التواصل الكتابي: المعنى، أنواعه والمزايا

في كل مرة تضع فيها قلمك على الورق أو تبدأ في كتابة جزء من المحتوى باستخدام لوحة المفاتيح الخاصة بك، تحصل على فرصة لتمثيل عملك بأكثر الطرق فعالية وأفضل طريقة ممكنة. تتضمن هذه الإقرارات مواد تسويقية أساسية ورسائل بريد إلكتروني وأشكال أخرى من المحتوى. تعني الابتكارات المعاصرة للتسويق أن مجموعات متنوعة من الجمهور يمكنها قراءة اتصالاتك المكتوبة.

تمتلك معظم الشركات في الوقت الحاضر نوعًا من العناصر الرقمية في أنشطتها، سواء كانت بوابة إلكترونية، أو نظام بريد إلكتروني، أو مدونة عبر الإنترنت، أو وسائط اجتماعية، وما إلى ذلك. يتم توجيه الأعمال بشكل تدريجي رقميًا، ومن الوسائل الملائمة لتوجيه الأعمال التجارية عبر الإنترنت الاتصال الكتابي.

يعد المستوى الجيد للكتابة أمرًا ضروريًا للتواجد الفعال على الإنترنت والعلاقات لأي شخص، لا سيما مع العملاء الحاليين والمحتملين. سيأخذك هذا المنشور إلى أعماق عالم الاتصالات الكتابية ويرشدك إلى أفضل الطرق لاستخدامه في تحسين الوصول وتوليد العملاء المحتملين وتحويل الأعمال. لذا، فلنبدأ على الفور-

مقدمة

كانت الكتابة كشكل من أشكال التواصل تقليدًا قديمًا قدم أقدم حضارة في تاريخ البشرية.

سواء كان الأمر يتعلق فقط بتسجيل المعلومات للإشارة إلى الأجيال اللاحقة أو للتعبير عن الذات بشكل أفضل، فقد كانت الكتابة دائمًا شكلاً ممتازًا من أشكال الاتصال. لقد تطورت إلى حد كبير.

تستخدم الكتابة الآن كشكل واسع من أشكال التواصل.

لقد تطورت إلى أنواع مختلفة يمكن بالتالي استخدامها حسب الحاجة.

ومع ذلك، فإن الهدف عالمي – لإقناع المرء بوجهة نظر والتعبير عن وجهة نظره بأكبر قدر ممكن من الوضوح. لقد أصبح من الضروري الآن تطوير هذه المهارات والتحكم فيها بشكل جيد.

ما هو الاتصال الكتابي؟

يمكن الإشارة إلى أي نوع من التفاعل الذي يستخدم الكلمات المكتوبة على أنه اتصال مكتوب.

الاتصال الكتابي والاتصال الشفوي هما النوعان الأساسيان للتواصل. في حين أن الاتصال اللفظي فعال، إلا أن الإخطار الكتابي يعتبر أكثر رسمية في معظم الحالات.

في العالم الحديث، أصبحت ضرورة، وتعتمد عليها معظم الشركات.

الأشكال المختلفة للاتصال المكتوب التي تُستخدم غالبًا في الأعمال والفعالة هي المذكرات والنشرات ورسائل البريد الإلكتروني ووصف الوظائف والتقارير وأدلة الموظفين، إلخ.

ما هي الأنواع المختلفة للتواصل الكتابي؟

هناك العديد من أنواع الاتصالات الكتابية المختلفة في حالة الأعمال التجارية التي يمكن استخدامها لغرض أو لآخر. لكن كل هذه يمكن تصنيفها إلى ثلاثة أنواع مختلفة. هذه كالتالي:

1. الاتصالات الكتابية المعاملات

يشير إلى تلك الاتصالات المكتوبة حيث يتم إرسال رسالة للحصول على رد من القارئ. ويشمل ذلك طلب اجتماع أو طلب خدمة أو توضيح سريع.

يمكن للمرسل اختيار النغمة والصوت لأنه في النهاية سيتلقى رسالة. عادةً ما يكون أفضل وسيط لهذا هو وسيط عبر الإنترنت. إنها الوسيلة الأسرع وبالتالي الأكثر ملاءمة لأغراض الاتصالات الكتابية للمعاملات.

