كل منظمة لها هيكل، ولكن ليس لكل منظمة تصميم. الطريقة التي يتم بها تعيين المهام والواجبات والسلطات في عملك هي الهيكل التنظيمي _._ يمكن أن يحدث هذا بدون تنفيذ متعمد بمجرد القيام “بأي عمل”. التصميم التنظيمي هو اختيار واع.
قد يهمك: ما هو التصميم التنيظيمي؟
الهيكل التنظيمي مقابل التصميم التنظيمي
ببساطة عن طريق التواجد، تكتسب المنظمة هيكلًا. لا يتطلب أي قرارات مدروسة أو شخص ما يصنع الهيكل التنظيمي وملاحظات التصميم. يتطلب فقط العمليات التجارية اليومية.
على سبيل المثال، افترض أنك بدأت عملك معك كمدير مالك واثنين أو ثلاثة موظفين تحت إدارتك. هذا ما تشير إليه كتب الأعمال على أنه هيكل بسيط: لا توجد أقسام، ولا تسلسل هرمي – فقط أنت تعطي الأوامر ويقوم فريقك بتنفيذها. إنه لا يزال هيكلًا وليس فوضى، وأنت في القمة وموظفوك يتولون المهام التي تكلفهم بها.
الآن، افترض أن عملك ينطلق وينمو ويصبح أكثر تعقيدًا. لديك 20 موظفًا – خمسة منهم يعملون كفريق إداري، و 15 يعملون تحتهم. السماح لمؤسستك بالنمو بشكل أكبر وتحسين الهيكل أقل فعالية من تصميم الهيكل الصحيح . هذا هو مفتاح الصراع بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي.
ما الذي يصنع الهيكل
حتى لو لم تتخذ قرارًا واعًا بشأن التصميم، فسيكون لديك هيكل تنظيمي. إنها تنبع من المهام التي تؤديها أنت وفريقك، مثل المبيعات والتسويق والتمويل والهندسة. يحدد الهيكل الغرض من كل قسم عمل وقسم ودور ، ويحدد المساءلة .
على سبيل المثال، إذا كان لديك فريق مبيعات في أحد الأقسام يقوم بالرد على مدير المبيعات، يصبح المدير مسؤولاً عن كل شخص تحت قيادته. إذا كانت هناك مشكلة، فعليك الرجوع إلى المدير. إذا كانت هناك مبادرة مبيعات جديدة، فإنك تقوم بتمريرها من خلال المدير إلى قوات الخط الأمامي.
هناك العديد من الهياكل التنظيمية، مثل المنظمات البسيطة والوظيفية والمتعددة الأقسام والمصفوفة . كل منهم له ثلاثة مكونات عالمية: شخص لديه السلطة لاتخاذ القرارات، وتقسيم العمل ومجموعة من القواعد التي تعمل المنظمة من خلالها.
ما الهيكل التنظيمي ليس كذلك
كل عمل له هيكل قانوني، لكن الهيكل التنظيمي ليس هو نفسه. تمتلك المؤسسة الفردية وشركة S المكونة من شخص واحد هياكل قانونية مختلفة، ولكن يمكن أن يكون لهما نفس الهيكل لاتخاذ القرارات وتنفيذ المهام. على العكس من ذلك، تتمتع جميع المؤسسات الفردية بنفس الهيكل القانوني، ولكن قد تكون هياكلها التنظيمية مختلفة تمامًا.
هناك أيضًا فرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. يتعلق الهيكل التنظيمي بالوظيفة والمسؤولية، بينما يتعلق المخطط التنظيمي بالعناوين والوظائف. قد يتغير مخطط المؤسسة الخاص بك كلما قمت بتعيين نائب رئيس جديد للموارد البشرية أو ما شابه، ولكن هذا لا يؤثر على الهيكل الأساسي.
الهيكل والتصميم: العناصر الأساسية
يسرد الهيكل التنظيمي ومذكرات التصميم والكتب المرجعية عدة عناصر مشتركة بين جميع الهياكل. إذا كنت تبحث عن تصميم أو إعادة تصميم هيكلك، فأنت بحاجة إلى وضعها في الاعتبار.
- تخصص العمل . يتم تقسيم المهام بين مختلف الأشخاص والفرق. مع نمو أعمالك، يمكنك ببساطة تعيينها لمن يبدو مناسبًا بشكل أفضل للعمل. أحد الاختلافات بين الهيكل التنظيمي والتصميم التنظيمي هو أنه في التصميم التنظيمي، عليك التفكير في التخصصات.
- التقسيم . تقوم العديد من الشركات بتقسيم الموظفين على أقسام مختلفة بناءً على تخصصاتهم. يقوم الآخرون بذلك بناءً على تلبية احتياجات مجموعات العملاء المختلفة أو خطوات مختلفة في عملية الإنتاج.
- سلسلة القيادة . من لديه السلطة ويفعل ماذا؟ لمن يفوضون السلطة؟ في الأعمال التجارية الصغيرة حيث تكون المصدر الوحيد للسلطة، قد لا تكون هذه الأسئلة مهمة. في شركة دولية، هم مهمون للغاية.
