ما هي حالة العمل؟
دراسة الجدوى هي مستند إدارة مشروع يشرح كيف تفوق فوائد المشروع تكاليفه ولماذا يجب تنفيذه. يتم إعداد حالات العمل خلال مرحلة بدء المشروع والغرض منها هو تضمين جميع أهداف المشروع وتكاليفه وفوائده لإقناع أصحاب المصلحة بقيمته.
تعد دراسة الجدوى وثيقة مشروع مهمة لتثبت للعميل أو العميل أو أصحاب المصلحة أن المشروع الذي تقدمه هو استثمار سليم. أدناه، نوضح خطوات كتابة واحدة من شأنها التأثير عليهم.
تكمن الحاجة إلى دراسة الجدوى في أنها تجمع التقييم المالي والاقتراح والاستراتيجية وخطة التسويق في وثيقة واحدة وتقدم نظرة كاملة على كيفية إفادة المشروع للمؤسسة. بمجرد الموافقة على حالة العمل الخاصة بك من قبل أصحاب المصلحة في المشروع، يمكنك بدء مرحلة تخطيط المشروع .
قبل أن تبدأ في كتابة حالة العمل
تفشل المشاريع دون وجود حالة عمل قوية لتستقر عليها، لأن هذا المستند ضروري لبدء المشروع وهو الأساس لميثاق المشروع وخطة المشروع. ولكن إذا لم تكن دراسة الجدوى الخاصة بالمشروع مرتبطة بالواقع، ولم تعالج حاجة تتماشى مع أهداف العمل الأكبر للمؤسسة، فعندئذٍ تكون غير ذات صلة.
البحث الذي ستحتاج إليه لإنشاء حالة عمل قوية هو سبب مشروعك وماذا وكيف ومن. يجب توصيل ذلك بوضوح. ستعالج عناصر دراسة العمل السبب، ولكن بمزيد من التفصيل. فكر في دراسة الجدوى كمستند تم إنشاؤه أثناء مرحلة بدء المشروع ولكن سيتم استخدامه كمرجع طوال دورة حياة المشروع.
كيف تكتب حالة عمل
هناك أربع خطوات ضرورية لكتابة دراسة الجدوى، وهي كالتالي:
- ابحث في السوق والمنافسة والبدائل
- قارن واستكمل أساليب إدارة الأعمال والمشاريع
- اجمع البيانات وقدم استراتيجياتك وأهدافك وخياراتك
- وثق كل شيء
تعد دراسة الجدوى وثيقة موجزة وشاملة تهدف إلى الإجابة على أسئلة مشروعك، ماذا ولماذا وكيف ومن. هذا هو السبب في أن الخطوة الأولى لكتابة دراسة الجدوى الخاصة بك هي إنشاء مخطط تفصيلي قوي حتى لا يفوتك أي شيء.
فيما يلي الأقسام الرئيسية لحالة الأعمال الخاصة بك:
- ملخص تنفيذي
- وصف العمل / بيان المهمة
- المنتج أو الخدمة
- تعريف المشروع
- منظمة المشروع
- التقييم المالي
- تقييم السوق
- استراتيجية التسويق
- تقييم المخاطر
الآن بعد أن أصبح لدينا فكرة عن الأقسام التي ستحتاج إليها لكتابة حالة العمل، دعنا نتعمق في كل عنصر من عناصرها.
العناصر الأساسية لحالة العمل
تتمثل إحدى الخطوات الأساسية لبدء دراسة الجدوى في الحصول على قائمة مراجعة حالة العمل. فيما يلي مخطط أساسي يجب اتباعه عند تطوير دراسة الجدوى الخاصة بك.
1. ملخص تنفيذي
الملخص التنفيذي هو نسخة مختصرة من كل قسم من دراسة الجدوى الخاصة بك. يتم استخدامه لمنح أصحاب المصلحة نظرة عامة سريعة على مشروعك.
2. تعريف المشروع
يهدف هذا القسم إلى توفير معلومات عامة حول مشروعك، مثل أهداف العمل التي سيتم تحقيقها ومخطط خطة المشروع.
3. الرؤية والأهداف والأهداف
أولاً، عليك أن تعرف ما الذي تحاول القيام به وما هي المشكلة التي تريد حلها. ستحتاج إلى تحديد رؤية مشروعك وأهدافه وأهدافه. سيساعدك هذا في تشكيل نطاق مشروعك وتحديد مخرجات المشروع.
4. نطاق المشروع
يحدد نطاق المشروع جميع المهام والتسليمات التي سيتم تنفيذها في مشروعك للوصول إلى أهداف عملك.