2. الاتصال الكتابي المعلوماتي

يتضمن المرسل تسليم رسالة لصالح المتلقي. إنه أقل اعتمادًا على القارئ، وبالتالي لا يلزم الرد هنا إلا في حالة وجود بعض الاستفسارات أو الشكوك لدى القارئ.

يمكن أن يتم ذلك من خلال قنوات غير متصلة بالإنترنت أو عبر الإنترنت. يمكن أن تكون الأمثلة على ذلك رسالة بريد إلكتروني أو مذكرة مرسلة إلى فرد أو مجموعة.

3. الاتصال الكتابي التعليمي

يعطي المتلقي تعليمات أو توجيهات بخصوص مهمة محددة. وبالتالي، يجب أن تكون هذه الرسائل مفصلة وسهلة الفهم. يتضمن الأساسيات، وهي أيضًا فكرة جيدة لمنح المتلقي فهمًا واضحًا وشاملًا للموضوع.

التنسيق هنا أكثر أهمية من الطريقة. يُنصح دائمًا بالتعليمات خطوة بخطوة، جنبًا إلى جنب مع استخدام النقاط أو عبارات الترقيم، وهي فكرة رائعة.

ما هي مزايا وعيوب الاتصال الكتابي؟

التواصل الكتابي هو أحد أقوى أشكال التواصل. لقد تم استخدامه لفترة طويلة. نظرًا لأن هذا الشكل من الاتصال يتطور أكثر فأكثر، فإنه يحدث تغييرًا كبيرًا في طريقة إجراء الاتصالات، خاصة في عالم الأعمال. كما أن لها جوانب عديدة. فيما يلي بعض المزايا والعيوب لهذا النوع من الاتصال.

مزايا:

• ليست هناك حاجة لإيصال الرسالة فورًا. يمكن تحريره ومراجعته عدة مرات قبل تسليمه.
• أنها توفر للمتلقي متسعًا من الوقت لقراءة الرسالة ومراجعتها جيدًا قبل الرد أيضًا.
• يوفر سجلاً دائمًا للرسائل وتبادل المعلومات. من السهل تتبعها ودراستها لاحقًا.

سلبيات:

• الردود والتعليقات الفورية غير ممكنة كما هو الحال في حالة الاتصال الشفوي الذي يؤدي أحيانًا إلى الإحباط وعدم اليقين في العمل.
• تستغرق هذه الرسائل وقتًا أطول في الإنشاء بالإضافة إلى المزيد من الجهد والمهارات.

كيف نحقق التواصل الكتابي الفعال؟

يتكون الاتصال الكتابي الفعال من خمسة عناصر. هؤلاء هم:

1. الإيجاز

يجب أن تكون الاتصالات الكتابية موجزة. الهدف هو إيصال وجهة نظرك إلى القارئ بسرعة وبشكل مباشر. عندما يكون هناك الكثير من الكلمات الأخرى ولا توجد نقطة مباشرة، لا تحصل على النتائج المرجوة.

2. الوضوح

هذا ضروري لجعل القارئ يفهم ما تحاول نقله. عندما يكون لديك وضوح في كتاباتك، حتى لو لم يفهم القارئ المحتوى الخاص بك تمامًا، فسيعرف الشكوك والأسئلة التي يحتاجون إلى طرحها لفهمها بشكل أكبر.

يمكن تحقيق الوضوح من خلال الكتابة بلغة بسيطة وتقديم معلومات محددة وقوية.

3. صوت نشط

الصوت النشط أبسط وأكثر راحة للمتابعة مقارنة بالصوت المبني للمجهول. وبالتالي فمن المستحسن استخدام الصوت النشط في كتاباتك بدلاً من الصوت المبني للمجهول.

4. النغمة

تهتم النغمة بالطريقة التي تكتب بها والعواطف التي تنقلها جنبًا إلى جنب مع ردود الفعل التي تستخلصها. يجب أن تتوافق النغمة دائمًا مع علاقتك بالقراء.

على سبيل المثال، يجب أن يكون الاتصال الكتابي في حالة العمل احترافيًا دائمًا.

5. القواعد وعلامات الترقيم

القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم تجعل الكتابة أكثر جاذبية وتثبت وجهة نظرك بشكل أكثر دقة.

النصائح والحيل الأخرى التي يمكن اتباعها لتحسين الاتصالات الكتابية هي:

• يجب أن تعرف هدفك والجمهور المستهدف قبل الكتابة.
• قم بتضمين التفاصيل التي من المهم أن تعرفها.
• يمكنك الاستفادة من الخطوط العريضة لتقديم تقرير واضح ومنظم جيدًا.
• من الضروري تعديل عملك بدقة.

