تعريف إدارة الموارد
إدارة الموارد هي عملية الجدولة والتخطيط المسبق وتخصيص الموارد الحالية الخاصة بك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة .
المورد هو أي شيء مطلوب لتنفيذ مشروع أو مهمة. يمكن أن يكون هذا هو مجموعة مهارات الموظفين أو منحنى التعلم للبرنامج. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لاجتماع، فإن القليل من الموارد التي تشارك في الاجتماع تشمل جدولة الموظفين للاجتماع، وتحديد جدول الأعمال المطلوب مناقشته، والمواد المطلوبة مثل شاشة العرض، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، وتقارير المشروع، وما إلى ذلك وما إلى ذلك.
أهمية إدارة الموارد
تتمثل أهمية إدارة الموارد فيما يلي:
1. تعظيم كفاءة الموارد
استخدام الموارد هو كل شيء عن تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة. هي النسبة المئوية لوقت انشغال الموارد أو وقت العمل خلال فترة زمنية محددة أو فترة زمنية محددة. يعد استخدام الموارد مقياسًا أساسيًا في فهم ما إذا كانت مواردك تعمل بأقصى قدر من الكفاءة أم لا.
يعد تخطيط الاستخدام أحد الأشياء الأساسية التي يجب مراعاتها إذا كنت تخطط لفريقك بالإضافة إلى موارده. إنه أمر بالغ الأهمية إذا كان لديك موارد ذات مهام متزامنة. من الضروري أيضًا إذا كانوا يعملون في مشاريع متعددة في نفس الوقت.
يوفر نظرة ثاقبة حول توفر الموارد ويساعدك في العثور على أفضل تطابق بين مواردك والمهام التي عليك إكمالها.
يمكن الحصول على نتائج سلبية بسبب الحجز الزائد والحجز الزائد. على سبيل المثال، إذا واجه الناس المزيد من التحديات، فسيشعرون أيضًا بمزيد من الإيجابية والمشاركة في عملهم.
هذا يعني أن الفريق يجب أن يشعر بالتحدي ليكون أكثر إنتاجية. على العكس من ذلك، فقد وجد أن الإفراط في استخدام الموارد وعبء العمل المكثف سيؤدي إلى استنفاد العمل. ومع ذلك، فقد أظهرت الأبحاث أنه عندما يقوم المديرون بتنفيذ هذه الممارسات الإدارية التي تعزز التحكم في الوظائف، فإنها تقلل من مخاطر الإرهاق الوظيفي .
يمكن أيضًا استخدام الاستخدام لتخطيط موارد أخرى غير بشرية. على سبيل المثال، يمكنك تتبع كفاءة الماكينة أو توقفها عن العمل. سيساعد هذا في التخطيط طويل الأجل وسيسمح بحل مشكلة في مراحلها الأولية. إذا كنت تعلم أنه سيتم استخدام آلة معينة على نطاق واسع، فيمكنك بالفعل اتخاذ الترتيبات للاستبدال والإصلاحات.
2. الحصول على عرض مجهري وكذلك مجهري لمشروعك
يمكن أن تكون إدارة المشروع صعبة لأن المكاتب موجودة في مواقع مختلفة، وهناك مشاريع متعددة جارية مع العديد من الموارد المختلفة بمهام مختلفة. لن يكون من الممكن إدارة بدون إدارة الموارد.
سوف تحصل على نظرة عامة على كل شيء وكل شخص بمساعدة استراتيجية إدارة الموارد الفعالة . ستمنحك هذه النظرة العامة التحكم في ما يجري في المشروع. يقترح استخدامه في مفهوم فرق تسد. عليك تقسيم خطتك إلى وجهات نظر متعددة وإدارة كل مورد في كل جانب.
ثم عليك أخيرًا إلقاء نظرة على التخطيط العام للموارد لترى أن كل شيء يتم إضافته بشكل صحيح. من الضروري أن يكون لديك نظرة عامة على كل شيء في إدارة المشروع لأنك ستتمكن من رؤية ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به.
يساعدك الحصول على نظرة عامة أيضًا على تتبع تقدم المشروع والفريق، مما سيساعدك على توفير رؤية أفضل وإبقائك على اطلاع دائم. يمكنك أيضًا رؤية كفاءة فريقك ومواردك، ويمكنك عمل تنبؤات مناسبة وتحسينها للمشاريع المستقبلية. يمنحك مزيدًا من التحكم ويساعدك على التغلب على جميع المهام الضرورية.
