قبل أن نتمكن من شرح كيفية تجنب تسيب النطاق في مشاريعك، نحتاج إلى فهم نطاق المشروع ونطاقه.
ما هو نطاق المشروع؟
بعبارات بسيطة، يشير نطاق المشروع إلى كل الأعمال المطلوبة لإكمال المشروع. يمكنك استخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لمساعدتك في تحديد جميع المهام والأنشطة الفردية والتسليمات الخاصة بمشاريعك. ستحتاج بعد ذلك إلى بيان النطاق، وهو مستند تخطيط المشروع حيث تحدد نطاق مشروعك.
ما هو تسيب النطاق في إدارة المشاريع؟
تسيب النطاق هو ما يحدث عندما يتم إجراء تغييرات على نطاق المشروع دون أي إجراء تحكم مثل طلبات التغيير. تؤثر هذه التغييرات أيضًا على الجدول الزمني للمشروع والميزانية والتكاليف وتخصيص الموارد وقد تعرض للخطر إكمال المعالم والأهداف. يعد تسيب النطاق أحد أكثر مخاطر إدارة المشروع شيوعًا .
بشكل عام، يحدث تسيب النطاق عند إضافة متطلبات مشروع جديدة من قبل عملاء المشروع أو أصحاب المصلحة الآخرين بعد بدء تنفيذ المشروع. في كثير من الأحيان لا تتم مراجعة هذه التغييرات بشكل صحيح. لذلك، من المتوقع أن يكمل فريق المشروع المزيد من المهام والتسليمات والمعالم باستخدام نفس الموارد وفي نفس الوقت مثل النطاق الأصلي.
من ناحية أخرى، قد ينتهي بك الأمر بمشروع به الكثير من التغييرات المعتمدة والمدروسة، والتي لا تنتهي أبدًا لأنه في كل مرة تعتقد أنك انتهيت، يصل متطلب مشروع جديد مثل ميزة منتج جديد إلى صندوق الوارد الخاص بك ويجب عليك ذلك إجراء المزيد من التغييرات.
للتحكم في نطاق مشروعك ومنع تسيب النطاق، ستحتاج إلى نطاق، وتغيير، وخطط لإدارة المخاطر.
خطة إدارة النطاق
تعد خطة إدارة النطاق أحد مكونات خطة مشروعك التي تصف كيفية إنشاء نطاق مشروعك والتحكم فيه. يتضمن هذا المستند هيكل تقسيم العمل الخاص بك وبيان النطاق والعملية التي سيتم من خلالها اعتماد النطاق من قبل أصحاب المصلحة كخط أساس لمشروعك.
تساعد خطة إدارة النطاق مديري المشاريع على التأكد من أن أصحاب المصلحة يفهمون خط الأساس لنطاق المشروع، وكيف ستؤثر التغييرات عليه على خطة إدارة المشروع الإجمالية.
خطة إدارة التغيير
بطبيعة الحال، تحدث التغييرات في المشاريع طوال الوقت ولكن من المهم أن يكون لديك خطة لإدارة التغيير لتكون قادرًا على التحكم في هذه التغييرات. من النادر جدًا أن تتقدم المشاريع تمامًا كما تم تحديدها في خطة المشروع. في معظم الحالات، يحتاج مديرو المشروع إلى تعديل الجدول الزمني والميزانية والنطاق. ومع ذلك، بدون وجود بعض السيطرة على عملية إدارة التغييرات، فإن مدير المشروع لديه فرصة ضئيلة للبقاء على رأس العمل وإدارة المشروع بفعالية.
خطة إدارة المخاطر
في حالة حدوث هذا التسلل في النطاق لأن أصحاب المصلحة أو العملاء أو أعضاء الفريق لم يتبعوا النطاق وإجراءات إدارة التغيير، فسيتعين عليك الرجوع إلى خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. خطة إدارة مخاطر مشروعك هي وثيقة تحدد الاستراتيجيات والأدوار والمسؤوليات والتمويل لإدارة المخاطر. بكلمات بسيطة، إنها خطة تحتوي على جميع المعلومات التي تحتاجها لمنع وتخفيف المخاطر مثل تسيب النطاق.
