كيفية كتابة المراسلات الإدارية

مع تطوّر الاقتصاد وانتشار العولمة، أصبح العالم اليوم سوقًا واحدًا مترابطًا. ونتيجة لهذا التحول، تزايدت المنافسة التي تواجهها الشركات بأشكال متعددة.

تتطلب المنظمات الآن بشكل متزايد السعي إلى إيجاد فُرُص للبقاء والنمو في هذه البيئة المتغيرة. وبالتالي، يتطلب الأمر وجود الأفراد ذوي المعرفة والمهارات المتخصصة في تخصصات معيّنة. ويُطلق على هؤلاء الأفراد المتخصصين مصطلح “السكرتير”. يتم تعيين السكرتيرين من قِبل الشركات التجارية والجمعيات التجارية والأندية الرياضية والتعاونيات والنقابات والإدارات الحكومية والمنظمات غير الهادفة للربح وغيرها، للقيام بمهام الرعاية اليومية للأعمال التجارية. هذا المقال سيغطي المحاور التالية:

• مفهوم الرسائل الإدارية
• أنواع المراسلات الإدارية
• مكونات الرسالة الإدارية
• خصائص المراسلات الإدارية
• كيفية كتابة المراسلات الإدارية
• الفرق بين المراسلات الإدارية والمراسلات العامة
• أثر المراسلات الإدارية على فعالية العمل

أنواع المراسلات الإدارية

1. المراسلات الداخلية: تُعنى المراسلات الداخلية بالتواصل بين الأفراد والإدارات والأقسام والفروع داخل المنظمة نفسها.
2. المراسلات الخارجية: تشمل المراسلات الخارجية التواصل مع الجهات الخارجية للمنظمة، مثل العملاء والموردين والبنوك والمؤسسات المالية والجهات الحكومية والمؤسسات التعليمية والجمعيات الخيرية.
3. المراسلات الروتينية: تشمل المراسلات الروتينية جميع الرسائل ذات الطابع اليومي مثل الاستفسارات والشكر والردود والأوامر والدعوات، وكذلك خطابات التعيين.
4. مراسلات المبيعات: تتضمن مراسلات المبيعات جميع الرسائل والتقارير والفواتير والعروض والخصومات وإشعارات التسليم وتأكيدات الطلبات وخطابات التحصيل والمدين والائتمان المتعلقة بعمليات البيع.
5. المراسلات الشخصية: تشمل المراسلات الشخصية جميع الرسائل ذات الطابع الشخصي مثل طلبات التعاون أو الإحسان، والتهاني، والتوصيات، والاعترافات، وخطابات التوصية، والتعاطف، واللوم.
6. التعاميم: تُستخدم التعاميم لإبلاغ عدد كبير من الأشخاص أو الشركات بأمور مشتركة مثل إشعارات تغيير العناوين أو فتح فروع جديدة أو إدخال منتجات جديدة، وإشعارات بشأن الاجتماعات وغيرها.

 

مكونات الرسالة الإدارية:

• التاريخ والمكان: يُوضع في أعلى يمين الورقة.
• نص الرسالة: يشمل النص الرئيسي للرسالة، ويتناسب مع نوع الرسالة وغرضها، مما يسهل قراءتها بكفاءة.
• صيغة الاستئناف: تُحدد هوية المتلقي، مثل “سيد” أو “سيدة”، أو “القراء الأعزاء” في حالة الجماع.
• محتوى الرسالة: يتم كتابته في فقرات تُطوَّر فكرة رئيسية، مع الحرص على توزيع المحتوى بشكل مناسب.
• طريقة مهذبة للقول: يختتم الخطاب بطريقة مهذبة تشير إلى المستلم، ويعكس احترام الكاتب للمتلقي.
• التوقيع: يُمضي الرسالة فقط كبار المديرين، وإذا لم تكن واحدًا منهم، يجب وضع توقيع واضح يتضمن الاسم الأول واسم العائلة.
• الختام: يتضمن ختام الرسالة استنتاجًا موجزًا يلخص مضمون الرسالة وعبارة مهذبة تعبر عن موقف المرسل من المتلقي.

