مقدمة:
يعد تخصيص الموارد مصطلحًا مباشرًا جدًا.
يتعلق الأمر بالاستخدام الأمثل لأصول شركتك بطريقة تحقق أقصى عوائد مع تقليل إهدار الموارد.
تختلف الموارد من عمل إلى آخر. دعنا نجعلها محددة لإدارة المشاريع في خدمات تكنولوجيا المعلومات حيث تدور هذه المقالة حول هذين العنصرين.
هنا، الموارد الأساسية هي الأشخاص والبرامج التي يستخدمونها.
هذا بسيط للغاية، أليس كذلك؟
ما هو تخصيص الموارد؟
يستخدم تخصيص الموارد بشكل جماعي الأدوات المناسبة ورأس المال والأشخاص لتنفيذ المشاريع وإكمالها بنجاح.
جزء من تخصيص الموارد هو تحديد مدى توفر الموارد وجدولتها لتتوافق مع الجدول الزمني لمشروعك.
ما هو تخصيص الموارد في إدارة المشروع؟
يشير تخصيص الموارد في إدارة المشروع إلى عملية التخصيص والجدولة بشكل منهجي بحيث لا يحدث نقص أو الإفراط في استخدام الموارد.
ستحتاج المشاريع دائمًا إلى موارد. ومع ذلك، فهذه غالبًا ما تكون نادرة، وتقع على عاتق مديري المشاريع مسؤولية تخصيص الموارد لأنشطة مختلفة لفترة محددة.
لماذا تخصيص الموارد مهم؟
هناك أسباب قوية تجعل تخصيص الموارد أولوية قصوى بين الشركات على اختلاف أحجامها ونطاقها.
سيؤثر سوء تخصيص الموارد تأثيراً سلبياً على الأداء العام لأي مشروع.
بدون التخصيص الفعال للموارد، يمكن للمشاريع أن تفقد مسارها بسرعة، وتتعرض لسوء الجودة، والأسوأ من ذلك، إنهاك الموظفين المحتمل بسبب الإجهاد المفرط وعبء العمل الزائد.
من ناحية أخرى، يوفر التخصيص الذكي للموارد الوقت والمال الثمين، ويحسن الإنتاجية وجودة العمل، ويعزز معنويات الموظفين ، ويساعد في تحديد المخاطر المحتملة والقضاء عليها مسبقًا.
ما هي فوائد تخصيص الموارد؟
يمكن أن يكون تخصيص الموارد مفيدًا بطرق متعددة حيث يتم استخدام الموارد على النحو الأمثل.
دعونا نتعمق أكثر ونستكشف بعض الفوائد المهمة التي لا يمكنك التغاضي عنها.
-
الاحتفاظ بالموظفين
كل شهر في الولايات المتحدة، يترك 3 إلى 4.5 مليون موظف وظائفهم .
تؤكد هذه الإحصائيات على أهمية الاحتفاظ بأفضل المواهب لديك لأطول فترة ممكنة.
يمكن أن يؤدي التخصيص الفعال للموارد إلى تحسين رضا الموظفين والاحتفاظ بهم بسبب الإدارة المتوازنة لأعباء العمل. يعني التخصيص الأمثل للموارد أيضًا أن الأشخاص المناسبين يعملون في المهام الصحيحة، وفقًا لمهاراتهم واهتماماتهم وقدراتهم.
-
يساعد في التخطيط
يساعد تخصيص الموارد مديري المشاريع في التخطيط الاستراتيجي.
لا تحتاج إلى زيادة الإنفاق على الموارد غير المطلوبة. يمكنك ترتيب الموارد وفقًا لمتطلبات مشروعك. يضمن هذا التخطيط عدم نفاد الموارد في منتصف الطريق خلال المشروع.
-
يحسن الشفافية
يؤدي تخصيص الموارد إلى تحسين الشفافية داخل الفريق حيث يظل كل عضو في الفريق في الحلقة المتعلقة بالأنشطة الأخيرة داخل المشروع. يحصل الجميع على تحديثات في الوقت المناسب عن حالات المهام والأحداث والمعالم.
يعرف الموظفون من الذي من المفترض أن يعمل على المهام والمواعيد النهائية. يمكنهم أيضًا تتبع تقدم مهامهم لضمان عدم وجود اختناقات.
