الإدارة بالأهداف (Management by Objectives) هي نظام لتحسين أداء الموظفين حيث تعمل الإدارة والموظفون بشكل مشترك على إنشاء الأهداف مع تحديد المخططات الرئيسية للموظف.
تعريف الإدارة بالأهداف
تسمى عملية تحديد الأهداف في المنظمة لإعطاء إحساس بالتوجيه للموظفين باسم الإدارة بالأهداف.و تشير إلى عملية تحديد الأهداف للموظفين حتى يعرفوا ما يفترض بهم القيام به في مكان العمل.
ايضا تحدد الإدارة بالأهداف الأدوار والمسؤوليات للموظفين وتساعدهم على تحديد مسار عملهم المستقبلي في المنظمة كما توجههم لتقديم مستواهم بشكل أفضل وتحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني المحدد.
أهمية الإدارة بالأهداف
تعتبر الإدارة بالأهداف مهمة جدا للأسباب التالية:
- تقوم بتحسين القدرة التنافسية : لتحسين القدرة التنافسية، يجب أن تكون الأعمال التجارية موجهة نحو النتائج المالية. فنظام الإدارة بالأهداف يتيح لك فرصة ربط الأهداف المالية للشركة، مثل توقعات المبيعات والأرباح والتكاليف المنخفضة ومقاييس الأداء لكل مدير. بهذه الطريقة، يتم نجاح كل من المدير والشركة، مما يشجع المدير بقوة على العمل الجاد لتحقيق تلك النتائج التي تعود بالفائدة على الشركة ككل.
- تشجع التخطيط: عندما يُطلب منك تشكيل هدف، فأنت مجبر على التخطيط اولا. (وبالتالي فإن أنظمة الادارة بالاهداف مهمة لأنها تشجع المشاركة في التخطيط قصيرالأجل. ومن الناحية المثالية تتم صياغة الأهداف بين المدير ومالك الشركة مع دمج مداخلات كليهما. وتمكن هذه العملية كلا الطرفين من فهم تحديات واحتياجات بعضهما البعض والنتائج في تطويرخطة أكثر استنارة.
- تأمين الإلتزام: عندما يشارك مديرك في تحديد أهداف الموظفين الخاصة، فمن المرجح أن يقتنعوا بالنتيجة. وعندما تعتمد المكافآت والترقيات على مدى نجاح المدير في تحقيق هدف معين، يمكنك تجنب المحسوبية أو الظهور بها. وبالتالي تزيد الإدارة من التزام المديرين والموظفين بمؤسستك.و يساعدهم هذا الالتزام المتزايد على العمل بجدية أكبر وأكثر ذكاء وقد يؤدي أيضًا إلى انخفاض معدل دوران الإدارة.
قيود الإدارة بالأهداف
أبرز قيود وحدود الإدارة بالأهداف هي:
- تتجاهل أحيانًا الثقافة السائدة وظروف العمل في المنظمة.
- يتم التركيز بشكل أكبرعلى الأهداف والغايات. وتتوقع فقط من الموظفين تحقيق أهدافهم وتحقيق أهداف المنظمة دون إزعاج البقية بشأن الظروف الحالية في مكان العمل.
- وايضا تتوقع فقط من الموظفين الأداء والوفاء بالمواعيد النهائية. وفي بعض الأحيان، تعامل الإدارة بالاهداف الأفراد على أنهم مجرد آلات.
- تزيد عملية الإدارة بالأهداف من المقارنات بين الأفراد في مكان العمل. إذ يميل الموظفون إلى الاعتماد على السياسات البغيضة والمهام غير المنتجة الأخرى للتغلب على زملائهم العمال.
- يقوم الموظفون بما يطلبه منهم رؤسائهم فقط. ويفتقرعملهم إلى الابتكار والإبداع وفي بعض الأحيان يصبح رتيبًا أيضًا.
اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.
