كيفية التعامل مع الموظفين

كيف ترحب بالموظف الجديد

كيف ترحب بالموظف الجديد

لقد خضعت لعملية التوظيف والمقابلة وقدمت عرضًا لموظف للانضمام إلى شركتك. لكن ماذا سيحدث بعد ذلك؟ تعتبر عملية الإعداد ضرورية لجعل الموظف الجديد يتأقلم مع شركتك ويعمل بشكل منتج في أسرع وقت ممكن.

إنها لفكرة جيدة أن يكون لديك قائمة مرجعية للترحيب بالموظف الجديد. يمكن أن تكون قائمة مراجعة الموظف الجديد مفيدة للغاية في ضمان استعدادك للترحيب بالتعيينات الجديدة في يومهم الأول. لكن كيف ترحب بالموظف الجديد؟

قبل تاريخ البدء

تبدأ عملية الترحيب بالموظفين الجدد قبل أن يطأ الموظف مكاتب شركتك. من المهم أن تبدأ موظفًا جديدًا بالطريقة الصحيحة حتى يتم إعداده للنجاح. بمجرد استلام الموظف الجديد لعرض العمل الموقع وإعادته، يمكنك بدء عملية الإعداد.

إرسال بريد إلكتروني ترحيبي

على الرغم من أنك كنت على اتصال بالفعل بالموظف لتوظيفه في المقام الأول، إلا أنه يجب عليك الاتصال بالموظف الجديد بعد توقيع عرض العمل وإعادته. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية للقيام بذلك. الفكرة هي التعبير عن مدى حماسك للعمل مع الموظف الجديد.

الشخص الذي يجب عليه إجراء هذه المكالمة الهاتفية أو إرسال هذا البريد الإلكتروني هو الشخص الذي سيبلغه الموظف الجديد. يمكنك أيضًا تحديد الخطوات التالية لعملية التأهيل للموظف الجديد حتى يعرف ما يمكن توقعه. من الجيد أيضًا التواصل بشكل متكرر مع الموظف الجديد حتى يشعر بالراحة والثقة في القدوم في اليوم الأول.

إرسال الوثائق قبل الموعد المحدد

يأتي كل موظف جديد مع قدر كبير من الأعمال الورقية التي يجب على كل موظف قراءتها والتوقيع عليها. يجب أن تتكون مجموعة أدوات الترحيب بالموظفين الجديدة من جميع الوثائق القانونية التي تحتاجها الشركة ويمكن أن تتضمن ما يلي:

  • عقد التوظيف
  • I-9
  • W-4
  • اتفاق السرية
  • اتفاقية عدم منافسة
  • نموذج الإيداع المباشر
  • أشكال استقطاع ضرائب الولاية
  • استمارات إخطار تأجير الدولة الجديدة
  • تعيين المستفيد
  • وربما أكثر …

من المهم الحصول على جميع الأعمال الورقية اللازمة بالترتيب في أسرع وقت ممكن حتى يتمكن الموظف الجديد من متابعة تعلم كيفية عمله الجديد. يعد إرسال أي أوراق ضرورية للموظف في وقت مبكر طريقة رائعة لبدء علاقة ثقة مع الموظف الجديد. كما أنه يزيل الأعمال الورقية قبل اليوم الأول للموظف حتى لا تضطر إلى قضاء وقت ثمين معها في وقت لاحق.

استحقاقات الموظفين

يعد شرح الفوائد التي تعود على موظفك الجديد أمرًا بالغ الأهمية، خاصة إذا كان الموظف سيحتاج إلى اتخاذ بعض الخيارات. قد تحتاج مستندات المزايا أيضًا إلى التوقيعات التي سيحتاج الموظف إلى تقديمها لك.

اعتمادًا على الفوائد التي تقدمها شركتك، قد يغطي هذا الشرح ما يلي:

  • تأمين
  • الصحة
  • طب الأسنان
  • رؤية
  • حياة
  • عجز
  • التقاعد
  • أي امتيازات أخرى
  • PTO
  • خطط عافية الموظف
  • السداد

دليل الموظف

من المهم أيضًا أن يتم تعريف الموظف الجديد على أي سياسات أو إجراءات في البداية. على سبيل المثال، يجب إبلاغ الموظفين بسياسة الشركة فيما يتعلق باستخدام الأجهزة الإلكترونية، سواء كانت هناك اختبارات للعقاقير أم لا، وقواعد اللباس المتوقعة، وغيرها من السياسات والإجراءات المماثلة. يجب أن يفهم الموظف الجديد كل هذه الأمور قبل أن يبدأ العمل فعليًا.

