ما هي الإدارة؟
الإدارة هي عملية اجتماعية تستلزم المسؤولية عن التخطيط والتنظيم الفعال والاقتصادي لعمليات المؤسسة، لتحقيق غرض أو مهمة معينة، وتشمل هذه المسؤولية:
- الحكم والقرار في تحديد الخطط واستخدام البيانات لضبط الأداء والتقدم مقابل الخطط. و
- التوجيه والتكامل والتحفيز والإشراف للموظفين الذين يؤلفون المؤسسة ويقومون بعملياتها
بعبارة أخرى، الإدارة هي عملية التحكم في الآلة الإنتاجية بأكملها “.
لذا، فإن الإدارة عامل مهم في العمل. تعتبر مهمة مثل الدماغ في جسم الإنسان. بدون دماغ، يكون جسم الإنسان مجرد مجموعة من العظام واللحوم التي لا فائدة منها ؛ وبالمثل، إذا لم تكن الإدارة في مجال الأعمال التجارية، فإن مجرد جمع الأموال والآلات والمواد والرجال ليس مفيدًا في تحقيق الأهداف.
الإدارة ليست مجرد ضغط على زر، أو سحب رافعة، أو إصدار أوامر، أو فحص بيانات الأرباح والخسائر، أو إصدار القواعد واللوائح. بل هي عملية تحديد ما سيحدث لشخصيات وسعادة الناس بأسره، والقدرة على تشكيل مصير الأمة وجميع الأمم التي يتكون منها العالم.
تعاريف الإدارة
يمكن تعريف الإدارة بعدة طرق مختلفة. عرّف العديد من المؤلفين البارزين حول هذا الموضوع مصطلح “الإدارة”، وترد أدناه بعض هذه التعريفات:
وفقًا لـ Lawrence A. Appley، ” الإدارة هي تنمية الأفراد وليست اتجاه الأشياء “ .
وفقًا لجوزيف ماسي، “ تُعرَّف الإدارة على أنها العملية التي توجه بها المجموعة التعاونية العمل نحو أهداف مشتركة “ .
على حد تعبير جورج آر تيري، ” الإدارة هي عملية متميزة تتكون من التخطيط والتنظيم والتشغيل والتحكم التي يتم إجراؤها لتحديد وإنجاز الأهداف من خلال استخدام الأشخاص والموارد “ .
وفقًا لجيمس لوندي، “ الإدارة هي في الأساس مهمة التخطيط والتنسيق والتحفيز والتحكم في جهود الآخرين نحو هدف محدد “ .
على حد تعبير هنري فايول، “ الإدارة هي التنبؤ والتخطيط والتنظيم والقيادة والتنسيق والتحكم “ .
وفقًا لبيتر إف دراكر، ” الإدارة جهاز متعدد الأغراض يدير الأعمال ويدير المديرين ويدير العمال والعمل “ .
على حد تعبير JN Schulze، “ الإدارة هي القوة التي تقود وتوجه المنظمة في تحقيق هدف محدد مسبقًا “ .
على حد تعبير Koontz و O’Donnell، “ يتم تعريف الإدارة على أنها إنشاء وصيانة بيئة داخلية في مؤسسة حيث يمكن للأفراد الذين يعملون معًا في مجموعات الأداء بكفاءة وفعالية نحو تحقيق أهداف المجموعة”.
وفقًا لأوردواي تيد، ” الإدارة هي العملية والوكالة التي توجه وتوجه عمليات المنظمة في تحقيق الأهداف المحددة “ .
وفقًا لستانلي فانس، “ الإدارة هي ببساطة عملية صنع القرار والتحكم في تصرفات البشر لغرض صريح وهو تحقيق أهداف محددة مسبقًا “ .
مفهوم الإدارة
المفهوم هو الفكرة أو الصورة أو الفهم حول الأشياء أو النشاط أو الشخص الذي يظهر في عقل الشخص. هناك عدة مفاهيم مختلفة حول الإدارة. تعامل الاقتصاديون مع الإدارة كعامل إنتاج ؛ تعامل علماء الاجتماع معها كفئة أو مجموعة من الأشخاص ؛ لقد تعامل الممارسون معها على أنها عملية تشتمل على أنشطة مختلفة.
هناك ثلاثة مفاهيم أساسية للإدارة
- الإدارة كنظام
- الإدارة كمجموعة من الناس
- الإدارة كعملية
الإدارة كنظام
يشير الانضباط إلى مجال الدراسة الذي يحتوي على مفاهيم ومبادئ محددة جيدًا. عندما نشير إلى الإدارة كنظام، فإننا ندرج فيها المفاهيم والمبادئ المختلفة ذات الصلة، والتي تساعد معرفتها في الإدارة.