بالإضافة إلى ذلك، دعونا الآن نلقي نظرة على بعض الاختراقات السهلة للاتصال الكتابي الفعال لتحسين مهارات عملك-

4 طرق سهلة للتواصل الكتابي الفعال

 

تعد قدرات الاتصال الكتابي القوية ضرورية لتوجيه النمو في مهنتك.

لذا فإن السؤال الذي ينبثق هنا هو كيف تجعل مراسلات الاتصال المكتوبة الخاصة بك مقنعة في سيناريو الأعمال المعاصر؟ الشيء الأساسي هنا هو الدقة والدقة وجعل رسائلك موجزة.

في ما يلي 4 طرق اتصال مكتوبة قابلة للتطبيق لمساعدتك في اتصالات عملك، سواء كانت رسالة عمل أو بريد إلكتروني أو مذكرة أو أي شكل آخر من أشكال المحتوى التجاري-

هاك 1) اختر القرطاسية الصحيحة

لكي تكون مؤثرًا للغاية، من الأفضل توجيه اتصالاتك المكتوبة في مجال الأعمال باستخدام القرطاسية التجارية المناسبة.

هذا يعني أنه يجب كتابة خطاب عملك أو طباعته على ترويسة شركتك. حتى بالنسبة للمذكرات وأشكال الاتصال الأخرى، يتم تطبيق نفس القاعدة.

عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني، يجب عليك إضافة شعار شركتك إلى الرسالة.

يجب عليك أيضًا استخدام تقديرك لدمج تفاصيل الشركة الأخرى مثل أرقام الاتصال وعنوان المكتب وعنوان البريد الإلكتروني وما إلى ذلك في رسالتك.

هاك 2) استخدم لغة بسيطة

للتواصل الكتابي الفعال، يجب أن تحافظ على مسافة استراتيجية من الكلمات المعقدة. يُقترح استخدام كلمات بسيطة وجمل قصيرة لجعل مقالتك موجزة ومباشرة.

يجب عليك أيضًا استخدام لغة أو لغة متخصصة أو تقنية فقط عند الضرورة – مثل عندما تتحدث عن أنواع تقنية من الأشياء أو معلومات محددة. يشير الاستخدام المفرط للأحرف الكبيرة في رسالتك إلى أنك تصرخ على المستفيد. على طول هذه الأسطر، ما عليك سوى تفادي استخدام CAPS LOCK في قطعك المكتوبة.

هاك 3) اكتب رسالة منظمة / منظمة بشكل جيد

عندما تستخدم رسالة جيدة التنظيم، سيكون لها مقدمة وجسم، وبعد ذلك خاتمة، من الناحية المثالية فقرة واحدة لكل قسم. يجب أن يتضمن الغرض من الاتصال في مقطع المقدمة.

ثم يجب عليك إعطاء تفاصيل الموضوع في قسم النص بحيث يمكن أن تكون أطول من فقرة واحدة. يجب عليك أيضًا محاولة تقييد الاتصال بأكمله بصفحة واحدة.

أخيرًا، تختتم بملخص و CTA في النهاية. تشير CTAs أو Calls to Action إلى أنك تطلب من المستفيد تنفيذ إجراء معين مثل الاتصال أو إعادة إرسال بريد إلكتروني إليك.

هاك 4) التصحيح دائما

لتحسين اتصالاتك المكتوبة، عليك أن تتذكر تدقيق جزء المحتوى الخاص بك. يجب أن تقرأ بحذر وتستخدم أدوات التدقيق اللغوي لمعالجة أي نوع من الأخطاء في أجزاء المحتوى الخاصة بك.

إذا ارتكبت أخطاء إملائية أو نحوية في مقالتك، فإن ذلك يترك انطباعًا خاطئًا على صورتك المهنية، لا سيما عندما تكون عبارة عن اتصال مكتوب في مجال الأعمال. لبناء الثقة القائم على النتائج مع جمهورك، يجب عليك دائمًا مراجعة المحتوى الخاص بك.