مثال تسيب النطاق
على مدى ثلاثة أشهر، تم تكليف مدير المشروع بتقديم برنامج جديد. بعد أسابيع قليلة من مرحلة التخطيط، أضاف راعي المشروع ميزات جديدة للمنتج. بعد أن أدرج مدير المشروع المتطلبات الجديدة في نطاق المشروع ، قام الراعي بإجراء المزيد من التغييرات حسب طلب عملاء المشروع.
بالطبع، رد مدير المشروع بأن ميزات المنتج الجديدة لن تكون مشكلة إذا تم تقديم طلبات التغيير وإذا تم إعطاؤه المزيد من الموارد لتنفيذ العمل الإضافي الذي تمت إضافته إلى النطاق. قرب الموعد النهائي وهو ثلاثة أشهر، شعر الراعي بالضيق واشتكى من تأخر المشروع عن الجدول الزمني، وكان العملاء يتوقعون الإنجازات. في خطة المشروع يحدد الخط كانت طموحة جدا لعمل إضافي لتأتي في في الموعد المحدد، وأوضح مدير المشروع.
هل يمكنك تخمين ما حدث بعد ذلك؟ نعم. تم سحب مدير المشروع من المشروع، لاتهامه بأنه “بطيء للغاية” من قبل الراعي. هذا مثال نموذجي على زحف النطاق. على الرغم من إضافة ميزات المنتج الجديدة من خلال طلبات التغيير وكانت هناك موارد كافية لتنفيذ المهام الإضافية، لم يتغير قيد الوقت، وبالتالي فشل مدير المشروع في تسليمها ضمن الخط الأساسي لجدول المشروع المخطط له .
كيفية تجنب زحف النطاق
لا تدع زاحف النطاق يشل مشروعك. فيما يلي خمس طرق للتحكم في نطاق مشروعك.
1. توثيق متطلبات المشروع
أهم شيء لتجنب تسيب النطاق هو توثيق متطلبات مشروعك. يتيح لك التعريف الواضح لمتطلبات المشروع تحديد نطاق مشروعك. تحدث إلى جميع أصحاب المصلحة في المشروع و المستخدمين للعمل على ما يريدونه بالضبط من المشروع. اكتبه. إدارة النزاعات. لنفترض أن أحد أصحاب المصلحة يريد أن يكون موقعه الإلكتروني الجديد باللون الأزرق ويريد العميل أن يكون لونه أخضر، والعثور على شخص للتحكيم واتخاذ قرار نهائي. تحديد أولويات المتطلبات، حيث قد لا يكون من الممكن القيام بها جميعًا.
قد يستغرق تسجيل كل ما يقوله أصحاب المصلحة وقتًا طويلاً، ولكن بمجرد القيام بذلك، قم بتسجيل جميع المتطلبات في المستند. يُعرف هذا المستند باسم خطة إدارة المتطلبات، ويجب أن يحتوي على جميع المعلومات اللازمة لإدارة متطلبات المشروع مثل كيفية تتبعها وعملية تغييرها. شارك هذا المستند عبر الإنترنت حتى يتمكن الجميع من رؤيته بسهولة.
2. إعداد عمليات التحكم في التغيير
وثيقة المتطلبات ليست سوى نقطة انطلاق. ماذا يحدث عندما يريد شخص ما تغيير شيء ما؟
من غير الواقعي الاعتقاد بأن لا شيء سيتغير. ما تحتاجه لمنع زحف النطاق يتم إدارته، وتغيير متحكم فيه في مشروعك. لذلك، ستحتاج إلى خطة إدارة التغيير التي تحدد إجراءات عملية التحكم في التغيير التي يجب اتباعها عند الحاجة إلى تغيير خطة المشروع. من المهم أيضًا أن يكون لديك خطة لإدارة المخاطر تحدد عدد المرات التي ستتم فيها مراقبة الحالة العامة لمشروعك حتى تتمكن من تتبع المخاطر مثل زحف النطاق.
