النجاح من خلال التخطيط التشغيلي
يعد النجاح في المشاريع، خاصة على مستوى الفريق، نتيجة حتمية لوضع خطة تشغيلية قوية. بدون خطة تشغيلية، يمكن أن يتشتت انتباه أعضاء الفريق عن الجدولة والمهام، مما يؤدي إلى تضخم الميزانيات وخلق فوضى. لذلك، لضمان تنفيذ مشروعك بشكل جيد، دعنا نستعرض كيفية وضع خطة تشغيلية فعالة.
ما هو التخطيط التشغيلي؟
التخطيط التشغيلي هو العملية التي يقوم من خلالها الفريق أو القسم بتحليل الخطة الاستراتيجية للشركة وتفصيلها. يركز التخطيط التشغيلي على المستقبل، حيث يحدد ميزانيات الأقسام وأهدافها لدفع نجاح الخطة الاستراتيجية من خلال أنشطة محددة يقودها الفريق للسنوات القادمة (من 1 إلى 3 سنوات).
تعمل الخطط التشغيلية بشكل أفضل عندما يلتزم بها القسم بأكمله، مع تحديد تواريخ استحقاق المهام وقياس أهداف النجاح والإبلاغ عن المشكلات والتعاون بفعالية. يكون الأداء أفضل عندما يكون هناك تواصل بين الأقسام لضمان أن يعمل الجهاز بأكمله بسلاسة، حيث يحقق كل فريق أهدافه.
فوائد التخطيط التشغيلي
كل خطة تشغيلية تؤثر بشكل كبير على جميع أعضاء الفريق المعنيين، ويمكن أن تكون هذه التأثيرات إما لصالح شركتك أو على حسابها. إذا كانت على حساب الفريق، فمن الأفضل اكتشاف ذلك مبكرًا لتتمكن من تعديل خطتك التشغيلية بسهولة.
هذا هو جوهر التخطيط التشغيلي: يمكنك معرفة تأثير عملياتك على الأداء العام للأعمال في الوقت الفعلي، أو عند تحقيق كل معيار قياسي، مما يمكنك من معرفة الوقت المناسب لتعديل مسارك. ومع وجود خطة تشغيلية مخصصة لكل قسم، يمكنك تحديد الأماكن التي تسوء فيها الأمور وأسباب ذلك بدقة.
أهمية الخطة التشغيلية
الخطة التشغيلية هي خطة تفصيلية تحدد بوضوح كيفية مساهمة الفريق أو القسم في تحقيق أهداف الشركة. تحدد المهام اليومية المطلوبة لإدارة الأعمال التجارية. عند إنشائها بشكل صحيح، تضمن الخطة التشغيلية أن كل مدير وكل موظف يعرف واجباته المحددة وكيفية تنفيذها ضمن جدول زمني محدد. يعتبر تحديد المهام اليومية التي تضمن مسارًا واضحًا لأعمالك وأهدافك التشغيلية أمرًا أساسيًا للنجاح.
كيفية عمل خطة تشغيلية
الخطوات الأساسية لإنشاء خطة تشغيلية فعالة
نظرًا لأن الخطط التشغيلية تهدف إلى تخصيص الأموال والموارد والموظفين لفترة زمنية تتراوح بين 1 إلى 3 سنوات، يجب أن تخدم جميع الخطوات الواردة في الخطة هذا الهدف النهائي.
تصور الخطة التشغيلية
كما هو الحال مع أي خطة مشروع، من الأفضل أن تبدأ بالرؤية. تشمل السمات الرئيسية للخطة التشغيلية تحديد مهام لتحقيق أهداف محددة بوضوح، بالإضافة إلى إدارة موظفيك لضمان عملهم بكفاءة. حدد رؤيتك فيما يتعلق بهذه المستويات، ثم ابدأ بمرحلة البحث.
ستركز تلك الرؤية على التفاصيل الواقعية للمشروع بمجرد أن يبدأ. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في إنشاء مخططات جانت التي توفر لك جدولًا زمنيًا للمشروع وعرضًا شاملاً للتقدم والأداء.
البحث وتحديد الأهداف
لبناء خطتك التشغيلية، ابدأ بفحص أهدافك. الهدف من الخطة التشغيلية هو معالجة خمسة أسئلة رئيسية:
- ما هي الميزانية؟ قارن بين العام الماضي وهذا العام.
- أين الفريق الآن؟ انظر إلى هذا من منظور الميزانية والموارد وأعضاء الفريق.
- أين يريد فريقنا أن يكون؟ فكر في ذلك في فترات زمنية مختلفة (العام المقبل، بعد عامين، بعد ثلاث سنوات).
- ما هي المعايير التي يجب أن نستخدمها لقياس تقدمنا؟ يمكن أن تشمل هذه المعايير مواعيد إطلاق المنتج، عدد السلع المصنعة، عدد حالات خدمة العملاء المغلقة، عدد المراجعات الإيجابية، عدد العملاء المكتسبين، وزيادة الإيرادات بنسبة معينة.
