هل وصفت نفسك يومًا بأنك مستمع جيد؟ نتوقع أن تضع على الأرجح أن لديك مهارات استماع رائعة في قسم المهارات في سيرتك الذاتية.
بعد كل شيء، نحن نعلم أن هذا ما يبحث عنه أصحاب العمل. ولكن قد يفاجئك معرفة أن هناك نمطين متميزين للاستماع :
- مبني للمجهول؛ و
- نشيط
الاستماع السلبي هو عندما تستمع إلى ما يقال ولكنك لا تتفاعل معه.
قد تسمع الكلمات التي تُقال، ولكن بدون أي شكل من أشكال رد الفعل (مثل الابتسام أو الإيماء برأسك أو الرد على المحادثة)، يمكن اعتبار أنك لا تنتبه.
في المقابل، الاستماع النشط هو أسلوب اتصال يظهر أنك تفهم ما يقال لك، وما يُطلب منك القيام به.
مهارات الاستماع النشط هي أكثر من مجرد سماع الكلمات ؛ يتضمن تفسير لغة الجسد والإشارات البصرية الأخرى، والتفكير في استجابتك ومعرفة كيفية التصرف بشكل مناسب.
هل تستمع بعناية؟
نحب جميعًا أن نعتقد أننا مستمعون جيدون.
لكن الحقيقة هي أن الكثير منا يركز فقط على الاستماع السلبي. لا نأخذ الوقت الكافي دائمًا لإظهار أننا نفهم حقًا ما يقال لنا.
الاستماع الفعال هو مهارة أساسية، ويمكننا تعلمها.
يميل أولئك المستمعون النشطون إلى العمل في أدوار وظيفية تتمحور حول الشخص بشكل كبير.
يستطيعون:
- استمع إلى ما يقال (والأهم في بعض الأحيان، ما لا يقال)
- اقرأ ما بين السطور
- فسر لغة الجسد
- تعرف بشكل غريزي كيف تتفاعل مع سياق المحادثة
علي سبيل المثال،
إذا كنت تواجه موقفًا مؤلمًا متعلقًا بالعمل، فيمكنك الاتصال بممثل الموارد البشرية لديك للتوصل إلى حل. قد تحتاج إلى التحدث معهم حول ماهية المشكلة ولماذا تزعجك.
على الرغم من أنك الشخص الذي يتحدث، فسوف تنظر إلى مدير الموارد البشرية لديك لترى كيف يتفاعل ومعرفة ما إذا كان يفهم الفروق الدقيقة في ما تقوله لهم.
ستعرف ما إذا كانوا منتبهين لأنهم قد يتنازلون عن بعضالقرائن غير اللفظية .
قد يحافظون على التواصل البصري، أو ربما يهز رأسه برأسه، وما إلى ذلك. وهذا يدل على أنهم يستمعون بنشاط إلى ما تقوله لهم.
في المقابل، هل سبق لك أن جلست في اجتماع مطول حيث بدأ عقلك في الانحراف عن المتحدث؟
ربما بدأت العبث على دفتر ملاحظاتك بلا تفكير. أو ربما تبدأ في التفكير فيما ستتناوله على الغداء.
عندما تعود إلى مكتبك، تدرك أنك لست متأكدًا تمامًا من كل ما قيل خلال ذلك الاجتماع.
هذا مثال شديد الارتباط على الاستماع السلبي .
لماذا تعتبر مهارات الاستماع النشطة في غاية الأهمية في مكان العمل؟
كما ذكرنا سابقًا، تحظى مهارات الاستماع النشط بتقدير كبير في بعض الأدوار الوظيفية.
يجب أن يكون الأخصائي الاجتماعي الذي يستمع إلى قصة الإهمال أو الإساءة قادرًا على الاستماع بنشاط إلى ما يقال وإظهار التعاطف مع ذلك الشخص.
وبالمثل، فإن أي شخص يعمل في مهنة القانون يحتاج إلى أن يكون قادرًا على الاستماع إلى كل ما يقال وفهم الفروق الدقيقة / التعقيدات التي تنطوي عليها حتى لا تفوت أي تفاصيل مهمة.
لكن الأمر لا يتعلق فقط بمهن معينة.
عند إدارتها بشكل صحيح، يمكن أن تكون مهارات الاستماع النشط مفيدة للغاية لكل مكان عمل:
يمكنه تحسين الاتصال بين الإدارات
عندما تستمع بنشاط، يمكنك تفسير المعلومات والاحتفاظ بها بشكل أكثر فعالية. إذا كان عملك يعتمد على التعاون مع الآخرين، فأنت بحاجة إلى معرفة أن كل شخص يستمع إلى الآخر ويعمل كفريق .