يمكن أن يكون كتيب الموظف مفيدًا للغاية في شرح سياساتك وإجراءاتك. يمكن للموظفين الرجوع إلى الكتيب لاحقًا إذا كان لديهم أي أسئلة. يجب أن يقرأ الموظفون الجدد الكتيب جيدًا وأن يوقعوا عليه عند الانتهاء منه لإظهار فهمهم لمحتوياته.

يمكن أن يساعد تضمين شرح السياسات ووجود علامة موظف جديد على قراءتها وفهمها في حماية الشركة من الناحية القانونية أيضًا.

احصل على مساحة عمل الموظف الجديد جاهزة

اعجب الموظف الجديد من خلال تجهيز مساحة العمل الخاصة به قبل وصوله. يجب إعداد أي تجهيزات يحتاجها الموظف الجديد وجاهزة للانطلاق. لا تريد أن تجعل الموظف الجديد يجلس في اليوم الأول لأن الكمبيوتر المحمول لم يكن جاهزًا له أو اجعله ينتظر لأنه لم يكن هناك مكتب جاهز.

إذا كان هناك برنامج سيحتاج الموظف الجديد إلى استخدامه، فتأكد من أنه مثبت بالفعل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. إذا احتاجوا إلى الوصول إلى قواعد البيانات أو الأنظمة، فتأكد من أنه سيتمكنون من الوصول على الفور. قم بإعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بهم وأصبح جاهزًا للعمل.

إنشاء جدول الإعداد

يجب أن يكون لديك جدول زمني مُعد مسبقًا. ما الذي سيحتاج الموظف الجديد إلى تعلمه في اليوم الأول ليبدأ في الإنتاج على الفور؟ يجب تخصيص الجدول بناءً على متطلبات وظيفة الموظف الجديد والقسم الذي سيعمل فيه. 

يجب أن يتضمن كل يوم بعض الأنشطة التأهيلية، ولكن لا ينبغي أن تستهلك كل يوم. من الأفضل نشر الإعداد والتدريب بحيث يحصل الموظف على فرصة للحصول على بعض الخبرة العملية مع مناصبه الجديدة.

اليوم الأول

حدد موعدًا للقاء مع الموارد البشرية

يجب أن يجتمع الموظف الجديد مع قسم الموارد البشرية في وقت مبكر من يومه الأول. على الرغم من أن الموظف الجديد كان يجب أن يتلقى الأوراق في وقت مبكر، إلا أنه لا يزال لديه أسئلة للموارد البشرية يجب معالجتها على الفور.

عيّن مرشدًا

يعد وجود مرشد طريقة رائعة للموظف الجديد لتعلم الأمور. يمكنهم التعلم مباشرة من موظف أكثر خبرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمرشد الإجابة على الأسئلة التي قد لا يتم تناولها في الوثائق أو التدريب. يمكن للمرشد تقديم رؤى حول ثقافة الشركة وأيضًا إظهار نصائح وحيل التوظيف الجديدة للبدء.

قابل الفريق

بمجرد توقيع جميع الأوراق اللازمة وفهم الموظف الجديد جميع الإجراءات والسياسات، فقد حان الوقت لتقديم الموظف الجديد إلى الشركة. يجب أن يتضمن ذلك جولة في مكان العمل وتقديم الموظف الجديد إلى زملائه في العمل والمشرفين. من المهم أن يشعر الموظف الجديد بالراحة في مكان عمله الجديد وأن يعرف أين يمكنه الحصول على أي شيء قد يحتاجه لأداء وظيفته بشكل جيد، سواء كان ذلك من اللوازم المكتبية أو الحصول على إجابات للأسئلة.

تناول غداء الفريق

من المهم للموظف الجديد التعرف على زملائه في العمل. يعد الحصول على غداء جماعي لتضمين الموظف الجديد طريقة جيدة للتعرف على بعضهم البعض خارج بيئة العمل. سيكون الموظف الجديد قد التقى بزملائه في العمل بالفعل، لكن الغداء هو فرصة للتحدث بينما زملائهم في العمل ليسوا مشغولين في العمل. إنها أيضًا فرصة جيدة لفريقك الحالي للترحيب بعضو الفريق الجديد والتعرف على الشخص الذي سيعمل معه.