3. منع سوء الفهم
بمساعدة إدارة الموارد، يمكن لجميع الموارد، بما في ذلك الموارد البشرية، عرض مهامهم. سيتمكن كل مدير مشروع من معرفة كيفية تخصيص الموارد، مما يعني أن التخطيط شفاف في كلا الاتجاهين.
هناك أسباب نظرية وعملية على حد سواء لماذا يجب أن يكون لديك عملية مفتوحة لإدارة الموارد. لا يمكن تجنب سوء التفاهم، وهذا صحيح، خاصةً إذا كنت تعمل في شركة حيث يقوم العديد من مديري المشاريع بجدولة الموارد مع واحد مركزي للحصول على تحديثات حية. غالبًا ما يتم حجز الموارد بشكل زائد، وسيتعين تغيير حالات المهام مرارًا وتكرارًا.
سيؤدي تخصيص الموارد إلى فقدان قائمة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني والمعلومات المهمة. يعتبر التواصل مع أصحاب المصلحة في حالة من الفوضى لأنه لا يمكنك أبدًا التأكد من موعد إرسال ورقة النتائج وما إذا كانت صحيحة أم لا مع جميع المعلومات المحدثة. ستساعدك إدارة الموارد على توفير شفافية أفضل، وتجنب سوء الفهم من هذا القبيل.
يتم تقدير الشفافية في كل شركة وكذلك من قبل كل موظف. يتم رؤية مشاركة الموظفين المحسنة عند زيادة الشفافية. الشفافية ستكون قادرة على إنشاء فريق يهتم بالوظيفة التي يقومون بها والشركة التي يعملون فيها.
بهذه الطريقة، تساعد أيضًا أصحاب المصلحة على الثقة لأنهم يستطيعون رؤية ما يجري. لتحقيق هذا المستوى من الشفافية، يجب عليك دائمًا استخدام الأدوات التي تتيح الوصول المتحكم فيه إلى جميع أعضاء الفريق.
تساعد الشفافية على تجنب سوء التواصل بين المديرين والعملاء وأعضاء الفريق، كما تُبقي الجميع على اطلاع دائم. ستفيد أدوات إدارة الموارد المركزية الشركة بأكملها لزيادة الشفافية والوصول المتحكم فيه إلى جميع أعضاء الفريق.
4. توقع المشاكل وتجنبها
تحصل على فكرة عند إدارة الموارد الخاصة بك وتخطيطها لفهم الجدول الزمني الفعلي للمشروع. يجب توقع المهام التي يجب القيام بها والموارد اللازمة لتحقيق هذه الأشياء. يساعدك التخطيط على حساب كل ذلك حتى قبل حدوثه.
يساعدك تخطيط الموارد على فهم تخصيص الموارد وماذا يفعلون الآن. اجتماعات العملاء، والآلات المحجوزة، والشحنة الواردة، وكيف يتم حساب الميزانية وحسابها، والتواصل مع مديري المشاريع للتحقق بسرعة من توفرها. كما أنه يساعدهم على التحقق من استخدام الموارد.
هذا مفيد للغاية إذا كان هناك تغيير في الخطط ويجب إجراء ترتيبات مختلفة. ستساعد الخطط أيضًا في إظهار الاختناقات في المشاريع إن وجدت. يساعدك أيضًا على إدراك الإجازات المتداخلة والعطلات القادمة والصيانة المجدولة والتدريبات الإلزامية وما إلى ذلك. يساعدك التخطيط طويل المدى أيضًا على الاستعداد للمستقبل وإجراء التعديلات اللازمة مسبقًا.
من خلال إصلاح هذه المشكلات في مرحلة مبكرة جدًا، يمكنك منع تفاقمها. عليك أن تأخذ الوقت الكافي لتنظيم وتخطيط مواردك الآن حتى يكون مستقبل المشروع أفضل، وستكون قادرًا على التركيز على المهام الأساسية الأخرى.
القرارات الصحيحة
يحتاج مدير المشروع إلى معرفة ما يجري في المشاريع المختلفة، وعليك أيضًا التحكم في ما يجري. يجب أن تكون قادرًا على تتبع تقدم الموارد. لن يكون هذا ممكنًا إلا بمساعدة الأدوات الصحيحة، ولا يمكنك التحكم في ذلك وإدارته.