5. معلومات أساسية
هنا يمكنك توفير سياق لمشروعك، وشرح المشكلة التي من المفترض حلها، وكيف تتوافق مع رؤية مؤسستك وخطتها الإستراتيجية.
6. معايير النجاح ومتطلبات أصحاب المصلحة
اعتمادًا على نوع المشروع الذي تعمل عليه، ستختلف متطلبات الجودة، لكنها ضرورية لنجاح المشروع. اجمع كل منهم، واكتشف ما الذي يحدد ما إذا كنت قد قابلتها بنجاح وقم بالإبلاغ عن النتائج.
7. خطة المشروع
حان الوقت لإنشاء خطة المشروع. اكتشف المهام التي سيتعين عليك القيام بها لإنجاز المشروع. يمكنك استخدام قالب قالب هيكل توزيع العمل للتأكد من أنك قد انتهيت. بمجرد جمع كل المهام، قدر الوقت الذي ستستغرقه لإكمال كل مهمة.
يجعل برنامج إدارة المشاريع إنشاء خطة المشروع أسهل بكثير. يمكن لـ ProjectManager تحميل قالب هيكل تنظيم العمل الخاص بك ويتم ملء جميع مهامك في أداتنا. يمكنك تنظيمها وفقًا لدورة الإنتاج الخاصة بك باستخدام طريقة عرض لوحة كانبان الخاصة بنا، أو استخدام عرض مخطط جانت الخاص بنا لإنشاء جدول زمني للمشروع.
8. ميزانية المشروع
لديك الميزانية هو تقدير من كل شيء في خطة المشروع وماذا سيكلف لإنجاز المشروع خلال الوقت المحدد المخصص لذلك.
9. الجدول الزمني للمشروع
قم بعمل جدول زمني للمشروع عن طريق تقدير الوقت الذي سيستغرقه إكمال كل مهمة. للحصول على جدول مشروع أكثر تأثيرًا، استخدم أداة لإنشاء مخطط جانت وطباعته. سيوفر ذلك ازدهارًا إضافيًا في تصور البيانات والمهارة التي تفتقر إليها أوراق Excel.
10. إدارة المشروع
تشير حوكمة المشروع إلى جميع قواعد وإجراءات إدارة المشروع التي تنطبق على مشروعك. على سبيل المثال يحدد أدوار ومسؤوليات أعضاء فريق المشروع وإطار عمل اتخاذ القرار.
11. خطة الاتصال
هل لديك المعالم لفحص الإضافية وتحديثات الحالة، وكذلك تحديد كيفية أصحاب المصلحة ستبقى على بينة من التقدم على مدى دورة حياة المشروع.
12. تقارير التقدم
ضع خطة لرصد وتتبع تقدمك أثناء المشروع لمقارنة التقدم المخطط له بالتقدم الفعلي. هناك أدوات لتتبع المهام يمكن أن تساعدك في مراقبة التقدم والأداء.
مرة أخرى، يؤدي استخدام أداة إدارة المشروع إلى تحسين قدرتك على رؤية ما يحدث في مشروعك. يحتوي ProjectManager على أدوات تتبع مثل لوحات المعلومات وتقارير الحالة التي تمنحك عرضًا عالي المستوى ومزيدًا من التفاصيل، على التوالي. على عكس التطبيقات خفيفة الوزن التي تجعلك تقوم بإعداد لوحة القيادة، فإن تطبيقاتنا مضمنة في الأداة. والأفضل من ذلك، يمنحك برنامجنا المستند إلى السحابة بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. احصل أيضًا على تقارير حول أكثر من مجرد تحديثات الحالة، ولكن الجداول الزمنية وعبء العمل وحالة الحافظة وغير ذلك الكثير، كل ذلك بنقرة واحدة فقط. ثم قم بتصفية التقارير ومشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار.
13. التقييم المالي
هذا قسم مهم جدًا من دراسة الجدوى الخاصة بك، لأن هذا هو المكان الذي تشرح فيه كيف تفوق الفوائد المالية التكاليف. قارن التكاليف والفوائد المالية لمشروعك. يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء تحليل الحساسية وتحليل التكلفة والمنفعة.
14. تقييم السوق
ابحث عن السوق والمنافسين والصناعة الخاصة بك، للعثور على الفرص والتهديدات
15. تحليل المنافسين
تحديد المنافسين المباشرين وغير المباشرين وإجراء تقييم لمنتجاتهم ونقاط القوة والمزايا التنافسية واستراتيجية أعمالهم.
