كما هو الحال في حياتنا اليومية، أصبح عالم الأعمال أكثر تعقيدًا في الآونة الأخيرة. بشكل عام، تجد كل منظمة نفسها في مواجهة تحديات من خلال الابتكارات في مجال التكنولوجيا، وعمليات وإجراءات التنظيم المتقنة، والحاجة إلى الامتثال لجميع إرشادات العمل المحلية أو الحكومية أو الفيدرالية ذات الصلة.
لكن التعقيد يمكن أن يعمل ضد الإنتاجية ويؤثر سلبًا على الكفاءة والجودة ورضا العملاء. أيضًا، يمكن أن تؤدي الأخطاء أو الفشل في الالتزام بإجراءات التشغيل القياسية إلى تجاوزات مكلفة وظروف معاكسة أخرى.
في كثير من الأحيان، “يقبل المسؤولون التنفيذيون والموظفون [التعقيد] على أنه شيء عليهم فقط التعايش معه، وإيجاد طرق للتغلب عليه”، تلاحظ شركة الاستشارات الإدارية Tefen. لكن الشركات التي تريد أن تظل لاعبًا رئيسيًا في صناعتها “يجب أن تتعلم العمل بشكل أكثر ذكاءً – وليس بجدية أكبر” للتغلب على هذا التحدي.
ما هو التعقيد التنظيمي؟
تخيل أنك تعمل في مؤسسة كبيرة. لا يقتصر الأمر على أن هذه المنظمة لديها العديد من الإدارات ولكن هناك الكثير من المشاريع المختلفة الجارية مع العديد من الأشخاص الذين يعملون في كل مشروع. إذا كانت هذه شركتك، فستعتبر منظمة معقدة. لفهم هذا المصطلح حقًا، من المفيد تفصيل التعريف.
التعقيد التنظيمي هو كيف تميز الكيانات المتعددة لمنظمة ما فيما بينها. يشير إلى عدد الموارد التي يتم تضمينها في قسم أو مشروع أو فريق. إذا كان حجم الهيكل التنظيمي أو النظام ضخمًا، يُقال أن هذه المنظمة معقدة.
على سبيل المثال، تعتبر المدرسة منظمة أقل تعقيدًا مقارنة بالمستشفى، وذلك ببساطة لأن المستشفى تتطلب تنوعًا كبيرًا من المتخصصين والأطباء من أجل العمل بشكل صحيح. تعتبر المنظمات التي تستخدم التكنولوجيا الأساسية أيضًا معقدة، مثل محطة نووية أو مركز بيانات أمازون. لفهم التعقيد التنظيمي حقًا، من المهم أن نفهم لماذا قد تكون المنظمة معقدة.
كيفية تقليل التعقيد التنظيمي
كيف يمكنك تقليل التعقيد داخل مؤسستك؟ فيما يلي بعض النصائح:
تقييم أنظمة وعمليات سير العمل الحالية.
الآن هو الوقت المناسب مثل أي وقت للتراجع وتقييم الطريقة التي يتم بها إنجاز الأمور في عملك. من خلال تقييم سير العمل والعمليات، ستحصل على فهم أعمق لتلك المجالات التشغيلية حيث يمثل التعقيد عقبة أمام الإنتاج، بدلاً من الاستفادة منه.
يقترح في الواقع أن تقوم “بإدراج عملياتك وسير العمل بأبسط المصطلحات ” من خلال تدوين “ما تعتقد أن فوائد كل عملية هي وسرد كل شخص مشارك في العملية”. يمكن لممارسة بسيطة مثل هذه في كثير من الأحيان تحديد العقبات الداخلية البيروقراطية أو التشغيلية التي ربما أفلتت من الملاحظة حتى الآن. يساعد النظر عن كثب في هذه العوامل على تمهيد الطريق “لإزالة تعقيد” مؤسستك.
تهدف إلى عمليات سهلة الاستخدام.
عند مواجهة التعقيد، يكون الهدف هو إنتاج معلومات دقيقة حول سير العمل والعمليات بحيث يسهل فهمها داخل المنظمة. بالطبع، سيكون للإدارات والفرق المختلفة أهداف مختلفة، لذا تأكد من إضافة التفاصيل الأساسية (في أقسام قائمة بذاتها) حتى يتمكن أعضاء الفريق من تحديد المعلومات الأكثر صلة بمسؤولياتهم الوظيفية بسهولة.
شجع أعضاء الفريق على تقديم رؤى حول تقليل التعقيد.
بشكل عام، يمتلك أصحاب الأعمال والرؤساء التنفيذيون إحساسًا محدودًا بمدى تعقيد أعمالهم. إنهم لا يتعرضون للعقبات التشغيلية اليومية التي يواجهها، على سبيل المثال، موظف في مكتب الاستقبال أو شخص ما على خط التجميع.
لمواجهة هذا التحدي، تنصح Forbes القادة بتجنب المواقف التي يتردد فيها الموظفون في تحدي التعقيد الذي يدور حول “المهام غير الواضحة، أو رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية، أو الإفراط في التحليل ، أو العادات الإدارية السيئة الأخرى”. بدلاً من ذلك ، شجع أعضاء الفريق على التحدث بطرق ” تحافظ على زملائك (ونفسك) صادقين بشأن السلوكيات الشخصية التي قد تسبب التعقيد”.
بناء ثقافة العمليات المبسطة.
لا يجب أن تكون الأمور معقدة دائمًا. يمكن تبسيط العمليات وسير العمل إذا كانت هناك إرادة للقيام بذلك. يمكن لقادة الأعمال تقريب الشركة من هذا الهدف من خلال غرس ثقافة العمليات المبسطة. في مثل هذه الثقافة، يجب أن يتمتع الأفراد الذين “يمتلكون” عملية ما بسلطة تقليل التعقيد حيثما أمكنهم ذلك.
“يحتاج مالكو العمليات إلى معرفة أن لديهم الحق في المحاولة – وأحيانًا الفشل – في جهودهم للتحسين والابتكار ،” يلاحظ رئيس قسم المعلومات. يجب تشجيع حرية إجراء التغييرات من أعلى إلى أسفل، بحيث لا يشعر أي شخص بأن وظيفته على المحك عندما يعمل على تقليل التعقيد.
تعرف على المزيد حول غرس ثقافة الكفاءة والبساطة. سجل في ندوة TAB Boss المجانية على الويب،”الثقافة التنظيمية – أساسيات أصحاب الأعمال.”