الإدارة كمجموعة من الناس e
نشير إلى الإدارة كمجموعة من الأشخاص نشمل فيها جميع الأفراد الذين يؤدون وظائف إدارية في المنظمات. نشير إلى فئتين متميزتين أو مجموعات من الموظفين في المنظمة.
في الفئة الأولى، نقوم بتضمين جميع الأشخاص المسؤولين عن الوظائف الإدارية وفي الفئة الثانية، نقوم بتضمين الأفراد غير الإداريين.
الإدارة كعملية
في دراسة الانضباط الإداري، نشير عمومًا إلى الإدارة كعملية. يمكن تعريف العملية ببساطة على أنها طريقة منهجية للتعامل مع التنشيط. ومع ذلك، يمكن التعامل مع عملية الإدارة على أنها عملية معقدة يمكن الإشارة إليها على أنها تدفق محدد للمعلومات من خلال مراحل مترابطة من التحليل موجهة نحو تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف.
إنه مفهوم للوجود الديناميكي وليس الساكن حيث يجب النظر إلى الأحداث والعلاقات على أنها ديناميكية ومستمرة ومرنة، وعلى هذا النحو، يجب النظر إليها ككل. وبالتالي، تشمل الإدارة كعملية أنشطة وأنشطة فرعية مختلفة.
المفهوم الجديد للإدارة هو بناء علاقة طويلة الأمد تقوم على الاحتراف والتواصل والنزاهة والثقة.
نطاق الإدارة
نطاق الإدارة واسع جدًا بحيث لا يمكن تغطيته في بضع صفحات. من الصعب للغاية تحديد نطاق الإدارة بدقة. ومع ذلك، فإن الإدارة تشمل الجوانب التالية: –
- الموارد الاقتصادية
- نظام السلطة
- فئة أو النخبة
- موضوع موضوع الإدارة
- المجالات الوظيفية للإدارة
- الإدارة هي نهج متعدد التخصصات
- مبادئ الإدارة
- الإدارة عامل تغيير
- أساسيات الإدارة
الموارد الاقتصادية
يصنف اقتصاديات الأعمال عوامل الإنتاج إلى أربعة مدخلات أساسية، أي. الأرض والعمالة ورأس المال ورجل الأعمال. من خلال استخدام كل هؤلاء الأربعة، يمكن القيام بالإنتاج الأساسي. ولكن لتحويل ذلك إلى مشروع مربح، يجب ضمان الاستخدام الفعال للإنسان والمال والمواد والآلات وأساليب الإنتاج.
يتم ضمان ذلك من خلال تطبيق أساسيات وممارسات الإدارة. الأفضل هو إدارة المؤسسة ؛ كلما زاد معدل نموها من حيث الربح والمبيعات والإنتاج والتوزيع. وبالتالي فإن الإدارة نفسها تعمل كمورد اقتصادي.
كما تمت مناقشته بالفعل، الإدارة هي نظام للسلطة. يضفي الطابع الرسمي على مجموعة قياسية من القواعد والإجراءات التي يجب أن يتبعها المرؤوسون ويضمن امتثالهم للقواعد واللوائح. نظرًا لأن الإدارة هي عملية توجيه الرجال لأداء مهمة، فإن سلطة استخراج العمل من الآخرين مضمنة في مفهوم الإدارة ذاته.
فئة أو النخبة
تعتبر الإدارة فئة متميزة لها نظام قيم خاص بها. الطبقة الإدارية، التي يشار إليها غالبًا على أنها مجموعة جماعية من هؤلاء الأفراد الذين يؤدون أنشطة إدارية، هي مكون أساسي لكل منظمة. أصبحت أهمية الفصل كبيرة جدًا لدرجة أن مجموعة المديرين بأكملها تُعرف باسم “الإدارة” في كل مؤسسة.
موضوع موضوع الإدارة
تعتبر الإدارة نشاطًا مستمرًا يتكون من وظائف الإدارة الأساسية مثل التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. هذه المكونات تشكل موضوع الإدارة.
المجالات الوظيفية للإدارة
تغطي الإدارة المجالات الوظيفية التالية: –
- الإدارة المالية: تشمل الإدارة المالية التنبؤ، ومراقبة التكاليف، والمحاسبة الإدارية، ومراقبة الميزانية، والرقابة الإحصائية، والتخطيط المالي، إلخ.
- إدارة الموارد البشرية: تغطي إدارة الموارد البشرية الجوانب المختلفة المتعلقة بموظفي المنظمة مثل التوظيف والتدريب والتحويلات والترقيات والتقاعد والإنهاءات والمكافآت ورعاية العمال والضمان الاجتماعي والعلاقات الصناعية وما إلى ذلك.