مزايا الإدارة بالأهداف
من أهم مزايا طريقة الإدارة بالأهداف:
إدارة فعالة:
ترتبط ارتباطًا مباشرًا بإنتاجية الموظفين أو مقدارالوقت الذي يستغرقه لتحقيق أهدافهم وغاياتهم. وغالبًا ما تتضاءل الإنتاجية عندما لا يكون هناك هيكل مناسب ومتوائم لتحقيق الأهداف التنظيمية.
فالمنظمات التي تتبع الإدارة بالأهداف أكثر إنتاجية في وظائفها وتزيد كفاءتها. وبالتالي يكون الموظفون أكثر وضوحًا بشأن أهدافهم التي تساعدهم في التخطيط والحصول على هيكل واضح للغاية يجب اتباعه. وأحد الأسباب الواضحة لذلك هو الخطة المنهجية التي يعتمدها كل عضو في المنظمة لإكمال المهام المعينة.
التخطيط الفعال:
الغرض من التخطيط هو تطويرمخطط لتنمية الأعمال التجارية. كلما كان التخطيط أفضل، كان من الأسهل على الإدارة اتخاذ الإجراءات.ويتطلب التخطيط الفعال موقفًا يوضح عدم الرضا عن الأداء الحالي للمؤسسة.
ايضا يصبح التخطيط أسهل مع الإدارة بالاهداف، نظرًا لأن الموظفين واضحون بشأن الأهداف التنظيمية، فيمكنهم تطويرنهج منظم والتخطيط لتحقيق ذلك. إذن مع استراتيجية العمل هذه، تصبح عملية التخطيط أسهل نسبيًا.
الشفافية:
التواصل هو الركيزة الأساسية لأي منظمة للاستمرار والازدهار. إذ تصبح أكثر نشاطًا بين الإدارة والموظفين باستخدام تقنية الإدارة بالأهداف. ويجلب التدفق المستمر للتواصل ثنائي الاتجاه المزيد من الفرص والوضوح في الأدوار الغامضة من خلال تحديد أهداف واضحة لكل عضو في الفريق.ايضا الموظفون يصبحون على دراية بالأدوار التي يلعبها كل فرد.
بالاضافة لذلك، يساعد المرؤوسين على إبلاغ مديريهم وفهمه بشكل أفضل أيضًا لأن العمل المعين يتم تحديده بشكل متبادل.
يعزز الالتزام:
في المؤسسة، غالبًا ما نرى الموظفين يفقدون تدريجياً شعورهم بالالتزام. و السبب وراء ذلك له هو الافتقار إلى التوجيه وانعدام الشفافية وسوء التواصل بين الرئيس والمرؤوسين. هذا النموذج الاستراتيجي يسد هذه الفجوة ويخلق بيئة عمل إيجابية ومفتوحة.
أيضا تعزز الإدارة بالأهداف مشاركة كل عضو من خلال منحهم الفرصة في التخطيط وتحقيق أهداف الشركة.ونظرًا لأنه يتم تعيين أهداف لكل شخص للوصول إلى الهدف المرغوب، فإنه يمنح الموظفين إحساسًا بالالتزام. فحقيقة أن عملهم مصمم ومراقب للغرض الأكبر يعزز الالتزام فيهم. كما أنه يساعد في تحفيز الموظفين ومنحهم دفعة إضافية لإكمال المهام.
تحديد الهدف:
نحن ندرك حقيقة أهمية تحديد الأهداف لأي منظمة.لذلك فالإدارة توجه وتعطي خريطة طريق لمتابعة الأعمال. ومن الأفضل أن يكون كل فرد في المؤسسة على دراية بالعملية أو يتم تضمينه لإعطاء وجهات نظره وفكرته حول نفس الأمر. ويساعد هذا أيضًا الموظفين على فهم أدوارهم ومهامهم بشكل أفضل.
باستخدام نموذج الإدارة بالأهداف الاستراتيجي، يتم تحديد الأهداف بالمشاركة المتبادلة للإدارة والمؤسسة. ومن المرجح أن يتم تحقيق الأهداف من قبل الموظفين لأنهم يشاركون بنشاط في عملية تحديد الأهداف وكذلك اختيار الإجراءات لتحقيق ذلك.فهو يمنح كل فرد في الفريق هدفًا ومنظورًا واضحًا لإبقاء القارب عائمًا.
