تحديد جميع أنواع المخاطر التي من المحتمل أن تقيم جوانب مختلفة. هذا من خلال بعد تنفيذ المخاطر، يمكن لمالك العمل أو المؤسسة تصميم أو التخطيط لإجراء معين سيتم اتباعه من أجل تجنب المخاطر أو تقليل تأثيرها إلى حد أكبر أو على الأقل القدرة على التعامل معها مع تأثير ذلك.
وبالتالي فمن الضروري لقاعدة إدارة المخاطر أن تساعد هذه الكيانات على فهم المستوى الفعلي للمخاطر وتقييمها ثم الخروج بخطة تساعدها على تقليل تأثيرها أو القضاء عليها تمامًا في بعض الحالات.
ما هي مزايا إدارة المخاطر؟
هناك مزايا مختلفة لإدارة المخاطر. بعض من هؤلاء مذكور أدناه-
- يساعد كثيرًا في توفير الموارد والدخل والوقت والأصول والممتلكات ؛ يتصرف الناس لأنه مع وجود إدارة مخاطر محمولة بشكل صحيح، لا تحدث سوى مطالبات أقل.
- يساعد في خلق بيئة آمنة ومأمونة للموظفين والعملاء والزائرين.
- كما أنه يقلل من الالتزامات القانونية وبالتالي يزيد من استقرار العملية التي يتم تنفيذها.
كيفية الاستجابة للمخاطر الإيجابية
مثل أي شيء آخر في المشروع، ستحتاج إلى وضع إستراتيجية ووضع الآليات اللازمة لجني المكافآت التي قد تكون مصنفة في مخاطر إيجابية. استخدم هذه النصائح الثلاث لتوجيه طريقك:
- أول شيء تريد معرفته هو ما إذا كانت المخاطرة شيء يمكنك استغلاله. وهذا يعني اكتشاف طرق لزيادة احتمالية حدوث ذلك الخطر.
- بعد ذلك، قد ترغب في مشاركة المخاطر. في بعض الأحيان، لا تكون أنت وحدك مؤهلاً للاستفادة الكاملة من المخاطر، ومن خلال إشراك الآخرين، فإنك تزيد من فرصة تحقيق النتيجة الأكثر إيجابية من المخاطرة.
- أخيرًا، قد لا يكون هناك ما تفعله على الإطلاق، وهذا بالضبط ما يجب عليك فعله. لا شيئ. يمكنك تطبيق هذا على المخاطر السلبية أيضًا، لأن عدم القيام بشيء ما يكون أحيانًا أفضل شيء يمكنك القيام به عند مواجهة مخاطر معينة في سياق مشروعك.
إدارة المخاطر في جميع أنحاء المنظمة
هل يمكن لمؤسستك أيضًا أن تتحسن من خلال تبني إدارة المخاطر في روتينها اليومي؟ نعم!
بناء على بروتوكول إدارة المخاطر في ثقافة المؤسسة من خلال خلق مجموعة متناسقة من الأدوات القياسية و القوالب ، مع التدريب، يمكن أن تقلل من النفقات العامة مع مرور الوقت. بهذه الطريقة، في كل مرة تبدأ فيها مشروعًا جديدًا، لن يكون الأمر مثل الاضطرار إلى إعادة اختراع العجلة.
أشياء مثل سجلات مؤسستك وتاريخها هي أرشيف للمعرفة يمكن أن تساعدك على التعلم من تلك التجربة عند التعامل مع المخاطر في مشروع جديد. أيضًا، من خلال تبني مواقف وقيم مؤسستك لتصبح أكثر وعياً بالمخاطر، يمكن لمؤسستك تطوير إحساس أفضل بطبيعة عدم اليقين كقضية عمل أساسية. مع تحسين الحوكمة، يأتي التخطيط والاستراتيجية والسياسة والقرارات الأفضل.
6 خطوات في عملية إدارة المخاطر
لذا، كيف تتعامل مع شيء يبدو بعيد المنال مثل إدارة مخاطر المشروع؟ أنت تضع خطة لإدارة المخاطر. كل شيء عن العملية. حوّل العيوب إلى ميزة باتباع هذه الخطوات الست.
تحديد المخاطر
لا يمكنك حل المخاطر إذا كنت لا تعرف ما هي. هناك طرق عديدة لتحديد المخاطر . أثناء قيامك بهذه الخطوة، سترغب في جمع البيانات في سجل المخاطر .
إحدى الطرق هي العصف الذهني مع فريقك أو زملائك أو أصحاب المصلحة. ابحث عن الأفراد ذوي الخبرة ذات الصلة وقم بإعداد المقابلات حتى تتمكن من جمع المعلومات التي ستحتاج إليها لتحديد المخاطر وحلها. فكر في العديد من الأشياء التي يمكن أن تسوء. لاحظهم. افعل الشيء نفسه مع البيانات التاريخية عن المشاريع السابقة. الآن نمت قائمة المخاطر المحتملة الخاصة بك.
تأكد من أن المخاطر متجذرة في سبب المشكلة. بشكل أساسي، انتقل إلى السبب الجذري لمعرفة ما إذا كان الخطر هو الذي سيكون له نوع التأثير على مشروعك الذي يحتاج إلى تحديد. عند محاولة تقليل المخاطر، من الجيد أن تثق في حدسك. يمكن أن يوجهك هذا إلى سيناريوهات غير محتملة تفترض للتو أنه لا يمكن حدوثها. تذكر، لا تكن مفرط الثقة. استخدم العملية للتخلص من المخاطر من غير المخاطر.