تعتبر عملية التحكم في التغيير مباشرة للغاية. بشكل أساسي، يقترح شخص ما إجراء تغيير عبر طلب التغيير، تتم مراجعته أو الموافقة عليه أو رفضه، وإذا تمت الموافقة عليه، يتم دمجه في خطة المشروع. إذا كان برنامج إدارة المشروع الخاص بك به وظيفة إدارة التغيير، فاستخدم ذلك.
إن إعداد عملية إدارة التغيير لمشروعك يعني التفكير في من سيقوم بمراجعة التغييرات والموافقة عليها. يمكنك مناقشتها مع راعي مشروعك أو في اجتماع الفريق.
بدون عملية، التغيير مجرد… يحدث.
3. إنشاء جدول مشروع واضح
استخدم متطلبات أصحاب المصلحة لتحديد نطاق مشروعك. ثم يمكنك استخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لإنشاء قائمة مهام مفصلة. الجدول الزمني للمشروع هو نتيجة معرفة ما سينجزه مشروعك ؛ يجب أن توضح جميع المتطلبات وكيف سيتم تحقيقها، في شكل مهام وأنشطة ومعالم. يتم إجراء هذا بشكل شائع على مخطط جانت .
يمكنك الرجوع إلى جدول مشروعك مقابل مستند خطة إدارة المتطلبات لضمان عدم نسيان أي شيء.
بمجرد تحديد الجدول الزمني، تأكد من أنك قد خططت لبعض الطوارئ. كما هو مذكور أعلاه، التغيير يحدث. يحدث زحف نطاق المشروع فقط إذا لم يتم التعامل مع التغييرات على النحو المحدد في خطة إدارة التغيير الخاصة بك.
4. تحقق من نطاق المشروع مع أصحاب المصلحة
من المهم التحقق من أنك قد فهمت بشكل صحيح متطلبات أصحاب المصلحة. ما تعتقد أنه يعنيه راعي المشروع بشأن مخرجات المشروع قد لا يكون هو ما قصده. غالبًا ما يتحدث الناس في أغراض متعارضة دون أن يدركوا ذلك. خذ الوقت الكافي للعودة إلى أصحاب المصلحة مثل العملاء أو المستثمرين أو رعاة المشروع وشاركهم في وثائق المتطلبات. يمكنك أيضًا إظهار جدول مشروعك لهم والتأكد من أن جميع العناصر التي يتوقعون رؤيتها ممثلة في قائمة المهام.
قد تجد أنهم غيروا رأيهم بشأن أشياء مثل ميزات المنتج أو أوقات التسليم. من المهم التأكد من تعديل خطة مشروعك في وقت مبكر أثناء عملية التخطيط للتخفيف من مخاطر زحف النطاق، بدلاً من اكتشافه لاحقًا بمجرد بدء المشروع.
يمكنك أيضًا استخدام هذه المناقشات للتحدث إلى الراعي وأصحاب المصلحة حول عملية التحكم في التغيير. اشرح كيف ستدير التغييرات على خطة المشروع وما هي الموافقة التي ستحتاجها من أجل المتابعة. هذه لحظة مفيدة لتذكيرهم بأنه يمكنهم الحصول على كل ما يريدون إلى حد كبير – إذا كانوا مستعدين للدفع مقابل ذلك وأن يستغرق المشروع وقتًا أطول إذا تضمنوا متطلبات جديدة!
إذا كان أصحاب المصلحة “مشغولين جدًا” بحيث لا يرغبون في الحصول على تفاصيل تفصيلية بالجدول الزمني في هذه المرحلة، فذكرهم بلطف بالمرحلة التي تمر بها. أحيانًا، يعني ضعف الاتصال أن أصحاب المصلحة الرئيسيين لم يتم إبلاغهم بما انتهت بالفعل عملية جمع المتطلبات!