المساءلة:
تمنح الإدارة بالأهداف المساءلة لكل فرد في المنظمة من خلال إنشاء هيكل يحدد الأهداف ويعزز الأداء. فإدارة شركة متلا أمر صعب ويجب أن يكون المرء مسؤولاً عن إنجاز العمل الكامل. حتى أفضل الفرق في كثير من الأحيان لا يستطيعون الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة بسبب الثغرات في الإدارة أوعدم القدرة على تفويض المهام والمراقبة بشكل فعال. لكن باستخدام أسلوب الإدارة هذا، تزداد معنويات الفريق و الإنتاجية الإجمالية للمنظمة.
كفاءة استخدام الموارد البشرية:
إذا كنت لا تعرف كيفية استخدام مواردك البشرية، فقد تلحق ضررًا أكبر بعملك أكثر مما تتخيل. ايضا وجود أفضل الفرق لا يكفي. فالعالم يزداد ذكاءً، والتحولات الرقمية لا توفر لنا فرصًا ضخمة فحسب، بل توفر لنا أيضًا المنافسة. إذن كيف يمكنك الاستمرار في سوق شديدة التنافسية؟
إحدى الحيل المؤكدة هنا هي استخدام مواردك إلى أقصى إمكاناتها. ويمكنك أيضًا القيام بذلك فقط من خلال تفويض المهام إلى الأفراد الذين يتناسبون مع الدور المحدد بشكل أفضل.
فمع عملية الإدارة بالأهداف، يتعاون الموظفون والمديرون في تعيين الأدوار وتحديد الأهداف.كما أن الدمج والمطابقة المدروسة للمواهب مع المهام يعزز النجاح ويستخدم الموارد البشرية إلى أقصى حد.
يقلل الغموض:
لا يوجد غموض في الأدوار لأن الجميع واضح بشأن أدوارهم الوظيفية. لان الخلط بين الأدوار الوظيفية أو إدارة المهام المتعددة من قبل أفراد محددين في الفريق إلى عدم توازن في هيكل الإدارة العام. كما أنه يؤثر على الأداء ويشجع على ثقافة العمل السامة مما يشعر العديد من الموظفين بالإحباط بسبب عدم قدرتهم على فهم سير العمل أو ما هو متوقع منهم.
لكن منهج الإدارة بالأهداف، يفسح التعاون المشترك بين المدير والموظفين الأجواء ويترك مجالًا للجميع للازدهار وفهم أدوارهم الوظيفية بشكل فعال.
طبيعة الإدارة بالأهداف
تتجلى طبيعتها في كونها منهج وظيفي، يعطي أهمية لعملية تحديد الأهداف. إنه نهج منظم لتحديد الأهداف ويساعد كل قسم على تحديد أهدافه الخاصة.
لكن الإدارة بالأهداف لا تتدخل في عملية تنفيذ تلك الأهداف. بل يمنح لكل عضو الحرية في إكمال مهامه بمفرده. وهذا يعزز الإبداع والابتكار في المنظمة ويساعدهم على توليد الأفكاروحل المشكلات والمساهمة في الأهداف التنظيمية بمدخلات متنوعة. ايضا يساعد ذلك الموظفين على الحفاظ على تحفيزهم والتزامهم بالعملية.
استراتيجية الإدارة بالأهداف
تتضمن استراتيجية الإدارة بالأهداف 3 أجزاء أساسية:
- الأهداف: يحدد الموظفون ومديروهم الأهداف ويتفقون عليها بشكل متبادل. هؤلاء الأفراد يسعون جاهدين للوصول إلى هذه الأهداف خلال فترة التشغيل العادية.
- مراجعات الأداء: يقوم المديرون بإجراء مراجعات بانتظام لتحديد كيفية تحقيق الموظفين لأهدافهم.
- المكافآت: يتلقى الموظفون مكافآت بناءً على مدى قربهم من تحقيق أهدافهم.
