التمكين هو مفهوم إداري يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والرضا الوظيفي في مؤسستك. ولكن، ما الذي يتضمنه حقًا، وكيف يتم تنفيذه؟ في هذا المقال سنتطرق للمحاور التالية:
- مفهوم التمكين الإداري
- خصائص التمكين الإداري
- عناصر التمكين الإداري
- أهمية التمكين الإداري
- مبادئ التمكين الإداري
- مراحل التمكين الإداري
- نتائج التمكين الإداري
مفهوم التمكين الإداري
التمكين هو مفهوم في الإدارة حيث أنه إذا تم تزويد الموظفين بالمعلومات والموارد والفرصة في نفس الوقت الذي يتحملون فيه المسؤولية عن نتائج عملهم، فسيكونون أكثر إنتاجية ولديهم رضا وظيفي أعلى. من المهم أن نفهم أن الشركة لا تستطيع تنفيذ التمكين بنفسها بدلاً من ذلك، تخلق الإدارة البيئة المناسبة بحيث يمكن أن يحدث التمكين. تمكين الموظفين هو استراتيجية إدارية تهدف إلى تزويد الموظفين بالأدوات والموارد اللازمة لاتخاذ قرارات واثقة في مكان العمل دون إشراف. التمكين هو استراتيجية طويلة الأجل كثيفة الإستخدام للموارد تتضمن وقتًا كبيرًا واستثمارًا ماليًا من قادة المنظمة. يعزز تمكين الموظف الشعور بالكفاءة الذاتية والشعور بامتلاك الوظيفة. هذا يطمح الموظفين إلى أداء وظائفهم بشكل أكثر فاعلية، لأنهم يحصلون على مكافأة شخصية مقابل تحقيق الأهداف. يصبح الموظفون أكثر نشاطًا وعاطفة وإخلاصًا مع الشعور بالقوة.
خصائص التمكين الإداري
- يعتبر الخوف من مواجهة المهمة تحديًا ومغامرة من قبل الموظفين.
- الإعتماد المفرط يولد الإستقلال المتبادل.
- يطور الموظف مهاراته للعمل بدون إشراف.
- من قلة التدريب والتطوير إلى التطوير المستمر.
- يتم استبدال تجنب التغيير بالتغيير المرحب به نحو الأفضل.
- مسؤولية تدريب وتطوير الموظفين تصبح مسؤولية الجميع.
- يتم تغيير الإفتقار إلى الرؤية إلى رؤية قوية ومركزة.
- تجنب المشكلة يصبح حل المشكلة.
- يصبح الإتصال المغلق مفتوحًا وتتم عملية تبادل الأفكار والمهارات والمعلومات.
عناصر التمكين الإداري
العناصر المهمة للتمكين الإداري هي كما يلي:
الثقة بالنفس والتصميم الحازم
يتمتع الموظفون المتمكنون بمستوى عالٍ من احترام الذات. لديهم رغبة قوية في التقدم في المنظمة. هذه الحاجة في الموظفين تجعلهم يسعون جاهدين للوصول إلى المستويات الأعلى في المنظمة. يحاولون حل جميع المشكلات بأنفسهم من خلال تطوير المهارات والكفاءات. هذا يبني فيهم الثقة بالنفس مما يمكنهم من التعافي بسرعة من أي نكسة. ومن ثم، فهم أساسيات عملهم، ولا توجد عقبات تمنعهم من النمو.
التحكم الشخصي
التمكين يعني التحكم الشخصي في حالة العمل. يعرف الموظفون المتمكنون ما تتوقعه المنظمة منهم وما يمكن أن يتوقعوه من المنظمة في المقابل. إنهم مستقلون في فكرهم ولا يمانعون في قلب الحجر الأخير من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية.
الإيمان والثقة
الأفراد المتمكنون منفتحون وصادقون. إنهم يميلون إلى الإيمان بأنفسهم ويشعرون أنهم سيعاملون دائمًا على قدم المساواة من قبل مديريهم. إنهم يثقون برؤسائهم ويوصلون معهم موقفهم بشأن القضايا التنظيمية بحرية ويشعرون أنهم سيعاملونهم بإنصاف دائمًا.