تساعد المراسلات التجارية في تحقيق العديد من الأهداف التنظيمية، دعونا نستكشف بعضها بالتفصيل:

1. الحفاظ على علاقات سليمة: تسهم المراسلات التجارية في الحفاظ على علاقات جيدة بين الأطراف المعنية، مما يعزز التواصل الفعال والشفاف داخل المنظمة ومع الشركاء الخارجيين.
2. بمثابة دليل: تعمل المراسلات التجارية كسجل مكتوب لجميع الحقائق والتفاصيل، مما يسهل عملية الرجوع إليها والاستفادة منها كمرجع مستقبلي.
3. خلق والحفاظ على حسن النية: من خلال التواصل الدائم والإيجابي، تساهم المراسلات التجارية في بناء والحفاظ على سمعة إيجابية للشركة وتعزيز العلاقات مع العملاء والشركاء التجاريين.
4. غير مكلفة ومريحة: تُعتبر المراسلات التجارية شكلًا فعّالًا ومكلفًا من الاتصالات التجارية، مما يسهل عملية التواصل بين الأطراف بدون الحاجة للتنقل الجغرافي.
5. الاتصالات الرسمية: تعتبر المراسلات التجارية وسيلة رسمية للتواصل بين الشركات والأفراد، مما يسهل إزالة الغموض والشكوك وتعزيز الثقة في التعاملات التجارية.
6. توسيع الأعمال التجارية: تسهم المراسلات التجارية في تحقيق أهداف الشركة وتوسيع نطاق أعمالها، بما في ذلك توسيع العملاء والشركاء التجاريين واستكشاف فرص جديدة في السوق.

خصائص المراسلات الإدارية

خصائص المراسلات الإدارية تتميز بعدة جوانب يمكن تلخيصها كما يلي:

• الدقة والموضوعية والوضوح: يتطلب الأسلوب الإداري دقة في استخدام المصطلحات والجمل لتجنب التفسيرات الخاطئة، مع إظهار الموضوعية من خلال تدفق منطقي للأفكار، وتحقيق الوضوح للتواصل الفعّال داخل وخارج المنظمة.
• الحذر والمسؤولية: يجب على الكاتب أن يتجنب الإيجاب والتقديم على قضايا غير مؤكدة، وأن يكون مسؤولاً في كلماته وتصرفاته، مما يعكس الالتزام بالقواعد والمعايير الصارمة.
• الاحترام والمجاملة: تظهر الإدارة الاحترام للمتلقين من خلال لغة مهذبة ومجاملة في التعامل، مما يساهم في بناء علاقات إيجابية وثقة في التعاملات.
• الهيئة والرصانة: يتطلب الأسلوب الإداري هيئة ورصانة في الصياغة، مع تجنب الأسلوب المعقد والتكرار الطويل، والاعتماد على لغة مباشرة وواضحة للتواصل الفعّال.
• الحياد: ينعكس مبدأ الحياد في الأسلوب المعتمد، حيث يتعامل الكاتب بنفس الطريقة مع الجميع دون تفضيل أو تحيز، مما يضمن المساواة والعدالة في التعامل.
• المسؤولية والتزام القوانين: يجب على المحرر أن يكون مسؤولًا في صياغته والتحقق من صحة المعلومات المذكورة، مع الالتزام بالقوانين واللوائح المعمول بها.
  هذه الخصائص تعكس أسلوب الكتابة الإدارية الذي يهدف إلى تحقيق التواصل الفعّال والشفاف، وبناء علاقات متينة بين الأطراف المعنية في الساحة الإدارية.

كيفية كتابة المراسلات الإدارية

كتابة المراسلات الإدارية تعتبر مهمة للغاية في مجال الحياة المهنية، حيث تمثل وسيلة رئيسية للتواصل مع الآخرين بشكل رسمي. لضمان فعالية المراسلات، يُنصح باتباع الإرشادات التالية:

• التركيز في الجملة الأولى: يجب أن تكون الجملة الأولى مباشرة وتصل إلى صلب الموضوع دون تشتت أو تجول.
• استخدام الجمل القصيرة والموجزة: يفضل استخدام جمل قصيرة وموجزة للتعبير عن الأفكار، مما يجعل المراسلة سهلة القراءة والفهم.
• التنسيق القياسي وتجنب اللغة العامية: نظرًا لأن المراسلات الإدارية تعتبر تواصلًا رسميًا، فيُفضل استخدام التنسيقات القياسية وتجنب استخدام اللغة العامية.
• النغمة المناسبة: من المهم استخدام لغة بسيطة ومباشرة، والتأكد من أن النغمة المستخدمة تعكس الاحترام والاهتمام بالمتلقي.
• معرفة الجمهور: يجب على الكاتب أن يكون على علم بالجمهور المستهدف، ويضبط لغته ونغمته وفقًا لذلك.

