الإدارة والعمليات وإدارة الأدلة والموظفين … عندما تدير شركة سياحية وأنشطة، لا يمكنك أبدًا الابتعاد تمامًا عن إدارة الأعمال ومهام المكتب الخلفي. ولكن يمكنك تبسيط العديد من عملياتك وأتمتتها.
إليك نظرة عامة على أفضل الطرق التي نراها لتبسيط الإدارة وإدارة الجولات والأنشطة بشكل أكثر فاعلية وتوفير الوقت لتقديم تجارب رائعة والتفكير في أهداف الصورة الأكبر.
من الجدير أيضًا أن تضع في اعتبارك أن إدارة عملك تبدو أيضًا مختلفة جدًا عندما تبدأ للتو، ربما كمالك وحيد أو مع شريك، وعندما تقوم بتوسيع نطاق فريقك. لقد حاولنا تغطية المراحل المختلفة هنا.
ملخص
نصائح سريعة لكيفية إدارة شركة سياحة:
- فكر في أدواتك وكيف يمكنك تقليل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني. باستخدام نظام الحجز، لن تحتاج إلى الاتصال بالضيوف أو الموظفين أو البائعين للتحقق من الحجوزات.
- لكن لا تفرط في استخدام التطبيقات – فقد يؤدي استخدام الكثير من التطبيقات ومنتجات البرامج إلى جعل الأمور أكثر تعقيدًا. التمسك ببعض العظماء!
- استخدم التطبيقات والأدوات التعاونية مثل مستندات Google وجداول البيانات حتى يتمكن الأشخاص المناسبون من رؤية أحدث نسخة من الملف. للعثور على الملفات بسهولة، اطلب من فريقك تخزين المستندات المهمة على Google Drive.
- قم بتفويض المهام عندما يكون ذلك ممكنًا وتعرف على الوقت المناسب لتعيين موظفين جدد حتى تتمكن من الابتعاد عن العمليات اليومية.
- أتمتة ما تستطيع . على سبيل المثال، التواصل قبل وبعد الرحلة مع ضيوفك أو تحميل المنتجات إلى وكالات السفر المفضلة عبر الإنترنت (OTAs).
إدارة حجوزاتك
لإدارة حجوزات جولتك ونشاطك بشكل أكثر فاعلية، تتمثل خطوتك الأولى في تحسين كيفية معالجة الحجوزات.
تأكد من أنك لا تعتمد على نموذج اتصال أو عنوان بريد إلكتروني لاستفسارات الحجز – فهذه تكلفك الكثير من الوقت ولديها احتمالية عالية للخطأ. استخدم نظام حجز مثل TrekkSoft واسمح للأشخاص بالحجز على موقع الويب الخاص بك بمجرد اهتمامهم برحلاتك.
باستخدام TrekkSoft، يمكنك الحصول على زر “احجز الآن” على موقع الويب الخاص بك والذي يوجه عملائك مباشرةً إلى عملية الحجز والدفع على موقع الويب الخاص بك. من خلال التوافر المباشر لكل رحلة، فأنت أيضًا تعرض دائمًا قدرتك الحديثة.
يتيح لك نظام الحجز أيضًا عرض الحجوزات القادمة بسهولة وإدارتها من مكان واحد، مما يجعل الحياة بسيطة مثل حجم أعمالك وتجلب المزيد من الحجوزات عبر مجموعة من القنوات.
إدارة مواردك
إذا كانت رحلة واحدة أو أكثر تقوم بتشغيلها تعتمد على نفس مجموعة الموارد مثل الدراجات أو المرشدين أو القوارب، فيمكنك منع الحجوزات الزائدة عن طريق قصر رحلاتك على الموارد المتاحة. هذا ممكن مع نظام الحجز الذي يحتوي على وظيفة مدير الموارد.
إذا احتجت إلى حظر مورد لبضعة أيام لأعمال الصيانة الروتينية، فيمكنك القيام بذلك أيضًا.
إدارة مدفوعاتك
إذا كنت ترغب في قبول المدفوعات عبر الإنترنت أو سحب المدفوعات على موقع الويب الخاص بك، فأنت بحاجة إلى استخدام بوابة دفع، مثل PayPal أو Stripe، مع نظام الحجز الخاص بك. TrekkPay هي بوابة دفع أخرى، تم إنشاؤها وتصميمها لقطاع الرحلات والأنشطة، وتتضمن نظرة عامة على لوحة المعلومات لجميع معاملاتك ومدفوعاتك لمساعدتك على تحسين المحاسبة والتقارير:
إدارة قنوات التوزيع الخاصة بك
إذا كنت تستخدم وكالات السفر والأسواق عبر الإنترنت، مثل Viator و Expedia، فإن إحدى أبسط الطرق لتبسيط إدارتك هي استخدام أداة إدارة القناة .