للإجابة على هذه الأسئلة، يجب عليك مقابلة أعضاء فريقك، طرح هذه الأسئلة عليهم، ثم تصنيف إجاباتهم. رتب الإجابات حسب الأولوية في رباعي: أسهل إلى أكثر صعوبة في التنفيذ، وأهم إلى أقل أهمية. هنا تبدأ الأهداف في التبلور والتركيز.
تعيين الميزانية والموظفين
بمجرد تحديد أهدافك، لاحظ أن ميزانية خطتك التشغيلية تأتي من الميزانية السنوية لقسمك. لذلك، يجب أن تكون الميزانية هي العنصر الأول الذي يتم النظر فيه عند تعيين المهام والموارد وتخصيصها لأعضاء الفريق.
احصل على تعليقات في هذه المرحلة أيضًا، فقد يكون لديك شخص أكثر ملاءمة لدور معين، أو مراحل غير ضرورية يمكنك التخلص منها تمامًا.
تقرير عن الخطة التشغيلية
بمجرد رسم خطتك التشغيلية – التي يجب أن تتضمن أهدافًا واضحة مع التسليمات، الأهداف، الجداول الزمنية والموظفين اللازمين لتحقيق الخطة – قم ببناء عملية للإبلاغ عن التقدم أثناء سير الخطة.
سيرغب أصحاب المصلحة ورؤساء الأقسام والقيادة في مراجعة تقدم خطتك التشغيلية بانتظام، سواء كان ذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو بناءً على المشروع. لذا تأكد من الإبلاغ عن جميع النتائج التي توصلت إليها لضمان استمرار الدعم من القيادة. يمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع حلاً سهلاً للحصول على تحديثات سريعة ودقيقة.
ضبط الخطة التشغيلية حسب الحاجة
كما هو الحال مع أي مشروع مخطط جيدًا، يجب أن تكون دائمًا مستعدًا للتعديل. هل وصلت إلى معيار حقق نتائج أقل من المتوقع؟ مع وجود خطة تشغيلية، يمكنك تحديد وفهم الأجزاء التي لم تنفذ بشكل مثالي. قم بإجراء التعديلات اللازمة، واشرك أعضاء الفريق حسب الحاجة، واحصل على دعم من أصحاب المصلحة وتابع إلى المعيار التالي مع خطتك التشغيلية المعدلة.
يمكن إجراء هذه التعديلات بسهولة إذا كنت تستخدم برنامج تخطيط المشاريع. إذا كان عليك إجراء تعديلات على ورقة Excel ثابتة أو مستند Word، فقد يستغرق تحديث جميع التغييرات ساعات. على العكس، يعد برنامج تخطيط المشاريع أداة ديناميكية تتيح لك تخطيط المشاريع، تعيين العمل، تتبع التقدم، وإجراء التغييرات بسهولة.
التخطيط الاستراتيجي مقابل التخطيط التشغيلي
التخطيط التشغيلي هو جزء من التخطيط الاستراتيجي حيث يُعتبر التخطيط التشغيلي هو الجزء المتعلق بفرق العمل المختلفة داخل المنظمة، مثل فريق التسويق، وهو جزء من الكل الشامل.
التخطيط الاستراتيجي
التخطيط الاستراتيجي يشمل الإجابة على الأسئلة الخمسة الرئيسية المذكورة سابقًا ولكنه يتم على مستوى الشركة ككل ويعمل عبر الوظائف المختلفة. يهدف التخطيط الاستراتيجي إلى تحديد الأهداف، المهام، والقيم التنظيمية، بالإضافة إلى تحديد الاتجاه الطويل المدى للشركة. يساعد هذا التخطيط في فهم أفضل للموارد والميزانية التي تحتاج إلى تخصيصها لضمان فعالية الخطة.
يشمل التخطيط الاستراتيجي أيضًا تحديد الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف من منظور عالي المستوى. الفرق هي التي تقوم بتحديد توجيهاتها الخاصة كجزء من التخطيط التشغيلي لإنجاح الخطة الاستراتيجية العليا.
التخطيط التشغيلي لدعم التخطيط الاستراتيجي
يُبنى التخطيط التشغيلي لدعم التخطيط الاستراتيجي بأهداف واضحة لكل قسم داخل المنظمة. يشمل ذلك تحديد أدوار كل عضو في الفريق، والأهداف التي يجب أن يدعمها كل فريق لتحقيق الخطة الاستراتيجية العامة للمنظمة، بالإضافة إلى الميزانية والموارد اللازمة لتحقيق تلك الأهداف.
على سبيل المثال، تأتي ميزانية الخطة الاستراتيجية من الميزانية الاستراتيجية العامة، بينما تأتي ميزانية الخطة التشغيلية من الميزانية السنوية للقسم أو الفريق. هذا يوضح أن كل ما تحدده في خطتك التشغيلية يجعل أدوار الجميع للعام المقبل واضحة تمامًا.
