يساعد الهيكل التنظيمي الاستراتيجي والمخطط بعناية على إدارة الأعمال بفعالية وكفاءة. يمكن أن يتسبب الهيكل غير الفعال في حدوث مشكلات كبيرة للشركة، بما في ذلك خسارة الأرباح ودوران الموظفين السريع وخسارة في الإنتاجية.
يستخدم خبراء الإدارة العناصر الأساسية الستة للهيكل التنظيمي لوضع الخطة الصحيحة لشركة معينة. هذه العناصر هي: إضفاء الطابع الإداري، تسلسل القيادة، نطاق السيطرة، المركزية أو اللامركزية، التخصص في العمل ودرجة إضفاء الطابع الرسمي. يؤثر كل عنصر من هذه العناصر على كيفية تفاعل العمال مع بعضهم البعض والإدارة ووظائفهم من أجل تحقيق أهداف صاحب العمل.
التقسيم
يشير التقسيم الإداري إلى كيفية تجميع الهيكل التنظيمي لوظائف الشركة ومكاتبها وفرقها. وعادة ما يشار إلى تلك المجموعات الفردية باسم الأقسام. عادة ما يتم فرز الأقسام على أساس أنواع المهام التي يؤديها العمال في كل قسم، ولكن هذه ليست الطريقة الوحيدة لإنشاء تقسيم إداري للشركة. يمكنك أيضًا تقسيم العمل إلى مجموعات بناءً على خطوط المنتج أو العلامة التجارية أو المواقع الجغرافية أو حتى احتياجات العملاء.
سلسة من الاوامر
تستخدم معظم المنظمات، من الشركات إلى المنظمات غير الربحية إلى الجيش، سلسلة من القيادة. يساعد هذا في القضاء على أوجه القصور من خلال جعل كل موظف يقدم تقريرًا إلى مدير واحد، بدلاً من العديد من الرؤساء. في سياق الشركة، ينعكس هذا النوع من التسلسل القيادي في الهيكل التنظيمي ويؤثر على توصيف الوظائف وكذلك التسلسلات الهرمية للمكاتب. يقوم المديرون بتعيين المهام وتوصيل التوقعات والمواعيد النهائية للموظفين وتوفير الحافز على أساس واحد إلى متعدد.
عندما يواجه الموظفون عقبات أو مشاكل، يقومون بإبلاغ المدير المناسب. عند الضرورة، يكون المدير مسؤولاً بعد ذلك عن نقل القلق أو إصدار سلسلة القيادة إلى المستوى التالي، وما إلى ذلك. تعمل سلسلة السلطة أو القيادة هذه على تبسيط عمليات واتصالات الشركة من أجل أعمال أكثر كفاءة وإنتاجية.
مدى السيطرة
يحدد مدى سيطرة المؤسسة عدد الموظفين المسئولين عن كل مدير داخل الشركة. لا يوجد نوع واحد من نطاق التحكم يكون مثاليًا لجميع الشركات أو حتى لجميع الشركات في صناعة معينة. سيعتمد المدى الأمثل على عدد من العوامل، بما في ذلك حجم القوة العاملة وكيفية تقسيم الشركة إلى أقسام وحتى أهداف واستراتيجيات العمل المحددة للشركة.
العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها هي نوع المدير المعين لكل قسم محدد والأوصاف الوظيفية للموظفين الذين يقدمون تقارير إلى ذلك المدير. بناءً على الأسلوب الفردي للمدير أو النهج، يمكن أن يتراوح نطاق التحكم من ثلاثة أو أربعة إلى 15 أو أكثر. بطبيعة الحال، عادةً ما يتمتع المديرون الذين يتم وضعهم في أعلى التسلسل القيادي بنطاق تحكم أكثر إحكامًا، لأنهم مسؤولون بشكل مباشر عن المدير المتوسط أو قادة الفريق.
المركزية واللامركزية
ترتكز الهياكل التنظيمية أيضًا في مكان ما على طيف من المركزية. بشكل عام، تتبنى كيانات الشركات الأكثر تحفظًا هيكلًا مركزيًا. في هذا التصميم، يتخذ المديرون على مستوى C جميع القرارات، وتصمم الإدارة خطة للتنفيذ ويقوم موظفو الخط الأمامي بتنفيذ تلك الخطة. الضباط من المستوى C هم عمومًا أولئك الموجودون في المستوى الأعلى من الهيكل التنظيمي، مثل الرئيس التنفيذي، ومدير العمليات ورئيس قسم التسويق.
إن مركزية السلطة في العمل يعني أن الإدارة الوسطى عادة ما تترك مع القليل من المدخلات أو معدومة حول الأهداف التي تحددها الشركة. هذا النظام نموذجي في مؤسسات الشركات الكبرى، وكذلك في الشركات في الصناعات الأكثر تحفظًا. من ناحية أخرى، يمكن للشركة اعتماد نهج أكثر لامركزية. يتيح النظام اللامركزي لجميع مستويات الإدارة الفرصة لتقديم مدخلات حول أهداف وغايات الرؤية الكبيرة. لا تزال القرارات الأكبر على مستوى الشركة محجوزة بشكل عام لضباط المستوى C، لكن مديري الإدارات يتمتعون بدرجة أكبر من الحرية في كيفية عمل فرقهم.
تخصص العمل
في أي عمل تجاري، عادةً ما يتم إعطاء الموظفين على جميع المستويات وصفًا لواجباتهم والتوقعات التي تأتي مع مناصبهم. في الشركات الكبيرة، يتم اعتماد التوصيف الوظيفي رسميًا بشكل عام كتابةً. يساعد هذا النهج على ضمان تلبية احتياجات القوى العاملة المحددة للشركة، دون أي ازدواجية غير ضرورية في الجهود. يضمن التخصص في العمل أن يكون لجميع الموظفين واجبات محددة يُتوقع منهم أداؤها بناءً على خبرة عمل كل موظف وتعليمه ومهاراته. هذا يمنع توقع أن الموظفين سوف يؤدون المهام التي ليس لديهم خبرة سابقة أو تدريب عليها ومنعهم من أداء أقل من قدراتهم.
إضفاء الطابع الرسمي
أخيرًا، تنفذ الهياكل التنظيمية درجة معينة من الصفة الرسمية. يحدد هذا العنصر العلاقات بين المنظمات. إضفاء الطابع الرسمي هو العنصر الذي يحدد إجراءات الشركة وقواعدها وإرشاداتها كما اعتمدتها الإدارة. يحدد إضفاء الطابع الرسمي أيضًا جوانب ثقافة الشركة، مثل ما إذا كان يتعين على الموظفين تسجيل الدخول والخروج عند الوصول إلى المكتب والخروج منه، وعدد فترات الراحة التي يمكن أن يستغرقها العمال، ومدة هذه الاستراحات، وكيف ومتى يمكن للموظفين استخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة، وكيف يعمل الموظفون في من المتوقع أن ترتدي جميع المستويات ملابس العمل.
