ما هو تخطيط الأداء؟ الأهمية، الأهداف، العوائق، العملية

ما هو تخطيط الأداء؟

تخطيط الأداء هو نهج منظم ومنظم لتحقيق الأهداف المرجوة للفرد أو الفريق بنجاح طوال عام التقييم. يتم وضع خطة للفريق أو الفرد (الأفراد) مع مراعاة الأهداف الأوسع للمنظمة.

يدور تخطيط الأداء حول استكشاف ما يحتاج الأفراد إلى القيام به ومعرفته من أجل تحسين أدائهم وتطوير مهاراتهم وكفاءاتهم.

يتعلق الأمر أيضًا بمعرفة كيف يمكن لمديريهم تقديم الدعم والتوجيه الذي يحتاجون إليه. تتطلب العملية برمتها تخطيط الكفاءات والتطوير المحتمل.

تخطيط الأداء هو المفتاح الأساسي لنظام فعال لإدارة الأداء لأنه بعد التخطيط السليم فقط، يمكن للمنظمة تحقيق النتائج.

---

أهداف تخطيط الأداء

لنجاح أي نظام لإدارة الأداء، فإن تطوير خطة إدارة أداء الموظف له أهمية قصوى. تحدد الخطة المهام الوظيفية الأساسية للباحث في مجال التنمية، والمسؤوليات، وأهداف الأداء الحاسمة التي يتعين تحقيقها أو تنفيذها خلال فترة الأداء.

يتم تطويره بشكل متبادل خلال مؤتمر التخطيط ويعكس الجوانب الفردية وطبيعة وظيفة الموظف.

الهدف الرئيسي لتخطيط الأداء على النحو المبين أدناه:

1. تخطيط الأداء يحدد بوضوح الغرض من المنظمة. والغرض من ذلك هو وضع أهداف وغايات واقعية تتسق مع تلك المهمة في إطار زمني محدد ضمن قدرة المنظمة على التنفيذ.
   
2. بعد التخطيط، تكون المهمة التالية هي توصيل تلك الأهداف والغايات إلى مكونات المنظمة.
   
3. علينا أن نضمن الاستخدام الأكثر فعالية لموارد المنظمة من خلال تركيز الموارد على الأولويات الرئيسية.
   
4. ثم توفير قاعدة يمكن من خلالها قياس التقدم وإنشاء آلية للتغيير المستنير عند الحاجة.
   
5. للاستماع إلى آراء الجميع من أجل بناء توافق في الآراء حول وجهة المنظمة وإلى أين تريد الوصول.
   
6. إنه يوفر تركيزًا أوضح للمؤسسة، وبالتالي ينتج المزيد من الكفاءة والفعالية.
   
7. يتم استخدامه لتحديد مقاييس الأداء المستخدمة بوضوح لقياس نجاح الموظف في تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
   
8. ينتج عنه رضا كبير ومعنى بين المخططين، خاصة حول رؤية مشتركة تزيد الإنتاجية من زيادة الكفاءة والفعالية.
   
9. إنه يحل المشكلات الرئيسية في المنظمة من خلال تقديم ملاحظات مستمرة أثناء العمل.

---

أهمية تخطيط الأداء

يعمل المدربون أو الموجهون في أي مؤسسة مع خطط الأداء أو خطط العمل للحفاظ على تحفيز موظفيهم. إنهم يعملون مع مثل هذه الخطط الموضوعة لكل فرد من أعضاء فريقهم لتوليد التآزر.

تناقش النقاط التالية أهمية تخطيط الأداء والتي ترد أدناه:

• يساعد تخطيط الأداء في مواءمة الأهداف الفردية مع الأهداف التنظيمية والمفهوم الكامن وراء ذلك هو التبادلية من أجل البقاء والنمو.
  
• هذا يجعل عملية إدارة الأداء أكثر مسؤولية وموضوعية.
  
• إنه يركز على مجال النتائج الرئيسية ومجال الأداء الرئيسي الذي يجب مراعاته لاكتساب الميزة التنافسية.
  
• يساعد تخطيط الأداء في الاستفادة القصوى من الموارد ومن المهم توضيح دور ومسؤوليات الموظفين.

