يتيح لك المكتب المنزلي حرية ضبط مصادر التشتيت في الحياة اليومية والتركيز على عملك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل لأنه لا يوجد تنقل. ومع ذلك، فإن مفتاح هذه الإنتاجية هو التنظيم. من الأفضل بكثير للنتيجة النهائية إخراج هذا الاقتراح الرئيسي، على سبيل المثال، من البحث عن مستند الضريبة الطويل المفقود. لحسن الحظ، فإن تنظيم مكتبك في المنزل ليس أمرًا شاقًا كما يبدو. اتبع النصائح الخمس أدناه ولاحظ زيادة إنتاجيتك:
1. فرز المواد الخاصة بك
عندما تكون مضغوطًا للوقت، فمن السهل رمي ملفاتك وأوراقك في كومة “المهام” الواحدة. ومع ذلك، لسوء الحظ، غالبًا ما تزداد هذه الكومة باستمرار، مما يؤدي في النهاية إلى إرباك مكتبك ومكتبك المنزلي وقدرتك على زيادة الإنتاجية. الخطوة الأولى نحو التنظيم هي الحفر في تلك الكتلة من الأعمال الورقية وإنشاء أكوام أصغر بناءً على الموضوع أو الوظيفة أو الأهمية. على سبيل المثال، يمكنك وضع مقترحاتك في كومة والعناصر المتعلقة بالضرائب في كومة أخرى.
2. تجاهل والملف
بمجرد فصل المستندات الخاصة بك إلى مكدسات ذات صلة، يجب عليك اتخاذ قرارات بشأن ما يجب فعله بها. للبدء، تجاهل جميع الأوراق غير الضرورية. تذكر أن هدفك هو تقليل الفوضى. بعد ذلك، تحتاج إلى تنظيم أي أوراق متبقية في أكوام كل منها. غالبًا ما تكون خزانة الملفات المزودة بملفات معلقة مرمزة بالألوان هي الحل الأكثر فاعلية. ومع ذلك، ستعمل أيضًا مجلدات الملفات التي تحمل علامات واضحة في درج مكتب مخصص.
3. تخلص من الورق والفوضى غير الضرورية
أعطت السحابة موارد للشركات الصغيرة والأفراد كانت محجوزة في السابق للمؤسسات الكبيرة. أحد هذه الموارد هو إدارة المستندات، أو القدرة على رقمنة الأوراق المهمة وتخزينها في مكان ما بجانب مكتبك الفعلي . يمكنك، على سبيل المثال، إرسال الورق إلى شركة مثل Shoeboxed والتي ستقوم بمسح وتنظيم أوراقك نيابة عنك. والنتيجة النهائية هي تقليل الفوضى – والمزيد من التنظيم.
4. إنشاء نظام
من أجل الحفاظ على مكتبك منظمًا، ستجد أنه من المفيد تطوير نظام من القواعد لمعالجة أوراقك. قم بإنشاء كومة “مهام” على مكتبك وضع أشياء فيها ستعمل بشكل نهائي في غضون سبعة أيام. ضع جميع المستندات الأخرى في مجلداتها المناسبة أو “في السحابة”. فكر في هذه القواعد على أنها مماثلة لتلك الموجودة في Outlook أو Gmail، حيث تنتقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات محددة مسبقًا.
5. حظر الوقت للصيانة
إذا كنت مثل معظم الناس، فإن الوقت هو أكثر أصولك عابرة. نتيجة لذلك، من السهل أن تترك نظامك التنظيمي الجديد ينزلق إلى النقطة التي تظهر فيها أكوام الورق مرة أخرى في مكتبك. لمنع ذلك، خصص ساعة كل أسبوع لتنظيم أي مستندات لم تقم بمعالجتها بعد.
قد يبدو تنظيم مكتبك في المنزل مهمة شاقة. ولكن إذا اتبعت الخطوات الخمس المذكورة أعلاه، فسوف تطور بسرعة منطقة عمل حيث يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد.