تحليل المخاطر
من الصعب تحليل المخاطر. لا توجد معلومات كافية يمكنك جمعها. بالطبع، الكثير من هذه البيانات معقد، لكن معظم الصناعات لديها أفضل الممارسات، والتي يمكن أن تساعدك في تحليلك. قد تندهش عندما تكتشف أن شركتك لديها بالفعل إطار عمل لهذه العملية.
عندما تقوم بتقييم مخاطر المشروع، يمكنك في النهاية وبشكل استباقي معالجة العديد من التأثيرات، مثل تجنب التقاضي المحتمل، ومعالجة القضايا التنظيمية، والامتثال للتشريعات الجديدة، وتقليل تعرضك وتقليل التأثير.
إذن، كيف تحلل المخاطر في مشروعك ؟ من خلال التحليل النوعي والكمي للمخاطر، يمكنك تحديد كيفية تأثير المخاطر على جدولك وميزانيتك.
يساعدك برنامج إدارة المشاريع على تحليل المخاطر من خلال مراقبة مشروعك.
إعطاء الأولوية للمخاطر
لا يتم إنشاء جميع المخاطر بالتساوي. تحتاج إلى تقييم المخاطر لمعرفة الموارد التي ستجمعها لحلها متى وإذا حدثت.
قد يكون وجود قائمة كبيرة من المخاطر أمرًا شاقًا. ولكن يمكنك إدارة هذا ببساطة عن طريق تصنيف المخاطر على أنها عالية أو متوسطة أو منخفضة. يوجد الآن خط أفقي ويمكنك رؤية المخاطر في السياق. من هذا المنظور، يمكنك البدء في التخطيط لكيفية ووقت معالجة هذه المخاطر.
ستتطلب بعض المخاطر اهتمامًا فوريًا. هذه هي المخاطر التي يمكن أن تعرقل مشروعك. الفشل ليس خيارا. هناك مخاطر أخرى مهمة، لكنها ربما لا تهدد نجاح مشروعك. يمكنك التصرف وفقًا لذلك. ثم هناك تلك المخاطر التي لها تأثير ضئيل أو معدوم على الجدول الزمني للمشروع العام والميزانية. قد تكون بعض هذه المخاطر ذات الأولوية المنخفضة مهمة، ولكنها ليست كافية لإضاعة الوقت.
تعيين مالك للمخاطر
إن كل عملك الشاق في تحديد وتقييم المخاطر هو هباء إذا لم تقم بتعيين شخص ما للإشراف على المخاطر. في الواقع، هذا شيء يجب عليك فعله عند سرد المخاطر. من هو الشخص المسؤول عن هذا الخطر، وتحديد متى وإذا كان يجب أن يحدث، ثم يقود العمل نحو حلها؟
هذا التصميم متروك لك. قد يكون هناك عضو في الفريق أكثر مهارة أو خبرة في المخاطرة. ثم يجب أن يقود هذا الشخص المسؤول لحلها. أو قد يكون مجرد اختيار تعسفي. بالطبع، من الأفضل إسناد المهمة إلى الشخص المناسب، ولكن بنفس القدر من الأهمية في التأكد من أن كل خطر لديه شخص مسؤول عنه.
فكر في الأمر. إذا لم تعطِ كل مخاطرة شخصًا مكلفًا بمراقبة ذلك، ثم تعاملت مع حلها متى وإذا حدث ذلك، فأنت تعرض نفسك لمزيد من المخاطر. تحديد المخاطر أمر واحد، ولكن إذا لم تقم بإدارتها، فأنت لا تحمي المشروع.
الاستجابة للمخاطر
الآن يضرب المطاط الطريق. لقد وجدت مخاطرة. كل ما قمت به من التخطيط سوف يتم استخدامه. تحتاج أولاً إلى معرفة ما إذا كانت هذه مخاطرة إيجابية أم سلبية. هل هو شيء يمكنك استغلاله لتحسين المشروع؟
لكل خطر رئيسي يتم تحديده، تقوم بإنشاء خطة للتخفيف من حدته. تقوم بتطوير إستراتيجية أو خطة وقائية أو طوارئ. يمكنك بعد ذلك التصرف وفقًا للمخاطر من خلال كيفية تحديد أولوياتها. لديك اتصالات مع مالك المخاطر، وتقرر معًا أي الخطط التي أنشأتها للتنفيذ لحل المخاطر.
مراقبة المخاطر
لا يمكنك فقط وضع القوى في مواجهة المخاطر دون تتبع التقدم المحرز في تلك المبادرة. وهنا يأتي دور المراقبة. كل من يملك المخاطر سيكون مسؤولاً عن تتبع تقدمه نحو الحل. لكنك ستحتاج إلى البقاء على اطلاع دائم للحصول على صورة دقيقة للتقدم العام للمشروع لتحديد المخاطر الجديدة ومراقبتها.
سترغب في إعداد سلسلة من الاجتماعات لإدارة المخاطر. تأكد من أنك قد قررت بالفعل وسائل الاتصال للقيام بذلك. من الأفضل أن يكون لديك قنوات مختلفة مخصصة للتواصل.
مهما اخترت القيام به، تذكر: تحلى بالشفافية دائمًا. من الأفضل أن يعرف كل فرد في المشروع ما يجري، حتى يعرفوا ما الذي يبحثون عنه ويساعدون في إدارة العملية.
استنتاج
وبالتالي فإن إدارة المخاطر ضرورية للغاية لأي كيان ليكون منظمة ربحية أو منظمة غير ربحية. يجب على مالك هذه الكيانات التأكد من تنفيذ إدارة فعالة للمخاطر لتجنب الأضرار المستقبلية.