- إدارة التسويق : تتعامل إدارة التسويق مع تسويق البضائع وترويج المبيعات والإعلان والدعاية وقنوات التوزيع وأبحاث السوق وما إلى ذلك.
- إدارة الإنتاج: تشمل إدارة الإنتاج تخطيط الإنتاج ومراقبة الجودة والتفتيش وتقنيات الإنتاج وما إلى ذلك.
- إدارة المواد: تشمل إدارة المواد شراء المواد، وإصدار المواد، وتخزين المواد، وصيانة السجلات، ومراقبة المواد، إلخ.
- إدارة المشتريات: تشمل إدارة المشتريات دعوة المناقصات للمواد الخام، وتقديم الطلبات، وإبرام العقود وما إلى ذلك.
- إدارة الصيانة: تتعلق إدارة الصيانة بالعناية والصيانة المناسبة للمباني والمصانع والآلات وما إلى ذلك.
- إدارة المكاتب: تهتم إدارة المكتب بتصميم المكاتب وموظفي المكاتب ومعدات المكتب.
الإدارة هي نهج متعدد التخصصات
على الرغم من أن الإدارة تعتبر تخصصًا منفصلاً، من أجل التطبيق الصحيح لمبادئ الإدارة، فإن دراسة التجارة والاقتصاد وعلم الاجتماع وعلم النفس والرياضيات ضرورية للغاية. يستمد علم الإدارة الأفكار والمفاهيم من عدد من التخصصات مما يجعله موضوعًا متعدد التخصصات.
مبادئ الإدارة
مبادئ الإدارة ذات تطبيق عالمي. تنطبق هذه المبادئ على أي نشاط جماعي يتم القيام به لتحقيق بعض الأهداف المشتركة.
الإدارة عامل تغيير
يمكن تحسين تقنيات الإدارة من خلال البحث والتطوير المناسبين.
أساسيات الإدارة
تشمل أساسيات الإدارة المنهج العلمي والعلاقات الإنسانية والتقنيات الكمية.
خصائص الإدارة
يشير تحليل التعاريف المختلفة للإدارة إلى أن للإدارة خصائص معينة. فيما يلي الخصائص البارزة للإدارة.
- الإدارة عالمية
- الإدارة هي عملية اجتماعية
- الإدارة هي قوة تكاملية / موحدة
- الإدارة موجهة نحو الهدف / الهدف
- الإدارة ديناميكية وليست ثابتة
- الإدارة هي نظام للسلطة
- صناعة القرار
- عملية مستمرة
- ولدت الإدارة وكذلك القدرة المكتسبة
- الاستخدام السليم للموارد
- غير الملموسة
- الإدارة علم وكذلك فن
- يمكن اعتبار الإدارة الحديثة مهنة
- عملية متميزة
- الإدارة نشاط جماعي
- الإدارة تعني القيادة الجيدة
- تستخلص الإدارة الأفكار والمفاهيم من مختلف التخصصات
- مستويات مختلفة من الإدارة
- حاجة التنظيم
- لا يجب أن تكون الإدارة مالكين
الإدارة عالمية
الإدارة قابلة للتطبيق على جميع أشكال المنظمات البشرية سواء كانت هادفة للربح أو غير هادفة للربح. الإدارة لا تنطبق على الأعمال التجارية فقط. وهي تنطبق أيضًا على المؤسسات السياسية والاجتماعية والدينية والتعليمية. الإدارة ضرورية عندما يكون الجهد الجماعي مطلوبًا
لإنجاز الأشياء من مدير الأشخاص، يجب أن يقيم علاقات شخصية معهم. يجب أن يفهم سلوك الجميع كأعضاء فرديين وكذلك أعضاء في مجموعة. الإدارة هي عملية أو وظيفة أو نشاط. تستمر هذه العملية حتى يتم تحقيق الأهداف التي حددتها الإدارة بالفعل.
“الإدارة هي عملية اجتماعية تنطوي على تنسيق الموارد البشرية والمادية من خلال وظائف التخطيط والتنظيم والتوظيف والقيادة والتحكم من أجل تحقيق الأهداف المعلنة”.
الإدارة هي قوة تكاملية / موحدة
تعمل الإدارة على دمج الأشخاص في قوة عمل واحدة مع الموارد المادية المتاحة. جوهر الإدارة هو تكامل الموارد البشرية وغيرها لتحقيق الأهداف المرجوة. يسعى المديرون إلى مواءمة أهداف الأفراد مع الأهداف التنظيمية من أجل العمل السلس للمنظمة.
الإدارة موجهة نحو الهدف / الهدف
الإدارة هي نشاط هادف أو موجه نحو الهدف. يقاس نجاح الإدارة بمدى تحقيق أهداف المنظمة.
