إدارة المعرفة: المعنى والاستراتيجيات والمزايا

ما هي إدارة المعرفة؟

إن عملية إدارة المعرفة هي نهج متعدد التخصصات يستخدم العديد من الأقسام في المؤسسة. الهدف الأساسي هو فهم وتعديل وتحسين والحفاظ على كفاءة المنظمة من حيث المعرفة. يعد الاحتفاظ بالمواهب الجديدة والمعرفة الجديدة وتنميتها وجلبها جزءًا من إدارة المعرفة.

ويشمل أيضًا إدارة وفهم وجدولة وتنفيذ البرامج التدريبية لموظفي المؤسسة.

أهمية إدارة المعرفة

المعرفة جانب أساسي من جوانب المنظمة. تعمل المنظمة على معرفة الموظفين. كلما كانوا أكثر دراية، كان ذلك أفضل من حيث العمل.

لقد أدركت كل منظمة أهمية إدارة المعرفة وتقوم بتنفيذها وفقًا لذلك. إدارة المعرفة هي واحدة من أفضل الطرق للبقاء في الطليعة في السوق ولديك ميزة على المنافسين. يعد بناء قوة عاملة مجتهدة أمرًا ضروريًا، ولكن وجود قوة عاملة على دراية وتعمل بجد هو أحد الأصول.

نظرًا لأن إدارة المعرفة تركز بشكل أساسي على رؤية المنظمة ورسالتها، يتم تدريب الموظفين بالتزامن مع الأهداف التنظيمية. شهدت معظم الشركات زيادة كبيرة في الإنتاجية مع إدارة المعرفة.

إنه أمر حيوي للمنظمات التي هي في مرحلة النمو وتحتاج إلى الوصول إلى قاعدة بيانات موثوقة للمعرفة.

إذا لم تكن إدارة المعرفة موجودة في مؤسستك، فسيتعين على موظفيك إعادة تعلم المعلومات والعمليات المختلفة. لن يكون هذا غير فعال فحسب، بل سيكون مكلفًا أيضًا.

مجالات إدارة المعرفة

هناك مجالان أساسيان لإدارة المعرفة، وهما أمران حاسمان للمؤسسة.

هاتان المنطقتان هما:

1. صريح المعرفة

المهارات التي يتم فهمها ونقلها من واحد إلى آخر تسمى المعرفة الصريحة. ومن المعروف أيضًا باسم المعرفة المقننة أو الرسمية. يمكن أيضًا تدوينها في الدليل أو كتعليمات وتمريرها من شخص إلى آخر.

2. المعرفة الضمنية

المعرفة الضمنية هي بالضبط عكس المعرفة الصريحة. من الصعب التعبير عنها ونقلها للآخرين. أشياء مثل الحواس الجمالية، ولغة الجسد، والتفكير المبتكر، والتي يصعب تعليمها لشخص ما، هي جزء من المعرفة الضمنية.

يتم تصنيف كلا النوعين إلى أربع فئات مختلفة.

1. المعرفة الواقعية يمكن التحقق منها والملاحظة والقياس.
2. المعرفة المفاهيمية، والتي تتعلق بالنظم ووجهات النظر
3. المعرفة المنهجية التي تتعامل مع مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار
4. والمعرفة الاستثنائية التي تتعلق بالأحكام والفرضيات والتوقعات.

تساعد إدارة المعرفة في التعلم مدى الحياة في مؤسسة تكون فيها الشركات خبراء ومستثمرة. بمساعدة إدارة المعرفة، تجمع الشركات المعرفة بعمليات الإنتاج التي ينطوي عليها إعداد منتج أو خدمة.

إن هدف المنظمات لتجميع المعرفة ليس فقط الحفاظ عليها في الشركة ولكن أيضًا لتوزيعها على موظفيها الحاليين والجدد.

استراتيجيات إدارة المعرفة

هناك ثلاث مراحل للوصول إلى المعرفة. هم قبل أو أثناء أو بعد إدارة المعرفة والأنشطة المرتبطة بها. أصبحت إدارة المعرفة جزءًا من تحسين الأداء أو خطط قياس الأداء في المنظمات.

تتضمن إحدى إستراتيجيات إدارة المعرفة هذه الإدارة الفعالة للمعرفة. يشارك الأفراد معرفتهم في قاعدة البيانات في شكل مشفر، وفك التشفير مطلوب أثناء استرداد المعرفة. هذه العملية تسمى التدوين.

إستراتيجية أخرى لإدارة المعرفة تطلب زملاء خبراء على أساس المتطلبات. يُعرف هذا أيضًا باسم إستراتيجية السحب.

فيما يلي بعض الاستراتيجيات الأخرى لإدارة المعرفة التي تم دمجها من قبل المنظمات المختلفة.

