التخطيط الإداري هو إحدى وظائف الإدارة الخمسة، والغرض منه هو ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. يسبق جميع الأنشطة الأخرى من الأعمال التجارية.
إنها عملية رسم المسار لتحقيق الهدف النهائي للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين.
ما سنتكلم عنه في هذا المقال هو كالتالي:
- مقدمة عن التخطيط الإداري
- مفهوم التخطيط الإداري
- أهمية التخطيط الإداري
- خطوات التخطيط الإداري الناجح
- أنواع التخطيط الإداري
- خصائص التخطيط الإداري
- معوقات التخطيط الإداري
مقدمة عن التخطيط الإداري
التخطيط في الإدارة هو الوظيفة الأساسية للإدارة. والغرض منه هو ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. يسبق جميع الأنشطة الأخرى من الأعمال التجارية.
إنها عملية رسم المسار لتحقيق الهدف النهائي للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين. لا يقتصر الأمر على توقع عواقب القرارات فحسب، بل يشمل أيضًا توقع الأحداث التي قد يكون لها تأثيرات على المشروع التجاري.
وبالتالي فإن التخطيط الإداري هو الذي يقرر في الوقت الحاضر ما يجب القيام به في المستقبل. يوجه جهود وموارد المؤسسة نحو الأهداف المشتركة.
على حد تعبير دراكر، “وظيفة التخطيط للإدارة هي العملية المستمرة لاتخاذ قرارات ريادية (المخاطرة) الحالية بشكل منهجي وبأفضل معرفة ممكنة بمستقبلها، وتنظيم الجهود اللازمة لتنفيذ هذه القرارات بشكل منهجي، وقياس نتائج هذه القرارات مقابل التوقعات من خلال ردود الفعل المنظمة المنظمة “.
يتطلب التخطيط الإداري كلاً من الإبداع والتحليل في تحديد فرص العمل والقيود.
ومن هنا يطلق عليه فن الممكن. إنها عملية توجيه الشركة نحو أهداف محددة بوضوح مع أوضح رؤية ممكنة للمستقبل. إن تحديد ما هو مطلوب وتحديد الإجراءات المطلوبة يشاركان في التخطيط.
ومن ثم تُعرف باسم عملية مطابقة الموارد بالفرص. أيضا، هو نشاط موجه نحو المستقبل. ويحدد بالتفصيل ما سيتم القيام به، ومن يقوم به، وماذا ومتى يتم تحقيق هدف التعهد.
وتجدر الإشارة إلى أن التخطيط ليس “طباعة زرقاء” للعمليات المستقبلية. إنها في الأساس مشكلة اختيار.
تكمن أساسيات التخطيط في توفير هيكل قرار متكامل للمشروع ككل.
يتطلب التفكير في تشكيل مستقبل المشروع بدلاً من توقع تكيف المنظمات مع المستقبل على النحو الذي تشكله قوى بلا اتجاه. وبهذا المعنى فإن التخطيط في الإدارة هو تحديد النتائج المرجوة وسبل ووسائل تحقيقها.
اقرأ أيضا: التنظيم الإدراي
مفهوم التخطيط الإداري
التخطيط الإداري هو عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف. تمامًا مثل كتابة خطة عمل، تأخذ خطة الإدارة في الاعتبار استراتيجيات الشركة قصيرة وطويلة المدى.
يقرر التخطيط مسبقًا ما يجب القيام به وكيف يتم القيام به. متى يتم ذلك ومن الذي يجب أن يفعل؟ التخطيط يقرر من أين تبدأ وأين تصل؟ التخطيط هو عملية فكرية. يتضمن التفكير قبل التصرف، لذلك فهو ضروري للإدارة.
بعض تعاريف التخطيط الإداري هي كما يلي:
- تعريف التخطيط وفقًا لثيو هايمان: “التخطيط يقرر مسبقًا ما يجب عمله. عندما يخطط المدير، فإنه يعرض مسار عمل للمستقبل، في محاولة لتحقيق بنية متسقة ومنسقة للعمليات تهدف إلى تحقيق النتائج المرجوة “.
- مفهوم التخطيط الإداري وفقًا لجورج آر تيري: “إنه اختيار الحقائق وربطها وإنشاء واستخدام الافتراضات فيما يتعلق بالمستقبل، في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة.”
- وفقًا لألفورد وبيتي: “التخطيط هو عملية التفكير، البصيرة المنظمة، الرؤية القائمة على الحقائق والخبرة المطلوبة للعمل الذكي.”
- وفقًا لكونتز وأودونيل: “التخطيط هو عملية فكرية، وتحديد واعٍ لمسارات العمل، وإسناد القرارات إلى الغرض، والحقائق والتقديرات المدروسة”.