عوامل نجاح الإدارة بالأهداف
أهم العوامل لنجاح عملية الإدارة بالأهداف هي:
- يجب على المديرين والمرؤوسين تطوير أهداف كل فرد والاتفاق عليها بشكل جماعي.
- يجب تقييم أداء الموظف بضمير حي مقابل الهدف المحدد.
- يجب على الإدارة متابعة تقييمات أداء الموظفين من خلال مكافأة الموظفين وفقًا لذلك.
- يجب على الإدارة اختيار الأهداف الصحيحة بعناية. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المديرين والموظفين عدم الإبلاغ عن مستويات أدائهم بشكل خاطئ لأن هذا من شأنه أن يشوه النظام ويجعله غير موثوق به.
مبدأ عمل الإدارة بالأهداف
تبدأ العملية بتحديد أهداف محددة من خلال المناقشة المشتركة، ثم اتخاذ قرار جماعي بشأن كيفية تحقيقها بالتسلسل. اذ سيسمح هذا للمديرين بتسريع العمل وفقًا لذلك وخلق بيئة أكثر إنتاجية. نتيجة لذلك، يرى الموظفون إنجازاتهم الخاصة عندما يكملون كل هدف مما يعزز الشعور بالإنجاز.
من الناحية المثالية، سيفي الموظفون بمسئولياتهم لأنهم شاركوا شخصيًا في عملية تحديد الأهداف بالإضافة إلى تبادل الأفكار مع الإدارة حول كيفية الوصول إليهم. ويتم تصنيف أهداف الاجتماع لاحقًا باستخدام مدخلات المجموعة وغالبًا ما يتم تحفيزها.
عيوب وسلبيات الإدارة بالأهداف
- يمكن أن تنجح الإدارة بالأهداف فقط إذا كان لديها الدعم الكامل من الإدارة العليا.
- الإدارة بالأهداف قد تكون غير مرغوب فيها من قبل المرؤوسين. وقد يكونون تحت ضغط للتوافق مع الإدارة عند تحديد الأهداف والغايات وقد تكون هذه الأهداف عالية بشكل غير واقعي مما قد يؤدي إلى خفض معنوياتهم وقد يصبحون مرتابين بشأن الفلسفة الكامنة وراء هذه العملية.
- يصعب تحديد بعض المجالات كما يصعب تقييمها.
- هناك الكثير من الأعمال الورقية المتضمنة وتستغرق الكثير من وقت المدير.
- تضيف الاجتماعات الكثيرة والتقارير الكثير إلى مسؤولية المدير وعبئه. قد يقاوم بعض المديرين البرنامج بسبب هذه الأعمال الورقية المتزايدة.
- ينصب التركيز أكثر على الأهداف قصيرة المدى. نظرًا لأن الأهداف في الغالب ذات طبيعة كمية، فمن الصعب القيام بالتخطيط بعيد المدى لأن جميع المتغيرات التي تؤثرعلى عملية التخطيط لا يمكن التنبؤ بها بدقة بسبب البيئة الاجتماعية والاقتصادية والتكنولوجية المتغيرة باستمرار والتي تؤثر على استقرار الأهداف.
- قد لا يكون معظم المديرين ماهرين بما فيه الكفاية في التواصل مع الأشخاص مثل التوجيه والإرشاد، وهو أمر مطلوب على نطاق واسع.
- تكامل نظام الإدارة بالأهداف مع أنظمة أخرى مثل التنبؤ والميزانية وما إلى ذلك، ضعيف للغاية. وهذا يجعل الأداء العام لجميع الأنظمة صعبًا
خصائص الإدارة بالأهداف
أهم خصائص الإدارة حسب الهدف هي:
- التوجه نحو الهدف
- المشاركة
- ضمن مجالات النتائج الرئيسية
- يتبع نهج النظم
- تعظيم الاستفادة من الموارد
- البساطة والديناميكية
- التشغيلية
- المساءلة المتعددة
- شامل
كيف احسن فعالية الإدارة بالأهداف؟
إليك بعض الاقتراحات لتحسين من فعالية الإدارة بالأهداف الخاصة بمنظمتك:
- من المهم تأمين الدعم والتزام للإدارة العليا. ويجب أن يعتبر كل من كبار المديرين ومرؤوسيهم أنفسهم لاعبين في فريق ما. هذا يعني أن الرؤساء يجب أن يكونوا مستعدين للتخلي عن السلطة اللازمة ودعمهم للموظفين.
