إذاً أنت تتساءل بالضبط ما هي الفاتورة؟ يتم طرح مصطلح “الفاتورة” كثيرًا، ولكن يمكن أن يكون محيرًا في البداية لفهمه.
الفاتورة في جوهرها هي المستند الذي يشير إلى معاملة بين المشتري والبائع للسلع أو الخدمات المباعة. بصفتك بائعًا، الفاتورة هي المستند الذي يُظهر أنك قد بعت شيئًا ما، وفي النهاية تحصل على مدفوعاتك. كمشتري، الفاتورة هي فاتورة ما اشتريته.
على الرغم من أنها مخيفة إلى حد ما، إلا أنها ضرورية ومهمة للحصول على حق. مهلا، لا توجد وعود، لكنها يمكن أن تكون ممتعة، على الأقل عندما تحصل على أموال بعد ذلك .
كيف تبدو الفاتورة
يمكن أن تبدو الفاتورة حقًا كما تريد. لكن في نهاية المطاف، تعتبر أداة لكسب المال لك، لذا فإن التأكد من حصولك على المعلومات ذات الصلة أمر مهم للغاية.
ما الذي يتم تضمينه في الفاتورة؟
بشكل عام، من حيث المحتوى في الفاتورة، سيكون لديك قسمان رئيسيان.
الأول، مع معلومات الاتصال للطرفين وتفاصيل الدفع. ثم ثانية، مع قائمة السلع والخدمات. في كثير من الأحيان، ستكون معلومات الاتصال أعلاه، وتفاصيل العناصر أدناه.
قد تتضمن بعض الأمثلة على التفاصيل ما يلي:
-
- وصف العنصر – اسم أو وصف ما تبيعه.
- الكمية المباعة – كم تبيع.
- سعر الوحدة أو سعر الساعة – سعر الوحدة لسلعة مادية أو سعر الساعة لخدمة ما. مثال: 10 دولارات لكل صندوق تفاح أو أجر صراف قدره 15 دولارًا في الساعة.
- السعر الإجمالي – هذا هو سعر الوحدة / سعر الساعة مضروبًا في الكمية المباعة. إذا قمت ببيع 15 صندوقًا من التفاح، بسعر 10 دولارات لكل صندوق، فسيكون السعر الإجمالي 150 دولارًا.
- أي ضرائب – أي ضرائب مطبقة مضافة يتم حسابها لكل عنصر سطر.
أحد الأشياء الجيدة في الفاتورة هو أنها قابلة للتخصيص تمامًا. إذا كنت تتقاضى رسومًا باليوم أو الساعة أو الوظيفة، فيمكنك تحديد أيهما يناسبك بشكل أفضل.
الفواتير موجودة لجعل حياتك أسهل. لذلك لا يتعين عليك تعقب الإيصالات القديمة أو كشوف الحسابات البنكية عند حلول موسم الضرائب.
عندما تنظمها بشكل صحيح، على سبيل المثال من خلال رقم فاتورة منتظم، يمكنك العثور بسرعة على المعاملة التي تبحث عنها.
المعلومات التنظيمية
بخلاف معلومات الاتصال وتفاصيل العنصر، ستجد أيضًا قسمًا تنظيميًا.
يمكن أن يشمل ذلك أيًا مما يلي أو كله:
- رقم الفاتورة – معرّف فريد ينشئه البائع. أحد الأشكال الشائعة هو Customer Initials_number. مثال: JS_1 (للفاتورة الأولى لجون سميث)
- تاريخ الفاتورة – تاريخ إرسال الفاتورة.
- تواريخ الاستحقاق – موعد سداد الفاتورة.
- الشروط والأحكام – قد يُطلق على ذلك أيضًا التفاصيل أو الملاحظات المتعلقة بالشراء. يمكنك وضع كل ما وافقت عليه هنا. كثيرًا ما يضع الأشخاص شيئًا مثل “فاتورة مستحقة في 15/30/60 يومًا”.
- رقم أمر الشراء – يمكن أن تكون معقدة بعض الشيء ويتم شرحها أدناه.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تضمين توقيع مخصص أو شعار العلامة التجارية ، أو الاختيار من أي عدد من قوالب الفاتورة لمنح فاتورتك المظهر المناسب لعلامتك التجارية.
