عند إدارة المشروع، يتعين على المرء اتخاذ الكثير من القرارات الرئيسية. يسعى مديرو المشاريع إلى التحكم في التكاليف مع الحصول على أعلى عائد على الاستثمار ومزايا أخرى لأعمالهم أو مؤسستهم. تحليل التكلفة والفائدة (CBA) هو فقط ما يحتاجون إليه لمساعدتهم على القيام بذلك.
في المشروع، هناك دائمًا شيء يحتاج إلى التنفيذ، ولكل مهمة تكلفة وفوائد متوقعة. بسبب المخاطر الكبيرة، لا يتخذ مديرو المشاريع الجيدون قرارات بناءً على غريزة الحدس. إنهم يفضلون تقليل المخاطر إلى أقصى حد ممكن ولا يتصرفون إلا عندما يكون هناك يقين أكثر من عدم اليقين.
ولكن كيف يمكنك تحقيق ذلك في عالم به عدد لا يحصى من المتغيرات واقتصاديات متغيرة باستمرار؟ الإجابة: استشر البيانات الصعبة التي تم جمعها باستخدام برامج إدارة المشاريع وأدوات إعداد التقارير والمخططات وجداول البيانات. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه البيانات لتقييم قراراتك من خلال عملية تسمى تحليل التكلفة والعائد (CBA). سيساعدك الاستخدام الذكي لتحليل التكلفة والعائد على اتخاذ قرارات فعالة من حيث التكلفة وزيادة المكاسب لكل من مشروعك ومؤسستك.
قبل أن نشرح كيفية إجراء تحليل التكلفة والعائد، دعنا نحدد ما هو عليه بإيجاز.
ما هو تحليل التكلفة والفائدة؟
تحليل التكلفة والعائد (CBA) هو عملية تُستخدم لتقدير تكاليف وفوائد القرارات من أجل إيجاد البديل الأكثر فعالية من حيث التكلفة. CBA هي طريقة متعددة الاستخدامات تُستخدم غالبًا في قرارات الأعمال والمشروع والسياسة العامة. تقوم CBA الفعال بتقييم التكاليف والفوائد التالية:
التكاليف
- التكاليف المباشرة
- التكاليف غير المباشرة
- تكاليف غير ملموسة
- تكاليف الفرصة
- تكاليف المخاطر المحتملة
فوائد
- مباشر
- غير مباشر
- إجمالي الفوائد
- الفوائد الصافية
سنقوم بتوسيع هذه التكاليف والفوائد في مثال تحليل التكلفة والعائد أدناه.
تحليل التكلفة والفائدة في إدارة المشروع
في إدارة المشروع، يتم استخدام تحليل التكلفة والعائد لتقييم التكلفة مقابل الفوائد في مقترح المشروع وحالة العمل . يبدأ بقائمة، كما تفعل العديد من العمليات.
هناك قائمة بكل مصروفات المشروع والفوائد المتوقعة بعد تنفيذ المشروع بنجاح. من ذلك، يمكنك حساب نسبة التكلفة إلى الفائدة (CBR)، والعائد على الاستثمار (ROI)، ومعدل العائد الداخلي (IRR)، وصافي القيمة الحالية (NPV) وفترة الاسترداد (PBP).
ما إذا كانت الفوائد تفوق التكاليف أم لا ستحدد ما إذا كان الإجراء مبررًا أم لا. في معظم الحالات، إذا كانت التكلفة 50 في المائة من الفوائد ولم تكن فترة الاسترداد أكثر من عام، فإن الإجراء يستحق القيام به.
الغرض من تحليل التكلفة والعائد
الغرض من تحليل التكلفة والعائد في إدارة المشروع هو اتباع نهج منهجي لمعرفة إيجابيات وسلبيات المسارات المختلفة من خلال المشروع، بما في ذلك المعاملات والمهام ومتطلبات العمل والاستثمارات. يمنحك تحليل التكلفة والعائد خيارات، ويقدم أفضل نهج لتحقيق هدفك مع التوفير في الاستثمار.
هناك غرضان رئيسيان لاستخدام CBA:
- لتحديد ما إذا كانت دراسة الجدوى للمشروع سليمة ومبررة وممكنة من خلال معرفة ما إذا كانت فوائدها تفوق التكاليف.
- لتقديم خط أساس لمقارنة المشاريع عن طريق تحديد فوائد المشروع الأكبر من تكاليفه.
