يمكن أن تكون معرفة كيفية إدارة وقتك بشكل فعال واحدة من أهم المهارات التي يمكنك تعلمها.
ربما تساءلت كيف يمكن لبعض الزملاء قضاء الأعمار في الدردشة مع الآخرين، وشرب أكواب القهوة بلا تفكير، وما زلت قادرًا على إنجاز جميع أعمالهم بينما تكافح من أجل مواكبة عبء العمل.
الجواب عادة لأن هذا الشخص يمكنه إدارة وقته بشكل فعال.
مهارات إدارة الوقت هي القدرة على العمل بسرعة وإنتاجية وفعالية.
إنها مهارات قابلة للتحويل يمكن استخدامها في أي عمل وعبر أي قطاع.
يرغب أصحاب العمل في تجنيد الأشخاص الذين يمكنهم إدارة وقتهم بفعالية لأنهم من المحتمل أن ينهوا العمل بجودة عالية مع الالتزام بالمواعيد النهائية والجداول الزمنية.
ما هي مهارات إدارة الوقت؟
إدارة الوقت تدور حول فهم ما يحتاج العمل القيام به ومتى يجب القيام به.
تعد مهارات إدارة الوقت وصفًا شاملاً يغطي مجموعة من القدرات، بما في ذلك المهارات التنظيمية ، والقدرة على تفويض أعباء العمل وتحديد أولوياتها، وتعدد المهام وحل المشكلات، فضلاً عن اتخاذ القرار .
مع وجود العديد من الجوانب المختلفة التي تشكل مهارات إدارة الوقت، من السهل معرفة سبب حرص أرباب العمل على العمل مع أولئك الذين لديهم هذه الكفاءات.
ما المهن التي تعتمد على مهارات إدارة الوقت؟
على الرغم من أن إدارة الوقت ضرورية لكل مكان عمل تقريبًا، إلا أن العديد من المهن تعتمد على إدارة الوقت.
على سبيل المثال، في الخدمات المهنية مثل القانون أو المحاسبة (حيث يمكنك إصدار فاتورة بالساعة)، تحتاج إلى إظهار العمل الذي تقوم به على مدار اليوم.
وبالمثل، فإن الأدوار الوظيفية لإدارة المشروع أو إدارة الحساب حيث تكون مسؤولاً عن الحفاظ على تشغيل المشاريع أو الحملات في الوقت المحدد / الميزانية تحتاج إلى شخص يمكنه الالتزام بالمواعيد النهائية.
إنهم بحاجة إلى مدخلات من شخص يمكنه القيام بمهام متعددة والتوفيق بين العناصر المختلفة بسلاسة
تتعلق إدارة الوقت أيضًا بمعرفة كيفية تنظيم وقت شخص آخر بشكل فعال.
ستعتمد الأدوار مثل وظائف السكرتارية والأدوار الوظيفية للمساعد الإداري على إدارة الوقت لأن الوظيفة تتعلق بإدارة وقت شخص آخر.
لماذا تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة؟
كمرشح، يجب أن تكون قادرًا على إثبات قدرتك على إدارة وقتك بشكل فعال. في النهاية، يجب أن تساعدك مهارات إدارة الوقت في تفصيل الخطوات المحددة المطلوبة لإكمال الهدف الذي اخترته.
في مكان العمل، تتمحور إدارة وقتك حول تنظيم عبء العمل بشكل فعال – ربما من خلال استخدام قوائم المهام أو خطط العمل.
يتعلق الأمر بمعرفة كيفية تحديد أولويات مهامك وتعلم كيف ومتى تفوض للآخرين.
إذا كنت جيدًا في إدارة وقتك بشكل فعال، يمكنك إكمال المهام بسرعة، وسوف تقلل من تأثير الإرهاق من الإجهاد .
إذا كنت تعاني من مهارات إدارة الوقت لديك، فقد تجد أن المهام تستغرق وقتًا أطول بكثير مما كان متوقعًا لإكمالها.
نتيجة لذلك، قد تفوتك المواعيد النهائية أو تحتاج إلى العمل لوقت إضافي لإكمال العمل. قد تنخفض جودة عملك، أو قد لا تعرف كيفية تحديد أولويات المهام التي تحتاج إلى إكمالها.
كيف تبدو مهارات إدارة الوقت في مكان العمل؟
هناك العديد من الأدوات والاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها في مكان العمل لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
المصفوفة شائعة الاستخدام هي مصفوفة أيزنهاور (تُعرف أيضًا باسم مصفوفة الأولوية). يتيح لك ذلك تصور المهام التي تحتاج إلى أولوية عاجلة.
| عاجل | غير عاجل | |
|---|---|---|
| الأهمية |
|
|
| غير مهم |
|
|
كما ترون من المثال أعلاه، فإن Eisenhower Matrix يقسم مهامك اليومية إلى مهام عاجلة / مهمة. يسمح لك بتحديد أولوياتك.
