جميع المشاريع تنطوي على مخاطر، ولكن ليست كل المخاطر متشابهة. هناك العديد من المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع وتحتاج إلى عملية إدارة مخاطر مطبقة لإدارتها.
تتكون عملية إدارة المخاطر هذه من تحديد المخاطر وتقييمها وتخفيفها ومراقبتها. لتقييم مستوى المخاطر، استخدم مصفوفة المخاطر. يمنحك إنشاء مصفوفة تقييم المخاطر أداة لإجراء تحليل نوعي للمخاطر ويزيد من جودة اتخاذك للقرارات.
ما هي مصفوفة تقييم المخاطر؟
مصفوفة تقييم المخاطر (تسمى أيضًا مصفوفة مخاطر الاحتمالية والخطورة) هي أداة مرئية يستخدمها مديرو المشاريع لتقييم التأثير المحتمل للمخاطر على مشروعهم. مصفوفة المخاطر عبارة عن شبكة، مع احتمال وجود مخاطر ممثلة على اليسار، وشدة المخاطر ممثلة في الأعلى.
كل هذا يُعلم إدارة المخاطر، لأنك أعطيت الأولوية للمخاطر وأنشأت إطارًا للاستجابة بسرعة. كما يتيح لك إنشاء استراتيجيات للتخفيف من المخاطر لإدارة أي تأثير ناتج عن مخاطر عالية الاحتمالية وعالية التأثير.
لماذا هو مهم؟
يعد تقييم المخاطر أحد أهم الخطوات في عملية إدارة المخاطر، لأن هذا يحدث عندما تحدد أولويات مخاطر المشروع التي حددتها مسبقًا. تعد مصفوفة تقييم المخاطر أداة رائعة لمواصلة التركيز على المخاطر التي من المرجح أن تؤثر على وقت وتكلفة ونطاق مشروعك. تمنحك مصفوفة المخاطر أيضًا وقتًا في مرحلة التخطيط لإنشاء خطط تخفيف المخاطر للاستجابة للمخاطر التي من المرجح أن تحدث.
يعد استخدام مصفوفة المخاطر لتقييم المخاطر وتحديد أولوياتها أمرًا أساسيًا لإنشاء استراتيجية لتخفيف المخاطر. إذا كنت تستخدم مصفوفة تقييم المخاطر، فيمكنك تحديد مخاطر المشروع وخطورتها بشكل أسرع. يتيح لك التتبع المباشر عرض بيئة المخاطر المتطورة، مما يتيح لك اكتشاف المخاطر مبكرًا ومراقبة تقدم فريقك في التخفيف من حدتها.
كيفية إنشاء مصفوفة تقييم المخاطر
اتبع هذه الخطوات الأربع، وتذكر أن تقوم باستمرار بمراجعة ومراجعة مصفوفة تقييم المخاطر الخاصة بك طوال دورة حياة المشروع:
- تحديد المخاطر: ابدأ بالنظر إلى مشهد المخاطر بأكمله. أي، اعرض المشروع بالكامل وناقش الأشياء التي يمكن أن تؤثر على المشروع مع فريقك. لا تخف أيضًا من البحث عن البيانات التاريخية من المشاريع السابقة. قسّم المخاطر المحددة إلى أربع فئات: إستراتيجية وتشغيلية ومالية وخارجية.
- تعيين معايير المخاطر: بمجرد تحديد المخاطر، فإن الخطوة التالية هي تحديد احتمالية وتأثيرها، وتعيين قيم لتلك المتغيرات. تتيح لك معايير المخاطر وضع المخاطر في مصفوفة تقييم المخاطر. اقض بعض الوقت في كل قرار، واحصل على تعليقات من فريقك للتأكد من دقة موضعك.
- تقييم المخاطر: بعد ذلك، قم بتحليل المخاطر وفقًا لمعايير المخاطر الخاصة بك. هذا تقييم من ثلاث مستويات ؛ مرتفع أو متوسط أو منخفض. كلما زادت التفاصيل، كان تحليل المخاطر التي يتعرض لها مشروعك أفضل.
- تحديد أولويات المخاطر: الآن بعد أن أصبحت لديك هذه البيانات، رتب الأولوية للمخاطر الأكثر خطورة على نجاح المشروع. هذه أيضًا هي الخطوة الأولى في تطوير خطة تقييم المخاطر، ومعرفة ما يجب القيام به في حالة حدوث هذه المخاطر.
استخدام مصفوفة المخاطر للتحليل النوعي للمخاطر
تعمل مصفوفة تقييم المخاطر بشكل جيد مع التحليل النوعي للمخاطر، وهو أسلوب لإدارة المخاطر لتحديد أولويات المخاطر. في الواقع، التحليل النوعي للمخاطر هو ما تصوره مصفوفة المخاطر!
يوفر التحليل النوعي للمخاطر هيكلًا لاستخدام مصفوفة المخاطر الخاصة بك في الداخل. على سبيل المثال، يساعدك في تجميع فريق لتحديد المخاطر. بعد ذلك، اطلب من الفريق توثيق كل خطر يحددونه. لا يهم مدى ضآلة أو عدم أهمية الخطر الذي قد يظهر. من الأفضل إنشاء شبكة واسعة في هذه المرحلة من عملية إدارة المخاطر. يمكنك إعادة التقييم لاحقًا أثناء قيامك بتحليل وتحديد مدى تأثير كل خطر.
بعد ذلك، صنف كل خطر وحدد أولوياته بناءً على احتمالية حدوثه. رتب المخاطر على النحو الذي تريده، ولكن تذكر – كلما زاد النطاق، زادت دقة تقييم المخاطر. يمكنك الآن تطوير استراتيجيات لمواجهة المخاطر، إذا حدثت.
مصفوفة المخاطر هي مجرد تمثيل مرئي لتحليل مخاطر نوعي. استخدم التحليل النوعي للمخاطر لملء مصفوفة تقييم المخاطر الخاصة بك وجعل نتائجك أكثر فائدة.