إلى جانب هذه النصائح للتواصل الكتابي الفعال، يجب أن تكون على دراية أيضًا بالأشياء المختلفة التي يجب عليك تجنبها في أجزاء المحتوى المكتوبة. دعونا نستعرضها أيضًا-

أشياء يجب تجنبها في الاتصال الكتابي الاحترافي

إلى جانب معرفة كل الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في مقالاتك المكتوبة، من الضروري أيضًا فهم ما يجب تجنبه لجعل أجزاء المحتوى الخاصة بك فعالة. فيما يلي بعض نقاط التجنب التي يجب الانتباه إليها-

1. تجنب استخدام اللغة التي من شأنها إرباك القراء أو حجبهم أو إهانتهم

أثناء الكتابة، يجب أن تفهم أنه كلما كانت لغتك أساسية ومباشرة، كلما كان تأثيرها أقوى.

يجب أن تتجنب اللغة العامية أو السخرية أو الاستهزاء أو عدم الاحترام، بالإضافة إلى أنه يجب عليك أيضًا الحد من استخدام المصطلحات أو العبارات الفنية أو بعض التعبيرات الطنانة.

يجب أن تتوصل إلى استنتاجاتك الهادفة بوضوح وإيجاز، لذلك لا تشتت انتباه القارئ بكلمات ضخمة أو غير لائقة.

2. تجنب الأخطاء الإملائية، أو بنية الجمل الرديئة، أو الجمل غير الملائمة، أو المقاطع الطويلة

هذا واضح تماما بالتأكيد. ستندهش من عدد المستندات التي تتم مشاركتها وتتضاءل على الفور بسبب مثل هذه الزلات البدائية في بنية اللغة وأسلوب الكتابة.

عليك أن تتجنب كل هذه الأخطاء. يعد التدقيق الإملائي والتدقيق اللغوي والتحرير أمرًا لا مفر منه لتجنب كل هذه المشكلات.

3. تجنب الكتابة فوق قطعك المكتوبة

أثناء إجراء اتصال مكتوب، تعد الكتابة فوق مشكلة شائعة يجب عليك دائمًا تجنبها. يجب أن تستخدم الكلمات بشكل صحيح ومالي ودقيق.

لهذا السبب، أثناء الكتابة، يجب أن تتذكر أنه، مثل أي شخص آخر هذه الأيام، يتمتع قرائك أيضًا بقدر محدود من الوقت لتصفح مقالتك المكتوبة. لذلك، من الضروري تحقيق أقصى استفادة من كلماتك.

يجب أن تكون مقالاتك المكتوبة حديثة وواضحة ومضغوطة لتحسين فرصك في الحصول على نتائج إيجابية من اتصالاتك المكتوبة.

4. تجنب بسرعة توزيع كل ما كتبته في حالة حماسة عالية

عندما تكتب مقالاً في حالة عاطفية متصاعدة أو في حالة تأجيج أو غضب، يُقترح الانتظار لمدة 24 ساعة على الأقل قبل نشر ذلك.

لا يهم كيف قد يبدو مغريًا ؛ يجب تجنب نشره. فكر في الأمر وتحقق مما إذا كان لديك شعور مماثل في صباح اليوم التالي أم لا. للتواصل الكتابي الفعال، لا يجب عليك إدارة كتاباتك فحسب، بل إدارة عواطفك أيضًا.

الأفكار النهائية حول التواصل الكتابي!

الاتصال ضروري لتحقيق النجاح، وبالتالي يجب استخدامه بطريقة تخدم غرضًا دائمًا.

أصبح الاتصال الكتابي وسيلة رائعة للتواصل، خاصة في المواقف المهنية والمتعلقة بالعمل. يسمح ببيئة أقل خطورة. يقضي الاتصال الكتابي بعناية على أهمية التواصل اللفظي والتفاعل الشخصي.

يمكن استخدامه كمكمل للمناقشات الرسمية وغير الرسمية. أصبح الاتصال الكتابي جزءًا أساسيًا من عالم اليوم.

تقدم العديد من الشركات دروسًا وتساعد الموظفين على تحسين مهاراتهم في الكتابة. يستخدم على نطاق واسع وله العديد من المزايا. إنه أحد أشكال الاتصال المتطورة ولديه القدرة على تحقيق ونقل أي تأثير ورسالة مرغوبة.

إن الانتباه إلى جميع النصائح المذكورة أعلاه سيضمن بالتأكيد إمكانية فريدة أكثر بكثير للإنجازات في حياتك المهنية وكذلك الشخصية.

ما هي أفكارك حول أهمية التواصل الكتابي الفعال في سيناريوهات الأعمال المعاصرة؟