بعد اليوم الأول

لا ينتهي الإعداد بعد انتهاء اليوم الأول للموظف الجديد. سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى يتعلم الموظف كل ما سيحتاج إلى معرفته. يجب أن تكون قد قمت بإعداد جدول زمني مسبقًا حتى تعرف ما الذي سيتعلمه الموظف الجديد كل يوم حتى يكمل كل تدريبه.

تقديم تدريب مستمر

قد يتضمن تدريبًا عمليًا أو متابعة موظف أكثر خبرة. مهما كان التدريب، يجب إعطاء الموظف فهمًا واضحًا لما سيترتب على التدريب، والمدة التي سيستغرقها، وما هي التوقعات بالنسبة له حتى يكون لديهم فكرة عما ستكون عليه الأسابيع القليلة الأولى في شركتك .

قد يستغرق الموظف الجديد بعض الوقت حتى يواكب السرعة ويكون منتجًا مثل موظفيك الأكثر خبرة. لكن هذا لا يعني أن الموظف الجديد لا يمكنه أن يكون منتجًا في اليوم الأول. إن تزويد موظف جديد ببعض المهام البسيطة المتعلقة بوظيفته يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو جعل هذا الموظف يشعر بأنه عضو منتج وقيم في فريقك عاجلاً.

أفكار توجيه الموظف الجديد 

عندما يتعلق الأمر بأفكار توجيه الموظف الجديد، فهناك الكثير من الأمثلة. فيما يلي بعض الأفكار من توجهاتنا في AIHR في اليوم الأول والأسبوع الأول. سنأخذك عبرها كما لو كنت قد انضممت للتو إلى شركتنا.

في اليوم الأول 

  • حوالي الساعة 9 صباحًا:
    يصل الموظف الجديد إلى المكتب ويتم الترحيب به بالكعك والكعك و (أو) الشمبانيا. لجعل اليوم احتفاليًا قدر الإمكان، نبدأه بكعكة أو كعك أو بضع زجاجات من الشمبانيا. الفكرة هي مشاركة هذه الوجبات الخفيفة الحلوة مع كل شخص في المكتب لأنها توفر فرصة رائعة وغير رسمية للقاء الفريق بأكمله. كما أنه يعرّف الناس بثقافة الشركة ويجعلهم يشعرون بالترحيب الحار في أسرة العمل الجديدة.
  • حوالي الساعة 9:30:
    ناقش جدول أعمال اليوم. بمجرد انتهاء الضغط الأول ويشعر الموظف الجديد براحة أكبر، يجلسون مع مديرهم للنظر في جدول أعمال اليوم. الهدف هو تزويد الموظف بهيكلية حتى يعرف ما يمكن توقعه.  
  • الساعة 09h45: قم
    بجولة في مكتبك. هذا جزء أساسي من توجيه الموظف الجديد لأن معرفة طريقهم في المكتب يساعد الناس على الشعور وكأنهم في المنزل على الفور. لذلك من الجيد القيام بجولة المكتب في غضون الساعة الأولى. اعرض للموظفين الجدد المطبخ / المقصف، وكيف تعمل ماكينة القهوة، ومكان الحمامات (معلومات مهمة!)، والمكاتب، والطابعات، وكيفية إغلاق المكتب إذا كانوا في يوم من الأيام آخر من غادر المبنى. 
    أعرض على الزملاء + الفريق. أثناء جولة المكتب، عندما تُظهر المكتب (المكاتب) الفعلي للموظف الجديد، فإننا نقدمه (مرة أخرى) للجميع بما في ذلك فريقهم. بينما رأوا بالفعل العديد من زملائهم خلال احتفال الكيك / الشمبانيا في الصباح، هناك دائمًا أشخاص لا يمكنهم التواجد هناك.
    نظرًا لأنهم سيعملون عن كثب مع الأعضاء الآخرين في فريقهم، فإننا نخطط دائمًا لإجراء لقاء فردي مع كل عضو في الفريق خلال الأسبوع الأول من التوجيه (المزيد حول ذلك لاحقًا).
  • حوالي الساعة 10:30 (حسب حجم مكتبك وعدد زملائك): 
    خطة مدتها 90 يومًا. هنا، يتلقى الموظف الجديد خطته لمدة 90 يومًا بما في ذلك شرح مفصل لجميع العناصر المختلفة. هذا يساعد في إدارة توقعاتهم وتوفير الهيكل.   
  • حوالي 11:30: 
    لحظة للتنفس. في الفترة المتبقية من الصباح حتى وقت الغداء، امنح الناس لحظة للجلوس ومعالجة انطباعاتهم الأولى – والمعلومات – التي تلقوها حتى الآن. 
  • بين الساعة 12:00 والساعة 14:00:
    تناول غداء الفريق. قم بتنظيم غداء جماعي لجعل اليوم الأول للناس لا يُنسى. يوفر هذا لكل من الموظف الجديد وزملائه فرصة للتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل قليلاً في بيئة غير رسمية. 
  • حوالي الساعة 13:30 (أو عند انتهاء الغداء): 
    عرض الشركة. ابدأ فترة ما بعد الظهر في جو ممتع وغني بالمعلومات مع عرض تقديمي للشركة. في AIHR، يتم تنفيذ ذلك من قبل مؤسسي الشركة ويركز في الغالب على كيفية عمل الشركة من حيث الفرق والأدوار وثقافتها. هذا أيضًا عندما نشارك هدف الشركة ورسالتها ورؤيتها.  
  • الساعة 2 ظهراً:
    أسبوعي + شهري. هذا عندما يجلس المدير مع الموظف الجديد مرة أخرى. الفكرة هي أن نقدم لهم الهيكل الأسبوعي والشهري للشركة.
    بالنسبة لنا، يشمل ذلك اجتماعاتنا الاحتياطية الأسبوعية واليومية، والمشروبات الشهرية وتحديثات الأعمال، ومفاجأة الغداء الأسبوعية.  
    دعوة إلى أحداث تقويم الفريق + تقويم العطلات. خلال هذا “الوضع الهيكلي”، تتم إضافة الموظف الجديد إلى التقويم للأنشطة المذكورة أعلاه، كما يمكنه الوصول إلى تقويم العطلات الخاص بشركتنا.   
    توفير الوصول إلى مجلد موارد الموظف. (كتيب، استمارة النفقات، إلخ.) هذه أنشطة مملة ولكنها ليست أقل أهمية ويمكن أيضًا “وضع علامة عليها” خلال الاجتماع نفسه. 
  • حوالي الساعة 3 مساءً:
    أنهي اليوم مبكرًا. تم إغلاق جدول الأعمال الرسمي لليوم التوجيهي الأول. امنح الأشخاص حرية العودة إلى المنزل مبكرًا للاحتفال، أو البقاء في المكتب، إذا أرادوا ذلك، والبدء في العمل في مشروع أو الدردشة مع الزملاء. كون لطيف!