هذا هو المكان الذي يمكن أن يصبحوا فيه أكثر متعة، لكن دون وعود.
PO #، ويعرف أيضًا باسم رقم طلب الشراء
بخلاف رقم الفاتورة، فإن الأداة التنظيمية التالية هي رقم أمر الشراء أو رقم أمر الشراء.
يتم استخدامها بشكل أساسي لإقران مستند أمر الشراء بالفاتورة، ولكن يمكن استخدامها أيضًا لفصل شحنة كبيرة أو لتقسيم معاملة واحدة على مدار فترة زمنية طويلة.
مثال: لنفترض أنك أكدت بيع 500 تفاحة لشخص ما ليتم تسليمها كل شهر للأشهر الخمسة التالية على دفعات من 100. في الشهر الأول، كنت ستشحن 100 تفاحة إليهم، وستتلقى الدفع مقابل تلك المائة تفاحة. ستفعل الشيء نفسه في الأشهر الثاني والثالث والرابع والخامس.
ما سيحدث هو أنك ستحتاج كل شهر إلى فاتورة منفصلة لتسجيل المعاملات لكل مرة تقوم فيها بشحن 100 تفاحة. المشكلة هي أن جميع الشحنات هي بالفعل جزء من نفس المعاملة. هذا هو المكان الذي يكون فيه رقم طلب الشراء مفيدًا.
ستبدو كل فاتورة ترسلها إلى مشتري التفاح متشابهة، ولكن سيكون لكل منها رقم أمر شراء مختلف (1-5)، ولكن مع نفس رقم الفاتورة.
عادةً ما يتم إنشاء أمر الشراء من قبل المشتري، ثم يتم إعطاؤه للبائع. هذا حتى يمكن مطابقة PO # مع رقم الفاتورة الصحيح، والذي غالبًا ما يتم إنشاؤه بواسطة البائع. إنه أمر محير بعض الشيء ولكن هذا هو الجوهر:
- رقم أمر الشراء – تم إنشاؤه بواسطة المشتري، وتم إعطاؤه للبائع.
- رقم الفاتورة – تم إنشاؤه بواسطة البائع، وتم إعطاؤه للمشتري.
تخطيط الفاتورة
باختصار، هذا هو الترتيب من الأعلى إلى الأسفل للتفاصيل في فاتورة نموذجية من الفاتورة الرئيسية.
-
- عنوان الفاتورة
- معلومات البائع.
- معلومات المشترين.
- عنوان الشحن (إن وجد).
- المعلومات التنظيمية ذات الصلة.
- تفاصيل الصفقه.
- تفاصيل إضافية (الشروط والأحكام).
يمكن أن يختلف الموضع الفعلي للتفاصيل، وخاصة معلومات الاتصال، من مكان إلى آخر، ولكن هذا هو أحد التخطيطات الأكثر شيوعًا، وما نستخدمه لقوالبنا في Invoice Home.
أنواع الفواتير
آه، الأنواع المختلفة من الفواتير، عدو هائل من حيث الفهم الصحيح.
لحسن الحظ، فإن ما يميز الفاتورة ينحصر أساسًا في حالة وجود ظروف ضريبية خاصة، أو إذا كان هناك حاجة إلى سجل بيع، قبل حدوث البيع الفعلي.
الفاتورة القياسية : الفاتورة القياسية هي الوثيقة النموذجية المستخدمة لتفصيل وتسجيل نقل البضائع أو الخدمات.
الفاتورة الضريبية : فاتورة تستخدم خصيصًا لتسجيل معاملة السلع والخدمات الخاضعة للضريبة.
غالبًا ما يتم استخدامها عندما يرغب الأشخاص أو الشركات في تسجيل الضرائب لأغراض الخصم أو عندما يحتاجون إلى تاريخ المعاملة المسجلة خصيصًا للأغراض الضريبية.
الفاتورة الأولية : الفاتورة الأولية هي مستند يمثل بيعًا مستقبليًا للسلع أو الخدمات.
يتم إرسالها قبل حدوث المعاملة الفعلية، وتستخدم لقياس وقت حدوثها وما سيتم بيعه.
عادةً ما يطلب المشتري فاتورة أولية من البائع قبل إجراء دفعة ليتم تسليمها في المستقبل.