الإدارة ديناميكية وليست ثابتة
الإدارة ليست نشاطًا نمطيًا ولكنها تتغير باستمرار. إنه نشاط معقد وديناميكي. تتكيف الإدارة مع التغييرات في البيئة، وتبدأ أيضًا وتقدم التغييرات مثل الابتكارات والتغيير في المنهجية وما إلى ذلك.
الإدارة نشاط هادف. ينسق جهود العمال لتحقيق أهداف المنظمة. يقاس نجاح الإدارة بمدى تحقيق الأهداف التنظيمية. تهتم الإدارة بتوجيه ومراقبة الأنشطة المختلفة للمنظمة لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
كل نشاط إداري له أهداف معينة. في الواقع، تتعامل الإدارة بشكل خاص مع التوجيه الفعلي للجهود البشرية.
تشير السلسلة القياسية في الإدارة إلى نظام السلطة. يعرف كل شخص في المنظمة من يعمل، ومن عليه أن يتبع أوامره ومن هو مسؤول أمامه. السلطة تعني القدرة على جعل الآخرين يتصرفون بطريقة محددة سلفًا.
تقوم الإدارة بإضفاء الطابع الرسمي على مجموعة قياسية من القواعد والإجراءات التي يجب اتباعها من قبل المرؤوسين وتضمن امتثالهم للقواعد واللوائح. نظرًا لأن الإدارة هي عملية توجيه الرجال لأداء مهمة، فإن سلطة استخراج العمل من الآخرين مضمنة في مفهوم الإدارة ذاته.
صناعة القرار
يتم اتخاذ القرارات في جميع أنشطة الإدارة. يتم الحكم على النجاح من خلال جودة القرارات التي يتخذها المديرون. تعني الإدارة اتخاذ القرارات المتعلقة بتنظيم وتشغيل الأعمال بأبعادها المختلفة.
يمكن الحكم على نجاح أو فشل المنظمة من خلال جودة القرارات التي يتخذها المديرون. لذلك، فإن القرارات هي مفتاح أداء المدير.
عملية مستمرة
الإدارة ليست نشاطًا لمرة واحدة، ولكنها نشاط مستمر. تستمر دورة الإدارة في العمل طالما استمرت المنظمات في الوجود.
ولدت الإدارة وكذلك القدرة المكتسبة
لا تعتبر الإدارة قدرة فطرية فحسب، بل تعتبر أيضًا قدرة مكتسبة من خلال التدريب المناسب.
الاستخدام السليم للموارد
تهتم الإدارة بالاستخدام الأفضل والسليم للموارد.
غير الملموسة
الإدارة غير ملموسة، ولا يمكن رؤيتها بالعين، ولا يتم إثباتها أو قياسها إلا من خلال نتائج جودة المنظمة، مثل زيادة الإنتاجية، وزيادة الروح المعنوية للموظفين وما إلى ذلك. وقد سميت الإدارة بالقوة غير المرئية.
يتضح وجودها من خلال نتيجة جهودها – النظام، والموظفين المطلعين، والروح المزدهرة، ومخرجات العمل المناسبة. وبالتالي، فإن الشعور بالإدارة موجه نحو النتائج.
الإدارة علم وكذلك فن
تمتلك الإدارة مجموعة معرفية منظمة تتكون من مفاهيم ومبادئ وتقنيات محددة جيدًا لها تطبيقات واسعة. لذلك يتم التعامل معها كعلم. يتطلب تطبيق هذه المفاهيم والمبادئ والتقنيات معرفة ومهارات متخصصة من جانب المدير. نظرًا لأن المهارات التي يكتسبها المدير هي ملكه الشخصي، يُنظر إلى الإدارة على أنها فن.
يمكن اعتبار الإدارة الحديثة مهنة
أصبحت الإدارة مهنة تدريجيًا بسبب وجود مبادئ إدارية ثابتة يتم تطبيقها في الممارسة العملية، وهي تتضمن تدريبًا متخصصًا وتحكمها مدونة أخلاقية ناشئة عن التزاماتها الاجتماعية.
عملية متميزة
الإدارة هي عملية متميزة تتكون من وظائف مثل التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. هذه الوظائف متشابكة لدرجة أنه لا يمكن تحديد تسلسل الوظائف المختلفة بالضبط أو أهميتها النسبية. تتمتع الإدارة بالوضع المنفصل في المنظمة، لذلك، تعد الإدارة نشاطًا متميزًا.
الإدارة نشاط جماعي
تأتي الإدارة إلى حيز الوجود فقط عندما يكون هناك نشاط جماعي نحو هدف مشترك. تهتم الإدارة دائمًا بالجهود الجماعية وليس بالجهود الفردية. لتحقيق أهداف إدارة المنظمة، تنظم الخطط وتنسق وتوجه وتتحكم في جهد المجموعة.