- مدى السيطرة . كم عدد الموظفين الذين يمكنهم تقديم تقارير مباشرة إلى نفس المدير؟ إذا كان لدى شخص ما في فريق الإدارة الخاص بك أكثر من عشرين تقريرًا للتعامل معها، فقد تتمكن من نقل بعضها على المخطط التنظيمي إلى مديرين آخرين لديهم عمل أقل. ثم مرة أخرى، قد يكون من الضروري إعادة تصميم الهيكل الخاص بك لتخفيف الضغط.
- المركزية / اللامركزية . يبدأ معظم رواد الأعمال بنموذج يكون فيه اتخاذ القرار مركزيًا في أنفسهم. في الشركات الكبيرة، غالبًا ما يؤدي تصميم هيكل لامركزية السلطة إلى تحسين عملية اتخاذ القرار. الرئيس التنفيذي في نيويورك، على سبيل المثال، قد لا يفهم الكثير عن الضغوط على فرع الشركة في مومباي.
- إضفاء الطابع الرسمي . في الهيكل الرسمي، تتمتع الوظائف الفردية بمسؤوليات محددة للغاية، ولا يتمتع الموظفون بقدر ضئيل من حرية التصرف فيما يقومون به أو في كيفية القيام به. يمنحهم الهيكل الأقل رسمية مزيدًا من الحرية.
التصميم وإعادة التصميم
عندما تجلس لتصميم أو إعادة تصميم عملك، تذكر الفرق بين المخطط التنظيمي والهيكل التنظيمي. الهيكل هو الواقع الذي تعمل به أنت وفريقك كل يوم. الرسم البياني هو تقريب للواقع يتغير في كل مرة يصبح فيها منصب شاغرًا أو يتم ملؤه. بحلول الوقت الذي تنتهي فيه من إعادة التصميم، قد تكون قديمة.
المخطط التنظيمي غير ذي صلة عندما تتعامل مع صدام الهيكل التنظيمي مقابل التصميم التنظيمي. عندما تبدأ أعمال التصميم الخاصة بك، لا تفكر في من هم في كل موقع. فكر في الطريقة التي تريد توزيع السلطة والمسؤولية بها من خلال المؤسسة بغض النظر عمن لديه الوظيفة. على سبيل المثال، هل ستكون مرتاحًا لتطبيق اللامركزية إذا لم يكن لديك إيمان بفريق C-suite الخاص بك؟
يستحق الأمر قضاء بعض الوقت لأن تصميمك لا ينبغي أن يتغير كثيرًا. بمجرد التوصل إلى تصميم يناسب عملك، يجب أن يظل مستقرًا حتى يحدث تغيير كبير في الإستراتيجية أو العمليات.
التصميم والحلول
جنبًا إلى جنب مع موازنة الهيكل التنظيمي مقابل التصميم التنظيمي، من المهم أن تتذكر أنه ليست كل المشاكل ناتجة عن الهيكل السيئ، ولا يمكن إصلاحها جميعًا عن طريق التصميم .
افترض أن قسم البحث والتطوير الخاص بك يتعثر بسبب كثرة الاجتماعات التي تضيع الوقت. إذا جعلت إعادة تصميم المنظمة من أولوياتك، فقد لا يساعدك ذلك. يمكن لأي شخص في السلطة أن يفعل الأشياء بالطريقة التي تم القيام بها دائمًا، لذلك ستستمر الاجتماعات.
الحل هو تقليص عدد الاجتماعات وبعد ذلك فقط التركيز على التصميم التنظيمي.
مبادئ التصميم
عندما تفكر في التصميم التنظيمي، هناك عدة مبادئ يجب وضعها في الاعتبار.
- لا تقلق بشأن الماضي. لا يساعدك الحنين إلى الأيام التي يمكنك فيها اتخاذ جميع القرارات بنفسك على تحديد مقدار ما يحتاجه عملك لتحقيق اللامركزية.
- خذ وقتك. قد يكون من الأفضل إجراء تغييرات صغيرة متعددة على الهيكل بدلاً من فرض تصميمك الجديد بضربة واحدة.
- تعزيز المساءلة. أنت لا تريد أن يتحمل موظفوك الإدارة التفصيلية، لكنك تريدهم أن يحاسبوا على عملهم.
- اعترف بشخصيتك الفردية. حتى لو كان منافسيك يعملون جيدًا مع مؤسسة أعمال مركزية وخاضعة للرقابة، فإن هذا لا يعني أنها مناسبة لعملك.
- توازن التسلسل الهرمي مع المرونة. التسلسل الهرمي الذي يحتوي على طبقات كثيرة يجعل من المستحيل جمع المعلومات أو اتخاذ قرارات سريعة. يمكن لشركة بلا طبقات أن تحمل المديرين بقدر كبير من المسؤولية.
- كن على دراية بثقافة الشركة. تقوم معظم الشركات بتطوير رموز غير مكتوبة حول كيفية القيام بالأشياء جنبًا إلى جنب مع الرموز الرسمية. قد يواجه التصميم التنظيمي الذي يدوس على القواعد غير الرسمية مقاومة.