الاستماع الفعال يعني أنه من المرجح أن تتذكر المعلومات التي يتم تقديمها لك. إذا كان عليك بعد ذلك تمرير هذه المعلومات إلى شخص آخر (ربما تحديث حالة لمشروع معين)، فمن الواضح أن المعلومات ستكون أكثر دقة بكثير، مما قد يؤدي إلى اتصال أفضل.
يظهر مستوى أعلى من الاحترام، مما قد يؤدي إلى معنويات أفضل
من خلال الاستماع إلى ما يقوله لك موظفوك أو عملاؤك، والرد وفقًا لذلك، فأنت بطبيعة الحال أكثر احترامًا للآخرين.
ربما تدير فريقًا صغيرًا. من خلال التأكد من أنك تستمع دائمًا بنشاط إلى مخاوفهم أو اقتراحاتهم، سيشعرون بمزيد من الدعم. قد تتذكر اقتراحًا سابقًا قدموه. أو قد تكون قادرًا على حل المشكلات الصغيرة في مهدها قبل أن تتصاعد المواقف إلى شيء لا يمكن الدفاع عنه.
يعلم أفضل المديرين أن الاستماع إلى موظفيهم (والتصرف وفقًا لذلك) طريقة رائعة لتحسين معنويات الفريق. يمكن أن يؤدي هذا بدوره إلى زيادة الإنتاجية وزيادة الاحتفاظ بالموظفين – وكل ذلك إيجابي للشركة.
مهارات الاستماع النشط يمكن أن تحسن حل النزاعات
تدرك مهن الموارد البشرية والقانونية أن الاستماع الفعال هو مكون أساسي في أي حل للنزاع .
هذا لأنك كنت حريصًا على الانتباه إلى كل ما قيل.
لم تفوتك أي معلومات أساسية أو أساءت تفسير المحادثة. هذا يعني أنه نظرًا لأن معلوماتك دقيقة، يمكنك تنفيذ حلول فعالة للتغلب على الصراع الأساسي.
يمكن أن تعزز قدراتك على اتخاذ القرار
إذا كنت تعمل في منصب إداري كبير وتتحمل مسؤولية اتخاذ القرار، فأنت بحاجة إلى معرفة أنك تبني قراراتك على جميع البيانات والمعرفة المتاحة.
الاستماع بعناية لمن حولك يعني أن لديك مصدرًا أكبر للمعلومات يمكنك من خلاله اتخاذ قراراتك.
يمكن أن يكون هذا حول الاستماع إلى شخص واحد على وجه الخصوص أو تخصيص الوقت للاستماع إلى فرق كاملة أو موظفين مبتدئين يعملون في الخطوط الأمامية.
كما ستدرك، يمكن أن يكون اتخاذ القرار المحسن أمرًا حاسمًا لاستمرار نجاح الأعمال.
يمكن لمهارات الاستماع النشطة تحسين العلاقة بين الموظفين والمديرين
يمكن أن تكون القدرة على ممارسة الاستماع النشط مهمة للغاية في سياق العلاقة التي تربطك بمديرك المباشر.
أولئك الذين يشعرون بالاحترام والاستماع والاهتمام هم أكثر عرضة للبقاء في دور وظيفي أكثر من أولئك الذين لا يفعلون ذلك.
من المرجح أن يرى المديرون زيادة الإنتاجية والمرونة والابتكار من قبل الموظفين إذا تمكنوا من إظهار اهتمامهم بمخاوف الموظفين الفردية.
النظر إليها من منظور الموظف
بصفتك موظفًا، عليك أن تُظهر لمديرك المباشر أنك تستمع إلى ما يُطلب منك القيام به.
من غير المحتمل أن يكون لدى صاحب العمل الوقت لتكرار التعليمات في وقت لاحق، لا سيما إذا كانت مسألة حساسة للوقت. لإكمال المهمة بكفاءة، يجب أن تكون مدركًا تمامًا لما يُطلب منك القيام به ولماذا.
كجزء من مهارات الاستماع النشط لديك، يجب أن تأخذ الوقت الكافي لتفسير كيف تتناسب هذه المهمة مع الصورة الأكبر واستراتيجية العمل الأوسع. هذا لأنه يمكن أن يغير نهجك في كيفية قيامك بالعمل.