-
إدارة أفضل للوقت
يساعد تخصيص الموارد مديري المشاريع في تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو في الفريق لإكمال المهام أو المشاريع بدقة.
في بعض الأحيان، قد ينفد الموظفون من ساعات العمل الفعلية، مما قد يعني خسارة إنتاجية الشركات.
يساعد التتبع الدقيق للوقت المديرين على تحديد تقديرات الوقت للمهام المختلفة التي تعطي إطارًا زمنيًا واضحًا للموظفين لإكمال مهمة معينة.
ما هي تحديات تخصيص الموارد؟
إذا كنت ترغب في تذوق طعم النصر، فعليك أن تمضي في طريق الأشواك.
نعم. تخصيص الموارد له فوائد عديدة، ولكن عليك التغلب على التحديات أولاً.
الاسترخاء. يوجد حل لكل مشكلة وقد ذكرنا كيفية القيام بذلك!
دعنا نتعامل معها.
التحدي # 1. التغيير في نطاق المشروع
على الرغم من أن نطاق المشروع محدد مسبقًا، إلا أن هناك فرصًا لتسلل النطاق بسبب التعديلات غير المتوقعة دون أي إجراء تحكم. على سبيل المثال، الطلبات الجديدة من العملاء، عدم التوفر المفاجئ للموارد، ندرة الموارد بسبب تقلبات السوق، المهام المكثفة، إلخ.
يؤثر التغيير في نطاق المشروع على تخصيص الموارد، ويتعين على مديري المشاريع إعادة تعيين الموارد مع مراعاة المتطلبات الجديدة.
بالنسبة لمديري المشاريع، من الأسهل كثيرًا التخفيف من زحف النطاق عندما يكون لديك خطة واضحة من البداية. نعم، يمكن أن تتغير الخطط، ولكن يمكنك الرجوع إلى الخطة الأصلية لأن خط الأساس الخاص بك سيساعدك في طرح قضيتك لمزيد من الوقت أو الميزانية.
هناك دائمًا احتمال أن تصبح بعض مواردك غير متوفرة في مراحل مختلفة من المشروع. قد يصاب أحد أعضاء الفريق بالمرض فجأة أو أن لديه مهام أخرى عاجلة للقيام بها تجعله غير متاح للعمل الذي قمت بتعيينه له.
يتغير توافر الموارد البشرية على مدار فترة زمنية مع تقدم المشروع. ما يهم هو مدى سرعة استجابتك لهذا الموقف.
إذا كان هناك عضو في الفريق أنهى مهمة للتو، فيمكن لمديري المشاريع استبدال المورد غير المتاح بهذا الشخص. يمكن لمديري المشاريع النظر إلى تبعيات المهام وتقييم مدى تأثير عدم توفر الموارد على إنجاز المهام الأخرى وتسليمها.
التحدي # 3. تأخيرات غير متوقعة
يمكن أن تحدث التأخيرات في إكمال المهام والمشاريع عندما لا تتوقعها على الأقل. التغيب، وسوء التواصل، والتخصيص غير الواضح للمهام، والمواعيد النهائية، وما إلى ذلك، هي بعض الأسباب التي قد تجعل مشروعك يواجه فجأة عقبة. لا يمكنك السيطرة على كل عامل.
بفضل ميزة إدارة المهام ، يمكن لمديري المشاريع تجنب الغموض المحيط بمسؤوليات الوظيفة. يمكنك إنشاء المهام والمهام الفرعية وتخصيصها للأفراد والمجموعات وتحديد المواعيد النهائية ومراقبة التقدم المحرز في كل مرحلة.
تضمن إدارة المهام توزيعًا واضحًا لمسؤوليات الوظيفة في مكان واحد حيث يعرف كل عضو في الفريق المهام التي تم تعيينها لهم جنبًا إلى جنب مع المواعيد النهائية. يعمل التخصيص المناسب للمهام على تحسين المساءلة الوظيفية والشفافية داخل فريقك حيث يتم تحديد كل شيء بوضوح في مكان واحد.