كيف تقوم بتحليل التكلفة والفائدة
وفقًا لمجلة الإيكونوميست ، كان CBA موجودًا منذ فترة طويلة. في عام 1772، كتب بنجامين فرانكلين عن استخدامه. لكن مفهوم CBA كما نعرفه يعود إلى Jules Dupuit، المهندس الفرنسي، الذي أوجز العملية في مقال في عام 1848.
منذ ذلك الحين، تطورت عملية تحليل التكلفة المنحدرة بشكل كبير. دعنا ننتقل إلى قائمة التحقق هذه لمعرفة كيفية إجراء تحليل التكلفة والعائد:
1. ما هي أهداف وغايات المشروع؟
أنشئ دراسة جدوى لمشروعك وحدد أهدافه وغاياته.
2. ما هي البدائل؟
قبل أن تتمكن من معرفة ما إذا كان المشروع صحيحًا، تحتاج إلى مقارنته بالمشاريع السابقة المماثلة لمعرفة أفضل مسار للمضي قدمًا. يمكنك التحقق بسرعة من مقاييس نجاحهم مثل عائد الاستثمار ومعدل العائد الداخلي وفترة الاسترداد ونسبة التكلفة والمزايا.
3. من هم أصحاب المصلحة؟
قائمة بجميع أصحاب المصلحة في المشروع. هم الذين يتأثرون بالتكاليف والفوائد. صِف أي منهم من صانعي القرار.
4. كيف ستقيس التكاليف والفوائد؟
تحتاج إلى تحديد المقاييس التي ستستخدمها لقياس جميع التكاليف والفوائد. سيكون لبعضها قيمة بالدولار، بينما سيحتاج البعض الآخر إلى مقاييس أخرى. أيضًا، كيف ستبلغ عن هذه المقاييس؟
يمكن تحسين العملية بشكل كبير باستخدام برنامج إدارة المشاريع. يحتوي ProjectManager على إعداد التقارير بنقرة واحدة والذي يتيح لك إنشاء ثمانية تقارير مختلفة عن المشروع. احصل على بيانات حول حالة المشروع والتباين والمزيد. يمكن مشاركة التقارير بسهولة كملفات PDF أو طباعتها لأصحاب المصلحة. قم بتصفية أي تقرير لعرض البيانات التي تحتاجها فقط في ذلك الوقت.
5. ما هي حصيلة التكاليف والفوائد؟
اطلع على تكاليف وفوائد المشروع، وحدد لها قيمة نقدية وارسمها خلال فترة زمنية ذات صلة. من المهم أن نفهم أن CBA تقدر القيمة النقدية للتكاليف والفوائد الحالية والمستقبلية.
6. ما هي العملة المشتركة؟
كما هو مذكور في الخطوة الأخيرة، لا يمكنك مقارنة القيمة النقدية الحالية للتكاليف والفوائد بالمعدلات المستقبلية. لهذا السبب سيتعين عليك حساب القيمة الزمنية للنقود ومعدل الخصم وصافي القيمة الحالية للتدفقات النقدية.
ومع ذلك، في بعض الحالات، لا يمكن قياس فوائد المشروع من حيث القيمة النقدية. إذا وجدت نفسك في هذا الموقف، فيجب عليك إجراء تحليل لفعالية التكلفة.
7. ما هو معدل الخصم؟
يتم استخدام معدل الخصم لحساب القيمة الحالية للتدفقات النقدية المستقبلية الواردة إلى مشروعك أو خارجه.
8. ما هي القيمة الحالية الصافية للمشروع؟
و صافي القيمة الحالية للمشروع هو قياس الأرباح التي يتم حسابها من خلال طرح القيم الحالية للتدفقات النقدية من القيمة الحالية للتدفقات النقدية على مدى فترة من الزمن.
9. ما هو تحليل الحساسية؟
تحليل الحساسية هو طريقة احتمالية مستخدمة في الإدارة والأعمال لتحديد مدى تأثير عدم اليقين على قراراتك وتكاليفك وأرباحك.
في تحليل التكلفة والإنتاجية لإدارة المشروع، يتم استخدام تحليل الحساسية لتحديد نسبة الفائدة إلى التكلفة للسيناريوهات المحتملة. يمكنك استخدام برنامج Excel أو برنامج أكثر تخصصًا لإجراء تحليلات الحساسية.
10. ماذا تفعل بمجرد اكتمال CBA الخاص بك؟
الخطوة الأخيرة بعد جمع كل هذه البيانات هي اتخاذ الخيار الذي أوصت به CBA، وهو الخيار الذي يحتوي على أعلى نسبة فائدة إلى تكلفة.
