مهارات إدارية

ما هو مخطط جانت؟ خطوات إنشاءه (مع أمثلة)

مخطط جانت

المشاريع، سواء كانت كبيرة أو صغيرة، هي رحلات. تبدأ بالتخطيط والبدء وتنتهي بشكل مثالي بتحقيق النواتج. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن نقطة البداية وخط النهاية هما النقطتان الوحيدتان المهمتان.

في الواقع، إذا ركزنا فقط على الانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب، فقد نفقد الزخم على طول الطريق. يؤدي تعيين معالم المشروع على مخطط الأحداث الرئيسية إلى منع فقدان الزخم هذا.

ما هو مخطط جانت ؟

مخطط جانت هو تمثيل بصري لجدول زمني للمشروع يعرض المهام والأجل الزمني والتبعيات والمعالم. يوفر لمديري المشاريع رؤية واضحة ومنظمة لتقدم المشروع، مما يجعل من السهل التخطيط وتتبع وإدارة المهام بفعالية.

تاريخ مخطط جانت

تعود فكرة مخطط جانت إلى بداية القرن العشرين عندما قام هنري إل. جانت، مهندس أمريكي ومستشار إداري، بتطويره. اقتراحه المبتكر لجدولة المشاريع ثوري في إنتاج الصناعات ووضع الأسس لإدارة المشاريع الحديثة.

قوة معالم مخطط جانت

باستخدام مخطط رئيسي مع مخطط جانت ، فأنت تجمع بشكل فعال بين اثنين من أكثر أدوات إدارة المشاريع المرئية فعالية لإنشاء الجدول الزمني النهائي. تسمح لك مخططات جانت بمشاهدة صورة مرئية لجدول مشروعك بالكامل، بالإضافة إلى المهام والمكلفين وتبعيات المهام وغير ذلك الكثير. تعني إضافة مخطط رئيسي إلى هذه المعادلة أنك قادر على رؤية نقاط التفتيش التي يجب أن تتأكد من الوصول إليها.

تعرض مخططات جانت نطاقًا واسعًا من البيانات بتنسيق مبسط. هذا يجعلها مثالية للرجوع إليها بسرعة، ولكن هذا يعني أيضًا أنها مليئة بالمعلومات. عندما يكون هذا هو الحال، فأنت بحاجة إلى شيء ما لتفريق المعلومات و “إبراز” النقاط المحورية. المعالم تفعل هذا بالضبط.

من خلال تحديد المعالم أثناء إنشاء جدول ، يمكنك إعداد نظام للتحقق من حالة مشروعك في المستقبل. لنفترض أنك تعمل في مشروع واسع النطاق مع العديد من المهام التابعة التي يتم العمل عليها في وقت واحد. قد يكون هذا الكثير من المعلومات التي يجب النظر إليها، وقد يكون من الصعب العثور على جوهر ما تحتاج إلى معرفته. تبرز المعالم من التفاصيل وتجعل من السهل العثور على المعلومات التي تبحث عنها.

كيفية إنشاء مخطط الأحداث الرئيسية باستخدام مخطط جانت

1. إنشاء قائمة مهام

بغض النظر عن أداة الجدولة التي تختارها، يجب عليك إنشاء قائمة مهام كاملة. ستحدث المهام الجديدة بشكل طبيعي طوال دورة حياة المشروع، ولكن يجب أن تكون قائمة المهام الأصلية شاملة قدر الإمكان. تعمل قائمة المهام التفصيلية على تبسيط عملية تحديد المهام الأساسية والثانوية وتخطيط أفضل موقع لحدث رئيسي.

2. جدولة المهام على مخطط جانت

بمجرد إنشاء قائمة المهام وتوثيق جميع التفاصيل الضرورية – اسم المهمة والمكلف وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء وما إلى ذلك – لديك الآن كل المعلومات التي تحتاجها لجدولة هذه المهام على مخطط جانت. أدخل المعلومات التي جمعتها بالفعل واعرض الجدول الزمني الخاص بك في ثوانٍ. من هنا، قم بإجراء التغييرات والتعديلات عن طريق سحب وإفلات أشرطة المهام.

3. تحديد مراحل المشروع

إن استخدام مخطط جانت لجدولة المشاريع يعني أنك قادر تلقائيًا تقريبًا على تصور مشروعك على مراحل من خلال تحليل المهام وتصنيفها. يمثل كل شريط مهمة مختلفة ويمكن أن تمثل الألوان المختلفة مراحل مختلفة من المشروع. عندما تتمكن من رؤية هذه المراحل، يكون وضع المعالم أمرًا يسيرًا تقريبًا. بمجرد أن تقرر مكان وضعها، لن يستغرق الأمر سوى بضع نقرات.

4. مكان المعالم

أدوات إدارة المشاريع الحديثة تجعل وضع المعالم أمرًا يسيرًا. عندما تقوم بإنشاء الجدول الزمني الخاص بك وتحديد عمليات إكمال المهام المؤهلة كنقاط رئيسية، أدخل تفاصيل الأحداث الرئيسية وشارك المعلومات مع فريقك حتى يتمكن الجميع من رؤيتها. عندما تضع المعالم الخاصة بك، يمكن تمثيل هذه الإنجازات بشيء نظيف مثل رمز الماس الصغير الذي لا يفسد الجدول الزمني.