التحدي # 4. استخدام أدوات عفا عليها الزمن
هل تستخدم الأدوات من أجلها؟ لا نأمل ذلك، ولكن إذا كنت كذلك، فأنت بحاجة إلى التخلص منها في أقرب وقت ممكن! يمكن أن يؤدي استخدام أدوات قديمة ذات ميزات أقل إلى إعاقة إنتاجية فريقك لأنهم غير قادرين على تحقيق الكفاءة المطلوبة بسبب الوظائف المحدودة.
إذا كانت أداة تخصيص الموارد القديمة تفتقد إلى ميزات مهمة، مثل تتبع الوقت، والدردشة، ولوحات كانبان، والتدقيق عبر الإنترنت، وما إلى ذلك، فهذا يعني أنها ميتة!
التحدي رقم 5. سوء الفهم
أشار 28٪ من الموظفين إلى ضعف التواصل كسبب لعدم قدرتهم على إنجاز العمل في الوقت المحدد. يمكن أن يحدث سوء الاتصال في أي فريق، خاصةً عندما لا تستخدم أدوات الاتصال الصحيحة. نتيجة لذلك، يمكن أن تسقط المعلومات المهمة من خلال الثغرات، مما قد يؤدي إلى العديد من المشكلات – تأجيل المهام، والتنفيذ الخاطئ ، وتعارضات الفريق، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية، وما إلى ذلك.
الدردشة الفورية : شارك الرسائل السريعة أثناء التنقل مع الآخرين، واستخدم الرموز التعبيرية، وأرفق الملفات، وأضف الصور لجعل محادثاتك معبرة ووصفية.
المناقشات : قل وداعًا لسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة وأنشئ مواضيع للمناقشة واجلب جميع فرقك ومناقشات العملاء في مكان واحد.
إشارات @: @ اذكر أسماء الأشخاص واجذب انتباههم الفوري لتكرارها في الدردشة أو المناقشات أو التعليقات.
الإعلانات : قم بمشاركة المعلومات الخاصة بالمشروع (السياسات والإنجازات وما إلى ذلك) أو المعلومات الأخرى (ذكرى العمل وأعياد الميلاد وما إلى ذلك) عبر الفريق من خلال مساحة مخصصة للإعلانات.
تحديثات في الوقت الفعلي: تضمن التحديثات في الوقت الفعلي أن يتم إخطار كل عضو في الفريق بجميع الأنشطة التي تجري في حسابك من خلال إشعارات في الوقت الفعلي داخل التطبيق وسطح المكتب والبريد الإلكتروني والجوّال.
تمكّن أدوات الاتصال مديري المشاريع من مشاركة المعلومات السريعة وتبادلها مع أعضاء الفريق الآخرين دون تأخير غير ضروري. نظرًا لأن جميع أدوات الاتصال موجودة في مكان واحد، لا يحتاج أعضاء الفريق إلى تبديل أدوات الاتصال المختلفة.
كيف تخصص الموارد في مشروع؟
يجب على مديري المشاريع توخي الحذر عند تعيين الموارد للمهام والمشاريع.
ما هي أفضل طريقة لتخصيص الموارد لمشروع؟
لقد قمنا بإدراج بعض الخطوات التي أثبتت جدواها والتي يمكن أن تساعدك في تخصيص الموارد بكفاءة واستراتيجية للمهام والمشاريع.
اقرأ المزيد لمعرفة المزيد حول هذا الموضوع.
-
ضع خريطة للمشروعات الجديدة مقدمًا
لا يمكنك تخصيص الموارد بكفاءة إذا لم يكن لديك فهم واضح للمهام المطلوبة لإكمال المشروع. هذا هو السبب في أن تخطيط المشاريع الجديدة مسبقًا أمر بالغ الأهمية لتسهيل اتخاذ القرار.
اعثر على إجابات مناسبة للأسئلة التالية:
- ما هي المهام المطلوبة؟
- ما هو الموعد النهائي للمشروع؟
- متى تكون كل مهمة مستحقة؟
- ما المهارات المطلوبة لإكمال المهام وأي أعضاء الفريق لديهم مهارات المطابقة؟
- متى تكون الموارد متاحة (وغير متوفرة)؟
- ما هي المهام المترابطة؟
- ما هي المهارات المفقودة بسبب نقص المعرفة أو عدم توفرها؟
يمكن أن تساعد معرفة مهام المهام وتوافر الموارد البشرية مسبقًا المديرين على التخطيط وفقًا لذلك. يمكنهم توظيف موارد إضافية، وتقدير الجداول الزمنية للمشروع، وتحديد (وإزالة) الاختناقات المحتملة.
