للوهلة الأولى (أو على مدار الساعة في وقت متأخر)، قد لا يبدو تغيب الموظف وتأخره وكأنه مشكلة كبيرة.
بعد كل شيء، تحدث حالات الطوارئ. يتم إعادة ترتيب المناوبات، ويمكن أن يكون من الجيد مشاهدة فريقك يجتمع ويغطي زميل عمل مريض.
ولكن ماذا لو أصبحت مرة كل فترة على الأقل مرة واحدة في الشهر، أو حتى مرة واحدة في الأسبوع؟ ماذا لو توقف التغيب عن العمل بين الحين والآخر، وأصبح بدلاً من ذلك نمطًا للسلوك؟
حينها فأنت تحتاج إلى معرفة كيفية التعامل مع الموظف كثير الغياب ومعالجة غياب الموظفين، خصوصا وأن فن تعامل المدير مع الموظفين يعتبر من أهم المهارات الإدارية في هذا العصر.
من هو الموظف كثير الغياب؟
تغيب الموظف هو النقص المتكرر في الحضور في العمل دون سبب وجيه. لا يشمل التغيب حالات عدم الاتصال العرضية أو عدم الحضور أو الحالات التي لا يمكن السيطرة عليها، مثل المرض أو مشكلة السيارة.
وفقًا لاستطلاع CareerBuilder السنوي، فإن تغيب الموظفين آخذ في الارتفاع حاليًا، حيث اعترف 40 بالمائة من العمال في عام 2017 بأنهم استدعوا المرض في الأشهر الـ 12 الماضية عندما لم يكونوا كذلك، بزيادة من 35 بالمائة في عام 2016.
الأعذار المبلغ عنها للاتصال تراوحت بين الادعاءات بأن دبًا كان في ساحة أحد الموظفين وكانوا خائفين جدًا من الخروج، إلى كلب يبتلع مفاتيح سيارتهم.
وفي عام 2015 وحده، كلفت خسائر الإنتاجية المرتبطة بالتغيب أرباب العمل الأمريكيين 225.8 مليار دولار سنويًا، أو 1،685 دولارًا لكل موظف.
اقرأ أيضا: التعامل مع الموظف المغرور في العمل
كيفية التعامل مع الموظف كثير الغياب
قد يكون من الصعب معالجة تغيب الموظف بمجرد أن يصبح عادة أو سلوكًا مقبولًا من قبل فريقك. بعد كل شيء، لا يمكنك إجبار الموظفين على الحضور للعمل في الوقت المحدد.
ولكن بدلاً من مشاهدة تكاليف الغياب غير المتوقع تتراكم، جرب هذه النصائح من اجل حل مشكلة غياب الموظفين.
1. إنشاء سياسة حضور الموظف
الخطوة الأولى في تعلم كيفية التعامل مع تغيب الموظف؟ هي القيام بإنشاء سياسة حضور الموظف الرسمية.
يجب أن يكون الحضور في مكان العمل واضحًا – احضر في الوقت المحدد، كما هو مقرر.
ولكن في الواقع، يمكن أن يصبح اكتشاف كيفية تتبع تغيب الموظف وتوثيقه وإصلاحه أمرًا معقدًا، ويأتي مع الكثير من السيناريوهات – إذا كان الأمر كذلك، فماذا إذن.
ماذا لو جاء الموظف متأخرًا 45 دقيقة، لكنه استمر في الحضور؟ ماذا لو كان لديهم طفل مريض أو حالة طوارئ أخرى؟ ماذا لو لم يحضروا للعمل على الإطلاق؟ ثم ماذا؟
لا يهم إذا لم يكن لشركتك إدارة موارد بشرية رسمية أو إذا كان لديك خمسة أو خمسون موظفًا. توضح سياسة الحضور الرسمية التوقعات الخاصة بسلوك العمل والإجراءات التأديبية لجميع أعضاء الفريق. لذا خصص بعض الوقت الآن لوضع سياسة عادلة لك ولموظفيك. ضع في اعتبارك قضايا الحضور المختلفة مثل الغياب المجدول والغياب غير المجدول والتأخير، ثم قرر أي إجراءات تأديبية ضرورية والخطوات التالية لكل منها.
لا داعي لأن تكون معقدة. بدلاً من ذلك، ركز على إنشاء سياسة تستبعد الذاتية وتحدد ما يعنيه كل نوع من الغياب بلغة واضحة وواضحة.
بمجرد الانتهاء، لا تلتزم بسياسة الحضور الجديدة تمامًا في ملف على الرف أو تخفيها في النسخة المطبوعة من كتيب الموظف.
تأكد من أن كل موظف ، بما في ذلك الموظفين الجدد، لديه فرصة لرؤيته وإطلاعه على التغييرات.