الإدارة تعني القيادة الجيدة
يجب أن يكون لدى المدير القدرة على القيادة والحصول على مسار العمل المطلوب من المرؤوسين. وفقًا لـ RC Davis – “الإدارة هي وظيفة القيادة التنفيذية في كل مكان”. تعني إدارة الرتبة العالية قدرة المديرين على التأثير على سلوك مرؤوسيهم.
تستخلص الإدارة الأفكار والمفاهيم من مختلف التخصصات
الإدارة هي دراسة متعددة التخصصات. يستمد الأفكار والمفاهيم من مختلف التخصصات مثل الاقتصاد والإحصاء والرياضيات وعلم النفس وعلم الاجتماع والأنثروبولوجيا وما إلى ذلك.
مستويات مختلفة من الإدارة
هناك حاجة إلى الإدارة على مستويات مختلفة من المنظمة أي المستوى الأعلى والمستوى المتوسط والمستوى الأدنى.
حاجة التنظيم
هناك حاجة لمنظمة لنجاح الإدارة. تستخدم الإدارة المنظمة لتحقيق أهداف محددة مسبقًا.
لا يجب أن تكون الإدارة مالكين
ليس من الضروري أن يكون المديرون هم أصحاب المؤسسة. في الشركات المساهمة، الإدارة والملاك (رأس المال) كيانات مختلفة.
أهمية الإدارة
تعمل الإدارة كقوة إبداعية وحيوية في المنظمة. قد تعطي الإدارة من قبل الرجال المناسبين من خلال الأساليب الصحيحة نتائج أفضل. يقال بشكل صحيح أن الأعمال التجارية لا تُبنى من خلال القدرة الفنية للمتخصصين ولكن إلى حد كبير من قبل المديرين الجيدين الذين يمكنهم الاستفادة بشكل فعال من المهارات البشرية والطاقة والكفاءة لتحويل الموارد بإنتاجية أعلى.
تعتبر الإدارة بمثابة عقل الأعمال، الذي يخطط وينسق موارد الإنتاج وينجز الأشياء من خلال الأشخاص الآخرين ويحقق الأهداف.
يمكن تفسير المزيد من الأهمية أو الأهمية للإدارة بمساعدة النقاط التالية:
- تواجه الإدارة تحدي التغيير
- تحقيق المصالح المختلفة للمجموعات المختلفة
- الاستخدام الفعال للموارد
- الاستقرار في المجتمع
- التعاون
- التنسيق وروح الفريق
- المسؤوليات الاجتماعية
- تنمية البلاد
- الأداء الفعال للأعمال
- تنمية الموارد
- الهيكل التنظيمي السليم
- الإدارة يوجه المنظمة
- إنه يدمج المصالح المختلفة
- يعمل على استقرار التقلبات
- معالجة المشاكل وحلها
- الإدارة هي أداة لتنمية الشخصية
تواجه الإدارة تحدي التغيير
في عالم الأعمال الحديث، هناك تغييرات متكررة ؛ تعمل الأعمال في بيئة تم إنشاؤها بواسطة عوامل ديموغرافية وسياسية وقانونية وتكنولوجية واجتماعية وطبيعية واقتصادية وثقافية.
بيئة الأعمال ديناميكية للغاية ولها تأثير بعيد المدى على الأعمال. يمكن للإدارة تجهيز الأعمال بطريقة يتم فيها اقتناص الفرص ومكافحة التهديدات بنجاح.
تحقيق المصالح المختلفة للمجموعات المختلفة
هناك مجموعات مختلفة مثل المساهمين والمجتمع الذين لديهم اهتمامات مختلفة في الأعمال التجارية. يعتمد بقاء العمل على رضا أصحاب المصلحة هؤلاء. يمكن للإدارة أن تدمج بمهارة مصالح هذه المجموعات المختلفة والحصول على دعمها.
الاستخدام الفعال للموارد
يمكن للإدارة الفعالة أن تحقق الاستخدام الأمثل للموارد، (على سبيل المثال – الرجال، والمال، والمواد، والآلات، والطرق، والحافز، والأسواق، والإدارة). السيطرة على بقية ‘M’s.
الاستقرار في المجتمع
إذا لم يكن هناك توريد سلس للسلع والخدمات للمجتمع، يصبح المجتمع نابضًا بالحياة. هناك تقلبات في العرض يمكن أن تستقر من قبل الإدارة.
التعاون
يتم تطوير أفكار جديدة من قبل الإدارة وتنفيذها في الأعمال التجارية من أجل أداء أفضل.
التنسيق وروح الفريق
تنسق الإدارة أنشطة الإدارة المختلفة وتؤسس روح الفريق لتحقيق الأهداف.