يجب أن تدرك أيضًا أن قدرتك على الاستماع إلى ما يقوله مديرك (والفرق الأخرى) يمكن أن يكون لها تأثير كبير عندما يتعلق الأمر بتطوير حياتك المهنية .
قد يكون من المغري الخروج من الاجتماعات، خاصة إذا تمت مناقشة عملك بالفعل. ولكن إذا استمعت إلى ما يركز عليه الزملاء الآخرون، فقد يكون لديك اقتراحات لمجالات التحسين أو أفكار لمنتجات أو خدمات جديدة.
يمكنك إيجاد طرق أفضل للتعاون بشكل فعال . قد تتمكن حتى من تقديم اقتراحات لأدوات جديدة أو تدريب يمكن أن يحسن الكفاءة.
سيساعدك هذا على تطوير سمعتك لكونك مفكرًا استراتيجيًا. وعلى هذا النحو، قد تبدأ في العثور على نفسك في طابور فرص الترقية.
النظر إليها من وجهة نظر المدير
ربما تكون قد شققت طريقك في السلم الوظيفي لأن لديك المهارات والقدرات التقنية لمعرفة كيفية إنجاز العمل. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن لديك المهارات الصحيحة لإدارة فريق بنجاح.
يتمثل جزء كبير من وظيفة المدير في تقديم الرعاية الرعوية لفريقك. يجب أن تُظهر أنك تستمع بنشاط لما يقوله لك موظفوك.
ربما هناك صراع واضح بين شخصين. أو ربما يتأثر شخص ما بقضايا شخصية في المنزل. من خلال الاهتمام الدقيق بالمحادثات التي تجري من حولك (وكذلك مباشرة معك)، يمكنك البدء في إنشاء طرق للتغلب على هذه المشكلات.
لن يؤدي ذلك إلى بيئة عمل أفضل وأكثر إمتاعًا فحسب، بل سيعطيك أيضًا فرصة للتغلب على أي سلبيات قبل تفاقمها. يمكن أن يؤدي هذا إلى زيادة الإنتاجية وزيادة قوة الاحتفاظ بالموظفين.
من المهم أيضًا التفكير في كيفية استخدام مهارات الاستماع النشط عندما يتعلق الأمر باكتشاف الإمكانات. يركز عدد كبير جدًا من المديرين فقط على مراجعات الأداء السنوية . إنهم يأخذون الوقت مرة واحدة فقط في السنة لتقديم ملاحظات للأفراد أو يسألونهم عما يريدون تحقيقه في حياتهم المهنية.
إذا كنت مديرًا جيدًا، فيجب أن تبحث عن أفراد لمعرفة طموحاتهم. إذا كانوا حريصين على شق طريقهم في الرتب، فيمكنك وضع إجراءات لمساعدتهم على الفور بدلاً من الانتظار حتى يصلوا إلى نقطة الانهيار ويقررون الانتقال إلى مكان آخر.
وبالمثل، من المهم أيضًا أن تتذكر أن الأفكار الجيدة لا تحدث أبدًا في صوامع. إذا كنت ترغب في تشجيع ثقافة الفريق التعاوني ، فأنت بحاجة إلى أن تكون قدوة يحتذى بها.
امنح الأفراد الفرصة لمشاركة الأفكار والاقتراحات والاستماع إلى ما يقولونه. قد تدرك أنهم قد يكونون قد حددوا فرصة لنمو أعمال واضح.
نصائح عملية تساعدك على أن تصبح مستمعًا نشطًا بشكل أفضل
في وقت سابق من هذا المقال، ذكرنا أن الاستماع الفعال هو مهارة يجب تعلمها. هذا صحيح. إنه شيء لا يأتي دائمًا بشكل طبيعي للناس. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكن أن تكون مهارة نطورها ونصبح منسجمين معها بمرور الوقت.
فيما يلي بعض التلميحات المفيدة التي يمكنك استخدامها لتحسين مهارات الاستماع النشط لديك:
قم بإزالة أي مشتتات غير ضرورية
إذا كنت تستمع إلى شخص ما، فتأكد من أنك تركز عليه تمامًا. ضع هاتفك في وضع صامت أو اقفل شاشة الكمبيوتر حتى لا تشتت انتباهك.
لا يوجد شيء أكثر إثارة للاشمئزاز من محاولة التحدث إلى الناس ورؤيتهم وجها لأسفل على هواتفهم. لا تعتبر إزالة المشتتات أكثر احترامًا فحسب، بل تعني بشكل لا شعوري أنك أكثر عرضة للاستماع بعناية لما يقولونه.
