يعد الدليل التنظيمي من أهم التفاصيل المقدمة للعميل. الغرض الوحيد منه هو ضمان الإستخدام السليم للمنتج المباع. حيث يجب تقديم عمل فني واضح للمورد في وقت الشراء.
بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على:
- مفهوم الدليل التنظيمي
- أنواع الدليل التنظيمي
- عناصر الدليل التنظيمي
- مزايا الدليل التنظيمي
- عيوب الدليل التنظيمي
- كيفية كتابة دليل التنظيم والسياسات
مفهوم الدليل التنظيمي
يوفر الدليل التنظيمي ويكمل تفاصيل إضافية للمعلومات التي يوفرها المخطط التنظيمي. يوفر معلومات عن الأمور ذات الصلة بكل منصب. سيجد أعضاء المنظمة أنه مرجع متاح بسهولة يحدد نطاق صلاحيات ومسؤوليات المناصب الإدارية والقنوات التي يجب استخدامها في الحصول على القرارات أو الموافقات على العروض. سيرى كل مدير بوضوح مسؤوليات وظيفته وعلاقته بالأشخاص الآخرين في المنظمة.
العلاقة المعقدة في المنظمة مفهومة بوضوح. يوفر الدليل التنظيمي أيضًا التوحيد والإتساق في الإجراءات والممارسات. يوفر إجراءات مفصلة لتوفير التدريب للموظفين الجدد ودورات تنشيطية للآخرين. تتم مراجعة الأدلة بشكل دوري وتغييرها كلما تم تغيير السياسات الرئيسية أو كانت هناك حاجة لمثل هذا الإجراء. تساعد الأدلة التنظيمية أيضًا في تفويض السلطة والإدارة عن طريق الإستثناء.
أنواع الدليل التنظيمي
يمكن تصنيف الدليل تحت رؤوس مختلفة.
حيث يمكننا تصنيف أنواع الدليل التنظيمي كما يلي:
دليل السياسة
يحتوي هذا الدليل على قرارات السياسة والمبادئ التوجيهية التي قدمتها الإدارة. إنه يعطي النطاق والقيود التي يجب أن تعمل ضمنها السياسات المختلفة. يحصل الأشخاص المعنيون بتنفيذ السياسات على إرشادات مناسبة ويحاولون ضمان تنفيذ كل جزء منها. توفر الأدلة أيضًا مسار العمل الذي يتعين اعتماده لتنفيذ السياسات.
دليل التنظيم
يقدم هذا الدليل وصفاً مفصلاً عن المنظمة. يتم إعطاء سلطة ومسؤولية كل شخص بالتفصيل. يتجنب الإرتباك والصراعات بين مختلف الأشخاص. يتم شرح مدى السلطة والعلاقة بين المديرين التنفيذيين في هذا الدليل. يتم تسهيل مدى نطاق الإدارة وتفويض السلطة من خلال دليل مرسوم بشكل صحيح.
دليل القواعد والأنظمة
يحتوي على قواعد وأنظمة مختلفة متبعة في الشركة. يتم تسهيل العمل اليومي للمؤسسة بشكل كبير. يحصل الموظفون على معلومات حول ظروف العمل، والإجازات المقبولة وإجراءات الحصول على الإجازات والمرفق والإجراءات الخاصة بالإستفادة من المرافق الطبية واستخدام المكتبة، وما إلى ذلك.
دليل إداري
يتم إعداد كتيبات منفصلة للإدارات المختلفة. يعطي دليل الأقسام تفاصيل كاملة حول عمل القسم. سيُظهر تنظيم القسم، والعلاقة بين مختلف الأشخاص في القسم بما في ذلك سلطتهم ومسؤوليتهم، والقواعد والإجراءات المتبعة للقيام بمهام مختلفة والعلاقة بين الإدارات، وما إلى ذلك. يساعد دليل الأقسام في العمل السلس للقسم.
عناصر الدليل التنظيمي
يحتوي الدليل التنظيمي على المعلومات التالية:
الأهداف والسياسات
تم توضيح الأهداف والسياسات الرئيسية والمساعدة للشركة بوضوح في كتيبات المنظمة لتسهيل الأنشطة في الإتجاه المستهدف. كما أن التركيز على الأهداف الرئيسية والإضافية يمكّن المديرين من التركيز بشكل أكبر على الأهداف الرئيسية.
وصف المصطلحات
لتمكين الأعضاء من فهم المصطلحات المختلفة، مثل السلطة والمساءلة والتنسيق والمسؤولية والتفويض والمركزية واللامركزية والخطط والسياسات والخط والموظفين والمصطلحات الأخرى، في التسميات المعلنة، تحدد الأدلة هذه المصطلحات وتصفها بوضوح.
إجراءات المنظمة
تحدد الإجراءات طرق التعامل مع أي نشاط. يجب أن يتبعها المديرون بشكل موحد، وبالتالي، يتم رسمها بوضوح في دليل المنظمة. موقع المنظمة وهيكلها (من حيث الأقسام والإدارات) والسياسات والقواعد واللوائح الخاصة بالمجالات الوظيفية المختلفة موضحة بوضوح في الكتيبات.
مزايا الدليل التنظيمي
تتمتع الأدلة التنظيمية بالمزايا التالية:
معلومات مكتوبة
يوفر الدليل التنظيمي سجلاً مكتوبًا لكل سياسة وقرار وإجراء مهم. لن يكون هناك لبس حول السلطة والمسؤولية. لن يكون هناك أي مجال لسوء الفهم حول أي شيء.