لا يمكن لأي منظمة أن تدير وظيفتها بمعزل عن المجتمع. يجب أداء عدد من المسؤوليات من أجل النهوض بالمجتمع. تلعب الإدارة دورًا مهمًا في الاضطلاع بالمسؤوليات تجاه المجتمع.
تنمية البلاد
تساعد الإدارة في تطوير البنية التحتية للأمة، في زيادة الناتج المحلي الإجمالي، تكوين رأس المال، الدخل القومي إلخ.
الأداء الفعال للأعمال
القدرة والخبرة والتفاهم المتبادل والتنسيق والتحفيز والإشراف هي العوامل المسؤولة عن الأداء الفعال للأعمال.
تنمية الموارد
الموارد بمعنى. يجب على الإدارة تطوير الرجال والآلات والمواد والأموال.
الهيكل التنظيمي السليم
إنه يحدد بوضوح علاقة السلطة والمسؤولية للموظفين. يجب توخي الحذر عند تعيين الأشخاص المناسبين في الوظيفة المناسبة.
الإدارة يوجه المنظمة
على غرار العقل البشري الذي يوجه ويتحكم في جسم الإنسان، فإن الإدارة توجه وتسيطر على المنظمة.
إنه يدمج المصالح المختلفة
تتخذ الإدارة خطوات لدمج المصالح المختلفة للموظفين العاملين في المنظمة.
يعمل على استقرار التقلبات
العمل دائما لديه تقلبات. يتم تثبيت هذه التقلبات من قبل الإدارة.
معالجة المشاكل وحلها
تعمل الإدارة الجيدة كصديق ودليل للموظفين لحل المشكلات اليومية من أجل الأداء الفعال.
الإدارة هي أداة لتنمية الشخصية
يتم تدريس أساليب وتقنيات جديدة للعمال. يتم ترتيب مرافق التدريب من قبل الإدارة. وبالتالي، هناك تنمية شخصية في الموظفين.
وظائف الإدارة
هناك خمس وظائف رئيسية للإدارة موضحة أدناه:
- تخطيط
- التنظيم
- التوظيف
- توجيه
- المتابعة
- وظائف أخرى للإدارة
تخطيط
إنه ينطوي على توقع جميع الظروف المستقبلية المحتملة وتحديد مسار العمل المستقبلي. بمعنى آخر، يتضمن التخطيط تحديد الأهداف والغايات المستقبلية واستنباط الأساليب والوسائل لتحقيق تلك الأهداف. يتم تنفيذ الوظيفة على جميع مستويات المنظمة، أي المستويات الإدارية العليا والمتوسطة والدنيا، وفي جميع الأقسام والإدارات ووحدات الأعمال والوحدات الفرعية.
التنظيم
إنها تنطوي على نشاطين رئيسيين: أحدهما هو إنشاء هيكل تنظيمي والآخر هو ترتيب جميع الموارد اللازمة (مثل الرجال والآلات والمواد والأساليب والمال والسوق) بحيث يمكن أداء العمل بفعالية.
الهيكل التنظيمي هو تمثيل تخطيطي لكيفية تعيين الأدوار والسلطات والصلاحيات والمسؤوليات المختلفة في المنظمة. سوف تدرس الهيكل التنظيمي ووظائفه بالتفصيل لاحقًا في الكتاب.
التوظيف
تدور هذه الوظيفة حول تجنيد الأشخاص ذوي المهارات المطلوبة. يتضمن تقييم المهارات والمعرفة الحالية للمرشحين قبل تقديم أدوار وظيفية محددة لهم. التوظيف هو وظيفة مستمرة حيث يستمر الموظفون في مغادرة المنظمة والانضمام إليها.
توجيه
بعد أن حدد المديرون الأهداف، وإنشاء الهيكل التنظيمي، وتعيين الأشخاص وتدريبهم، حان الوقت لتوجيه الموظفين وتسهيل التنسيق فيما بينهم بحيث يمكن تنفيذ العمل في الوقت المحدد من أجل تحقيق الأهداف المحددة.
المتابعة
تتضمن هذه الوظيفة التأكد من تنفيذ العمل وفقًا للخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة. تتضمن وظيفة التحكم ثلاثة أنشطة رئيسية، وهي:
- وضع معايير الأداء المطلوبة
- تقييم مستوى الأداء الحالي ومقارنته بالمعايير المعمول بها
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة انحراف الأداء الفعلي عن المعايير المعمول بها.
وظائف أخرى للإدارة
- التنسيق
- الإبلاغ
- الميزانية
التنسيق
تتضمن هذه الوظيفة الرئيسية للإدارة ربط مختلف مكونات العمل والعمليات لضمان الأداء السلس في المنظمة. يستخدم التنسيق لمزامنة ودمج الأنشطة والمسؤوليات والتحكم في القيادة والهياكل والموارد الخاصة بالمنظمة لتحقيق الأهداف التنظيمية.