في الختام، قد نحدد التخطيط الإداري على أنه “عملية التفكير، والبصيرة المنظمة، والرؤية القائمة على الحقيقة والخبرة المطلوبة للعمل الذكي.” إنها جدولة دقيقة للجهود والاستثمار، ومزيج متكامل من الرجال والآلات والمال والجهد لتحقيق هدف محدد في وقت معين في المستقبل.
لتطور نفسك بشكل أفضل أنت بحاجة:
- لتتعرف على مبادئ الإدارة حسب فايول
- لتعرف كيفية تحفيز الموظفين لمزيد من الإنتاجية
- ماهية تخصص نظم المعلومات الإدارية
الغرض من التخطيط هو تحديد الأهداف والأغراض المستقبلية ووضع استراتيجيات وخطط لتحقيقها. يساعد التخطيط في تنظيم الموارد وتحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف، وبالتالي يساهم في تحسين الكفاءة والفعالية.ما هو الغرض من التخطيط؟
أهمية التخطيط الإداري
التخطيط في العمل ضروري للنجاح.
عندما يكون لدى الشركة عملية تخطيط وخطة للمتابعة، يكون القادة مجهزين بشكل أفضل للاستعداد للمستقبل.
تخلق خطة العمل تركيزًا للشركة، وتوحيد الموظفين نحو أهداف مشتركة. عندما يعمل الجميع معًا، يكون من الأسهل إدارة الوقت والموارد، لتهيئة الشركة للنمو.
التخطيط والأهداف
يساعد التخطيط الشركة على تحديد أهدافها، وفقًا لدليل دراسة الإدارة. يتيح التحضير للمستقبل لقادة الأعمال التفكير في التأثير الذي يرغبون في أن تحدثه الشركة وإيجاد طريقة لتحقيق ذلك.
عندما يعمل الفريق معًا لتحديد الأهداف، فإنه يتيح للجميع أن يكونوا في نفس الصفحة، ويعملون من أجل هدف مشترك ومشترك.
يكون العمال أكثر قدرة على التعرف على طرق العمل لتحقيق الأهداف، وكذلك السلوكيات لتجنب ذلك التي قد تمنع الشركة من الوصول إلى أهدافها.
إدارة الوقت بكفاءة
إذا كانت الشركة لا تعرف ما الذي تعمل على تحقيقه، فلن يعرف القادة أين يركزون جهودهم.
عندما لا تكون خطة العمل في مكانها الصحيح، غالبًا ما تضيع الشركة الوقت في المهام التي تحقق القليل من القيمة المضافة أو لا تحقق أي قيمة مضافة إلى المحصلة النهائية.
يسمح التخطيط الإداري للأعمال التجارية بتحديد المسؤوليات الأكثر أهمية، بحيث يمكن تخصيص الوقت المناسب لإكمالها.
تخصيص الموارد
يمكن للموظفين التعامل مع العديد من المشاريع فقط في وقت واحد.
إن وجود خطة لتوجيه اتجاه الشركة يسمح للمديرين باختيار المهام للموظفين للعمل عليها والتي تكون أكثر منطقية لتلبية أهداف العمل.
عندما يعمل الجميع معًا في مشاريع يمكن أن يكون لها أكبر تأثير، فإن ذلك يضع الشركة في وضع أفضل لتحقيق النجاح.
استعد لعدم اليقين
عندما يكون لدى الشركة خطة، تكون الإدارة أفضل تجهيزًا للتعامل مع عدم اليقين.
يمكن إنشاء الخطط للتعامل مع السيناريوهات المستقبلية المحتملة، بحيث تكون الشركة مستعدة لأي موقف بقائمة من الموارد.
يمكن أن تؤدي الظروف الغامضة إلى انهيار الشركة، لكن الإعداد المناسب يمكن أن يكون المفتاح للبقاء واقفًا في الأوقات الصعبة.
تنمية الأعمال الحالية
يسمح التخطيط السليم للإدارة بتوسيع الأعمال.
عندما يتم وضع خطة، تكون الإدارة قادرة على مراجعة نقاط القوة والضعف في الشركة بسهولة.
يسمح هذا للقادة بتحديد المجالات التي يمكن أن تتوسع فيها الأعمال بنجاح. وجود خطة إستراتيجية يجعل من السهل تحديد فرص الأعمال الجديدة.
تذكر أن تعيد معالجة خططك الاستراتيجية مع مرور الوقت، لأن مجموعة متنوعة من العوامل يمكن أن تؤثر على ما خططت له في الأصل.
