تسمى كيفية تجميع العناصر التي تحتاجها لتنفيذ المشروع بالمشتريات، وهي طريقة رائعة لتوضيح كيفية حصولك على السلع والخدمات التي تحتاجها لمشروع ما. إذا لم يكن لديك إمداد ثابت أو على الأقل مُدار للأشياء التي تحتاجها لتنفيذ المشروع، فسوف تخرج عن المسار الصحيح وتهدد نجاح المشروع.
عندما تحتاج إلى إمدادات من طرف ثالث، من المهم أن تدخل في اتفاقية للتأكد من حصولك على ما تحتاجه وتسليمه عندما تحتاج إليه. يتم تحديد كل هذه التفاصيل فيما يسمى عقد الشراء. لا يوجد مشروع إذا لم يكن هناك تعاقد شراء.
أساسيات التعاقد بالمشتريات
هناك العديد من أنواع العقود في المشتريات، ولكن قبل الدخول في ذلك، نحتاج إلى فهم قوي لماهية الشراء ولماذا هي ضرورية لنجاح المشروع. يشير الشراء إلى التقنيات والأساليب المنظمة والوسائل التي تستخدمها المنظمة للحصول على ما تحتاجه بسعر جيد وفي الموعد المحدد، مع الاستمرار في بناء علاقات قوية مع الموردين والبائعين.
أولاً، تحتاج إلى تحديد السلع أو الخدمات التي تحتاجها. بمجرد أن تعرف ذلك، يمكنك البدء في البحث عن قائمة بالموردين الذين يمكنهم تقديم متطلباتك بسعر في حدود ميزانيتك. بعد ذلك، تدخل مرحلة التفاوض للتأكد من تلبية هذه الاحتياجات. عندما يكون الأمر كذلك، يقوم كلا الطرفين بإنهاء أمر الشراء مع تحديد السعر والتسليم وعملية الدفع.
بعد ذلك، يتم تسليم الإمدادات في التاريخ المتفق عليه، ويتم تدقيق هذا التسليم للتأكد من توافقه مع الاتفاقية. يمكنك بعد ذلك الاحتفاظ بسجلات جيدة وحفظ الأوراق، كما تفعل مع أي معاملة تجارية. كلما كانت هذه العملية أكثر سلاسة، زادت سعادة جميع المعنيين، وزادت احتمالية بناء سند بين كلا الطرفين للتأكد من أن المشتريات المستقبلية تسير كذلك. عقد قوي ضروري لتسليم مشروع ناجح.
ما هو عقد المشتريات؟
التعاقد على المشتريات هو عملية بناء اتفاقيات ملزمة قانونًا بين المقاولين والموردين في سياق إدارة المشروع. هذه العقود ضرورية للمشاريع للحصول على المواد والتوريدات والخدمات اللازمة.
يساعد استخدام العقود والمشتريات المشتري والبائع في التوصل إلى اتفاق بشأن هذه المواد والسلع والخدمات. تتضمن هذه الاتفاقية دفع الفواتير واستيفاء شروط وأحكام العقد. عقد الشراء هو وثيقة ملزمة قانونًا بين المشتري والبائع لا تحدد العلاقات كما هي من حيث الأعمال التجارية فحسب، بل تحمي أيضًا مصالحهما.
تشمل معايير عقد الشراء اختيار البائع والمنتج، وفحص البائع، واتخاذ قرار بشأن الشروط والأحكام من خلال المفاوضات وإدارة هذه العملية من خلال الطلب والدفع وتسليم المواد أو التوريد أو الخدمة.
لماذا يعتبر عقد المشتريات مهمًا
يعد التعاقد على المشتريات أمرًا مهمًا لأنه يعمل على زيادة الأرباح إلى أقصى حد والحفاظ على قابلية الشركات للذوبان في سوق تنافسية. يمنح عقد الشراء كلا الطرفين فرصة للعمل معًا بثقة أن أيًا منهما لا يستفيد من الآخر. كما أنه يساعد الشركة على تنويع مواردها للعمل بشكل أكثر فاعلية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل مع أطراف ثالثة يمكنها القيام بذلك بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة.
أنواع عقود الشراء
عندما يتعلق الأمر بالعقود، هناك أكثر من طريقة لعقد اتفاق. تقدم هذه الأنواع المختلفة من العقود في المشتريات مجموعة متنوعة من المخاطر لطرف أو آخر، وهي مناسبة لمشاريع البناء حيث يكون النطاق مؤكدًا إلى حد ما منذ البداية. الأنواع الثلاثة الرئيسية لعقود الشراء هي كما يلي:
- ثابت قيمة العقد: و ثابت السعر أو عقد مقطوع هو عندما يتم تعيين المبلغ المدفوع للمواد والسلع أو الخدمات في الوقت الذي يتم توقيع العقد ولا يتغير بعد ذلك بغض النظر عن ما إذا كانت هناك تأثيرات خارجية أو داخلية التي تؤدي إلى زيادة التكاليف أو تأخير الجدول. تتمثل ميزة هذا النوع من العقود في أنه يحدد بوضوح أدوار ومسؤوليات كلا الطرفين من حيث ما سيتم تسليمه ومقدار تكلفة ذلك. هذه هي أكثر أنواع العقود شيوعًا ومباشرة وسهلة الإدارة.
- التكلفة تسديد العقد: A التكلفة سداد أو عقد لمراقبة التكاليف هو عندما يوافق المشتري لدفع ثمن المواد والمعدات، فضلا عن أي تكاليف غير مباشرة، مثل الرواتب والمرافق العامة، التي هي جزء من جعل المنتج أو الخدمة. لجعل هذا الأمر يستحق ذلك بالنسبة للمشتري، يتم منحهم رسومًا ثابتة أو نسبة مئوية من الربح على سعر التكلفة. هذا يضع غالبية المخاطرة على أكتاف البائع. لن يتم تعويضهم إلا بعد التحقق من النفقات. إذا تغير نطاق المشروع ، يمتص البائع أي تكاليف إضافية. ولجعل هذا الأمر مجديًا للبائع، فإنهم سيضيفون تكاليف إضافية تحافظ على التعديلات عند الحد الأدنى وتحسن أرباحهم النهائية.
- عقد الوقت والمواد: تعوض عقود الوقت والمواد للبائعين عن المواد التي يستخدمونها وتدفع مقابل الوقت الذي يقضونه في المشروع. هذا يجعل البائع يتصرف كما لو كان موظفًا تابعًا لجهة خارجية للمقاول. يعمل هذا العقد بشكل أفضل عندما يكون من الصعب تحديد نطاق المشروع لأن العقد يسمح ببعض المرونة. ومع ذلك، عند استخدام أحد هذه العقود، سيتعين على المشتري توفير المزيد من الإشراف للتأكد من أن المشروع يظل في الموعد المحدد ولا يتجاوز الميزانية.