1. تقاسم المعرفة

يشجع هذا المفهوم على مشاركة المعلومات المتاحة بناءً على حقيقة أن المعرفة ليست حصرية ويجب تحديثها ومشاركتها. إنه أحد الأدوار الحاسمة في الوصف الوظيفي للموظف.

من المتوقع أن تكون أنواع مختلفة من تبادل المعرفة ، مثل نقل المعرفة بين المشاريع، وتبادل المعرفة بين المنظمات وداخلها.

2. الاحتفاظ بالمعرفة

عندما يغادر الموظف المنظمة، هناك فقدان للمعرفة مع الموظف. هذا يخلق تحديًا لأشخاص آخرين في المنظمة لأن معرفة الشخص الذي غادر ستكون فريدة من نوعها، ولن يعرفها الجميع.

تحاول الشركات في هذه الحالة الاحتفاظ بالمعرفة بدلاً من فقدانها. يتضمن هذا أيضًا رسم خرائط للكفاءات المعرفية والتنبؤ بالفجوات الحالية والمستقبلية في المعرفة. يتم نقل المعرفة في المنظمة قبل مغادرة الموظف.

يتضمن ذلك مشاركة المستندات ذات الصلة، والتوجيه، والتظليل، وتنفيذ كل خطوة مناسبة يتم من خلالها نقل المعرفة الحالية للموظف إلى الموظف البديل في المؤسسة قبل استقالته.

3. القص

يعتبر سرد القصص من أفضل الطرق لنقل المعرفة الضمنية. كما ناقشنا بالفعل، المعرفة الضمنية ليست شيئًا يمكن نقله بسهولة. ومع ذلك، بمساعدة السرد القصصي، يتم استخدام تشابهات مختلفة لنقل المعرفة من شخص إلى آخر.

يجعل سرد القصص نقل المعرفة أكثر طبيعية، وأكثر قابلية للفهم، وأقل تقنية وتعقيدًا.

4. التوجيه

هذه استراتيجية لإدارة المعرفة تُستخدم في كل مؤسسة تقريبًا. في التوجيه، يتم تعيين موظف كبير كموجه للموظف الجديد .

جرت محاولة أن يكون المرشد هو الشخص الذي عمل بالفعل في دور مماثل لدور الموظف الجديد. تتمثل مهمة المرشد الأساسية في تدريب المرشح الجديد على الجوانب العملية لوظيفته الجديدة ونقل خبرته ومعرفته وقاعدة بياناته إلى الموظف الجديد.

إن عملية التوجيه ناجحة للغاية في إدارة المعرفة لأن الموظف المخضرم أو المرشد الذي يعرف كل شيء عن المنظمة سينقل المعرفة بشكل انتقائي إلى زميله الجديد.

يمكن للموظف الجديد أن يسأل عن أي صعوبات عملية قد يواجهها في عمله. حتى الاستفسارات الفردية يمكن معالجتها، وهو ما قد لا يكون ممكنًا في جلسة تدريب جماعية.

5. نظم إدارة الوثائق

هذه هي أنظمة المستندات مثل محركات الأقراص السحابية، والتي تساعد المؤسسات على تخزين البيانات حول شركتهم. يحصل الموظفون الجدد على حق الوصول والإذن لعرض وتحديث معرفتهم بشأن الشركة. ومع ذلك، هناك وصول انتقائي للموظفين الانتقائي.

الاستراتيجيات الأخرى لإدارة المعرفة هي المراجعات اللاحقة، ومجتمعات الممارسة، ورسم خرائط المعرفة، ونقل أفضل الممارسات، وتوجيهات الخبراء، والأنظمة الخبيرة، والبرمجيات التعاونية، ووسطاء المعرفة، إلخ.

لقد طورت العديد من المنظمات استراتيجيات مختلفة خاصة بهم لإدارة معارفهم.

العمل في إدارة المعرفة

يجب تثقيف جميع الموظفين في المنظمة بأفضل القرارات الممكنة للعمل. التعلم والتحسين المستمر هو أحد الطرق للقيام بذلك.

سيساعد تنفيذ إدارة المعرفة ويجعل من الممكن التحسين المستمر. بهذه الطريقة، لا يمكن للموظفين فقط ممارسة المهارات الحالية، ولكن سيتمكن الموظفون المستقبليون أيضًا من فهم نفس المعرفة ومواكبة الموظفين الحاليين.

فيما يلي ثلاث طرق شائعة يمكن من خلالها التعامل مع إدارة المعرفة:

1. تتمحور حول الناس

يعتمد هذا التعلم بالكامل على الأشخاص والعلاقات، والآن يتبادل الأشخاص من مجتمعات التعلم المختلفة المعرفة.

2. تتمحور التكنولوجيا

هذا يسهل في المقام الأول نقل المعرفة بمساعدة التكنولوجيا ، ويحقق نظامًا يشجع على تبادل المعرفة في المنظمة وبين مختلف الموظفين.