الإبلاغ
تعد وظيفة الإدارة هذه مهمة للتحكم في وظائف التخطيط والتخطيط. تتضمن وظيفة إعداد التقارير تقديم تحديث منتظم للرؤساء حول تقدم العمل المخصص للمرؤوسين. يتم نشر المعلومات من خلال السجلات أو التفتيش.
الميزانية
تشتمل وظيفة إعداد الميزانية في الإدارة على جميع الأنشطة التي تندرج تحت المراجعة والمحاسبة والتخطيط والرقابة المالية. تستخدم الموازنة للقيام بجميع أشكال التخطيط المتعلقة بمصادر الدخل والمحاسبة ومراقبة النفقات.
إنها عملية إنشاء خطة لإنفاق الأموال المتاحة. يتم استخدامه لتحديد ما إذا كان لدى المنظمة ما يكفي من المال لتنفيذ الأنشطة بسلاسة أم لا.
المجالات الوظيفية للإدارة
كما ذكر أعلاه، فإن الإدارة لها نطاق واسع في مجالات مختلفة بسبب طبيعتها الاجتماعية والعالمية. لذلك، اتسعت المجالات الوظيفية للإدارة بسبب نهجها متعدد التخصصات.
هناك أربعة مجالات وظيفية رئيسية للإدارة كما هو موضح في الشكل أدناه:
- الإنتاج والعمليات
- تسويق
- تمويل
- الموارد البشرية (HR)
- تكنولوجيا المعلومات (IT) / تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT)
- اللوجستيات والتوزيع
الإنتاج والعمليات
تقوم وظيفة الإنتاج والعمليات بتحويل المدخلات، مثل الأرض والعمالة والمواد الخام إلى سلع وخدمات بالكمية المناسبة بالتكلفة المناسبة وفي الوقت المناسب.
تتضمن وظيفة الإنتاج وظائف فرعية مختلفة وهي كما يلي:
- تطوير تصاميم المنتجات
- تحديد موقع المصنع وتخطيطه
- شراء وتخزين المواد
- تخطيط ومراقبة عمليات الإنتاج
- القيام بأعمال الإصلاح والصيانة
- ضمان مراقبة المخزون
- ضمان مراقبة الجودة
تسويق
في إطار وظيفة التسويق، يحتاج المديرون إلى تحديد احتياجات المستهلكين وتزويدهم بالسلع والخدمات لتلبية احتياجاتهم. نطاق وظيفة التسويق واسع جدًا ويتضمن وظائف فرعية مختلفة على النحو التالي:
- إجراء أبحاث تسويقية لتحديد الاحتياجات والتوقعات الدقيقة للمستهلكين
- تطوير المنتجات المناسبة
- تحديد الأسعار
- اختيار استراتيجيات التسويق
- اختيار القنوات التسويقية المناسبة
تمويل
التمويل هو مجال وظيفي بالغ الأهمية للإدارة، والنشاط الرئيسي للتمويل هو ضمان وجود أموال كافية في المنظمة لتنفيذ أنشطة مختلفة، مثل المشتريات، وإدارة رأس المال العامل، وسداد الديون، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى التمويل تتضمن الوظيفة تحديد الاستراتيجيات المالية، مثل التوسع والتنويع والمشاريع المشتركة وعمليات الدمج والاستحواذ.
الوظائف الثانوية الرئيسية الثلاثة للتمويل هي كما يلي:
- التخطيط المالي: تتعلق هذه الوظيفة الفرعية بقرارات، مثل جمع الأموال، واتخاذ قرار بشأن المبلغ الذي سيتم جمعه وتقدير التكاليف (الفوائد) والمخاطر المرتبطة بجمع الأموال.
- الرقابة المالية: تتضمن هذه الوظيفة الفرعية مراقبة العمليات المالية للمؤسسة.
- صنع القرار المالي: تتعلق هذه الوظيفة الفرعية باستخدام الأموال التي جمعتها المنظمة.
الموارد البشرية (HR)
تتعلق وظيفة الموارد البشرية بإدارة مختلف الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية مثل:
- رعاية تعويضات ومزايا الموظفين
- الحفاظ على قاعدة بيانات الموظفين
- تخطيط متطلبات الموظفين والقوى العاملة
- تقييم أداء الموظف وترقياته
- وضع سياسات الموارد البشرية
- الاهتمام بعمليات التوظيف والاختيار والتدريب والتطوير
تكنولوجيا المعلومات (IT) / تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT)
وهو ينطوي على إدارة أدوات وتقنيات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات التي تجمع البيانات وتنظمها وتوزعها لاستخدامها في أغراض صنع القرار في المنظمة.