5. إشراك أعضاء فريق المشروع
عندما يكون أصحاب المصلحة في مشروعك سعداء، لا تهمل التأكد من أن أعضاء فريق المشروع سعداء أيضًا. إنهم بحاجة إلى معرفة عملية التحكم في التغيير، وكيف ستؤثر عليهم. يجب أن يكونوا أوصياء، وحماة لنطاق المشروع، وليسوا وكلاء للتغيير.
في بعض الأحيان، يرغب أعضاء فريق المشروع في أن يكونوا متعاونين ويوافقون على تغيير شيء ما دون تطبيق عملية إدارة التغيير الرسمية. اشرح أنه لا يمكنهم قول نعم للتغييرات دون الموافقة على التغيير لأن ذلك قد يؤثر على خطة المشروع وقد يتسبب في زحف النطاق. إذا كانوا يريدون مساعدة أحد أصحاب المصلحة، فإن أفضل ما يجب فعله هو شرح عملية التحكم في التغيير وعرض المساعدة في توثيق التغيير.
يعد زحف النطاق مشكلة حقيقية في المشاريع، خاصةً عندما لا يفهم مدير المشروع والفريق وأصحاب المصلحة التأثير الذي يمكن أن تحدثه التغييرات على الموارد والميزانية والجدول الزمني. لحسن الحظ، ليس من الضروري أن تكون مشكلة كبيرة إذا كنت واضحًا بشأن نطاق المشروع الأولي وقمت بإدارة التغييرات بعناية في خطة مشروعك خلال دورة حياة مشروعك.
لتجنب زحف النطاق وإدارة المتطلبات المتغيرة المستمرة لمشروعك، فأنت بحاجة إلى برنامج إدارة مشروع عبر الإنترنت يرقى إلى مستوى المهمة، والذي يوفر ميزات إدارة التغيير لإضافة تغييرات جديدة ومراجعتها في الوقت الفعلي. باستخدام ProjectManager.com ، يمكن لمدير المشروع تحديد أولويات هذه التغييرات وتعيين العمل لأعضاء الفريق، وعندما تتم الموافقة على تغيير، يمكن لشخص ما العمل عليه على الفور.
نطاق الزحف في إدارة المشروع، أوضحه PMP
يراقب مديرو المشاريع دائمًا تسلل النطاق في مشاريعهم، ومع ذلك تستمر المشكلة. يقدم هذا الفيديو سبع طرق للتخفيف من هذه المخاطر قبل خروج مشاريعك عن مسارها.
قيد المراجعة: زحف نطاق إدارة المشروع
تقدم Jennifer Bridges، PMP، هذا البرنامج التعليمي القصير حول كيفية تجنب زحف النطاق في مشاريعك. توفر تقنيات التخطيط التي يمكن تطبيقها لإدارة المشروع كما هو مخطط وكذلك إدارة التغييرات. تحدد سبع طرق لمنع زحف النطاق والتعامل معه:
- حدد النطاق
- سجل التغييرات
- إعادة خط الأساس
- طلب المزيد من التمويل و / أو الموارد
- احترس من العلامات
- ضع الأولويات
- تجنب الفخاخ
من المهم ملاحظة أنه في بعض الأحيان يكون سبب زحف النطاق هو مواردك ( ستساعدك هذه المقالة في تحديد متى يكون فريقك خارج نطاق السيطرة ). من الذي يسبب مشاكل في مشروعك يسبب زحف النطاق؟ يمكن أن تتراوح من أعضاء الفريق إلى أصحاب المصلحة. يمكنك استخدام نفس تقنيات التخطيط الموضحة أعلاه للمساعدة في إدارتها.
نصيحة احترافية : تذكر أن تراقب نفسك أيضًا! بصفتك مدير مشروع، فأنت تريد التأكد من أنك لست الشخص الذي يقوم بتوسيع النطاق عن طريق إضافة ميزات ومتطلبات إضافية. إن تطوير فريق تعاوني مجاني لمناقشة ومشاركة التأثيرات على المشروع، هو أفضل طريقة لدعم المشروع.
