تشير إدارة مكتب المحاماة إلى إدارة مكتب شركة محاماة، أو محامٍ واحد، أو مجموعة محامين، مع أو بدون إدراج الأمناء والمساعدين القانونيين وغيرهم من الموظفين. تشمل المهام الرئيسية التي يجب القيام بها إدارة الموظفين وعبء العمل والمكاتب والإدارة المالية والإعلان القانوني والتسويق وغير ذلك.
المحامون ليسوا مثاليين عندما يتعلق الأمر بإدارة مكاتب المحاماة والمكاتب الخاصة بهم. لا يؤثر ضعف إدارة مكتب المحاماة على كفاءة المنظمة فحسب، بل يؤثر أيضًا سلبًا على العلاقات والبيئة والجودة الشاملة للعمل. دعنا نبدأ في البحث عن طرق لإدارة مكتب محاماة بكفاءة بالمعنى الحقيقي.
10 نصائح لإدارة مكتب المحاماة:
1. إدارة الوقت-
أول شيء يجب عليك فعله لتحقيق أقصى استفادة من وقتك هو الحصول على قائمة مهام ترشدك إلى أداء الأنشطة على مدار اليوم. يجب أن يكون لديك أطر زمنية محددة للرد على رسائل البريد الإلكتروني، دون التفكير في تعدد المهام لأنه لا يعتبر أسلوبًا جيدًا، خاصةً عندما يكون لديك الكثير من المهام لإدارته.
أيضًا، اجعل مكتبك نظيفًا قدر الإمكان حتى تفكر بأكبر قدر ممكن من الوضوح. من الضروري تقييم الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة على مدار اليوم وتخصيص المهام غير المثمرة لشخص آخر حتى تتمكن من إدارة وقتك بشكل أفضل واستخدامه بشكل صحيح.
2. إدارة العميل ومخاطبة العملاء الذين لا يدفعون-
(أ) إدارة العميل:
- عميل على متن الطائرة بعناية: على متن الطائرة فقط أولئك العملاء الذين لديهم توقعات واقعية منك.
- تعيين سياسات إدارة بيانات العميل: ضع السياسات من أجل جعل العملاء يلتزمون بمعايير الأمان الخاصة بك.
- تخطيط جدولة الاجتماعات: يساعد التخطيط المسبق للاجتماعات في توفير الوقت والجهود.
(ب) مخاطبة العملاء الذين لا يدفعون:
- احصل على وكيل في مكانه لتحصل على مستحقاتك في حالة تجنب العملاء الدفع في الوقت المناسب.
- ضع سياسة دفع متأخر لجعل العملاء يدفعون في الوقت المحدد.
3. تنظيم كل عنصر-
من الضروري تنظيم جميع العناصر التي تحتاجها لعملك. يمكن أن يشمل ذلك أي شيء من خزانات الملفات إلى مجلدات الملفات والماسح الضوئي ودفاتر الملاحظات وما إلى ذلك. يوصى أيضًا بإنشاء مركز وارد للبريد واتباع التعليمات بدقة بعد تدوين الملاحظات الضرورية لتطبيقها في أي نظام.
4. الاستفادة من استخدام التكنولوجيا-
تدمج كل شركة محاماة تقريبًا في الوقت الحاضر استخدام التكنولوجيا بطريقة أو بأخرى. يتضمن ذلك استبدال طرق الفوترة الورقية ببرنامج الفوترة لاستخدام برنامج لإدارة المستندات وملفات الحالة، وجدولة المواعيد، ومشاركة الملفات، والمزيد.
على سبيل المثال، يمكّنك iOS اليوم من إنشاء ملف PDF على iPad و iPhone من صفحة ويب أو بريد إلكتروني وما إلى ذلك. باستخدام خرائط Apple، يمكنك الإبلاغ عن الوصول متأخرًا إلى الاجتماع عن طريق كتابة “سأتأخر”. إذا تحدثنا عن التطبيقات، فإن GoodReader و PDF Expert هما أحد أفضل التطبيقات للتعليق على ملفات PDF وإدارة الملفات.
بصرف النظر عن هذا، يتصدر Notability و GoodNotes قائمة أفضل التطبيقات لعمل الملاحظات الرقمية.