- يجب أن تصاغ الأهداف بوضوح وأن تكون واقعية وقابلة للتحقيق. يجب تحديد هذه الأهداف بمشاركة المرؤوسين. ويجب أن يتم توصيلها بشكل صحيح وفهمها بوضوح وقبولها من قبل الجميع.
- يجب أن يكون منهج الإدارة بالأهداف على الفلسفة الشاملة للإدارة والمؤسسة بأكملها، بدلاً من مجرد عملية تقسيمية أو تقنية لتقييم الأداء.
- يجب مراجعة الأهداف وتعديلها باستمرار، حسب ما تتطلبه الظروف المتغيرة. يجب أن تكون هذه التقنية يتم فيها اكتشاف أي انحرافات مبكرًا وتصحيحها.
- يجب إعطاء جميع الموظفين المعنيين تدريبًا رسميًا على فهم أساسيات البرنامج ومحتوياته. يجب أن يشمل هذا التعليم كيفية تحديد الأهداف وطرق تحقيقها، وطرق المراجعات وتقييم الأداء والأحكام لتشمل أي ملاحظات قد يتم تقديمها.
- نظام الإدارة بالأهداف هو مهمة رئيسية تقوم على مبادئ تنظيمية ونفسية سليمة. ومن ثم يجب أن يتم قبوله تمامًا كأسلوب للإدارة ويجب توليفه تمامًا مع المناخ التنظيمي.ويجب أن يكون لدى جميع الموظفين المعنيين فهم واضح لسلطة دورهم وتوقعاتهم. ايضا يجب استيعاب النظام بالكامل من قبل جميع أعضاء المنظمة.
خطوات الإدارة بالأهداف
للادارة بالأهداف ست خطوات رئيسية تتضمن الأنشطة الإدارية بطريقة منهجية، والتي تتأثر بشكل مباشر بأفراد الإنجاز الفعال والأهداف التنظيمية. وفي حالة رغبة شخص ما في تحليل الأهمية العملية للادارة بالأهداف، فمن الجيد تلخيص جميع أهداف المنظمة جنبًا إلى جنب مع الأهداف الفردية.
تتمثل الخطوات الست أولا في تحديد الأهداف التنظيمية، وتحديد أهداف الموظفين،المراقبة المستمرة للتقدم والأداء، وتقييم الأداء، وتقديم الملاحظات واخيرا تقييم الأداء.
من خطوات الإدارة بالأهداف:
1- تحديد الأهداف التنظيمية:
يعتمد التطوير الكامل للمؤسسة على الأهداف المحددة. فالهدف هو العامل الأكثر أهمية وضرورية وراء فعالية وكفاءة المنظمة، لذلك من المهم إدارة الأهداف المحددة بشكل فعال إما منفردة أو عدة أنواع مختلفة.
قبل البدء في العمل على الأهداف المحددة، يجب على المديرين تحديد الأهداف التنظيمية بهدف إنشاء إدارة محتملة يجب أن تكون قادرة على التعامل مع أنواع مختلفة من المخططات بسهولة.
2- تحديد أهداف الموظفين:
بعد تحديد الأهداف التنظيمية، فإن الشيء التالي الذي يجب فعله هو معرفة أهداف الفرد أو أهداف الموظفين بشكل أوضح. تقع على عاتق المدير مسؤولية سؤال الموظفين عن الأهداف التي يمكنهم تحقيقها خلال فترة زمنية محددة وما هي الموارد التي سيستخدمونها لتحقيق الهدف.أيضًا، إذا لزم الأمر يمكن للمديرين والموظفين تصنيف الأهداف من الأكثر أهمية إلى الأقل من أجل جعل عملية تحقيق الهدف أسهل لصالح المنظمة.