فوائد استخدام مخطط جانت

مخطط جانت يقدم العديد من المزايا لإدارة المشاريع:

  • وضوح: يوفر رؤية بصرية واضحة لجدول زمني للمشروع والمهام.
  • كفاءة: يساعد في تحديد نقاط الاختناق وتحسين تخصيص الموارد.
  • تواصل: يسهل التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
  • تتبع التقدم: يسمح بتتبع الوقت الحقيقي لاستكمال المهام والمعالم في المشروع.

الفرق بين مخطط جانت وبيرت

المخططات الجانت (Gantt Charts) وتقنية تقييم البرامج والمراجعة (PERT) هما أدوات مختلفة تُستخدم في إدارة المشاريع لتخطيط ومراقبة التقدم والوقت والمهام. إليك الفرق بينهما:

  1. التمثيل البصري:

    • مخطط جانت: يستخدم مخطط جانت مدرجًا زمنيًا أفقيًا يعرض المهام على محور الزمن. يتيح لك رؤية متى ستتم مهام معينة وكيفية ترتيبها بشكل تسلسلي.
    • PERT: PERT يستخدم شبكة مهام تظهر العلاقات بين المهام والتقديرات الزمنية لكل مهمة. يمكن أن يكون التمثيل أكثر تفصيلاً ويشمل تقديرات للزمن المتوقع والزمن الأمثل والزمن الأقصى.
  2. إدارة المخاطر:

    • مخطط جانت: لا يقدم معلومات تفصيلية حول الزمن المتوقع للمهام ولا يبرز الزمن المناسب للتنفيذ. لذلك، يمكن أن يكون من الصعب تحديد المهام الحرجة وإدارة المخاطر.
    • PERT: يمكن استخدام PERT لتحليل المخاطر بشكل أفضل، حيث يقدم تقديرات زمنية متعددة (مثل الزمن المتوقع والزمن الأمثل والزمن الأقصى). يمكن من خلال هذه التقديرات تحديد المهام الحرجة والتي يمكن أن تكون مصدرًا للتأخيرات في المشروع.
  3. المرونة:

    • مخطط جانت: يمكن أن يكون مخطط جانت أقل مرونة عندما يتعلق الأمر بالتعديلات والتغييرات في المشروع. يتطلب تغييرًا في جدول مخطط جانت تحديثًا يدويًا.
    • PERT: PERT يمكن أن يكون أكثر مرونة في التعامل مع التغييرات، حيث يمكن تعديل تقديرات الزمن بناءً على المستجدات دون الحاجة إلى تحديثات كبيرة.
  4. المشاريع المعقدة:

    • مخطط جانت: يصلح بشكل جيد للمشاريع البسيطة أو المشاريع التي تتطلب تصورًا سهل الفهم للجدول الزمني.
    • PERT: PERT يعتبر أكثر ملاءمة للمشاريع المعقدة التي تتضمن العديد من المهام والتفاعلات بينها.

باختصار، مخطط جانت يوفر رؤية مفصلة للزمن والترتيب ولكن يقدم معلومات أقل عن الزمن المتوقع. PERT يقدم تقديرات زمنية أكثر تفصيلًا ويعزز إدارة المخاطر ولكن يكون أكثر تعقيدًا في بنيته. الخيار المناسب يعتمد على نوع المشروع واحتياجات إدارته.

مخطط جانت في العمل

التطبيقات العملية

يجد مخطط جانت تطبيقات في مختلف الصناعات:

  • البناء: إدارة مشاريع البناء التي تحتوي على العديد من المهام والتبعيات.
  • تنظيم الفعاليات: تنظيم المهام المتعلقة بتنظيم الفعاليات، من اختيار المكان إلى تقييم ما بعد الفعالية.
  • تطوير البرمجيات: تتبع مراحل البرمجة والاختبار ونشر البرمجيات.
  • حملات التسويق: التخطيط وتنفيذ حملات التسويق التي تحتوي على مكونات متعددة.

دراسة حالة: مشروع البناء

لنتناول مثالًا عمليًا بعمق. تخيل أنك تشرف على مشروع بناء مجمع مكاتب جديد. إليك كيف يمكن أن يساعد مخطط جانت:

المهمة: حفر الأساسات

  • تاريخ البدء: 1 يوليو، 20XX
  • تاريخ الانتهاء: 10 يوليو، 20XX
  • التبعيات: لا توجد
  • المسؤول: فريق البناء

المهمة: هيكل البناء

  • تاريخ البدء: 11 يوليو، 20XX
  • تاريخ الانتهاء: 5 أغسطس، 20XX
  • التبعيات: حفر الأساسات
  • المسؤول: فريق البناء

وهكذا، يتيح لك مخطط جانت التخطيط ومراقبة كل خطوة في المشروع بعناية.