في الأسبوع الأول

يمكن أن تكون أفكار توجيه الموظف الجديد للأسبوع الأول: 

  • اختر مطعمًا. دع الموظف الجديد يختار مطعمًا لتناول طعام الغداء. يمكن أن يكون هذا مطعمًا تذهب إليه أو تأخذه بعيدًا إذا كنت تفضل تناول الغداء معًا في المكتب. 
  • وجهاً لوجه مع أعضاء الفريق. يمكنك أيضًا تضمين هذه الاجتماعات الفردية في توجيهك في اليوم الأول، ولكن إذا كان جدول الأعمال ممتلئًا للغاية، أو إذا لم يكن بعض أعضاء الفريق موجودين، فقم بجدولة اجتماع سريع للأسبوع الأول. 
  • اجلس مع مدير التوظيف. علاوة على ذلك، من الناحية المثالية، الجلوس اليومي مع الموظف الجديد، يجب أن يكون لدى مدير التوظيف واحد يلخص الأسبوع الأول أيضًا. ما الذي سار بشكل جيد، ما الذي يمكن أن يكون أفضل، هل هناك أي شيء آخر يحتاج إلى معالجة؟ 
  • خطط لعرض فكرة الشركة. أنا شخصياً أحب هذه الفكرة كثيراً. إن مطالبة كل وافد جديد بعرض الشركة على بقية المؤسسة يساعدهم في الحصول على فهم أفضل للشركة التي انضموا إليها للتو وما تفعله. 
  • اضافة الموظف الجديد الى صفحة الشركة. تساعد إضافتهم إلى صفحة الفريق “من نحن” في جعلهم يشعرون بأنهم جزء من العائلة. 
  • عرّف الوافدين الجدد على LinkedIn. الشيء نفسه ينطبق على تعريف الأشخاص على LinkedIn كأحدث زملائك. يساعد هذا أيضًا في بناء اتصال أوثق مع العملاء.
  • خطة اجتماعات تسجيل الوصول خطة مدتها 90 يومًا. يجب تقييم خطة الـ 90 يومًا التي ناقشتها في اليوم الأول للموظف الجديد – جدولة الاجتماعات الشهرية لذلك خلال الأسبوع الأول من التوجيه.

حول الكاتب

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...