يتولى المنسقون الإداريون المهام الكتابية والإدارية وينسقون الإدارة العامة داخل المنظمات. إنها بمثابة نقطة اتصال من خلال ربط الموظفين والإدارات الداخلية والعملاء. كما أنهم يقودون العاملين الإداريين الآخرين من خلال إسناد المهام وتطوير المهارات وتخطيط المشاريع الإدارية. في هذا المقال سنتطرق للمحاور التالية:
- مفهوم التنسيق الإداري
- أهمية التنسيق الإداري
- أنواع التنسيق الإداري
- أسس التنسيق الإداري
- خصائص التنسيق الإداري
- مسؤولية المنسق الإداري
- متطلبات المنسق الإداري
- حدود التنسيق الإداري
التنسيق الإداري هو عملية تنظيم وتجميع الأنشطة والمهام داخل المؤسسة بطريقة متناسقة ومتجانسة لتحقيق الأهداف المحددة. يشتمل هذا التنسيق على الاتصال الفعال بين الأقسام المختلفة وتوجيه الجهود نحو تحقيق الرؤية الإجمالية للمنظمة. يسهل التنسيق الإداري عملية اتخاذ القرارات ويعزز من تحقيق النجاح والتميز في الأداء.تعريف التنسيق الإداري
أهمية التنسيق الإداري
وحدة الإتجاه
تحتاج المنظمة إلى دمج جهود ومهارات الموظفين المختلفين من أجل تحقيق الأهداف المشتركة. يزيل التنسيق أيضًا ازدواجية العمل التي تؤدي إلى عمليات فعالة من حيث التكلفة.
التمايز الوظيفي
منظمة لديها العديد من الإدارات أو الأقسام التي تؤدي وظائف مختلفة. كل هذه الوظائف مهمة لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة. إذا كانت جميع الأقسام تعمل بمعزل عن الأقسام الأخرى، فقد لا تعمل جنبًا إلى جنب. لذلك، التنسيق ضروري لدمج الوظائف.
النزاعات الصغرى
تلعب العديد من الإدارات دورًا مهمًا في مساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها. كما أنهم قادرون على تقييم طبيعة ونطاق العمل الذي يؤدونه. ومع ذلك، فهم عادة غير مدركين لأهمية أدوار الأقسام الأخرى التي تؤدي إلى النزاعات. يمكن أن يساعد التنسيق في حل مثل هذه النزاعات.
التوفيق بين الأهداف
كل الأفراد لديهم أهدافهم الخاصة والتي هي أكثر أهمية بالنسبة لهم من أهداف المنظمة. يساعد التنسيق على التوفيق بين أهداف الموظف والأهداف الإدارية والتنظيمية.
التمايز والتكامل
عادة، تنقسم أنشطة المنظمة إلى نوعين من الوحدات متخصصة ومتجانسة. أيضًا، لتحقيق جهود المجموعة، يتم تفويض السلطة إلى مستويات مختلفة في المنظمة. التنسيق يسهل هذه العملية.
الإستخدام الأمثل للموارد
في المقام الأول، يضمن التنسيق عدم مشاركة الموظفين في عمل متعدد الأغراض لأنه يجمع الموارد البشرية والمادية للمؤسسة. لذلك، هناك قدر أقل من الهدر في الموارد مما يساعد المنظمة على الإستفادة منها على النحو الأمثل.
تشجيع روح الفريق
يوجد في المنظمة العديد من النزاعات بين الموظفين والإدارات وما إلى ذلك. يشجع التنسيق الأفراد والإدارات على العمل كفريق واحد كبير وتحقيق الأهداف المشتركة للمؤسسة. لذلك، فهو يشجع روح الفريق.
التنسيق مهم لأنه يساعد في تنظيم الأفكار والمعلومات بشكل أنسب وأكثر فعالية. يُمكِن أن يسهّل التنسيق الفهم والقراءة، مما يجعل النص أو العرض التقديمي أكثر جاذبية للقارئ. علاوة على ذلك، يمكن أن يساهم التنسيق في إبراز النقاط الرئيسية وتقديم رسالة موحدة وواضحة.ما هي اهمية التنسيق؟
أنواع التنسيق الإداري
في المنظمة، يساعد التنسيق الفعال للمكونات الداخلية والخارجية في تقليل التعقيدات (الداخلية والخارجية).
لذلك، تشهد المنظمة زيادة في الإنتاجية، وتكامل أسهل للديناميات التنظيمية على المستوى الجزئي والكلي، وربط أفضل للأدوار بين المجموعات داخل المنظمة وبين المنظمات وكذلك بناء الثقة بين المجموعات المتنافسة، وتحديد المهام التنظيمية.