الأسئلة الشائعة حول مخطط جانت

ما هو الغرض الرئيسي من مخطط جانت؟

الغرض الرئيسي من مخطط جانت هو خدمة إدارة المشاريع للتخطيط والجدولة وتتبع المهام والتبعيات بفعالية.

هل يمكن استخدام مخطط جانت في المشاريع الشخصية؟

بالتأكيد! يمكن أن يكون مخطط جانت أداة قيمة لتنظيم المهام الشخصية، مثل الانتقال إلى منزل جديد، أو تخطيط حفل زفاف، أو إدارة مشاريع تجديد المنزل.

هل هو مطلوب استخدام برمجيات متخصصة لإنشاء مخطط جانت؟

على الرغم من أن البرمجيات المتخصصة يمكن أن تبسط العملية، يمكنك أيضًا إنشاء مخطط جانت باستخدام القلم والورق أو تطبيقات جداول البيانات مثل Microsoft Excel.

بمعدل متى يجب تحديث مخطط جانت خلال المشروع؟

يجب تحديث مخطط جانت بانتظام، خصوصًا عندما تكون هناك تغييرات في مدد المهام، أو التبعيات، أو إضافة مهام جديدة. هذا يضمن أن المشروع يبقى على المسار الصحيح.

هل هناك بدائل لمخطط جانت في إدارة المشاريع؟

نعم، هناك بدائل مثل الأسلوب المسار الحرج (CPM) وتقنية تقييم البرامج والمراجعة (PERT)، ولكن مخطط جانت يظل خيارًا شائعًا بسبب بساطته وفعاليته.

هل يمكن استخدام مخطط جانت في إدارة المشاريع الأجيل (Agile)؟

على الرغم من أن مخطط جانت يرتبط تقليديًا بإدارة المشاريع بنمط الشلال (Waterfall)، إلا أنه يمكن تكييفه لتطبيق المنهجيات الأجيل مع بعض التعديلات.

أمثلة على مخطط جانت

إليك بعض الأمثلة على مخططات جانت لمشاريع مختلفة:

  1. مشروع بناء منزل:

    • مهمة 1: إعداد الموقع
    • مهمة 2: بناء الأساس
    • مهمة 3: إقامة الجدران
    • مهمة 4: تركيب الأسقف
    • مهمة 5: تركيب النوافذ والأبواب
    • مهمة 6: السباكة والكهرباء
    • مهمة 7: الدهان والتشطيب
    • مهمة 8: تركيب الأرضيات
    • مهمة 9: التنظيف والتفتيش النهائي

    هذا المخطط يظهر تسلسل المهام والزمن اللازم لإكمال كل مهمة.

  2. مشروع تطوير تطبيق محمول:

    • مهمة 1: تحليل الاحتياجات
    • مهمة 2: تصميم واجهة المستخدم
    • مهمة 3: تطوير البرمجيات
    • مهمة 4: اختبار الأداء
    • مهمة 5: اختبار الاستخدام
    • مهمة 6: التكامل مع الخوادم
    • مهمة 7: تصحيح الأخطاء والاختبار النهائي
    • مهمة 8: إطلاق التطبيق
    • مهمة 9: دعم وصيانة

    هذا المخطط يوضح العلاقات الزمنية بين المهام وكيفية تقدم المشروع.

  3. مشروع تنظيم حدث كبير:

    • مهمة 1: اختيار موقع الحدث
    • مهمة 2: تجهيز المكان
    • مهمة 3: توظيف فريق العمل
    • مهمة 4: تصميم المشهد والديكور
    • مهمة 5: التسويق وبيع التذاكر
    • مهمة 6: تنظيم البرامج والفعاليات
    • مهمة 7: ترتيب الطعام والمشروبات
    • مهمة 8: تنفيذ الحدث
    • مهمة 9: تقديم الخدمات بعد الحدث والتقييم

    هذا المخطط يعكس التسلسل الزمني لتنظيم الحدث من بداية التخطيط إلى الاختتام.

هذه أمثلة بسيطة على كيفية استخدام مخطط جانت في تنظيم وتخطيط مشاريع مختلفة. تساعد هذه المخططات في تحديد الأولويات ومراقبة التقدم والوقت المستغرق لإكمال المهام.

الاختتام

مخطط جانت، أو مخطط الجانت، هو أداة قوية اجتازت اختبار الزمن في عالم إدارة المشاريع. تمثيله البصري للمهام والأجل الزمني والتبعيات يبسط المشاريع المعقدة ويعزز التواصل بين أعضاء الفريق. سواء كنت تشرف على مشروع بناء، أو تخطط لحفل زفاف، أو تدير فريق تطوير برمجيات، مخطط جانت يمكن أن يكون حليفك الموثوق لتحقيق النجاح.

قم بدمج مخطط جانت في مجموعة أدوات إدارة المشاريع الخاصة بك، وشاهد مشاريعك تصبح أكثر تنظيمًا وكفاءة ونجاحًا.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...