أكد على أهمية الحضور كمسؤولية مشتركة وأنه من المتوقع أن يوقف الجميع نهاية الصفقة. اطلب من موظفيك التوقيع على تنازل يؤكد أنهم قد قرأوا السياسة وأنهم يوافقون على العمل بموجب متطلبات الحضور الجديدة. من الجيد أن تؤكد سجلاتك ذلك كتابيًا في حالة ظهور أية مشكلات تأديبية لاحقًا. ويتحدث عن المسائل التأديبية…
اقرأ أيضا: كيفية التعامل مع الموظف الكسول في العمل
2. تحدث مع موظفك في جلسة فردية
إذا كان لديك موظف يأخذ ما تعتبره عددًا كبيرًا من الأيام المرضية، فيجب عليك تحديد موعد للعودة إلى مقابلة العمل.
يجب إجراء مقابلة العودة إلى العمل في أقرب وقت ممكن عند عودة الموظف الخاص بك وكذلك إبلاغ السياسة التي يجب عليك أيضًا توثيق الاجتماع.
الغرض الآخر من مقابلة العودة إلى العمل، والذي يجب أن تستفيد منه أيضًا، هو إتاحة الفرصة لاكتساب نظرة ثاقبة عن سبب استغراق موظفك لوقت طويل.
غالبًا ما يعاني الموظفون من مشكلة جسدية أو عقلية مزمنة، والتي يمكن أن تلقي الضوء على سلوكهم، لذا من المفيد أخذ الوقت الكافي للتواصل معهم.
اقرأ أيضا: التعامل مع الموظف السلبي في العمل
3. تقديم مكافآت حضور مثالية
بدلاً من نهج العصا لإدارة إجازات الموظفين؛ لماذا لا تنظر في نهج الجزرة.
يتمتع الموظفون بشعبية في العديد من المؤسسات الكبيرة، وغالبًا ما يتم منح الموظفين مكافآت حضور مثالية كحافز لتقليل أيام الإجازات المرضية.
يمكن لمكافأة الحضور المثالية أن تكون حافزًا حقيقيًا لشخص يبلغ متوسطه يومًا أو يومين مرضيًا في السنة.
ويمكن أن يكون لهذا النهج تأثير حقيقي على تغيير ثقافة الشركة حول الإجازة المرضية، والتي قد تكون بمثابة تأثير إيجابي على أي موظف قد يسيء استخدام النظام.
اقرأ أيضا: كيف اتعامل مع الموظف المتمرد داخل العمل
4. كن رحيمًا مع الموظفين المتأخرين أو الغائبين
التعاطف لا يعني تبرير السلوك – بل يعني أنك ستسعى إلى فهمه ووضع خطة تأخذ السبب في الاعتبار.
ربما تكون الموظفة أم عزباء مع أطفال متعددين يذهبون إلى أماكن متعددة وكل هذا يتوقف على سلسلة منسقة بعناية من الأحداث التي تقع في تناغم تام. يعرف أي شخص لديه أطفال أن مجرد المغادرة مبكرًا ليس احتمالًا عند التعامل مع المدارس. أو ربما ينتقلون من حافلة إلى أخرى للذهاب إلى العمل.
ربما يكون لديهم طفل أو فرد آخر من أفراد الأسرة مصاب بمرض مزمن ولهذا السبب كثيرًا ما يتغيبون عن العمل.
لنكن صادقين – قد يكونون غير مسؤولين فقط، ولكن قبل أن تكتشف كيفية التعامل مع المشكلة، تأكد من فهمك لها.
إن مجرد إخبار شخص ما بالتواجد في الوقت المحدد ليس هو الحل إذا كانت هناك أسباب أساسية وراء تأخره دائمًا.
اقرأ أيضا: كيف اتعامل مع الموظف السيء
5. تقديم بيئة عمل بديلة
تذكر كيف ستعثر على سبب المشكلة قبل البدء في وضع التقارير في ملفهم و “التحدث معهم”؟ إذا كان هناك سبب لتأخرهم أو إذا كانوا يغادرون بشكل منتظم، وكانوا موظفين مهمين، فربما حان الوقت للنظر في بيئة عمل بديلة.
ربما يمكنهم العمل في المنزل إذا كان عليهم رعاية طفل مريض.
هناك الكثير من الطرق للإبداع الآن حيث تتيح الإنترنت للعديد من الموظفين العمل من أي مكان. وهناك طرق عديدة لمراقبة إنتاجية منازلهم أيضًا.
لا يوجد حل بين عشية وضحاها عندما يتعلق الأمر بكيفية إصلاح تغيب الموظف.
من المحتمل أن تستمر في إجراء مكالمات ميدانية بشأن مفاجأة “التسمم الغذائي” أو إنفلونزا الجمعة الملائمة دائمًا.
ولكن من خلال تنفيذ سياسة حضور عادلة للموظفين، وتوثيق أنماط الحضور وتتبعها، ومعالجة حالات الغياب عند حدوثها، ووضع خطة عمل للتغيب المفرط، وتذكر استدعاء الحضور الجيد بقدر ما ستصبح حالات الغياب السيئة وغير المجدولة استثناءً، ليس القاعدة.
قد لا تكون قادرًا على حل كل سيناريو للحضور (أو الدببة في الفناء الخلفي)، لكنك ستتمكن من وضع توقعات جديدة لفريقك ولديك إستراتيجية مطبقة لتغيب الموظفين عن العمل.