3- مراقبة مستمرة للتقدم والأداء:
لم يتم تعيين عملية الإدارة بالأهداف فقط لتوفير فعالية إضافية للمديرين في جميع أنحاء المنظمة، ولكنها أيضًا مهمة بنفس القدر للمراقبة المستمرة لتقدم وأداء الموظفين. هناك أشياء معينة مذكورة أدناه يمكن أن تساعد المديرين على مراقبة الأداء والتقدم.
- التحقق من البرامج الأقل فاعلية أو غير الفعالة من خلال إجراء مقارنة بين الأداء والأهداف المعدة بالفعل.
- استخدام (الميزانية الصفرية) لقياس الخطط
- تحديد الخطط والأهداف قصيرة وطويلة المدى
- تركيب وتطبيق ضوابط فعالة
- في النهاية، تكوين الهيكل السليم تمامًا للمؤسسة مع كل الأشياء في الأماكن المناسبة مثل المسؤوليات واتخاذ القرار وما إلى ذلك.
4- تقييم الأداء:
وفقًا للمفهوم الأساسي للإدارة بالأهداف يقع تقييم الأداء تحت مسؤولية المديرين المعنيين ويتم إجراؤه من خلال مشاركتهم. لذلك ضع في اعتبارك أن تقييم الأداء هو أحد أهم عوامل المنظمة التي يمكن أن تساعدك في تشغيل أهداف معينة بمنظمتك.
5- تقديم الملاحظات:
العامل المؤثر نفسياً هو إعطاء تقييم للموظفين فيما يتعلق بأدائهم وأهدافهم الفردية حتى يتمكنوا من مراقبة مهاراتهم وأخطائهم وتصحيحها وتحسينها.
في الغالب، يتم تقديم الملاحظات في اجتماعات دورية حيث يقوم المشرفون ومرؤوسوهم بمراجعة الأداء والتقدم نحو تحقيق الأهداف.
6- تقييم الأداء:
تقييمات الأداء هي الخطوة الأخيرة في عملية الإدارة بالأهداف. بحكم التعريف، يمكن استدعاء المراجعة اليومية لأداء الموظف عبر المؤسسة كتقييم للأداء.
خلاصة:
الإدارة بالأهداف هي الآن نظرية إدارة شائعة ومستخدمة على نطاق واسع. أعتقد أن مناشدتها لممارسة الأعمال التجارية في بيئة عمل إيجابية ومنتجة ستلفت انتباه أي شخص. اذ لا تتخذ القرارات من أعلى إلى أسفل بل يساهم كل عضو في المنظمة على قدم المساواة. ايضا النهج التآزري بين الموظفين لا ينقصه أي شيء لأن تنفيذه واضح ومباشر.
الإدارة بالأهداف هي ممارسة إدارية تهدف إلى زيادة الأداء التنظيمي من خلال مواءمة الأهداف والأهداف الفرعية في جميع أنحاء المنظمة. بعبارة أخرى تتضمن الإدارة بالأهداف التركيز بشكل أكبر على النتائج بدلاً من الأنشطة المعنية.
الخطوات الخمس هي تحديد الأهداف التنظيمية وتدفق الأهداف للموظفين ومراقبة وتقييم ومكافأة الأداء. تعلمنا أيضًا أن كل هدف يجب أن يكون SMART، كما هو الحال في محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وواقعي ومقيد بالوقت.
تساعد الإدارة بالأهداف في إدارة المنظمة بشكل أفضل. يؤدي إلى تحسين الإدارة بشكل كبير. بعد كل شيء، تمثل كل منظمة أهدافًا معينة، ويتم توجيه جهود الإدارة نحو تحقيق هذه الأهداف. تجبر الإدارة بالأهداف المديرين على التفكير في التخطيط للنتائج.
الإدارة بالأهداف (MBO) هي عملية يتفق فيها المدير والموظف على مجموعة من أهداف أو أهداف الأداء المحددة، ويضعان معًا خطة للوصول إليها. يجب أن تكون الأهداف واضحة وقابلة للتحقيق، ويجب أن تتضمن الخطة إطارًا زمنيًا ومعايير تقييم.