هناك العديد من الأدوات المتاحة التي تساعدك على التعرف على أهمية تخصيص الموارد والتخطيط لها. يمكنك البدء بجدول بيانات بسيط، أو يمكنك الانتقال إلى برامج أكثر تعقيدًا. سيساعدك تخطيط مواردك وإدارتها على فهم أي عضو في الفريق يقوم بتنفيذ المهمة والمدة التي سيستغرقها حتى تنتهي.
يمكنك رؤية وقت التوقف وتحديد من يمكن نقله للمساعدة في المهام الأخرى. يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كان هناك عدد كافٍ من الأشخاص والآلات والموارد الضرورية الأخرى لإنهاء الوظيفة أو إذا كنت بحاجة إلى توظيف شيء ما أو شخص آخر.
إدارة الموارد مستمرة، وعندما تخطط لها، سيكون لديك الصورة الكاملة للعملية. يمكنك أيضًا قياس أداء الموارد لتحسين التنبؤ .
سيساعدك هذا على اختيار أفضل بديل لشركتك ومشروعك. سيساعدك أيضًا على تجنب الوقوع في مشاكل متكررة وتوفير الوقت الثمين.
إنشاء خطة إدارة الموارد
يجب إدراج جميع الموارد، بما في ذلك الأشخاص والمواد والمعدات. بعد ذلك، يجب عليك معرفة عدد الموارد المتاحة المطلوبة للمشروع ثم عمل جدول للموارد في النهاية.
فيما يلي الخطوات التي تم تضمينها في تخطيط الموارد:
- جميع الموارد المطلوبة: يجب أن يكون لديك قائمة بكل شيء بدءًا من الآلات وحتى الأشخاص وحتى عدد الغرف في مكتبك والمساحة التي ستحتاجها. يجب أن تقضي الكثير من الوقت مع هذه القائمة، وكلما كانت القائمة كاملة، كان جدولك أفضل.
- الإطار الزمني: يجب أن يكون لديك أطر زمنية مخططة لكل مورد. يجب عليك ملاحظة المدة الزمنية اللازمة لكل مورد، ويجب أن يكون لديك صورة كاملة وكاملة عن كيفية ملاءمتها لجدولك بالكامل.
- حدد كمية كل مورد ستحتاجه يوميًا: عليك أن تفصل هنا متطلبات الموارد يوميًا، ودمجها في أساس شهري بحيث يكون لديك كل ما تحتاجه كلما احتجت إليه.
- عدة ساعات مطلوبة: عليك تقدير عدد الساعات التي تحتاجها بعد تحديد الموارد التي لديك. يجب قياس كل هذه الموارد بعدد الساعات التي ستكون مطلوبة فيها هذه الموارد.
- تحديد القيود والافتراضات: الافتراضات قد تكون أو لا تكون صحيحة ولكنها قيود أو دقيقة. عليك أن تفهم كلاهما ومنفصل لأنهما يؤثران على تخطيطك بشكل مباشر. إن الحصول على ساعات عديدة لكل مورد لن يساعد مشروعك على أن يكون في الموعد المحدد فحسب، بل سيساعد أيضًا الفرق الأخرى وقادة المشروع الذين يحتاجون إلى نفس الموارد للتخطيط وفقًا لذلك.
التقنيات
1. تخصيص الموارد
سيساعدك موقع الموارد في الحصول على أقصى استفادة من جميع الموارد الموجودة لديك. يعتمد على مهارات وقدرات العضو. إنها عملية معالجة المشاريع باستخدام الموارد التي لديك حاليًا بأكثر الطرق كفاءة.
يستخدم المديرون تقارير تخصيص الموارد للحصول على صورة واضحة للتخصيص. التقارير الموجودة في أي مكان بين عرض المستوى العالي والمفصل إلى نظرة عامة توقف التقرير يساعدك أيضًا على تجنب التأخيرات في الجداول الزمنية ويساعدك على عدم تجاوز ميزانيتك.
كلما كانت إمكانيات إعداد التقارير الأفضل الموجودة تحت تصرفك، كان لديك سيطرة أفضل على المشروع.
2. تسوية الموارد
تسوية الموارد هي نوع آخر من إدارة الموارد. تساعد هذه التقنية في اكتشاف الموارد غير المستخدمة أو المستخدمة بشكل غير فعال في الشركة ومساعدتها على خدمتك.
أحد الأمثلة على تسوية الموارد هو كاتب محتوى لديه خبرة في التصميم الجرافيكي يساعد فريق التصميم من خلال القيام بمهام محتوى صغيرة تتطلب أعمال تصميم.