التنسيق في المقام الأول نوعين التنسيق الداخلي والتنسيق الخارجي كما هو موضح أدناه:
التنسيق الداخلي
يدور التنسيق الداخلي حول إقامة علاقة بين جميع المديرين التنفيذيين والإدارات والأقسام والفروع والموظفين أو العمال. يتم إنشاء هذه العلاقات بهدف تنسيق أنشطة المنظمة. يتكون التنسيق الداخلي من مجموعتين:
التنسيق الرأسي
في التنسيق الرأسي، تنسق السلطة العليا عملها مع عمل مرؤوسيها والعكس صحيح. على سبيل المثال، سيقوم مدير المبيعات بتنسيق مهامه مع مشرفي المبيعات. من ناحية أخرى، يضمن جميع مشرفي المبيعات أنهم يعملون بالتزامن مع مدير المبيعات.
التنسيق الأفقي
في التنسيق الأفقي، ينشئ الموظفون من نفس الوضع علاقة بينهم لتحسين الأداء. على سبيل المثال، التنسيق بين رؤساء الأقسام أو المشرفين أو زملاء العمل، وما إلى ذلك. وبعبارة أخرى، في التنسيق الداخلي، يقوم الموظف إما بتقديم التقارير رأسياً إلى المشرف أو المرؤوسين وأفقياً إلى الزملاء أو المشاركين من العمال.
التنسيق الخارجي
كما يوحي الإسم، فإن التنسيق الخارجي يدور حول إقامة علاقة بين موظفي المنظمة والأشخاص خارجها.
يتم إنشاء هذه العلاقات بهدف الحصول على فهم أفضل للأجانب مثل وكالات السوق والجمهور والمنافسين والعملاء والوكالات الحكومية والمؤسسات المالية، إلخ.
عادة، تكلف المنظمات مسؤول العلاقات العامة (PRO) بمسؤولية إقامة علاقات ودية بين موظفي المنظمة والغرباء.
التنظيم والتنسيق مصطلحان يستخدمان في إدارة الأعمال والمشاريع. التنظيم يعني ترتيب المهام وتوزيع الأدوار بين الفرق لتحقيق الأهداف المحددة، بينما يشير التنسيق إلى عملية تواصل فعالة وتنسيق الجهود بين الفرق المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة وتحقيق التناغم في الأداء.ما الفرق بين التنظيم و التنسيق؟
أسس التنسيق الإداري
يمكن مقارنة المدير بقائد الأوركسترا حيث يتعين على كلاهما إنشاء إيقاع ووحدة في أنشطة أعضاء المجموعة. التنسيق عنصر أو مكون لا يتجزأ من جميع الوظائف الإدارية كما هو موضح أدناه:
التنسيق من خلال التخطيط: التخطيط يسهل التنسيق من خلال دمج الخطط المختلفة من خلال المناقشة المتبادلة وتبادل الأفكار. على سبيل المثال التنسيق بين الميزانية المالية وميزانية المشتريات.
التنسيق من خلال التنظيم: يعتبر موني التنسيق جوهر التنظيم. حيث يقوم المدير بتجميع الأنشطة المختلفة وتخصيصها للمرؤوسين، ويقوم بإنشاء تنسيق القسم في المقام الأول في ذهنه.
التنسيق من خلال التوظيف: يجب على المدير أن يضع في اعتباره أن الصواب اعتماد توظيف الموظفين في مختلف المناصب مع النوع الصحيح من التعليم والمهارات التي تؤخذ والتي من شأنها ضمان الرجال المناسبين في الوظيفة المناسبة.
التنسيق من خلال التوجيه: يتم تقديم الغرض من إعطاء الأوامر والتعليمات والتوجيهات إلى المرؤوسين فقط عندما يكون هناك انسجام بين الرؤساء والمرؤوسين.
التنسيق من خلال التحكم: يضمن المدير أنه يجب أن يكون هناك تنسيق بين الأداء الفعلي والأداء القياسي لتحقيق الأهداف التنظيمية.
من المناقشة أعلاه، يمكننا أن نؤكد إلى حد كبير أن التنسيق هو جوهر الإدارة. إنه مطلوب في كل وظيفة وفي كل مرحلة وبالتالي لا يمكن فصله.
خصائص التنسيق الإداري
تسعى إدارة المنظمة إلى تحقيق التنسيق الأمثل من خلال وظائفها الأساسية للتخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم.
لذلك، التنسيق ليس وظيفة منفصلة للإدارة لأن الإدارة ناجحة فقط إذا تمكنت من تحقيق الإنسجام بين مختلف الموظفين والإدارات. فيما يلي بعض السمات المهمة للتنسيق:
يدمج جهد المجموعة
تظهر الحاجة إلى التنسيق عندما تكون هناك حاجة إلى جهد جماعي لتحقيق هدف ما. باختصار، يمكن القول أن التنسيق مرتبط بجهد المجموعة وليس بالجهد الفردي. لا تنشأ مسألة التنسيق إذا تم تنفيذ المهمة من قبل شخص واحد فقط.
يضمن وحدة العمل
طبيعة التنسيق تخلق الوحدة في العمل. وهذا يعني أنه خلال عملية التنسيق يتم بذل جهد لخلق الوحدة بين الأنشطة المختلفة للمنظمة. على سبيل المثال، يتعين على إدارتي الشراء والمبيعات تنسيق جهودهما بحيث يتم توريد السلع وفقًا لأوامر الشراء.