16. تحليل SWOT
يساعدك تحليل SWOT على تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في مؤسستك. نقاط القوة والضعف داخلية، في حين أن الفرص والتهديدات خارجية.
17. استراتيجية التسويق
صِف منتجك وقنوات التوزيع والتسعير والعملاء المستهدفين من بين جوانب أخرى من إستراتيجيتك التسويقية.
18. تقييم المخاطر
هناك العديد من فئات المخاطر التي يمكن أن تؤثر على مشروعك. تتمثل الخطوة الأولى للتخفيف منها في تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بأنشطة مشروعك.
خطوات لكتابة حالة العمل
سواء كنت تبدأ مشروعًا جديدًا أو في منتصف الطريق، خذ وقتًا لكتابة دراسة جدوى لتبرير نفقات المشروع من خلال تحديد الفوائد التجارية التي سيحققها مشروعك والتي يهتم أصحاب المصلحة بجنيها أكثر من غيرها. ستوضح لك الخطوات الأربع التالية كيفية كتابة دراسة جدوى:
الخطوة 1: تحديد مشكلة العمل
لم يتم إنشاء المشاريع من أجل المشاريع. لديهم هدف. عادة، يتم البدء في حل مشكلة تجارية معينة أو إنشاء فرصة عمل.
يجب عليك “القيادة مع الحاجة”. تتمثل مهمتك الأولى في معرفة ماهية هذه المشكلة أو الفرصة ووصفها ومعرفة مصدرها ثم تحديد الإطار الزمني اللازم للتعامل معها.
يمكن أن يكون هذا بيانًا بسيطًا ولكن من الأفضل توضيحه ببعض الأبحاث في المناخ الاقتصادي والمشهد التنافسي لتبرير توقيت المشروع.
الخطوة الثانية: تحديد الحلول البديلة
كيف تعرف ما إذا كان المشروع الذي تقوم به هو أفضل حل ممكن للمشكلة المحددة أعلاه؟ بطبيعة الحال، فإن اختيار الحل الصحيح صعب، والطريق إلى النجاح ليس ممهدًا بافتراضات لا أساس لها من الصحة.
تتمثل إحدى طرق تضييق نطاق التركيز لتوضيح الحل الصحيح في اتباع هذه الخطوات الست (بعد البحث ذي الصلة، بالطبع):
- لاحظ الحلول البديلة.
- لكل حل، حدد فوائده.
- أيضا، توقع التكاليف التي ينطوي عليها كل حل.
- ثم اكتشف جدواها .
- تمييز المخاطر والقضايا المرتبطة بكل حل.
- أخيرًا، قم بتوثيق كل هذا في دراسة الجدوى الخاصة بك.
الخطوة 3: التوصية بالحل المفضل
ستحتاج بعد ذلك إلى ترتيب الحلول، ولكن قبل القيام بذلك، من الأفضل وضع معايير، ربما يكون لديك آلية تسجيل لمساعدتك في تحديد أولويات الحلول لاختيار الحل المناسب بشكل أفضل.
تتضمن بعض المنهجيات التي يمكنك تطبيقها ما يلي:
- اعتمادًا على تكلفة الحل وفائدته، أعطه درجة من 1 إلى 10.
- ضع درجاتك على ما هو مهم بالنسبة لك.
- أضف المزيد من التعقيد إلى الترتيب الخاص بك لتغطية جميع القواعد.
بغض النظر عن أسلوبك، بمجرد جمع الأرقام الخاصة بك، سيصبح أفضل حل لمشكلتك واضحًا. مرة أخرى، سترغب في توثيق هذه العملية أيضًا في حالة عملك.
الخطوة 4: وصف نهج التنفيذ
لذلك، لقد حددت مشكلة عملك أو فرصتك وكيفية الوصول إليها، عليك الآن إقناع أصحاب المصلحة بأنك على صواب ولديك أفضل طريقة لتنفيذ عملية لتحقيق أهدافك. هذا هو سبب أهمية التوثيق ؛ يقدم مسارًا عمليًا لحل المشكلة الأساسية التي حددتها.
الآن، إنها ليست مجرد تمرين لإرضاء القيادة العليا. من يدري ما قد تكتشفه في البحث الذي أجريته لاستكشاف المشكلة الأساسية وتحديد الحلول البديلة؟ يمكنك توفير ملايين المؤسسة بحل بديل عن الحل المقترح في البداية. عندما تعمل على دراسة حالة عمل قوية، يمكنك الحصول على الرعاة أو القيادة التنظيمية معك، ولديك رؤية واضحة لكيفية ضمان تحقيق الفوائد التجارية التي يتوقعونها.