---

معوقات تخطيط الأداء

يمكن تصنيف العوائق التي تحول دون تخطيط الأداء إلى نوعين وهما كالتالي:

• العوائق التنظيمية
• الحواجز الفردية

العوائق التنظيمية

معظم المنظمات التقليدية لا تؤيد تخطيط الأداء. وفقًا لهذا المفهوم، فإن قضاء المنظمات للوقت في تخطيط الأداء هو مجرد إهدار للوقت. تعتقد هذه المنظمات أن لديها استراتيجية تنفيذ قوية وبسبب هذا فقط، فإنها تصبح الحاجز.

على سبيل المثال، تميل الشركات الهندية إلى قضاء 30٪ من الوقت في التخطيط والبقاء 70٪ على التنفيذ بينما تقضي الشركات متعددة الجنسيات عادةً 70٪ من الوقت في تخطيط الأداء والوقت المتبقي 30٪ في تنفيذ الإستراتيجية.

الحواجز الفردية

يعد الافتقار إلى الالتزام لدى موظفي المنظمة أو إدارتها عائقًا مهمًا آخر لتخطيط الأداء. في بعض الأحيان يظهر المديرون أو الموظفون أو كلاهما التزامًا أقل تجاه تحقيق الأهداف التنظيمية وقد تكون الأسباب شخصية أو تنظيمية أو تنافسية أو أي عامل آخر للموارد البشرية.

على سبيل المثال، تؤدي السياسة التنظيمية أو التنمر في مكان العمل أو الصراع الشديد إلى إظهار الموظفين اهتمامًا أقل بمسؤوليات وظيفتهم.

---

عملية تخطيط الأداء

هناك العديد من المزايا لكل من المشرفين والموظفين في التخطيط الفعال للأداء وعملية المراجعة ويجب أن تحدد العملية بوضوح ما هو متوقع من الموظف، والذي بدوره يوفر الفرصة للتعرف على الأداء الجيد وتحديد المجالات التي تحتاج إلى إجراءات تصحيحية أو مضافة تمرين. أربعة مجالات يجب تحديدها في خطة الأداء هي:

1. مسؤولية الوظيفة: ما العمل؟
2. مقياس الأداء: كيف سيتم التحقق من ذلك أو قياسه؟
3. معيار الأداء: ما مدى جودة العمل؟
4. التاريخ المستهدف: متى سيتم فحصه؟

أثناء بناء خطة أداء، تحتاج إلى الحصول على معلومات في هذه المجالات من الوصف الوظيفي، ويمكنك أيضًا النظر إلى احتياجات المنظمة لتوضيح الواجبات ذات الأولوية والمعيار الذي يجب القيام به.

يجب أن تحدد خطة الأداء الفعالة النتائج المتوقعة، ومقاييس الأداء، والمعايير التي يتعين تحقيقها والتواريخ المستهدفة للقياس.

فيما يلي المكونات الرئيسية لعملية تخطيط الأداء:

• إعداد خطط الأداء
• تحديد عوامل النجاح الرئيسية
• تحديد أهداف الأقسام والأفراد
• تقديم ملاحظات منتظمة
• مراجعة الأداء
• تخطيط العمل

إعداد خطط الأداء

عادة ما يتم إعداد خطط الأداء في بداية فترة المراجعة السنوية، أو عندما يبدأ الموظف وظيفته الجديدة لأول مرة. عند التحضير للتخطيط الأولي، يجب أن يتم عقد الاجتماع من قبل كل من المشرف والموظف.

يجب أن يقوم كل من المشرف والموظف بمراجعة أهداف وحدة العمل وأهدافها واحتياجاتها والنظر في الوصف الوظيفي الحالي ويجب على المشرف سرد الأشياء في الوظيفة التي ينوون قياسها والمعايير التي ستقيس لها. يمكن للموظف تدوين الطرق التي يفكرون بها في كل مهمة من مهامهم. يمكن قياسها ومدى جودة أداء كل منها.