تحلى بالصبر – دع الشخص ينهي حديثه
المستمعون النشطون الجيدون هم أولئك الذين يعرفون متى يمكنهم التحدث إلى شخص ما. لقد فهموا متى وصل الشخص المتحدث إلى نهاية نقطة المناقشة، وهو الوقت المناسب للرد.
غالبًا ما يكون المستمعون السلبيون غير مدركين لهذه الإشارات الدقيقة وقد يقاطعون المتحدث في لحظات غير مريحة. من خلال التحلي بالصبر وانتظار الوقت المناسب، تظهر أنك تحترم المتحدث وتثق في أنه سينقل جميع المعلومات الضرورية التي تحتاج إلى معرفتها.
استمع بجسدك – وليس أذنيك فقط
قد يكون هذا أمرًا غريبًا، ولكن عندما تستمع تمامًا إلى شخص ما، فهناك رد فعل طبيعي لجسمك للاستجابة. يمكن أن يكون هذا من خلال الحفاظ على الاتصال بالعين أو الابتسام.
قد يكون ذلك من خلال إيماء رأسك أو حتى قول عبارات مثل “نعم” أو “أوافق” أو “أفهم”.
تتمحور مهارات الاستماع الفعال الفعال حول تسهيل الاتصال ثنائي الاتجاه بينك وبين المتحدث. يتعلق الأمر بالاستماع إلى ما يقولونه لك، ولكن أيضًا عن إظهار أنك تفهم ما يقال.
يمكن أن تكرر إعادة الصياغة أنك فسرت بشكل صحيح
من التكتيكات السريعة والسهلة لتحسين مهارات الاستماع النشط لديك إعادة صياغة أو تكرار ما قيل لك للتو.
على غرار مقابلة عمل حيث يمكنك تكرار اسم مدير التوظيف ( “هذا سؤال رائع يا كارين “)، فإن تكرار المعلومات الأساسية إما بشكل مباشر أو غير مباشر يمكن أن يساعد في تأكيد أنك تفهم ما قيل.
الاستماع الفعال هو حول التفسيرات الدقيقة. إن تخصيص دقيقة أو اثنتين لتكرار شيء ما للمتحدث ( “للتوضيح فقط، هل هذا ما تقصده؟” ) لا يمكن أن يوضح أنك كنت تستمع فحسب، بل يوفر أيضًا الفرصة للحصول على مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر.
في بيئة العمل، يمكن أن تكون تقنية إعادة الصياغة هذه حاسمة لضمان أن يعمل كل موظف لتحقيق نفس الأهداف بطريقة دقيقة وفعالة.
فكر في الأسئلة التي تطرحها
عنصر أساسي آخر لإثبات أن لديك مهارات استماع نشطة جيدة هو التفكير في الأسئلة التي تطرحها في محادثة المتابعة.
إذا طرحت سؤالاً حيث تم تقديم المعلومات بالفعل، فسيظهر ذلك أنك لم تستمع.
حاول التفكير في الأسئلة ذات النهايات المفتوحة بالإضافة إلى الأسئلة المباشرة التي يمكنك طرحها والتي لا تظهر فقط أنك منتبهة، ولكنها أسئلة تعزز المحادثة وتساعد على زيادة المعلومات المقدمة.
افكار اخيرة
في بداية هذا المقال، ذكرنا أن أصحاب العمل يبحثون دائمًا عن الأشخاص ذوي مهارات الاستماع القوية. إذا أخذت هذه التلميحات والنصائح على متن الطائرة، فقد تبدأ في رؤية اختلاف في قدراتك.
عندما يتعلق الأمر بدمج مهارات الاستماع المكتشفة حديثًا في سيرتك الذاتية أو في خطاب التقديم ، فكر في أمثلة عندما استخدمت مهاراتك بنجاح.
ربما تكون قد شاركت في موقف معقد يواجه الجمهور حيث كان عليك التعامل مع مجموعات متعددة من الأشخاص. أو ربما تكون لديك خبرة في حل النزاعات أو استخدمت مهاراتك لإبلاغ قدراتك في اتخاذ القرار.
سوف يبحث مسؤولو التوظيف عن أمثلة عملية على وقت استخدامك لمهارات الاستماع الخاصة بك، وعلى هذا النحو، سوف يراقبون أدائك عن كثب أثناء مقابلة العمل للتأكد من أنك تستمع بنشاط.