مثال تحليل التكلفة والفوائد
الآن دعونا نضع هذه النظرية موضع التنفيذ. بالنسبة لمثال تحليل التكلفة والعائد، سنقوم بإجراء تقييم لمشروع يتضمن تقديم منتج كهدف رئيسي له.
التكاليف
- التكاليف المباشرة: هذه هي جميع التكاليف المرتبطة مباشرة بتصنيع المنتج. مثل المواد والمعدات والعمالة وما إلى ذلك.
- التكاليف غير المباشرة: النفقات الأخرى التي لا تتعلق مباشرة بالمنتج مثل الإيجار أو المرافق أو تكاليف النقل.
- التكاليف غير الملموسة: أي تكاليف أخرى لا يمكن قياسها كمياً، مثل تلف العلامة التجارية إذا لم يستجيب السوق بشكل إيجابي للمنتج.
- تكاليف الفرصة: خسارة الفرص التي تحدث عندما يتم اتخاذ قرار بدلاً من قرار آخر. على سبيل المثال، كان من الممكن أن تختار تصنيع منتج كان من الممكن أن يكون أكثر ربحية من المنتج الذي اخترت صنعه.
- تكاليف المخاطر المحتملة: أي مشروع معرض لمجموعة متنوعة من المخاطر. يجب أن تفكر دائمًا في أنه قد يكون لديك تكاليف غير متوقعة في مرحلة ما.
فوائد
- الفوائد المباشرة: الفوائد القابلة للقياس في القيمة النقدية التي تحصل عليها من المشروع. في هذه الحالة، الإيرادات والمبيعات والأرباح التي تم الحصول عليها من منتجك.
- الفوائد غير المباشرة: الفوائد التي يمكنك إدراكها ولكن ليس بالضرورة قياسها مثل زيادة الوعي بالعلامة التجارية.
الآن بعد أن أصبحت لديك تكاليف وفوائد مشروعك، فقد حان الوقت لتعيين قيمة نقدية لها. في هذه الحالة، لا يمكننا فعل ذلك إلا من خلال تكاليفنا المباشرة وغير المباشرة وفوائدنا المباشرة. ومع ذلك، يجب عليك تعيين مقاييس أخرى مثل مؤشرات الأداء الرئيسية لتلك التي لا يمكن قياسها بمبلغ بالدولار.
بمجرد تقدير القيمة بالدولار لتكاليفك وفوائدك باستخدام بيانات المشروع السابق، سيتعين عليك مقارنتها لمعرفة ما إذا كانت التكاليف تفوق الفوائد.
ومع ذلك، لإجراء تحليل CBA أكثر موثوقية، ستحتاج إلى تحليل حساسية لتقييم السيناريوهات المختلفة وكيف تؤثر تلك السيناريوهات على نسبة التكلفة إلى الفائدة. على سبيل المثال، جرب مستويات طلب مختلفة في معادلة البرمجة الخطية الخاصة بك.
من المهم أن تضع في اعتبارك أنه وفقًا للإطار الزمني لمشروعك، قد يكون لديك تدفقات نقدية واردة في أوقات مختلفة. لهذا السبب، ستحتاج إلى مراعاة القيمة الزمنية للنقود، ومعدل الخصم، وصافي القيمة الحالية عند مقارنة التدفقات النقدية للتكلفة والعائد.
احصل على جميع التكاليف والفوائد باستخدام برامج إدارة المشاريع. ولكن على عكس العديد من التطبيقات التي تحتوي على قوائم مهام متدنية، فإن ProjectManager لديه طريقة عرض قائمة ديناميكية. يضيف الأولوية والعلامات المخصصة ويمكنك تعيين أعضاء الفريق لامتلاك كل عنصر. ستعمل أداتنا المستندة إلى السحابة أيضًا تلقائيًا على تتبع النسبة المئوية المكتملة لكل عنصر في الوقت الفعلي. جميع البيانات التي تجمعها في عرض القائمة الخاصة بنا مرئية أيضًا في جميع أنحاء الأداة. استخدم أي طريقة عرض تريدها، فجميعها محدثة مباشرة وجاهزة للعمل معها.
ما مدى دقة تحليل التكلفة والفائدة؟
ما مدى دقة CBA؟ الإجابة المختصرة هي أنها دقيقة مثل البيانات التي تدخلها في العملية. كلما زادت دقة تقديراتك، زادت دقة نتائجك.