إنها عملية مستمرة
إنها ليست وظيفة يمكن أداؤها مرة واحدة وإلى الأبد، ولكن يتم الشعور بالحاجة إليها في كل خطوة. يتم تنفيذ العديد من الأنشطة في الأعمال التجارية. في بعض الأحيان أو الآخر، إذا استمر أي من الأنشطة في التقلب إما لأكثر أو أقل من المطلوب، فإن التوازن التنظيمي بأكمله ينقطع. وبالتالي، يجب مراقبة جميع الأنشطة عن كثب للحفاظ على التوازن.
إنها وظيفة شاملة
يشير الإنتشار إلى تلك الحقيقة التي تنطبق على جميع المجالات (المنظمات التجارية وغير التجارية) والأماكن بشكل موحد. طبيعة التنسيق منتشرة. مثل وضع جدول زمني في مؤسسة تعليمية هو مثال مناسب لإنشاء التنسيق.
في لعبة الكريكيت، لا يعد وضع اللاعبين في مواقع محددة مسبقًا سوى تنسيق. بنفس الطريقة، فإن مزامنة أنشطة الإدارات المختلفة، مثل الشراء والمبيعات والإنتاج والتمويل، وما إلى ذلك في منظمة الأعمال هو التنسيق.
إنها مسؤولية جميع المديرين
التنسيق مطلوب على المستويات الإدارية الثلاثة، أي المستويات الإدارية العليا والمتوسطة والدنيا. الأنشطة المختلفة التي يتم تنفيذها على جميع المستويات لها نفس القدر من الأهمية. وبالتالي، تقع على عاتق جميع المديرين مسؤولية بذل الجهود لإقامة التنسيق. هذا هو السبب في أنه لا يمكن القول إن التنسيق أكثر أهمية لأي مستوى إداري معين أو مدير.
وظيفة متعمدة
التنسيق لا ينشأ من تلقاء نفسه ولكنه جهد متعمد. التعاون وحده لا يكفي ولكن التنسيق مطلوب أيضا. على سبيل المثال، يطمح المعلم إلى التدريس بشكل فعال (هذا تعاون) لكن الجدول الزمني غير مُعد في المدرسة (هذا نقص في التنسيق).
في هذه الحالة، لا يمكن ترتيب الفصول الدراسية. هنا، الجهد الذي يبذله المعلم لا معنى له، في غياب التنسيق. من ناحية أخرى، في حالة عدم وجود تعاون، فإن التنسيق يثير استياء الموظفين. وبالتالي، كلاهما مطلوب في وقت معين.
مسؤوليات المنسق الإداري
- تعيين الموظفين والإشراف عليهم وتقييمهم.
- تفويض المهام والتأكد من إكمالها وفقًا للسياسات والإجراءات الحالية.
- الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الجهات المناسبة.
- التعامل مع واجبات المكتب الأساسية، مثل الرد على الهواتف وتوجيهها والرد على رسائل البريد الإلكتروني وإدخال البيانات وإعداد التقارير.
- الإجابة على الأسئلة وإيجاد المعلومات للموظفين والموردين والعملاء والمقرضين.
- دعم الموظفين من خلال تسهيل الإتصالات بين الإدارات والتفاعلات بين الأطراف الداخلية والخارجية.
- التأكد من أن المكتب جيد الصيانة ومنظم وآمن.
- المساعدة في المشاريع الخاصة، مثل تحسين العمليات وتطوير الميزانية.
- تطوير وتنفيذ سياسات وعمليات جديدة.
متطلبات المنسق الإداري
- شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الدعم الإداري.
- نهج دقيق للمهام الإدارية.
- مهارات تواصل شخصية وكتابية وشفوية استثنائية.
- الكفاءة في استخدام التقنيات والمعدات المكتبية، بما في ذلك أجهزة الفاكس والطابعات وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الكمبيوتر.
- الإبداع ومهارات حل المشكلات القوية.
- مهارات عرض قوية.
- مهارات قوية في إدارة المهام والوقت.
- قدرات الرياضيات الأساسية وفهم المفاهيم المالية الأساسية.
- المظهر المهني والأسلوب المهذب.
حدود التنسيق الإداري
الآن، بعد أن فهمت أهمية التنسيق في الإدارة، تحتاج أيضًا إلى ملاحظة أنه في الممارسة العملية، يواجه التنسيق بعض المشكلات. فيما يلي قيود التنسيق في الإدارة:
نقص الكفاءات الإدارية
أثناء تعيين الموظفين، من الممكن أن يتم اختيار بعض المرشحين غير الأكفاء الذين لا يفهمون الإجراءات الإدارية بشكل صحيح. هذا يمكن أن يؤدي إلى تنسيق غير فعال.
سوء الفهم
في مؤسسة كبيرة، يعمل مئات الموظفين معًا ويتفاعلون يوميًا. من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديهم تفاهم متبادل والعمل كفريق واحد. ومع ذلك، في كثير من الحالات، يزحف سوء الفهم بين الموظفين مما يخلق مشكلة في التنسيق.