باستخدام TrekkSoft Channel Manager، يمكنك الدخول في شراكة مع أفضل الموزعين في العالم وضبط مدى توفرك على لوحة تحكم واحدة. هذا يعني أنه يمكنك تحميل رحلاتك بسرعة إلى الأسواق دون الحاجة إلى نسخ ولصق وصف كل رحلة وجدولها وسعرها.
يسمح اتصال TrekkSoft API للأسواق الخارجية بالتحقق من التوافر قبل قبول الحجز. احصل على حجوزات من أسواق متعددة واعرضها جميعًا في لوحة تحكم واحدة.
تتبع التقويمات
إذا كنت تدير التقويم يدويًا لحجوزات الجولات والأنشطة، فمن السهل أن تفرط في الحجز أو ترتكب أخطاء … خاصة إذا أضفت العديد من المرشدين السياحيين والأنشطة يوميًا إلى هذا المزيج. من ناحية أخرى، قد لا تستفيد استفادة كاملة من قدرتك لأنك قلق من الحجز الزائد للأدلة أو الموارد الخاصة بك، وبدلاً من ذلك تخطئ في جانب الحذر.
أفضل طريقة للبقاء على اطلاع هو استخدام نظام الحجز مع المخزون المباشر: وهذا يعني أن حجوزاتك يتم تحديثها على جميع القنوات. يمكنك أيضًا المزامنة مع تقويم Google أو iCal.
إدارة موظفيك
مع نمو عملك، ستأتي بأدلة وفريق عمل جديد. من الضروري السماح لعملياتك وعملياتك الإدارية بالتطور لتجنب التعقيد الإضافي.
استخدم نظام حجز يسمح لأرشدك بمعرفة عدد الأشخاص الذين يمكنهم توقعهم في رحلة قادمة، ويوفر أي متطلبات محددة لضيوفهم، ويمنحهم جميع المعلومات التي يحتاجون إليها لتقديم تجربة رائعة.
إعداد موظفين جدد
عندما يتعلق الأمر بتعيين موظفين جدد، خاصةً التعيينات الموسمية، فقد أنشأنا قائمة مرجعية قابلة للطباعة لتغطية ما يحتاجون إلى معرفته للبدء. تم إنشاؤه مع وضع TrekkSoft في الاعتبار، وسيوضح لموظفيك كيفية استخدام البرنامج لأخذ الحجوزات وإدارتها.
إدارة الوكلاء والبائعين
من خلال مكتب الحجز لوكيلك وبائعيك، يمكنهم عرض ما توفره، وحجز الرحلات، وبيع الوظائف الإضافية، وإنشاء عناصر واجهة مستخدم لاستخدامها على موقع الويب الخاص بهم.
دع الفنادق ومراكز المعلومات السياحية تعيد بيع رحلاتك بأقل قدر من العمل الإداري. أنشئ حسابات وكلاء، واضبط أذونات الحساب، واسمح لهم بالوصول إلى ما هو متاح لديك للحجز مباشرة في نظامك دون مكالمة هاتفية واحدة أو بريد إلكتروني. يعمل مكتب نقاط البيع ومكتب الحجز الخاص بنا على كل من الأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، مما يمنح الموزعين لديك المرونة لاختيار أداة مبيعات تناسبهم.
هذا يبقي مشاركتك كمالك للشركة إلى الحد الأدنى – وليس عليك تشغيل علامة الهاتف والبريد الإلكتروني.
تواصل مع الضيوف
إذا اخترت نظام حجز يحتوي على إشعارات قبل الرحلة وبعدها، فيمكنك إخطار عملائك بأي تغييرات تطرأ على رحلة قادمة، أو أتمتة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة لتذكير ضيوفك حتى يحضروا ما يحتاجون إليه لقضاء وقت ممتع. بعد الرحلة، يمكنك أيضًا إعداد رسائل البريد الإلكتروني لجمع التعليقات والتعليقات من الضيوف السعداء.
إعداد التقارير والتحليلات
يمكنك بسهولة تتبع مبيعاتك ودورانك وتدفقك النقدي باستخدام TrekkSoft. شارك هذه المعلومات مع المحاسب الخاص بك عن طريق تصدير البيانات أو منحهم حق الوصول إلى مكتبك الخلفي.