يجب عليك أيضًا تحقيق أقصى استفادة من قوائم المهام الفعالة . قوائم المهام هذه هي أدوات تحدد أهدافك.
يمكنك تقسيم هذه الأهداف إلى خطوات فردية تتيح لك معرفة ما عليك القيام به لتحقيق هذه الأهداف. يميل أولئك الذين يجيدون إدارة الوقت إلى كتابة قوائم مهام شاملة لمساعدتهم على تحديد أولويات المهام.
يعد تعدد المهام في مكان العمل أيضًا عنصرًا أساسيًا في الإدارة الجيدة للوقت.
من غير المحتمل أنك ستعمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة، لذلك تحتاج إلى إيجاد استراتيجيات تسمح لك بالعمل في مهام مختلفة في وقت واحد.
ما هي المهارات التي تساهم في الإدارة الجيدة للوقت؟
كما ذكرنا سابقًا، فإن إدارة الوقت عبارة تشمل مجموعة متنوعة من المهارات.
1. صنع القرار
تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت اتخاذ قرارات فعالة . هذا لأنه يمكنك معرفة ما يجب القيام به ومتى.
2. التفويض
جزء من إدارة الوقت هو معرفة ما يمكنك القيام به. إذا كنت تعلم أن المهام تحتاج إلى القيام بها، ولكن ليس لديك الوقت للقيام بها بنفسك، فيمكنك تفويضها للآخرين.
يتعلق الأمر بالقيام بما يلزم لإنجاز النشاط الكلي. إذا كنت تعمل كجزء من فريق، فإن التفويض يتعلق بإنشاء ممارسات عمل تعاونية قوية وفهم كيفية تحسين التواصل بين أعضاء الفريق.
3. التركيز
من السهل البدء في المهام الممتعة أولاً، لكنها ليست دائمًا الوظائف الأكثر أهمية أو إلحاحًا.
يجب أن تسمح لك مهاراتك في إدارة الوقت بتركيز انتباهك على الأولويات دون تشتيت انتباهك بسهولة.
4. تحديد الهدف
تتمحور إدارة وقتك حول تحديد الأهداف وفهم ما عليك القيام به.
قد تكون هذه أهدافًا قصيرة المدى أو طويلة المدى. سيكون من المفيد إذا فكرت في ما يمكن تحقيقه وما هو واقعي.
عند وضع خطة، قد ترغب في التفكير في اختصار SMART .
5. التنظيم والتخطيط
تتعلق مهارات إدارة الوقت بالتنظيم واستخدام تقنيات التخطيط الدقيقة لرسم مهامك.
يمنحك هذا نظرة عامة واضحة عما طُلب منك القيام به ولماذا.
تدور المنظمة حول إنشاء حل يسمح لك بالعمل بفعالية، أو الحصول على مكتب نظيف ومرتب، أو نظام حفظ منطقي أو حتى معرفة كيفية جدولة اجتماعاتك بعناية.
6. تحديد الأولويات
كما ذكرنا في مصفوفة الأولويات، فإن معرفة كيفية ترتيب أولويات عبء العمل الخاص بك هو علامة على أنه يمكنك إدارة وقتك بشكل جيد.
تحتاج إلى تحديد المهام الأساسية أو التي تستغرق وقتًا طويلاً وتخصيص وقت كافٍ لإكمالها.
7. حل المشكلات
إذا كنت قادرًا على حل المشكلات ، فمن المحتمل أن تكون جيدًا في إدارة الوقت.
هذا لأنه يمكنك تحديد الحلول التي تسمح لك بالتغلب على أي مشاكل والحفاظ على المشاريع في المسار الصحيح.
8. الجدولة
يعد التأكد من تخصيص وقت كافٍ للمهام والاجتماعات علامة جيدة على الإدارة الفعالة للوقت.
عندما تلتقي بشخص ما، عليك أن تتوقع المدة التي قد تستغرقها وتتيح وقتًا كافيًا لتجاوز الاجتماعات حتى لا تتأخر دائمًا عن الجدول الزمني.
9. التفكير الاستراتيجي
هل يمكنك التفكير مليًا في الصورة الأكبر؟ هل يمكنك تحديد سبب الحاجة إلى تحديد أولويات مهام معينة وكيف يرتبط ذلك باستراتيجية عملك العامة؟
قد تساعدك معرفة ما هو ضروري للنتيجة النهائية على تحديد الأولويات الرئيسية.