3. تتمحور العملية

يهتم بكيفية استيعاب عملية التنظيم لمشاركة المعرفة. يحاول فهم عملية مشاركة المعرفة في الهيكل التنظيمي الحالي.

نوع المعلومات التي سيتم التقاطها في إدارة المعرفة

يتم التقاط أنواع مختلفة من المعلومات كجزء من عملية إدارة المعرفة. وهذا يشمل على سبيل المثال لا الحصر:

1. الوثائق

الأسئلة المتداولة حول المنتج، قوالب المنتجات، الكتيبات، كتيبات الشركة، ملاحظات البيان الصحفي.

2. البيانات

معلومات المنافسين ونصائح العرض واستراتيجيات المنتج وتطوير المنتج والممارسات الناجحة واستراتيجية المنتج

3. البيانات التنظيمية

معلومات حول معدل دوران الموظفين ، وأوراق المشتريات، والمعلومات المالية، وموقع المكتب، ومعلومات العلامة التجارية ، وما إلى ذلك.

4. أخبار تنظيمية

معلومات تتعلق بالاستراتيجيات المستقبلية والتواريخ المهمة والتحديثات المهمة والعروض الترويجية .

مزايا إدارة المعرفة

إدارة المعرفة هي عملية أساسية يجب أن تشملها كل منظمة. بصرف النظر عن إفادة المنظمة، فإنه يوفر التكاليف المستقبلية ويمكن أن يكون موردًا مفيدًا للموظفين الجدد.

فيما يلي بعض مزايا إدارة المعرفة:

1. تمرير العصا

ضع في اعتبارك أن الموظف قد انضم إلى المنظمة في مرحلتها الأولية وتعلم الكثير من الأشياء. بعد بضع سنوات، قرر الموظف ترك المنظمة، ولم تجد المنظمة مرشحًا مناسبًا خلال الأشهر الستة المقبلة.

بعد ستة أشهر، سيكون أمام المرشح الجديد الذي سينضم خيارين: إما أن يبدأ من حيث بدأ سلفه أو يبدأ من حيث توقف سلفه. الطريقة الأخيرة لن تكون ممكنة إلا إذا كان لدى المنظمة نظام إدارة المعرفة.

هذا يوفر الوقت للمؤسسة والموظف، كما أنه يسرع العمل. بهذه الطريقة، يمكن للشركة التركيز على أمور مهمة أخرى.

2. سهولة الوصول إلى المعلومات

إدارة المعرفة هي ترتيب منهجي للمعرفة المتاحة في قاعدة بيانات المنظمة. نظرًا لأن الترتيب منظم، فمن السهل الوصول إلى قطع المعرفة أو المعلومات المطلوبة على الفور.

يمكن لأي شخص جديد ليس على علم بقاعدة البيانات الوصول إليها بسهولة.

3. تجنب الأخطاء

بمساعدة إدارة المعرفة، يمكن تجنب الأخطاء. يتم تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالماضي في قاعدة البيانات. لا ينبغي للتاريخ أن يعيد نفسه على الأقل عندما يتعلق الأمر بتجاوز الأخطاء.

بدلاً من ذلك، يمكن تكرار الأشياء الجيدة وأفضل الممارسات التي يتم تخزينها بمساعدة إدارة المعرفة.

يمكن للمبتدئين الوصول إلى قاعدة البيانات القديمة وفهم كيفية قيامهم بالأشياء. يمكن تعلم الدروس الماضية دون عيش الدرس وإضاعة الوقت فيه.

4. اتخاذ القرار

الموظفين المختلفين لديهم خبرات مختلفة. أثناء اتخاذ قرارات مهمة، يمكن للمرء الوصول إلى قاعدة البيانات السابقة في نظام المعرفة للتحقق من القرارات السابقة وتداعياتها.

يمكن للمرء مراجعة المعلومات الموجودة في أجزاء متعددة من البيانات، مما سيساعده على اتخاذ قرار مستنير. أحيانًا تعمل القرارات المماثلة عبر الأجيال.

لن يكون الرئيس التنفيذي الذي تولى الرئاسة في عشرينيات القرن الماضي متاحًا في عام 2020، ولهذا السبب ستكون قاعدة البيانات المعرفية التي تم جمعها في العشرينات من القرن الماضي مفيدة في عام 2020.

5. خدمة أفضل

عندما يكون لديك نظام إدارة معرفة مناسب في مؤسستك، فإنه يساعد الموظفين وفريق دعم العملاء على حل مشاكل العملاء بكفاءة وسرعة.

يمكنك أيضًا تكوين قاعدة بيانات للأسئلة المتداولة لمساعدة فريق خدمة العملاء لديك على الإجابة على الاستفسارات بشكل أسرع. بهذه الطريقة، سيتمكن فريق خدمة العملاء والموظفون الآخرون من البقاء راضين وسعداء مع عملائك أنفسهم.