5. إنشاء سياسات إدارة المكتب-
هذه واحدة من أفضل الطرق لإدارة مكتبك وموظفيك وعمليات عملك. ضع السياسات التي تحدد كيف تريد إدارة عملك، وما هي الأخلاقيات التي تريد اتباعها في مكتبك، جنبًا إلى جنب مع الجهود والنتائج التي تتوقعها من التسويق والفوترة ووسائل التواصل الاجتماعي والفرق الأخرى.
بصرف النظر عن هذا، ضع سياسات للتعامل مع العملاء، مع اتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة خرق شخص ما لأي من السياسات، يوضح مقدم خدمات إدارة مكتب المحاماة.
6. حافظ على بساطة البحث القانوني-
من الضروري إجراء بحث قانوني لإرساء الأساس لتحضير قوي للاستئناف ضد الطرف الخصم في محكمة قانونية. ومع ذلك، يجب ألا يضيع البحث معظم الوقت الذي تحتاجه للتعامل مع القضايا الحساسة للقضية.
يمكنك اختيار خدمات الدعم شبه القانوني للقيام بالأعمال البحثية نيابة عنك وإرشادك ببساطة للبحث عن نوع الأدلة والأمثلة التي تحتاجها للتحضير للقضية.
7. إدارة الأمن-
ربما تكون خيارات التخزين السحابي هي الأفضل عندما يتعلق الأمر بإدارة الأمان. ومع ذلك، من الضروري أن تتأكد من أن النظام الأساسي السحابي الذي اخترته آمن في جميع الظروف وأن المعلومات التي تشاركها لا يمكن لأي شخص الوصول إليها دون موافقتك.
بصرف النظر عن هذا، يوصى بالتحقق من خيارات التعافي من الكوارث للنظام الأساسي السحابي، إلى جانب تدابير الأمان المادي مثل الوصول إلى بطاقة المفاتيح.
8. تنظيم اجتماعات الفريق المنتج-
من المهم عقد اجتماعات منتظمة للفريق من أجل تعزيز إنتاجية العمل بين أعضاء الفريق من خلال معالجة المخاوف التي قد يكون لديهم تعامل غير فعال مع عمليات العمل المختلفة.
يعتمد تكرار الاجتماعات على حجم فريقك، وتعقيد العمل، ومقدار الصعوبات التي يواجهها فريقك بشكل منتظم. إذا كنت تريد أن يؤدي فريقك أداءً جيدًا، فأنت بحاجة إلى معالجة مخاوفهم في أقرب وقت ممكن، وعقد اجتماعات منتظمة هو الحل الوحيد لذلك.
9. تجنب الأنشطة غير المنتجة-
هناك الكثير من الأنشطة غير المنتجة التي تؤدي إلى إبطاء نمو شركة محاماة، ويحتاج المحامون إلى تجنبها في المقام الأول.
يتضمن ذلك عدم الاستجابة لطلبات العميل في الوقت المحدد، وقول “نعم” للعملاء قبل تقدير مقدار الوقت الذي سيقضونه في قضيتهم، والتعامل مع أهم المهام في نهاية اليوم، وعدم التخطيط مسبقًا، والرد دون تقييم، و اكثر.
10. اختيار الفواتير العادية-
أسلوب إرسال الفواتير من حين لآخر للعملاء يجعلهم مرتبكين للغاية. من الضروري إنشاء فواتير منتظمة وإعلام العملاء بذلك مسبقًا.
تتمثل إحدى أفضل الطرق لتطبيق ذلك في نظامك في الشرح للعملاء بالتفصيل سبب تلقيهم فواتير منتظمة وعواقب عدم الدفع في الوقت المحدد.
بمساعدة التكنولوجيا، يمكن أتمتة هذه المهمة بسهولة ولتأطير مثل هذه السياسات إلى الكمال، يوصى بالحصول على المساعدة من كبار مزودي خدمات إدارة العقود.
استنتاج-
بالعودة إلى جوهر الأمر، من الضروري في السيناريو الصعب الحالي أن تدمج كمحامي استخدام التكنولوجيا من أجل تبسيط إجراءات عملك.
أيضًا، يوصى بوضع السياسات التي لا تحسن إنتاجية عمل موظفيك فحسب، بل تساعد في إدارة المكتب والعملاء بطريقة شاملة للبقاء في الطليعة في العالم القانوني.