مفيد في العمل اليومي
يحتوي الدليل على تفاصيل القواعد والإجراءات واللوائح التي تساعد الموظفين على فهم عمل المؤسسة. سوف يتبع الموظفون الروتين بسهولة بعد قراءة الدليل وسيسهل العمل اليومي.
تجنب النزاعات
تقوم المنظمة بمسح علاقة السلطة بين مختلف الأشخاص وتساعد في تجنب النزاعات القضائية. في حالة عدم وجود هذا الدليل، هناك احتمال كبير للإرتباك بشأن بعض الأعمال. قد يكون هناك أيضًا ازدواجية في العمل.
مفيد للموظفين الجدد
الموظفون الجدد قادرون على فهم عمل المؤسسة. سيبدأون بسرعة في اتباع القواعد والإجراءات المختلفة. يتعلمون أيضًا مسؤوليات وظائفهم وعلاقتهم بالوظائف الأخرى.
قرارات سريعة
عندما تكون جميع التوجيهات والتعليمات متاحة كتابةً، يصبح اتخاذ القرار سريعًا. الأشخاص المطلوب منهم اتخاذ القرارات واضحون بشأن صلاحياتهم ويصبح اتخاذ القرار سهلاً في مثل هذه الحالات.
عيوب الدليل التنظيمي
يعاني الدليل التنظيمي من العيوب التالية:
باهظ الثمن
تجميع الكتيبات يتطلب الكثير من التكاليف. نظرًا لكون الدليل باهظ التكلفة، لا يمكن للشركات الصغيرة الحجم تحمل تكاليفها.
استهلاك الوقت
يعد إعداد الدليل التنظيمي عملية تستغرق وقتًا طويلاً. علاوة على ذلك، تتطلب هذه مراجعة مستمرة والتي تستغرق مرة أخرى الكثير من الوقت.
الصلابة
عند توفر أدلة وإرشادات وإجراءات مكتوبة، لا يكاد يكون هناك أي مجال للإختلاف. على المرء أن يتبع الإجراءات المعيارية المحددة في إكمال المهمة. لا يوجد مجال للتقدير والمبادرة.
الإحراج
بعض العلاقات لا يحب الناس وضعها بالأبيض والأسود. حيث يصبح محرجا في الكشف عن مثل هذه العلاقات كتابة.
كيفية كتابة دليل التنظيم والسياسات
أنت تدرك الحاجة إلى أن يكون لشركتك دليل تنظيمي وسياسة يشرح بالتفصيل التزامات ومسؤوليات الموظفين والشركة، ولكن قد يبدو أن إنشاء واحد هو مهمة شاقة. قسّم العملية إلى خطوات منفصلة لتسهيل إدارتها وابدأ بتحديد أهدافك وما تريد أن يحققه الدليل.
الغرض
بينما يمكنك اتباع طرق مختلفة لكتابة دليل تنظيمي وسياسي، فإن الغرض من الدليل هو توضيح معلومات مهمة عن الشركة للموظفين. يغطي الدليل الأساسي مهمة وأهداف الشركة ويقدم إرشادات عامة لما هو متوقع من الموظفين وما يمكن أن يتوقعه الموظفون من الشركة. يتضمن دليل السياسة الأكثر تفصيلاً قواعد وأنظمة محددة حول جميع الموضوعات التي تتعلق بالشركة.
الخطوط العريضة
يساعد وضع مخطط تفصيلي للدليل على تنظيم أفكارك وتحديد الموضوعات التي تريد تغطيتها. إنه يعمل أيضًا كجدول محتويات. ابدأ بتقسيم مخططك إلى أقسام تغطي مجالات واسعة من ممارسات التوظيف ذات الصلة بشركتك، مثل المقدمة ومعايير السلوك والتعويضات والمزايا والموارد البشرية والتكنولوجيا والإدارة والسياسات القانونية. إذا اكتشفت أنك تريد تغطية بعض الموضوعات بتعمق، فأنشئ عناوين فرعية للأقسام.
المعلومات التنظيمية
تتضمن المعلومات التنظيمية مهمة الشركة ويتم تضمينها بشكل عام في بداية الدليل. التعريف بالغرض من الشركة وأسباب وجود دليل للسياسة. اعتمادًا على حجم شركتك وطول رسالتك، يمكنك كتابتها كصفحة واحدة أو تقسيمها إلى أقسام فرعية. تشمل الموضوعات النموذجية تاريخ الشركة وأهدافها وقيمها وبيان حول التزام الشركة تجاه الموظفين.
المواضيع
سواء قررت معالجة سياساتك بأقسام واسعة وعامة أو استخدام أقسام فرعية مفصلة، قم بتقديم كل موضوع بجملة أو جملتين حول الغرض من السياسة، ثم استخدم فقرات أخرى لتفصيل السياسة المحددة. تشمل السياسات النموذجية التي يجب معالجتها بموجب معايير السلوك قواعد اللباس وسياسة المخدرات والكحول. في ظل التعويض، يمكنك التحدث عن جداول وساعات العمل وجداول الوقت وأيام الدفع وكيفية التعامل مع الزيادات أو المكافآت.
يجب أن تتضمن السياسات القانونية بيانات حول تكافؤ الفرص والسرية وعدم التسامح مطلقًا مع المضايقات.
المراجعة القانونية
عند الإنتهاء من كتابة الدليل، أطلب من المحامي مراجعته قبل توزيعه على الموظفين. يمكن للمحامي الذي يعمل في قانون العمل أن يخبرك ما إذا كانت اللغة الموجودة في دليلك تتوافق مع القوانين المشروعة والتحقق من أنك لست ملزمًا عن غير قصد بالإلتزامات التي لم تكن على علم بها عند كتابة الدليل.