6. التوحيد

عندما يتم توثيق عملية ما، أو تخزين جزء من المعلومات في قاعدة البيانات الخاصة بك، فسيساعدك ذلك على توحيد الأشياء بشكل أكثر كفاءة. سيتبع الجميع طريقة واحدة للفهم، وسيكون اتباع الإجراءات أمرًا سهلاً.

تحديات إدارة المعرفة

الآن بعد أن رأينا الفوائد، دعونا نفهم تحديات إدارة المعرفة.

1. الأمن

مع الحفاظ على إدارة المعرفة، تعد قاعدة البيانات ضرورية، وتأمينها مهمة مختلفة تمامًا وصعبة. تتطفل التهديدات الخارجية دائمًا على قاعدة بيانات إدارة المعرفة الخاصة بالمؤسسة، ويجب على المؤسسة تأمين قاعدة بياناتها.

إذا كانت في الأيدي الخطأ، يمكن للمعلومات والمعرفة الحساسة والخاصة أن تدمر الشركة بأكملها.

2. التعاون والمرونة

بمساعدة إدارة المعرفة، ليس من السهل تنفيذ سياسات جديدة لأن الناس يطورون منطقة راحة حول السياسات الحالية. تختلط حقيقة أن الجميع يتعلمون من قاعدة البيانات القديمة في كل مستوى من مستويات المؤسسة.

يجد الموظفون صعوبة بالغة في تنفيذ السياسات والإجراءات الجديدة. قد يكون من الصعب على الموظفين تعلم مهارات جديدة غير موجودة في قاعدة البيانات القديمة.

3. قياس المعرفة

المعرفة الضمنية شيء لا يمكن قياسه أو نقله بسهولة، مثل المعرفة الصريحة.

سيكون قياس المعرفة الضمنية لدى موظفيك أمرًا صعبًا. نظرًا لأن المعرفة الضمنية لا يمكن قياسها كميًا بسهولة، فإن قياسها سيكون صعبًا. ويجب أن يكون لدى الموظف معرفة ضمنية وصريحة.

4. تخزين المعرفة

عادة ما يتم إنشاء العملية في مؤسستك، حيث يمكن لأعضاء الفريق المختلفين الوصول إلى قاعدة بيانات المعرفة. في حين أن هذا أمر مريح للغاية لنقل معرفتك إلى الموظفين الآخرين، إلا أنه لن يكون من السهل نظريًا تخزين الكثير من المعرفة.

أيضًا، سيكون من الصعب أيضًا الوصول إلى قاعدة البيانات الضخمة والانتقال إليها.

5. مدير المعرفة

تتطلب إدارة قاعدة البيانات الكاملة للمعرفة شخصًا محددًا يكون خبيرًا في الحفاظ على كل نوع من المعرفة. يجب أن يكون لدى الشخص نفسه معرفة معينة في العمليات ومستوى أساسي من إدارة المعرفة جنبًا إلى جنب مع أساليب المنظمة.

الحصول على مثل هذا الشخص أمر صعب ومكلف، وإراحة البيانات بالكامل مع شخص واحد يهدر الكثير من القوة.

6. إدارة الوثائق والتخزين

التوثيق معقد عندما يتعلق الأمر بالتخزين والإدارة. كل يوم، تُنشئ المؤسسة آلاف المستندات من معاملة واحدة، ومن الضروري تخزينها جميعًا في مكان واحد.

يلزم توفر آلاف من وحدات التخزين لتخزين قاعدة البيانات الضخمة هذه والمحافظة عليها.

7. التحسين المستمر والارتقاء

يعد امتلاك قاعدة بيانات لإدارة المعرفة أمرًا مختلفًا، والاحتفاظ بقاعدة البيانات أمر مختلف. الأمن الذي يؤمن قاعدة البيانات يجب أن يتم تحديثه كل ستة أشهر إلى سنة واحدة. تعد المراجعات الدورية لقاعدة البيانات ذات الصلة، والتخلص من البيانات غير الضرورية، والاحتفاظ بالقاعدة الضرورية مهمة شاقة، خاصة إذا كانت البيانات كبيرة جدًا.

يعد التحديث المستمر لقاعدة البيانات وتحسينها تحديًا كبيرًا للمؤسسات الكبيرة. بالنسبة للمؤسسات الأصغر، يمكن أن تظل قابلة للإدارة، ولكن في النهاية، تصبح مملة.

استنتاج

إدارة المعرفة هي عملية أساسية في كل منظمة. بينما تختلف العملية نفسها في كل منظمة، تظل العناصر الأساسية كما هي.

يظل تمرير المعرفة والحفاظ عليها وتحديثها الهدف الأساسي لإدارة المعرفة.