تحديد عوامل النجاح الرئيسية

عند تحديد عوامل النجاح الرئيسية، يجب أن تركز أهداف الأداء والنتائج المراد تحقيقها على النتائج. تم وضعها حسب الأولوية. يجب أن تكون التدابير محددة لكل مهمة، مع معايير واضحة تشمل التواريخ والأوقات عند الاقتضاء.

تحديد أهداف الأقسام والأفراد

بعد تحديد الأهداف والغايات التنظيمية، تكون المهمة التالية هي تحديد أهداف القسم وغاياته. يتم تصنيف أهداف القسم كذلك إلى أهداف فردية تشمل الواجبات والمسؤوليات الرئيسية لتحقيق الأهداف النهائية للمنظمة.

تقديم ملاحظات منتظمة

تتمثل الخطوة التالية في العملية في تقديم ملاحظات منتظمة حيث يجب أن يحتفظ المشرف بسجل لحقائق الأداء، مما يضمن إعطاء القضايا المهمة الاهتمام المطلوب وسيساعد المراجعة الرسمية على المضي قدمًا بشكل أكثر تركيزًا وربما أكثر إيجابية طريق.

يجب على الموظف أيضًا الاحتفاظ بسجل من الإنجازات والإنجازات الخاصة، أو القضايا التي تحتاج إلى حل ومناقشة هذه الأشياء خلال جلسات التغذية الراجعة المجدولة أو العفوية سيسمح بحل المشكلات في الوقت المناسب.

مراجعة الأداء

تمنح مراجعة الأداء المشرف والموظف الفرصة للنظر في النتائج التي تم تحقيقها فيما يتعلق بالخطة الأصلية. وبناءً عليه، تم وضع معايير الأداء. في هذا الاجتماع، يجب عليك مراجعة جميع سجلات الأداء وتقييم كل مهمة.

إلى جانب ذلك، مناقشة ما إذا كانت تلبي معايير الأداء أم لا وما إذا كانت تتجاوز تلك المعايير. عند مراجعة أي عوامل خارجية قد يكون لها تأثير على الأداء.

في هذا الوقت، يجب أن يحدد المشرف أي مجالات قد يكون التحسين فيها ضروريًا أو يمكن تحسين الأداء فيه، كما يجب أن تتاح للموظف الفرصة لمناقشة المجالات التي كان من الممكن أن يستخدم فيها المزيد من المساعدة.

تخطيط العمل

يعد تخطيط العمل جانبًا مهمًا آخر لإكمال هذه الدورة. هذا هو المكان الذي يخطط فيه المشرف والموظف لأي تدريب يحتاج إلى الحدوث. يمكن أن يكون أيضًا حيث نناقش التخطيط الوظيفي.

---

منهجيات تخطيط الأداء

يمكن فهم المنهجيات الرئيسية لإعداد معايير الأداء من خلال النقاط التالية وهي كما يلي:

1. منطقة الأداء الرئيسية
2. منطقة النتائج الرئيسية
3. المهام وتحديد الهدف
4. تمارين تحديد الهدف
5. الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية
6. تقييم احتياجات الأداء التنظيمي
7. تحديد توقعات الأداء التنظيمي
8. إنشاء عملية إدارة الأداء
9. قياس فعالية إدارة الأداء

منطقة الأداء الرئيسية

يشمل مجال الأداء الرئيسي لأي موظف تحديد مجال الأولوية أولاً. بعد تحديد ذلك، يتم العمل اللاحق على المنطقة المحددة. تتضمن عملية مجال الأداء الرئيسي الخطوات التالية المذكورة أدناه:

• تحديد المهام والأنشطة الهامة.
• تحديد مجالات الأولوية.
• تحديد الأهداف في المنطقة المحددة.
• السعي للحصول على التزام الموظف بالعمل المحدد.
• عمل الترتيبات للموارد المطلوبة.