الفرق بين المراسلات الإدارية والعامة

الفرق بين المراسلات الإدارية والعامة يكمن في الغرض والمدة التي يتم فيها الاحتفاظ بها وفقًا للسياق القانوني والإداري:

1. المراسلات الإدارية: تتعلق بصياغة أو تنفيذ السياسات والإجراءات أو التوجيهات المحددة. يكون المستهدف الرئيسي لهذه المراسلات هم الموظفون في المستوى الأعلى مثل المشرفين والمديرين. تشمل أيضًا الوثائق المتعلقة بالتخطيط والتنفيذ والتعديل والإعادة تعريف للبرامج أو الخدمات أو المشاريع. تُحتفظ بالمراسلات الإدارية عادة لمدة 4 سنوات.
2. المراسلات العامة: تشمل رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى التي توثق مسار العمل المعتاد في المؤسسة أو الكيان. عادة ما تكون متعلقة بالتشغيل المنتظم لسياسات أو برامج أو خدمات أو مشاريع المؤسسة. يتم الاحتفاظ بالمراسلات العامة عادة لمدة سنتين.

يجب على الموظفين الاحتفاظ بنسخ من المراسلات الإدارية أو العامة للرجوع إليها لاحقًا، ولكن الوصي الرئيسي على الحفاظ على هذه المراسلات يعود عادةً إلى المرسل. من الضروري أن يقوم كل شخص باستخدام البريد الإلكتروني بطريقة منظمة وتصنيف رسائلهم وفقًا لسياق العمل والسياسات الإدارية والقوانين القائمة. في حالة الشك بشأن كيفية تصنيف المراسلات الإلكترونية، يمكن أن تكون موجودة توجيهات داخل المؤسسة للمساعدة في هذا الأمر.

أثر المراسلات الإدارية على فعالية العمل:

أثر المراسلات الإدارية على فعالية العمل يمكن أن يكون ملحوظًا ويؤثر على عدة جوانب مختلفة في بيئة العمل. إليك بعض الأثار الرئيسية:

• تعزيز التواصل والتنسيق: المراسلات الإدارية تلعب دورًا حيويًا في تعزيز التواصل بين مختلف الأقسام والأفراد داخل المؤسسة. تساعد على تنسيق الأنشطة وتبادل المعلومات بين الفرق، مما يسهم في تحسين تدفق العمل وتقليل التضارب.
• توضيح الأهداف والتوجيهات: عندما تصاحب المراسلات الإدارية بشكل جيد، يتم نقل الأهداف والتوجيهات بوضوح للموظفين. يعرف الفريق ما يتوقع منه وما الذي ينبغي أن يركز عليه، مما يعزز التوجيه والتوجيه الفعال.
• تقليل الخطأ والتأخير: عندما يتم كتابة المراسلات الإدارية بشكل دقيق وواضح، يمكن أن تقلل من حدوث السوء فهم والخطأ في التنفيذ. كما يمكن أن تحد من التأخير في تحقيق الأهداف بسبب عدم فهم الإرشادات بشكل صحيح.
• تحسين العلاقات الداخلية والخارجية: تقدم المراسلات الإدارية الفعالة الفرصة لتبادل الآراء وبناء العلاقات الإيجابية داخل المؤسسة ومع العملاء والشركاء الخارجيين. هذا يعزز التعاون والثقة ويؤدي إلى فرق عمل أكثر تناغمًا وفعالية.
• تسهيل اتخاذ القرارات: يمكن أن توفر المراسلات الإدارية الموجهة بوضوح المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة. عندما تكون المعلومات متاحة بشكل واضح وموجز، يصبح من السهل على القادة اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتكتيكية بشكل فعال.

بشكل عام، تسهم المراسلات الإدارية الفعالة في تحسين التنظيم والكفاءة في بيئة العمل، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين النتائج النهائية للمؤسسة.

في الختام، يظهر أن المراسلات الإدارية تلعب دورًا حاسمًا في تعزيز فعالية العمل داخل المؤسسات والمنظمات. من خلال التواصل الفعال والواضح، وتبادل المعلومات الدقيقة، يتسنى للموظفين والقادة تحقيق الأهداف بكفاءة أكبر. تعمل المراسلات الإدارية كأداة للتوجيه والتنسيق، وتسهم في بناء الثقة وتعزيز التعاون بين الأفراد والأقسام. بالإضافة إلى ذلك، فإن الالتزام بالمعايير والإرشادات الإدارية يساهم في تقليل الأخطاء وتعزيز النتائج الإيجابية. لذا، يجب أن نولي اهتمامًا خاصًا لكتابة المراسلات الإدارية بشكل فعّال ومحترف، حيث تمثل هذه المهارة الأساسية جزءًا لا يتجزأ من نجاح أي منظمة.