من يدير الخطة التشغيلية؟
عادةً ما تتولى الإدارة الوسطى إدارة الخطة التشغيلية، بينما تُنفَّذ الخطة الاستراتيجية من الأعلى إلى الأسفل. تتميز الخطة التشغيلية بنطاق ضيق يمكن أن يتغير سنويًا مع التركيز على تخطيط الأنشطة الروتينية.
كثير من المديرين المتوسطين يتفوقون في تخطيط وتنفيذ الخطة التشغيلية لأنها تتطلب النظر في الأنشطة اليومية، الموارد، والمهام. يتيح لهم ذلك إدارة التفاصيل الدقيقة للعمل اليومي وتوجيه الفريق نحو تحقيق الأهداف المحددة ضمن الخطة التشغيلية.
خطوات خطة عمل تشغيلية ناجحة
- لا يمكنك إنشاء خطة تشغيلية ناجحة دون تحديد أهدافك التشغيلية بوضوح: يرشدك النموذج أدناه عبر عدة خطوات مهمة يجب اتخاذها إذا كنت ترغب في تطوير خطة تشغيل وظيفية:
- قم بإنشاء خطتك الاستراتيجية أولاً: تعد خطة التشغيل أداة ضرورية لتحقيق الأهداف التي حددتها في الاستراتيجية، لذا عليك أولاً التأكد من أن خطتك الاستراتيجية موجودة في مكانها الصحيح.
- ركز على الأهداف الأساسية: تلتزم جميع أمثلة خطط التشغيل الناجحة بقاعدة واحدة – التركيز على الأهداف الأكثر أهمية. من الصعب اتباع خطة معقدة ذات أهداف متعددة غير واضحة.
- بدلاً من التأخير، استخدم المؤشرات الرائدة: ستظهر المؤشرات المتأخرة أن جهودك تقصر فقط بعد أن تقوم بالفعل بتنفيذ العمليات. على النقيض من ذلك، تشتمل المؤشرات الرائدة على تدابير تنبؤية تمنعك من ارتكاب الأخطاء في المقام الأول.
- اختر مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة: من الضروري تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لعملك. لا يجب عليك تطويرها جميعًا بنفسك، بل قم بإشراك الفريق بأكمله في العملية.
- التواصل هو المفتاح: يجب أن يتعلم كل فرد في الشركة ويفهم المقاييس التي تستخدمها، وسبب أهميتها، وأدوار كل شخص في العمل نحو تحقيق أهدافك.
ملاحظة: يمكنك دائمًا التحقق من مدونتنا للحصول على المزيد من النصائح التجارية الناجحة مثل هذه!
أمثلة على التخطيط التشغيلي
يجب أن يساعدك قالب الخطة التشغيلية في تحديد الإجراءات والعمليات اليومية لشركتك وتحسينها. تشير أمثلة الخطط التشغيلية الناجحة إلى أن الخطط تتضمن كل ما تفعله شركتك يوميًا لتقديم منتجاتك أو خدماتك للعملاء. قد تغطي هذه الخطط أي قسم أو عملية داخل الشركة. يمكنك العثور على العديد من الأمثلة على تنفيذ خطة تشغيلية ناجحة، خاصة بين الشركات القوية.
الطرق الشائعة لاستخدام خطة تشغيلية مناسبة:
التخطيط للعمليات والممارسات:
غالبًا ما تنشئ الشركات خططًا تشغيلية لعمليات وممارسات محددة لضمان تحقيق الأهداف في المناطق المهمة. وتشمل هذه الأهداف الكفاءة، والوقت المستغرق، والإنتاجية، وخفض التكاليف، وتقليل النفايات، والاستدامة، والجودة، ورضا العملاء. يمكنك العثور على مثال لخطة تشغيلية ناجحة في أي قسم من أقسام الشركة.
التخطيط كعنصر استراتيجي:
ألقِ نظرة على هذا المثال للتخطيط التشغيلي: لنفترض أن الشركة تسعى لتوسيع حجم الإنتاج بنسبة 50٪ بحلول نهاية العام. ستتضمن الخطة الاستراتيجية عدة مكونات مهمة مثل التسويق والمبيعات والعمليات. سيشمل جزء العمليات من الخطة استراتيجيات التصنيع والمالية واللوجستية لتحقيق هذه الزيادة في الإنتاج.
تلعب الخطة التشغيلية دورًا حيويًا في نجاح أي منظمة من خلال توجيه الأنشطة اليومية والموارد نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية. من خلال تحديد الأهداف بوضوح، وتوزيع المهام بشكل مناسب، ومراقبة الأداء باستمرار، يمكن للشركات تحسين كفاءتها وزيادة إنتاجيتها وتحقيق رضا العملاء. تعتمد الخطط التشغيلية الناجحة على التزام الإدارة الوسطى، والتواصل الفعّال بين الفريق، واستخدام المؤشرات الصحيحة لقياس التقدم. باتباع هذه المبادئ، يمكنك ضمان أن تظل عمليات شركتك متوافقة مع رؤيتها الاستراتيجية، مما يمهد الطريق للنمو المستدام والنجاح على المدى الطويل.