منطقة النتائج الرئيسية

يمكن تعريف مصطلح مجال النتائج الرئيسية على أنه مجال عام للنتائج يكون الدور مسؤولاً عنه والمهمة الرئيسية هي تحديدها. يساعد تحديد KRAs الموظفين الفرديين بعدة طرق كما هو مذكور هنا:

• توضيح أدوارهم.
• قم بمواءمة أدوارهم مع أعمال المنظمة أو الخطة الإستراتيجية.
• ركز على النتائج بدلاً من الأنشطة.
• نقل أغراض دورهم للآخرين.
• ضع الأهداف والغايات.
• أولويات أنشطتهم، وبالتالي تحسين إدارة وقت العمل.
• اتخذ قرارات ذات قيمة مضافة.

المهام وتحديد الهدف

إنه ينطوي على تحديد الأدوار والمسؤوليات والمهام والأهداف الرئيسية للموظفين ومن خلال تحديد هذه، يجب أن يعرف كل موظف واجباته وأهدافه الرئيسية.

تمارين تحديد الهدف

تحدد الأهداف النهائية للمؤسسة استراتيجيتها.

على سبيل المثال، منظمة تعتزم أن تصبح أكبر شركة نسيج في العالم في أقصر وقت ممكن وهو الهدف النهائي لأي منظمة، ستزيد من طاقاتها الإنتاجية إما من خلال المسار العضوي مثل إنشاء مرافق تصنيع جديدة، أو من خلال الحصول على منظمات نسيج أخرى.



نظرًا لأن الاستحواذ يساعد على زيادة القدرات الإنتاجية بسرعة، يجب على المنظمة متابعة الاستحواذ كاستراتيجية للنمو الأسرع ولكن استراتيجية الاستحواذ تتضمن أيضًا قلب أداء وحدات الإنتاج المكتسبة القديمة والتي تتطلب بشكل أساسي تحسين الأداء البشري لنجاح الشركة.

الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية

من أجل فهم الهدف والاستراتيجية التنظيمية، نحتاج إلى الخضوع لنقاط مختلفة وهي:

• الهدف النهائي للتنظيم.
• مركزها التنافسي في السوق.
• لمقارنة قوة المنظمة مع البيئة المتغيرة.
• لفحص القضايا الحرجة للمنظمة.
• لتحليل فرص المنظمة.
• استكشاف أفضل الأساليب في ضوء الموارد والكفاءات التنظيمية.

تقييم احتياجات الأداء التنظيمي

بعد تحديد الأهداف والاستراتيجية، هناك حاجة لتقييم معايير الأداء ولهذا يجب تنفيذ الخطوات المذكورة أدناه:

• تحديد الكفاءات اللازمة لتحقيق الأهداف والاستراتيجية التنظيمية.
• جمع المعلومات حول القضايا الهامة المتعلقة بالغرض.
• تحديد احتياجات الأداء الجديدة والمستقبلية للمنظمة.
• تحديد أولويات إجراءات التحسين التنظيمي.
• التعرف على القيم التنظيمية الأساسية.

تحديد توقعات الأداء التنظيمي

بمجرد انتهاء التقييم، يحتاج المرء إلى تحديد توقعات الأداء التي يمكن القيام بها على النحو التالي:

• تحديد الأداء المطلوب مقابل الأداء المطلوب.
• تحديد حالة الأداء الحالية.
• فهم ومواءمة والاتفاق على توقعات الأداء.
• صياغة مؤشرات الأداء الرئيسية.
• تطور أهداف الوظيفة.
• مواءمة الأهداف الفردية مع الإستراتيجية التنظيمية.

إنشاء عملية إدارة الأداء

لإنشاء عملية إدارة الأداء، يجب النظر في العديد من الخطوات المذكورة أدناه.

• تصميم إطار شامل لإدارة الأداء.
• لتنفيذ تخطيط الأداء.
• لإدارة الأداء.
• إجراء تقييم الأداء.
• مراقبة الأداء.

قياس فعالية إدارة الأداء

• تحديد فرص تطوير الأداء التي سيتم قياس الفاعلية على أساسها.
• تقديم استشارات الأداء بما في ذلك ردود الفعل 360 درجة حسب المتطلبات.
• وضع استراتيجية للمكافآت وإدارة نظام المكافآت بشكل صحيح. § إنشاء مراجعة لإدارة الأداء.
• تحسين الوضع التنافسي للمنظمة.