مثال: قبل الدفع مقابل الإعلانات، طلب المطعم فاتورة أولية من محطة الراديو.
هذا النوع من الترتيب ليس شائعًا جدًا، ولكنه موجود بالفعل.
الفاتورة مقابل الفاتورة مقابل الاستلام – الاختلافات الرئيسية ومتى تستخدم كل منها
عندما تغليها، تنقل الفواتير والفواتير والإيصالات نفس المعلومات.
هناك نوعان من الاختلافات الرئيسية بين الثلاثة: من يقوم بالإرسال أو الاستلام، ومتى يتم إرسالها أو استلامها (قبل السداد أو بعده).
-
- الفاتورة – تُرسل الفواتير عادةً، ودائمًا قبل السداد.
- الفاتورة – عادةً ما يتم استلام الفاتورة قبل الدفع. في كثير من الأحيان عندما يتلقى شخص ما فاتورة، فسوف يقوم بإدخالها كفاتورة في نظام المحاسبة الخاص بهم.
- الإيصال – يتم استلام إيصال بعد السداد.
فاتورة مقابل فاتورة
نظرًا لأن جميع هذه العناصر تحتوي على نفس المعلومات، يتم تبادل المصطلحات كثيرًا وليس بالضرورة بدقة فائقة.
في كثير من الأحيان، يتلقى الأشخاص فاتورة ويسمونها فاتورة، بغض النظر عما يقوله عنوان المستند.
أرسلت شركة الدهان إلى جون (صاحب المطعم) فاتورة بقيمة 500 دولار لحمام الطابق الأول. تفاصيل الفاتورة كالتالي:
-
- 350 دولاراً للعمالة.
- 50 دولارًا من البرايمر.
- 50 دولارا للطلاء.
- 50 دولارًا من المواد الأخرى.
- الدفع مستحق خلال 30 يومًا.
دفع جون الفاتورة بمجرد حصوله عليها، ثم وضع علامة عليها ضمن فواتير العام.
فاتورة مقابل إيصال
لن تعطي إيصالًا لشخص ما قبل أن ينتهي من دفع ثمن الملابس في Macys.
وبالمثل، لن تقوم بإصدار فاتورة للعميل، بعد الانتهاء من تناول الطعام في مطعمك، مع الأخذ في الاعتبار أنك تتوقع الدفع في ذلك الوقت.
الخلاصة: الفاتورة مقابل الفاتورة مقابل الاستلام
كملاحظة أخيرة، نظرًا لأن كل هذه العناصر تحتوي على نفس المعلومات، يتم تبادل المصطلحات كثيرًا وليس بالضرورة بدقة فائقة.
أهم شيء يجب تذكره هو أن الفواتير يتم إصدارها قبل السداد. بينما يتم إصدار الإيصال بعد. إذا سارت الأمور على ما يرام، فستحصل على الفواتير والإيصالات بهذا الترتيب.
كما نعلم، لا يقوم الأشخاص دائمًا بإصدار الثلاثة، ولكن لا يجب أن تحصل على إيصال قبل دفع فاتورة أو فاتورة. وبالمثل، يجب ألا ترسل إيصالًا مطلقًا قبل إصدار فاتورة أو فاتورة.
نحن نعلم أن هذا قد يكون مربكًا بعض الشيء، لكننا نأمل أن يساعد هذا في شرح المفهوم.
كيف تصنع فاتورة
يمكنك عمل فاتورة بأي عدد من الطرق. قبل إصدار الفواتير الإلكترونية، كان لدى الأشخاص نموذج فاتورة، ثم إدخال بياناتهم يدويًا وإرسالها بالبريد أو إرسالها بالفاكس إلى المستلم المطلوب.
لحسن الحظ، بما أننا نعيش الآن في عصر الإنترنت، يمكنك إرسال فاتورة في ثوانٍ باستخدام مُنشئ الفاتورة المجاني .
في Invoice Home، نقدم أكثر من 100 نموذج مجاني مصمم بشكل احترافي، تم تصميمه لتبسيط عملية تحرير الفواتير الخاصة بك وتنمية أعمالك.
يمكنك البدء الآن مجانًا، واختبار ميزاتنا مثل الفواتير المتكررة ، والتخزين غير المحدود، وشبكة آمنة ومأمونة للاحتفاظ بمستنداتك المالية.
