لماذا يعتبر عام 2021 هو العام الذي تنتقل فيه شركات الخدمات المهنية إلى التكنولوجيا الرقمية في إدارة المشاريع
قدم عام 2020 بعض التحديات الفريدة من نوعها، خاصةً فيما يتعلق بإدارة المشاريع. بالإضافة إلى إدارة المشاريع في منتصف الأوقات غير المسبوقة، كان على الشركات أيضًا إدارة التغييرات في الميزانيات والمواعيد النهائية والفرق والنطاقات وأصحاب المصلحة.
لكن الأوقات الصعبة تتطلب إجراءات ذكية.
تتطلع المزيد من الشركات أكثر من أي وقت مضى إلى حلول رقمية لمساعدتها على الإبحار في الواقع الجديد، وهو خبر جيد بالنظر إلى:
- أصبحت المشاريع أكثر تعقيدًا من أي وقت مضى
- تشمل المشاريع المزيد من الأشخاص – مع العديد من العاملين عن بعد
العمل عن بعد – تحد فوري لمديري المشاريع
لم تعد إدارة المشروع مقيدة بشكل صارم بحدود المكاتب التقليدية. بفضل عوامل مثل تغيير قيم الشركة، وزيادة الاتصال، وصعود اقتصاد الوظائف المؤقتة و COVID-19، أصبحت الفرق البعيدة والرقمية أكثر شيوعًا من أي وقت مضى.
اليوم، يعمل أكثر من 50٪ من العاملين في الولايات المتحدة عن بُعد، وسيستمر هذا الاتجاه حتى بعد انتهاء الوباء. يمثل هذا تحديًا فريدًا لشركات الخدمات المهنية ومديري المشاريع.
يمكن إدارة المهام مثل محاذاة الموارد والتحكم في إدارة الوقت والتعاون التلقائي وتتبع التقدم عندما يكون جميع الموظفين في نفس الموقع.
لكن هناك تحديات أخرى أيضًا.
يواجه مديرو المشاريع أيضًا:
- عدم وجود أهداف واضحة ومعايير النجاح
- نقص فى التواصل
- قضايا الميزانية
- مطابقة المهارات
- انعدام المساءلة
- زحف النطاق
- عدم كفاية إدارة المخاطر
- مواعيد نهائية غير واقعية و
- المشاركة المحدودة لأصحاب المصلحة
التحول الرقمي مع إدارة المشاريع
ولكن نظرًا لأن الاتجاه نحو العمل الافتراضي – والتحديات التي تأتي معه – من المرجح أن تستمر حتى عام 2021، فقد حان الوقت الآن لتحديد الحل. تتمثل إحدى مزايا التحول الرقمي في إدارة المشاريع في القدرة على تحديد التقدم الدقيق للعمل في المشروع في الوقت الفعلي. يتيح لك ذلك اكتشاف المشكلات المحتملة بمجرد حدوثها، والاستجابة لها فورًا – مثل إبلاغ أصحاب المصلحة المعنيين. كما أنه يقلل من الحاجة إلى اجتماعات متكررة للحصول على تحديثات حول المشروع.
باستخدام النظام الأساسي الصحيح لإدارة المشاريع الرقمية، ستتمكن من تخزين جميع الملفات والمستندات والصور في السحابة. يتيح ذلك لفريقك تحميل العناصر وتنزيلها دون الحاجة إلى رسائل بريد إلكتروني. علاوة على ذلك، مع تخزين جميع تفاصيل المشروع والتعليقات والملفات في نفس المكان، تقل احتمالية حدوث ارتباك بشكل كبير.
هذه ليست سوى عدد قليل من الأسباب التي تجعل التحول الرقمي مع إدارة المشاريع خيارًا جذابًا للخدمات الاحترافية في الوقت الحالي. ولكن هناك أيضًا عامل البقاء تنافسيًا في مساحتك الخاصة. من المحتمل ألا تصبح رقميًا يعني تخلف منافسيك عن الركب.
مواكبة المنافسة الخاصة بك
اعتمدت جميع الشركات تقريبًا أدوات لمساعدتها على التعاون عن بُعد. تحاول Microsoft و Zoom و Google البقاء على رأس الطلب على برامج العمل المجانية الآن من المنزل. المزيد والمزيد من الشركات تستخدم Slack و Microsoft Teams و G Suite و Trello و Zoom (أو مزيج من هذه الأدوات). في الأساس، ما نحاول قوله هو أن هذا هو أفضل وقت لمواءمة عملياتك مع أفضل حل لإدارة المشروع. الآن بعد أن اكتسب عملك بعض الزخم في مجال التعاون الرقمي، فقد حان الوقت لتقييم حل إدارة مشروعك الحالي.