تحدث بعض الأخطاء بسبب ما يلي:
- الاعتماد بشكل كبير على البيانات التي تم جمعها من المشاريع السابقة، خاصةً عندما تختلف تلك المشاريع في الوظيفة والحجم وما إلى ذلك، بالنسبة للمشروع الذي تعمل عليه
- استخدام الانطباعات الذاتية عند إجراء تقييمك
- الاستخدام غير المناسب للاستدلال (حل المشكلات باستخدام طريقة عملية غير مضمونة) للحصول على تكلفة الأصول غير الملموسة
- تحيز التأكيد أو استخدام البيانات فقط التي تدعم ما تريد البحث عنه
هل هناك حدود لتحليل التكلفة والعائد؟
يعد تحليل التكلفة والفوائد هو الأنسب للمشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم التي لا تستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها. في هذه الحالات، يمكن أن يساعد التحليل صانعي القرار على تحسين نسبة الفائدة إلى التكلفة لمشاريعهم.
ومع ذلك، فإن المشاريع الكبيرة التي تستمر لفترة طويلة يمكن أن تكون إشكالية من حيث CBA. هناك عوامل خارجية، مثل التضخم وأسعار الفائدة وما إلى ذلك، تؤثر على دقة التحليل. في هذه الحالات، يمكن أن يكون حساب صافي القيمة الحالية والقيمة الزمنية للنقود ومعدلات الخصم والمقاييس الأخرى أمرًا معقدًا لمعظم مديري المشاريع.
هناك طرق أخرى تكمل تحليل التكلفة المنفعة في تقييم المشاريع الكبيرة، مثل صافي القيمة الحالية ونسبة العائد الداخلي. بشكل عام، على الرغم من ذلك، يعد استخدام CBA خطوة حاسمة في تحديد ما إذا كان أي مشروع يستحق المتابعة.
قوالب للمساعدة في تحليل التكلفة والفوائد
أثناء عملك لحساب تحليل التكلفة والعائد لمشروعك، يمكنك الحصول على المساعدة من بعض قوالب إدارة المشاريع المجانية التي نقدمها على موقعنا. لدينا العشرات من القوالب المجانية التي تساعد في كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع. لتحليل التكلفة والعائد، استخدم هناك ثلاثة.
مصفوفة RACI
تتضمن إحدى الخطوات عند تنفيذ تحليل التكلفة والعائد (كما هو مفصل أعلاه) تحديد أصحاب المصلحة في مشروعك. أنت بحاجة إلى إدراج أصحاب المصلحة هؤلاء، لكن قالب مصفوفة RACI المجاني يأخذ هذه الخطوة إلى الأمام من خلال تحديد من يحتاج إلى معرفة ماذا. RACI هو اختصار لكلمة مسؤول وخاضع للمساءلة والتشاور والمعرفة. بملء هذا النموذج، ستنظم فريقك وأصحاب المصلحة وتبقي الجميع على نفس الصفحة.
ميزانية المشروع
لا يمكنك إجراء تحليل التكلفة والعائد دون تحديد جميع نفقاتك أولاً. هذا هو المكان الذي يأتي فيه قالب ميزانية المشروع المجاني الخاص بنا. فهو يساعدك في الحصول على جميع النفقات المتعلقة بمشروعك من تكاليف العمالة وأتعاب الاستشاريين وأسعار المواد الخام وتراخيص البرامج والسفر. هناك أيضًا مساحة لالتقاط عناصر خط أخرى، مثل رسوم الهاتف ومساحة الإيجار ومعدات المكتب والمشرف وحتى التأمين. الميزانية الشاملة تجعل تحليل التكلفة أكثر دقة.
سجل مخاطر المشروع
لقد تم تحديد أصحاب المصلحة وميزانيتك، ولكن هناك دائمًا ما هو مجهول يجب التعامل معه. لا يمكنك ترك ذلك للصدفة: يجب عليك إدارة المخاطر، ولهذا السبب يعد تسجيل مخاطر المشروع المجاني أمرًا ضروريًا للغاية. استخدمه لتوضيح المخاطر الكامنة في المشروع. هناك أماكن لسرد وصف المخاطر وتأثيرها ومستوى المخاطر ومن المسؤول عنها. من خلال الاحتفاظ بسجل جيد للمخاطر، يمكنك التحكم في المتغيرات في مشروعك وإجراء تحليل أفضل للتكلفة والعائد.