إذا كان بإمكان عضو الفريق تعديل مهاراته في التصميم، فلن يحتاج فريق التصميم إلى مترجم مستقل إذا حصل على طلب في اللحظة الأخيرة للتصميم.
3. التنبؤ بالموارد
من الضروري أن يكون لديك خطة لإدارة الموارد لتحسين المواد والأشخاص والميزانية. سيساعدك التنبؤ بالبحث على التنبؤ بالمتطلبات المستقبلية للمورد حتى قبل بدء المشروع.
يساعد التنبؤ بالموارد على تحديد نطاق المشروع والعقبات المحتملة والنفقات غير المتوقعة خلال مرحلة التخطيط للمشروع نفسه. يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بدورات حياة المشروع وأهدافه حتى يتمكنوا من وضع تنبؤات مناسبة.
سيساعدك برنامج إدارة المشاريع في هذا المستوى من الرؤية ويمكن أن يساعدك في الوصول السهل لجميع مواردك ومشاريعك في مكان واحد.
مزايا
- يساعدك على تجنب أي عقبات غير متوقعة من خلال فهم جميع مواردك. يساعد في التخطيط لكيفية استخدامها حتى تتمكن من استكشاف المشكلات وإصلاحها قبل ظهورها.
- تساعد إدارة الموارد على منع الإرهاق في الموظفين. يساعدك على تجنب الاعتماد على الموارد والمواقع من خلال مساعدتك في اكتساب نظرة ثاقبة على عبء العمل للفريق
- تساعد إدارة الموارد على توفير شبكة أمان. إذا لم ينجح مشروعك بعد ذلك بمساعدة تخطيط الموارد، فيمكنك إظهار أنك فعلت كل ما هو ممكن، ولكن لا يمكنك الحصول على النتائج المرجوة.
- تساعد إدارة الموارد على بناء الشفافية في الفرق بحيث تكون هناك ثقة أكبر في أعضاء الفريق لأعضاء الفريق والشركة.
- تساعد إدارة الموارد على قياس الكفاءة. يساعد في الحصول على فهم عميق لما هو مطلوب لإدارة المشروع وتنفيذه.
أفضل الممارسات
- افهم الموارد التي تعاني من نقص في العرض في المرة القادمة التي يجب أن تستخدم فيها مبدأ باريتو والذي بموجبه سيكون الطلب مرتفعًا على 20٪ من الموارد وسيطلبه 80٪ من الموظفين. عليك التركيز على هذه الموارد والتخطيط حولها بحيث يمكنك تجنب الاختناقات والتأخير.
- اتفق على الأساليب التقليدية لتحديد أولويات العمل. بدلاً من ذلك وافق على إنشاء عملية تقييم مناسبة للمساعدة في تسهيل عملية صنع القرار بدلاً من الوقوع ضحية للمشكلة. يجب عليك مراقبة العمل غير المخطط له، والذي يمكن أن يسرق ويقلل من قدرتك ويسبب تأخيرات في مشروعك.
- هناك أنواع مختلفة من العمل في مجموعات داخل المنظمة والتي تستفيد من طريقة معينة. على هذا النحو، يجب اختيار الأدوات لمواءمة وخلق الكفاءات. سيساعد هذا شركتك على إدارة وتسليم وتخطيط العمل باستخدام المنهجيات التقليدية عن طريق العمل التعاوني.
- افهم أن إدارة الموارد هي عملية مستمرة، وأن التغييرات لا مفر منها. عليك العمل معًا لمواجهة جميع المفاهيم التي تستند إلى أولوياتك النهائية والفورية.
- التخطيط والإدارة وإعداد التقارير لا يجب أن تستفيد من الوقت بأكمله. كما أنها لا تتطلب نفس الوقت. عليك أن تجد توازنًا يناسب كل حالة. قم بتبسيط عملية إعداد التقارير الخاصة بك حتى لا تستهلك عملية إعداد التقارير كل وقتك.
- عليك أن تخطط لعملك بكفاءة. يجب عليك أيضًا مراعاة تواريخ البدء والانتهاء جنبًا إلى جنب مع المدة. يجب أن تتماشى المشاريع مع المهام الأخرى للنتائج الاستراتيجية. كلما كان ذلك ممكنًا، يجب عليك استخدام عملية مؤتمتة لتقليل الإدارة.