الجوانب الهامة المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات / تكنولوجيا المعلومات والاتصالات هي كما يلي:
- وهي ملتزمة بتطوير أجهزة وبرامج المنظمة وتقنيات الحوسبة والاتصالات الأخرى.
- يطور نظام معلومات إدارة المنظمة (MIS) المصمم خصيصًا لاحتياجات وحدات الشركة.
- كما أنه يشجع التجارة الإلكترونية من خلال استخدام الإنترنت.
اللوجستيات والتوزيع
بعبارات بسيطة، تشير اللوجستيات إلى التخطيط والتحكم في حركة البضائع. تضمن المنطقة الوظيفية للخدمات اللوجستية والتوزيع تسليم البضائع إلى المكان المناسب في الوقت المناسب وفي الحالة المناسبة.
بعض الجوانب الرئيسية للخدمات اللوجستية والتوزيع هي كما يلي:
- التأكد من أن عملية خروج البضائع النهائية من المصنع والوصول إلى المتجر محددة مسبقًا وخالية من العوائق
- ضمان التخزين السليم للبضائع قبل إرسالها
- التأكد من أن البضائع المرسلة معبأة بإحكام وموسومة بشكل مناسب
- ضمان إرسال البضائع في الوقت المناسب
- التأكد من استكمال مستندات التسليم
مستويات الإدارة
تتضمن الإدارة مجموعة من الوظائف التي يؤديها أشخاص في منظمة مرتبطون معًا في تسلسل هرمي للعلاقات. كل شخص في التسلسل الهرمي التنظيمي مسؤول عن الإنجاز الناجح لمهام معينة. لأداء هذه المهام بنجاح واتخاذ القرارات، يتم منح الأفراد درجة معينة من السلطة، مما يؤدي إلى إنشاء مستويات مختلفة في التسلسل الهرمي التنظيمي.
بشكل عام، هناك ثلاثة مستويات للإدارة كما هو موضح في الشكل:
دعونا الآن ندرس هذه المستويات الثلاثة للإدارة:
- إدارة عالية المستوى
- إدارة المستوى المتوسط
- إدارة المستوى الأدنى
إدارة عالية المستوى
يتكون هذا المستوى من رؤساء الشركات، مثل الرئيس التنفيذي (CEO) والمدير المالي (CFO) ورئيس العمليات (COO) ورئيس قسم المعلومات (CIO) والرئيس ونائب الرئيس ورئيس مجلس الإدارة والمديرين الإداريين والتنفيذيين المخرجين.
رؤساء الشركات هؤلاء مسؤولون عن أداء الوظائف التالية:
- تحديد الأهداف والغايات التنظيمية وصياغة الخطط والاستراتيجيات والسياسات وفقًا لذلك
- تنظيم وترتيب الموارد
- التواصل مع الجمهور والحكومة والجهات الخارجية الأخرى
- الرقابة والإشراف على الأنشطة التنظيمية
- إعداد خطط طويلة الأجل (عادة لمدة 5 سنوات أو أكثر) واتخاذ قرارات إستراتيجية (على مستوى الإستراتيجية)
إدارة المستوى المتوسط
يشمل هذا المستوى رؤساء الأعمال، مثل رؤساء الأقسام والمديرين العامين والمديرين الإقليميين. رؤساء الأعمال هؤلاء مسؤولون عن أداء الوظائف التالية:
- تبعية الإدارة العليا
- الإشراف على الإدارة ذات المستوى الأدنى
- تنظيم أنشطة الأقسام
- استقطاب واختيار القوى العاملة
- السيطرة على الموارد وتنفيذ الخطط التنظيمية
- التأكد من الالتزام بسياسات المنظمة
- العمل كحلقة وصل بين الإدارة ذات المستوى الأعلى والمستوى الأدنى
- التنسيق والتواصل
- إعداد خطط قصيرة الأجل (عادة لمدة 1-5 سنوات أو أكثر)
- تجميع البيانات ذات الصلة وإنشاء التقارير للإدارة العليا
- تحفيز المديرين من المستوى الأدنى
إدارة المستوى الأدنى
يشمل هذا المستوى الرؤساء الوظيفيين، مثل المشرفين وقادة الفرق، المسؤولين بشكل أساسي عن الوظائف التالية:
- الإشراف على العاملين الأساسيين ووضع الخطط موضع التنفيذ
- مساعدة مديري المستوى المتوسط في عملية التوظيف والاختيار
- اتخاذ القرارات التشغيلية أو الوظيفية
- التحكم في عمل العاملين الأساسيين وتوجيههم
- التواصل مع العاملين الأساسيين حول قرارات المستويات الوسطى والعليا للإدارة.
- اعداد الخطط اليومية والاسبوعية والشهرية