10. إدارة الإجهاد وعبء العمل
تسمح لك الإدارة الجيدة للوقت بإدارة ضغوطك بشكل أفضل.
إذا لم تكن غارقة في عبء عملك، فيمكنك أن تكون أكثر استرخاءً وتتمتع بتوازن أفضل بين العمل والحياة .
أولئك الذين لديهم مهارات ضعيفة في إدارة الوقت هم أكثر عرضة للعمل لوقت إضافي ويعانون من آثار الإرهاق.
استراتيجيات لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت
قد تأتي مهارات إدارة الوقت الجيد بشكل طبيعي لبعض أنواع الشخصية. ولكن إذا كانت منطقة تعاني فيها، فيمكنك استخدام الاستراتيجيات لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
ضع أهدافًا واقعية وقابلة للتحقيق
واحدة من أكثر الاستراتيجيات مباشرة هي فهم كيفية تحديد الأهداف.
قسّم مهامك إلى أجزاء يمكن إدارتها – قد تكون بعض الخطط قصيرة المدى ؛ البعض الآخر قد يكون على المدى الطويل. يمكن أن تكون أهدافك موجهة نحو المشروع، أو يمكن أن تكون شخصية.
إذا كنت تتطلع إلى التقدم في حياتك المهنية ، فقد يكون الهدف طويل المدى هو الانتقال إلى منصب أعلى.
إذا قسمت ذلك إلى أهداف قصيرة المدى يمكن إدارتها، فقد تحتاج إلى الاستثمار في فرص تدريب جديدة لتحسين مهاراتك أو قضاء بعض الوقت في تحديث سيرتك الذاتية.
تعرف على كيفية إدارة وقتك
تتمثل إحدى الطرق العملية لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت في التفكير في استخدام وقتك بشكل أكثر فعالية.
إذا كنت تحضر اجتماعات باستمرار أو ترد على رسائل البريد الإلكتروني / المكالمات الهاتفية، فيمكنك بسرعة نفاد الوقت لإكمال عملك.
قد ترغب في استخدام ميزة “عدم الإزعاج” على هاتفك أو بريدك الإلكتروني لمنحك وقتًا كافيًا للعمل على مهامك.
مهارة أخرى هي معرفة متى تحتاج إلى حضور اجتماع. إذا كنت تتوقع مناقشة مطولة ستؤثر على قدرتك على القيام بعملك، فلماذا لا ترى ما إذا كان بإمكانك المشاركة لفترة قصيرة فقط؟
يمكنك أن تسأل عما إذا كان بإمكانك الانغماس والخروج في اللحظة المناسبة، مما يوفر لك الحرية لمواصلة إنجاز عملك.
تعلم كيفية ترتيب الأولويات
تتمحور مهارات تحديد الأولويات الخاصة بك حول تعلم ما يجب القيام به أولاً وقبل كل شيء. هذه مهارة تتطلب الممارسة.
يمكنك العمل مع مدير مباشر أو حتى مرشد لتحديد أولوياتك الملحة.
أو يمكنك اكتشاف طرق لتفويض المهام للآخرين – ربما لزملاء آخرين أو حتى الاستعانة بمصادر خارجية لمتعاقدين خارجيين.
هذا هو المكان الذي يمكن أن تكون فيه قوائم المهام وخطط العمل فعالة. كلما كانت القائمة أكثر شمولاً، كان من الأسهل معرفة حدودك لما يمكنك أو لا يمكنك فعله.
افكار اخيرة
تغطي مهارات إدارة الوقت مجموعة من المهارات المختلفة. لذلك، يجب أن تكون واضحًا بشأن كيفية مزجها جميعًا بشكل متماسك.
عند كتابة سيرتك الذاتية أو خطاب التقديم ، يجب أن تلفت الانتباه إلى مهاراتك في إدارة الوقت ولكن تقدم أمثلة عملية على متى وأين تم استخدامها.
حاول التفكير في كيفية إظهار هذه المهارات.
فكر في الوقت الذي حددت فيه أولويات المهام أو اللحظات التي تمكنت فيها من إكمال مشروع في الوقت المحدد. لا تتعلق إدارة الوقت بإظهار لصاحب العمل أنك مستعد للعمل لساعات إضافية لإنجاز المهام – إنها تتعلق بإظهار أمثلة على وقت تحقيقك للمهام أو الأهداف ضمن الأطر الزمنية المخصصة.
تذكر أن إدارة الوقت هي مهارة يمكنك تعلمها ومهارة يمكنك تحسينها. ستكون هناك دائمًا مجالات للتحسين، وكلما زادت ممارستك، ستصبح مهاراتك في إدارة الوقت أفضل.