إكمال المهام
يعتقد الموظف المتمكن أن إكمال المهمة سيحدث فرقًا في المنظمة وأيضًا بالنسبة له. يتم الشعور بتأثير المهمة بشكل بارز للغاية عندما يدرك الموظفون أن سلوكهم قد تسبب في نتائج مفيدة للجميع داخل وخارج المنظمة. يتمتع الموظفون المتمكنون بدوافع جوهرية ولا يحتاجون إلى مكافآت خارجية مقابل القيام بالعمل الذي سيكون له النتائج المرجوة للمؤسسة، وجميع المجموعات في المنظمة وكذلك لهم.
أهمية التمكين الإداري
يتعين على المنظمات الحديثة تمكين موظفيها لأسباب تتعلق بالتميز ورضا العملاء. عليهم أن يضعوا موظفيهم في وظائف تعزز قدراتهم على العمل بشكل مستقل في المستقبل.
تتطلب التحديات التالية التي تواجهها منظمات الأعمال هذه الأيام تمكين الموظفين على جميع المستويات:
بيئة تنافسية للغاية
في سيناريو البيئة التنافسية هذا الذي تواجهه جميع المؤسسات، يصبح من الضروري العمل عن كثب مع الموظفين من أجل البقاء على المدى الطويل. اليوم، عندما يطلب العملاء منتجًا أو خدمة مبتكرة بشكل متزايد، يجب أن تعمل المنظمة في تعاون وثيق مع موظفيها لإرضائهم بدلاً من العمل بعد تغيير العمليات والتكنولوجيا.
العولمة
المزيد من العولمة يعني المزيد من المنافسة، والمزيد من المنافسة يعني المزيد من الضغط لتكون من الطراز العالمي. وهذا يعني، جعل التكاليف أقل، وجعل الموظفين أكثر إنتاجية والقيام بالأشياء بشكل أفضل وأقل تكلفة. هذه العولمة تجلب الفوائد وكذلك التهديدات.
لذلك، يتعين على كل من العمال والشركات العمل بجدية أكبر وأكثر ذكاء مما كانوا عليه قبل العولمة. لا يمكن للمنظمات تحقيق أداء على مستوى عالمي ما لم يتم تمكين موظفيها ويعملون بثقة كاملة ونزاهة.
الحقل المعرفي للموظفين
عندما يكون لدى المؤسسات موظفين يتم تقديرهم وموثوق بهم ومنفتحين في تفكيرهم، فإنهم يرفضون قبول ظروف الطاقة القديمة وأيضًا أنظمة التحكم المتعلقة بالوظيفة. يريدون من المنظمات أن توفر لهم مناخ العمل الذي يسمح لهم باتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل بأنفسهم.
إنهم يريدون فرصًا لممارسة السيطرة على العديد من مواقف العمل. إذا تم حرمانهم من هذه الفرص، فإنهم يبحثون عن مثل هذه الفرص في المنظمات الأخرى. إن تحول الموظفين الماهرين والمختصين إلى المنافسين يقتلع السمعة الحسنة للمنظمات في السوق.
ديناميات السرعة
يشجع تمكين الموظفين على الأفكار الجديدة والإبتكار والإبداع. يمكن للموظفين المتمكنين التكيف مع التغيير في البيئة بسرعة كبيرة مقارنة بالآخرين. إن بيئة العمل في هذه الأيام تجعلك بطيئًا في اتخاذ القرارات وتفقد فرص النمو. لا يترك الموظفون المتمكنون الفرص تذهب بسهولة. يتخذون قرارات سريعة ويجعلون المنظمات ديناميكية.
تنمية الموارد البشرية
يساعد تمكين الموظفين المنظمة في تطوير قادة المستقبل. الموظفون المتمكنون أكثر قدرة على التكيف والإستجابة ويصبحون قادة جيدين على المدى الطويل. يساعد التمكين على الكشف عن المواهب السرية للموظفين والمديرين الجيدين يستخدمونها دائمًا لصالح المنظمة.
مبادئ التمكين الإداري
1. تحديد مسؤوليات كل موظف بشكل واضح.
2. منحهم السلطة والمسؤوليات للمهمة المعينة.