يتطرق الفيديو إلى مزيد من التفاصيل حول كل هذه النقاط. إنه كتاب تمهيدي جيد يعالج عقبة مهمة على طريق إكمال مشروعك بنجاح.
7 نصائح لتجنب زحف النطاق
إذن هذه سبع نصائح تعلمتها عن كيفية البقاء على المسار الصحيح. رقم واحد، تحديد النطاق. أنا مندهش باستمرار من عدد المشاريع التي أعمل معها ولم يحددوا نطاقها حقًا. أو ربما لديهم فكرة عن ماهيته، لكن من المهم معرفة وتحديد النطاق مقدمًا قبل بدء المشروع وليس بعد بدء المشروع. أعلم أنك تضحك لأنك رأيت ذلك أيضًا.
1. تحديد نطاق المشروع مقدما
لذلك من المهم تحديده مقدمًا والاتفاق عليه مع لوحة التحكم في التغيير وأصحاب المصلحة والعملاء وخط الأساس. من المهم تحديد النطاق الأساسي قبل بدء المشروع.
2. تغييرات نطاق الوثيقة
ثم قم بتسجيل التغييرات. مرة أخرى، هذا واحد آخر. صدمت تمامًا حيث لم يتم توثيق التغييرات على المشروع أو النطاق. لذلك نوصي بتوثيق التغيير، وتقييم التغيير، وما التغيير أو كيف سيؤثر ذلك على مشاريعك، والموافقة عليه.
اعرف ما الذي ستفعله به. هل سنقوم بتعليقه؟ هل سنوافق عليه، وننفذ هذا التغيير، وماذا سنفعل به؟ من المهم أن تقوم لوحة التحكم في التغيير في مشروعك بإجراء هذه المكالمة وليس أنت أو مدير المشروع أو غير ذلك، ستترك حقيبة المشروع في النهاية.
3. أعد تحديد الأساس لجدول المشروع أو خطة المشروع
رقم ثلاثة، إعادة خط الأساس، لذلك عند الموافقة على هذه التغييرات أو دمجها في المشروع، من المهم وضع خط أساس للجدول الزمني أو خطة المشروع. هذا شيء واحد بسيط يمكن القيام به، لذلك لا أعرف الإحصاء الذي تنظر إليه. أعلم أن العديد من المنظمات بما في ذلك Gartner والعديد من المنظمات الأخرى تدرس باستمرار ما هو عدد المشاريع الفاشلة؟
لذا، ضع في اعتبارك مصدرك. يقول أحد المصادر إن 75٪ من المشاريع تفشل. حسنًا، معظم ذلك في هذه المنطقة حيث لا يتحكم الناس في التغيير. إذا وافق أصحاب المصلحة ولوحة التحكم في التغيير على هذه التغييرات بمجرد الموافقة عليها من قبل تلك المجموعة، ثم لإعادة تحديد الأساس لها، فقد لا يكون لديك مشروع فاشل. إنه فرق بين ما إذا كنت في 75٪ من المشاريع الفاشلة أو في 25٪ من المشاريع الناجحة.
لذا، إذا نظرت فقط إلى الأرقام، إذا كان هناك عشرة مديري مشروع في الغرفة معك، فإن 7.5، أو إذا قمت بالتقريب، فإن ثمانية منكم يديرون مشاريع فاشلة واثنان منكم ناجحون. يمكن أن يكون الاختلاف الطفيف شيئًا صغيرًا مثل ما إذا كنت تدير تغييرات النطاق وتعيد تحديد خططك.