معايير تقييم خيارات برامج إدارة المشروع
إدارة الموارد
أثناء تقييم برنامج إدارة المشروع، من الضروري النظر في قدرته على رفع مستوى لعبة إدارة الموارد الخاصة بك. تعد إدارة موارد المشروع أمرًا أساسيًا لأنها ستساعدك على التخطيط لتوافر الموارد لجميع المشاريع. يجب أن يسمح لك برنامج إدارة المشروع الجيد بمراجعة الأنشطة السابقة لفرقك بالإضافة إلى تعيينات المهام الحالية من جميع المشاريع. سيضمن هذا قيامك بعمل أفضل في إدارة الموارد.
الميزات الصحيحة
في حين أن هناك العشرات من خيارات برامج إدارة المشاريع المتاحة اليوم، قد يكون من الصعب الحصول على منتج يحتوي على الميزات التي يحتاجها عملك بالفعل.. ولهذا السبب من المهم تحليل العديد من منصات إدارة المشاريع المختلفة للعثور على تلك الأقرب إلى قائمة الميزات “المثالية”. أثناء تواجدك فيه، ضع في اعتبارك مكان عملك في العامين أو الثلاثة أعوام القادمة، وما إذا كان البرنامج سيكون لديه القدرة على التوسع معك أثناء نموك. آخر شيء تريد التعامل معه هو التحول من منتج إلى آخر في كل مرة تنمو فيها.
التوافق
من المهم التأكد من أن برنامج إدارة المشروع الخاص بك يمكن أن يتكيف مع نموذج عملك الحالي وليس العكس. على سبيل المثال، إذا كان فريقك يعمل عن بُعد أو يسافر كثيرًا، فيجب أن يكون البرنامج متاحًا في السحابة. يجب أن يكون البرنامج أيضًا سهل التخصيص ليناسب بشكل أفضل عمليات واحتياجات عملك المحددة. تخصص الصناعة
فكر فيما إذا كان موفر الحل متخصصًا في حالة الاستخدام أو الصناعة. يمكن أن يكون التخصص أمرًا بالغ الأهمية لأنه يضيق نطاق تركيز المنتج ويحسن النتائج التي ستختبرها أثناء استخدام المنتج عندما يركز مقدم الخدمة في مجال اهتمامك، فهذا يعني أنه سيستثمر بكثافة في الميزات التي تناسب احتياجات إدارة المشروع. هذا يعني أيضًا أنهم سيظلون دائمًا على اطلاع بآخر التطورات الصناعية – والتي تعد إضافة كبيرة لمؤسستك.
فوائد اعتماد حل إدارة مشروع شامل
بصفتك مدير مشروع، ربما تكون على دراية باستخدام الأدوات المستقلة لتبسيط العمليات الفردية ضمن مهام سير عملك. على الرغم من أن هذه الأنظمة التي تُستخدم لمرة واحدة في متناول اليد، إلا أنها يمكن أن تسبب مشاكل أو تصبح عفا عليها الزمن بسرعة عندما ينمو العمل.
بمرور الوقت، غالبًا ما تتم إضافة المزيد من الأنظمة دون التفكير في قدرتها على التكامل مع البرامج الأخرى المتاحة. لسوء الحظ، إذا لم تعمل الأنظمة في تناغم، فقد تحتاج إلى إضافة المزيد من العمليات للتغلب على القيود المحتملة. هذا لا يؤدي إلا إلى زيادة تعقيد الأمور.
يساعدك حل إدارة المشروع الشامل على تجنب كل هذه المشكلات، حيث يوفر أدوات مضمنة لكل خطوة من خطوات دورة حياة المشروع، من البداية إلى النهاية. إذا كانت وظيفة خدمة، على سبيل المثال، فسوف تقدم حلولًا من الاتصال الأولي بالعميل وحتى الشراء. تتضمن بعض الفوائد الإضافية لحل إدارة المشروع الشامل ما يلي:
- عرض شامل لجميع تفاصيل المشروع – بما في ذلك استخدام الموارد، وتتبع التكاليف مقابل الأرباح، والاختناقات والمخاطر المحتملة، بالإضافة إلى المزيد.
- القدرة على اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات – يجمع نظام إدارة المشاريع الرقمية البيانات من سير العمل اليومي ويخزنها في مكان واحد. يتيح لك ذلك تشغيل تقارير شاملة، مما يساعدك على تحليل نقاط القوة والضعف لديك والفرص المتاحة لاتخاذ قرارات عمل أفضل.
- التخلص من البيانات المكررة – تعد نسخ البيانات مشكلة شائعة في إدارة المشروع، خاصة عند استخدام برامج قائمة بذاتها. ولكن عندما يتم تنفيذ جميع عناصر دورة حياة المشروع في نفس المكان، تصبح مشكلات النسخ والإصدار غير موجودة تقريبًا.