3. وضع معايير التميز.
4. توفير التدريب الكافي لتحقيق المعيار مع الحد الأدنى من الإجهاد.
5. استخدام الملاحظات كأداة للإشارة إلى أدائهم.
6. خلق الثقة المتبادلة لتحقيق الشفافية في جميع الأمور.
7. إقناع واستشارة الموظفين عند الحاجة.
8. معاملة الموظفين بكرامة واحترام بغض النظر عن وضعهم.
9. تفويض السلطة والمعلومات واللامركزية ونشرها لتقليل التأخير الزمني وكذلك لتحسين مهارات اتخاذ القرار لدى الناس.
10. تشجيع الفرق متعددة الوظائف لاتخاذ أفكار مبتكرة واتخاذ قرارات أفضل.
مراحل التمكين الإداري
التمكين يعني إعطاء السلطة للموظفين لاتخاذ القرارات وتزويدهم بالموارد المالية لتنفيذ تلك القرارات. يمنح التمكين السلطة لاتخاذ القرارات داخل منطقة عمليات الفرد دون الحاجة إلى الحصول على موافقة من أي شخص آخر. يتم تشجيع العملاء على استخدام مبادرتهم للقيام بالأشياء بالطريقة التي يحبونها.
يتكون التمكين الإداري من 5 مراحل:
تحديد ظروف العجز
تبدأ عملية تمكين الموظف من تحديد الظروف السائدة في الصناعة، والتي تؤدي إلى الشعور بالعجز لدى الموظفين. قد يكون هذا الشعور بسبب الهياكل التنظيمية المركزية وسوء الإتصال وأنماط القيادة الإستبدادية وخطط الحوافز المنخفضة وما إلى ذلك. لذا تكمن الخطوة الأولى في تشخيص المشكلة.
تنفيذ استراتيجيات التمكين
تتمثل المرحلة التالية لعملية تمكين الموظف في إدخال استراتيجيات وتقنيات التمكين مثل الإدارة التشاركية ودوائر الجودة وإثراء الوظائف وتنفيذ أنظمة الأجور الجدارة، إلخ.
توفير معلومات الكفاءة الذاتية
الكفاءة الذاتية هي الإيمان بفاعلية الفرد، كونه أكثر ثقة بالنفس. تؤدي الكفاءة الذاتية إلى مزيد من النجاح والفاعلية وتزيل الشعور بالعجز. لذلك تسعى هذه المرحلة إلى توفير معلومات الكفاءة الذاتية للموظفين.
توليد الشعور بالتمكين
إزالة الشعور بالعجز وتوليد الكفاءة الذاتية يؤدي إلى التمكين. تعمل الكفاءة الذاتية على تقويم أداء الجهد وإنجاز المهام. تؤدي هذه العواقب السلوكية إلى الشعور بالتمكين.
الحصول على أداء عال
مع الشعور بالتمكين، يبدأ الموظفون في أخذ زمام المبادرة في صنع القرار ومشاركة سلطة الملكية والسيطرة. يشعر الموظفون المتمكنون أن المنظمة ملك لهم ويشعرون بمزيد من المسؤولية ويقومون بالعمل بشكل أكثر فاعلية ويستمتعون أيضًا بالعمل أكثر. وهذا يؤدي إلى أداء عالٍ ومزيد من الإنتاجية ورفع معنويات الموظفين.
نتائج التمكين الإداري
كنتيجة لتمكين الموظفين، يرى المدير. تحسينات في التكلفة ورضا الموظفين والمساءلة. نظرًا لأن الموظفين مُنحوا الفرصة لتحديد كيفية إنتاجهم لعملهم، فقد يؤدي ذلك إلى تحسين الأساليب في الإجراءات، مما يؤدي إلى انخفاض التكاليف. علاوة على ذلك، يميل الموظفون الذين لديهم إحساس بالسيطرة على عملهم إلى معنويات أعلى ورضا وظيفي أعلى. أخيرًا، نظرًا لأنه من المتوقع أن يكون الموظفون مسؤولين عن نتائجهم، فمن الواضح إلى من يجب الإشارة إليه إذا لم تكتمل الإجراءات كما هو متوقع.