4. طلب تمويل أو موارد إضافية
رقم أربعة، اطلب تمويلًا أو موارد إضافية. لذلك، تمت الموافقة الآن على التغييرات. لقد قمت بإعادة التوحيد. لكن في بعض الأحيان يصعب على بعض الأشخاص العودة وطلب موارد إضافية، التمويل الذي تحتاجه لإجراء هذه التغييرات. إذا وافقت على هذا ولكنك لم تعد وتطلب الأشخاص، والتمويل، والموارد التي تحتاجها للقيام بهذه التغييرات، مرة أخرى، نعود هنا في الإحصاء.
5. التواصل مع فريق المشروع الخاص بك وتتبع التقدم
رقم خمسة، احترس من العلامات. لذلك بالنسبة لك كمدير للمشروع، تراقب دائمًا فريقك وسلوكيات فريقك. نشعر أن العلامات تظهر عندما تصبح الأمور هادئة للغاية، حيث يعمل الناس ولكنك لا تحصل على أي إشارات من الفريق أو أي ملاحظات. أو تسير الأمور دائمًا على ما يرام عندما تسأل فريق مشروعك أو أعضاء فريقك، “كيف تسير الأمور؟” وكل شيء على المسار الصحيح. حسنًا، هذه، كما نشعر، هي علامات على أن شيئًا ما قد لا يكون على ما يرام.
لذلك من الجيد دائمًا العودة، والتحقق من أعضاء فريقك، ومشروعك، والنظر إلى الأشياء التي تم الانتهاء منها بالفعل، ورؤية وتقييم “هل أنت حقًا على المسار الصحيح؟” هل يأخذون ملفات تعريف الارتباط والبراونيز والكعك من نطاق الزحف، وينفذون تلك التغييرات ويفعلون ذلك بهدوء؟ فقط لكي تكتشف في نهاية المشروع المكان الذي تسلل فيه نطاقك ولم تكن تعرف عنه.
6. تحديد الأولويات
رقم ستة، حدد الأولويات. مرة أخرى، يعود هذا إلى الخطوات السابقة، مع وجود لوحة التحكم في التغيير لتقييم التغييرات وتحديد أولوياتها. يحدث هذا عندما نرى عادةً مجموعات متعددة، أحيانًا مع مشروعك ولديك أصحاب مصلحة مختلفون من وحدات أعمال مختلفة، على سبيل المثال، يقومون بإحداث تغييرات لك، ومن ثم يكون هناك خلاف. دع مجلس التحكم في التغيير يقرر التغييرات التي يجب الموافقة عليها. دع لوحة التحكم في التغيير تفعل ذلك، وإلا ستكون في وضع سيئ لا تريد أن تكون فيه.
7. تجنب نطاق الزحف الفخاخ
رقم سبعة، تجنب الفخاخ. لقد رأيناهم جميعًا من النطاق حيث تزحف العبارات الصغيرة التي يقولون، “حسنًا أثناء وجودك هناك…” أو “أثناء قيامك بذلك، هل يمكنك فعل هذا أيضًا؟” أو، “كل ما عليك فعله هو…” لديهم حل بسيط، على الرغم من أنهم لم يفعلوا ذلك من قبل. أو الشخص الذي أحبه أكثر، “مرحبًا، لن يستغرق الأمر كل هذا الوقت”.
حسنًا، بناءً على ماذا؟ بناء على تقييم من؟ بناءً على هؤلاء الذين لم يفعلوا ذلك من قبل؟ بناء على أي تغييرات أو تقييم؟ لذلك نجد أنفسنا في هذه الفخاخ الصغيرة حيث ينتهي بنا المطاف في 75٪ أو حتى عدد أكبر من المشاريع الفاشلة.
لذلك، يجب أن أعترف، عندما أكون العميل، فأنا في الواقع زحف على النطاق لأنني الشخص الذي أخذ ملفات تعريف الارتباط والكعك والبيتزا أو أي تكتيك يمكنني أن أجده للحصول على الأشياء الإضافية في ذلك يريد. إذن بعض هذه النصائح التي تعلمتها من نفسي، ليس فقط من مشروعي، ولكن من كوني عميلاً في مشاريع أخرى حيث يتسلل النطاق.