-
قسّم مشروعك إلى مهام ومهام فرعية أصغر يمكن إدارتها
بمجرد تحديد متطلبات المشروع وتحديدها ( المهارات، عدد الموارد، الميزانية، الجدول الزمني، الأهداف، إلخ )، قسّم مشروعك إلى مهام ومهام فرعية أصغر يمكن إدارتها.
سيساعدك إنشاء سير عمل لمشروعك على تضييق نطاق الموارد المطلوبة لكل مهمة. يمكن لمديري المشاريع استخدام لوحات Kanban لتقسيم سير العمل إلى مراحل مختلفة لتحسين عملية عملهم دون عناء.
-
تقييم قدرات مواردك
يجب أن يعرف مديرو المشروع مدى توفر فريقهم قبل بدء المشروع. إنه أمر حاسم لنجاح المشروع. من المحتمل أن عملك يدير عدة مشاريع في وقت واحد.
هناك أوقات تجد فيها مواردك الماهرة غير متوفرة لأسباب مثل الإجازة المرضية والاستقالة والإجازة والعطلات الرسمية وما إلى ذلك. استخدام جداول البيانات لإدارة الموارد في هذا العصر الرقمي يجعل من الصعب الحصول على رؤية واضحة لتوافر مواردك.
يمكن أن يمنحك استخدام إدارة العمل الفعالة وأداة التعاون الجماعي نظرة عامة على الجدول الزمني لفريقك وتوافره.
-
عيّن المهام واحصل على تعليقات من أعضاء الفريق
بمجرد تحديد مدى توفر فريقك، استخدم أداة إدارة المهام الأعلى تصنيفًا لتعيين المهام للأفراد والمجموعات، وتسميتها وفقًا للأولوية، وتعيين المواعيد النهائية، وتتبع تقدمهم.
انتظر. لم تنته بعد. بصفتك مدير مشروع، تقع على عاتقك مسؤولية جعل أعضاء فريقك يفهمون مسؤولياتهم الوظيفية وتبعيات المهام والمواعيد النهائية. بمعنى آخر، يجب أن يمتلك أعضاء فريقك عملهم.
أيضًا، شجع فريقك على تقديم ملاحظات بشأن المهام والمشاريع. سيساعدك ذلك في تكوين فكرة واضحة عما إذا كان فريقك متزامنًا مع أدوار وظيفته أم لا.
-
تتبع ومراقبة استخدام الموارد
لا يمكن لمديري المشاريع الاسترخاء بمجرد تخصيص الموارد للمهام. عليك أن تراقب باستمرار أداء جميع مواردك. لا يمكنك ترك الموارد دون رادع حيث أن هناك احتمال زحف التسويف فيها، مما قد يؤخر المهام، وبالتالي المشاريع.
هذا لا يعني أنه يجب عليك أيضًا إدارة التفاصيل! تتمثل إحدى الطرق الفعالة والموثوقة لتتبع مواردك ( دون تسجيل الوصول كثيرًا ) في استخدام أداة جيدة لإدارة المشاريع مع مجموعة واسعة من الأدوات.
يمكنك استخدام الأداة لتتبع الوقت وعبء العمل والمرحلة الحالية للمهام. يمكنك إحضار جميع أعضاء فريقك على منصة واحدة لتحسين تنسيق المهام.
استنتاج
مديري المشاريع، إن الطريقة التي تدير بها مواردك هي التي تحدد نجاح مشروعك أو فشله.
أنت تديرها بذكاء وستحصل على النتائج المرجوة، مثل تسليم المشاريع الناجحة، وزيادة الإيرادات التنظيمية، وفريق من الأفراد الواثقين والمتحمسين.
الآن، هذا بعض المكاسب الجادة!
باستخدام أفضل الأدوات وتقنيات تخصيص الموارد المناسبة، يمكنك تحقيق أهداف المشروع المحددة بأكثر الطرق فعالية.
حظا طيبا وفقك الله!