لا يمكن التقليل من أهمية التخطيط الإداري، بغض النظر عن أهدافك.
التخطيط في الإدارة يعدّ أساسياً لتحقيق الأهداف والنجاح. يساعد في تحديد الأهداف، تحديد الأولويات، توزيع الموارد بكفاءة، واتخاذ القرارات الصحيحة. كما يسمح التخطيط بتحديد المشكلات المحتملة مقدمًا ووضع استراتيجيات لمواجهتها. ببساطة، التخطيط يجعل الإدارة أكثر فعالية واقتصادية.ما هي اهمية التخطيط في الاداره؟
خطوات التخطيط الإداري الناجح
إذا كانت لديك فكرة واضحة عن مكانك والمكان الذي تريد الذهاب إليه، من ناحية الأعما، يمكنك تطوير خطة واقعية وقابلة للتحقيق للوصول إلى هناك.
تساعد عملية التخطيط الإداري شركتك من خلال خطوات تحديد النتيجة المرجوة وتطوير استراتيجية لتحقيقها.
يساعدك ضبط عملية التخطيط هذه على المضي قدمًا بوضوح، ويوفر لك الوقت الضائع والطاقة ورأس المال.
1. تقييم حالتك
لتعرف إلى أين تريد أن تذهب، يجب أن تفهم أولاً مكانك.
اجمع بيانات حول الوضع الحالي لشركتك، بما في ذلك أرقام المبيعات وتعليقات العملاء.
حدد نقاط القوة والضعف في الشركة، واطلب كل من الأصوات الداخلية لموظفيك والأصوات الخارجية لعملائك.
2. تحديد القيم والنتائج المرجوة
حدد القيم والنتائج التي تريد أن تحققها شركتك، واذكرها بوضوح. قم بصياغة بيان رؤية من خلال توضيح الأفكار والقيم المركزية التي تبقي عملك على المسار الصحيح، مثل خدمة العملاء الممتازة أو الالتزام بحماية البيئة.
اعمل مع فريق إدارتك لتوضيح هذه الرؤية، وتأكد من وجود إجماع حول اعتمادها كمبدأ إرشادي لشركتك.
3. ضع أهدافًا قابلة للقياس
استخدم الرؤية التي وضعتها لإنشاء أهداف قابلة للقياس.
على سبيل المثال، إذا كنت تقدر خدمة العملاء، فقد تعمل على تحقيق هدف الاستجابة لكل جزء من ملاحظات العملاء؛ إذا كنت ملتزمًا بالقيم البيئية، فيمكنك تحديد هدف أن يكون لديك مكان عمل خالٍ من الكربون في غضون ثلاث سنوات.
كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان عند إنشاء أهدافك، واستخدم الأرقام لقياس التقدم والنجاح، ورسم الجداول الزمنية لتحقيق أهدافك.
4. إنشاء أنظمة المساءلة
طوّر أنظمة لتقييم التقدم أثناء العمل على تحقيق الأهداف التي حددتها.
ضع مديرين وموظفين مختلفين مسؤولين عن المجالات، مثل تتبع أرقام المبيعات أو تتبع النفقات…
أنشئ سلسلة من المساءلة تبين من هو المسؤول النهائي عن النتائج المختلفة. احصل على خطط احتياطية حتى تتمكن من تغيير التروس وتخصيص موارد إضافية إذا كانت العملية لا تسير وفقًا للخطة.
5. التقييم والمراجعة
من أجل تطبيق التخطيط الإداري فأنت بحاجة لوضع بروتوكولات رسمية لتقييم تقدمك.
اجلب أكبر عدد ممكن من الأصوات في عملية التقييم هذه، وشجع الصدق والموضوعية.
قم بتقييم مدى تقدمك نحو أهدافك، ولكن كن منفتحًا أيضًا على إعادة تقييم الأهداف نفسها، طالما أنك تفعل ذلك بطرق لا تزال متوافقة مع رؤيتك طويلة المدى.
قد تتغير التقنيات والظروف، مما يجعل أهدافك أقل قابلية للتحقيق أو ذات صلة.
ولكن إذا قمت بإعادة النظر في أهدافك، فافعل ذلك مع وضع رؤيتك في الاعتبار حتى تتمكن من إيجاد طرق أخرى للتعبير عنها في عملك.
أنواع التخطيط الإداري
قد يكون التخطيط من أنواع مختلفة.
1. التخطيط التشغيلي
يصف هذا النوع من التخطيط عادةً إدارة الشركة اليومية. غالبًا ما توصف الخطط التشغيلية بأنها خطط استخدام فردي أو خطط جارية.
يتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي للأحداث والأنشطة ذات التكرار الواحد (مثل حملة تسويقية واحدة).
تتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات، وقواعد للوائح وإجراءات محددة لعملية خطوة بخطوة لتحقيق أهداف معينة.
2. التخطيط الاستراتيجي
يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله.
إنه الأساس التأسيسي للمنظمة وسيحدد قرارات طويلة الأجل. يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان من العامين المقبلين إلى السنوات العشر القادمة.
المكونات المهمة للخطة الإستراتيجية هي الرؤية والرسالة والقيم.
3. التخطيط للطوارئ
يتم وضع خطط الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع أو عندما يحتاج شيء ما إلى التغيير. يشير خبراء الأعمال أحيانًا إلى هذه الخطط كنوع خاص من التخطيط.
يمكن أن يكون التخطيط للطوارئ مفيدًا في الظروف التي تتطلب التغيير.
على الرغم من أن المديرين يجب أن يتوقعوا التغييرات عند الانخراط في أي من الأنواع الأساسية للتخطيط، فإن التخطيط للطوارئ ضروري في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات.
عندما يصبح عالم الأعمال أكثر تعقيدًا، يصبح التخطيط للطوارئ أكثر أهمية للمشاركة فيه وفهمه.
4. التخطيط التكتيكي
قال ستوري: “الخطط التكتيكية تدور حول ما سيحدث”.
بشكل أساسي على المستوى التكتيكي، هناك العديد من الخطط المركزة والمحددة وقصيرة المدى، حيث يتم تنفيذ العمل الفعلي، والتي تدعم الخطط الإستراتيجية عالية المستوى.
التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي. يتضمن التكتيكات التي تخطط المنظمة لاستخدامها لتحقيق ما هو محدد في الخطة الاستراتيجية.
في كثير من الأحيان، يكون النطاق أقل من عام واحد ويقسم الخطة الاستراتيجية إلى أجزاء قابلة للتنفيذ. يختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي في تلك الخطط التكتيكية التي تطرح أسئلة محددة حول ما يجب أن يحدث لتحقيق هدف استراتيجي؛ تتساءل الخطط التشغيلية عن الكيفية التي ستفعل بها المنظمة بشكل عام شيئًا ما لإنجاز مهمة الشركة.
خصائص التخطيط الإداري
يشارك المديرون في عملية التخطيط بهدف تحقيق أهداف المنظمة.
يمكن اعتبار الخطة خطة جيدة إذا كانت قادرة على مساعدة المديرين في تحقيق الأهداف التنظيمية. لذلك، هناك خصائص معينة يجب أن تكون جزءًا من أي خطة جيدة:
1. هدف واضح: الشرط الأول للخطة الجيدة هو أنها يجب أن تستند إلى الأهداف التي تم تحديدها بوضوح. كما ذكر أعلاه، يتم استخدام عملية التخطيط لتحقيق أهداف المنظمة. لكن إذا لم يتم تحديد هذه الأهداف بشكل واضح، فقد يؤدي ذلك إلى الفوضى والارتباك. لذلك من المهم جدًا تحديد الأهداف التنظيمية بوضوح ويجب أن تكون دقيقة وموجزة ومحددة.
2. الفهم الصحيح: لا يمكن تنفيذ الخطة بشكل فعال إلا إذا كان الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية تنفيذ الخطة لديهم فهم سليم للخطة. من ناحية أخرى، إذا لم يكن هؤلاء الأشخاص قادرين على متابعة الخطة بشكل صحيح أو إذا لم يفهموا حقًا الطرق التي يجب أن يتم تنفيذ الخطة بها، فمن الصعب جدًا على هذه البرامج تنفيذ الخطة بشكل فعال. لذلك، من المهم جدًا نقل الخطة إلى جميع الأشخاص بشكل صحيح وفي نفس الوقت، يجب أيضًا تقديم توضيحات إذا لزم الأمر. لذلك، هناك سمة أخرى للخطة الجيدة وهي أنه ينبغي فهمها بشكل صحيح من قبل جميع الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية تنفيذ مثل هذه الخطة.
3. الشمولية: من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنه ينبغي أن تكون قادرة على تغطية جميع جوانب العمل بحيث يمكن تحقيق الأهداف بشكل صحيح. يجب أن تتوافق الأجزاء المختلفة من الخطة مع بعضها البعض ويجب ترتيب الغرض وكذلك توقيت الخطة بطريقة يمكن من خلالها تحقيق التنسيق الضروري.
4. المرونة: التخطيط الإداري الفعال مطلوب أيضًا لتكون مرنة بحيث يمكنها التعامل مع أي تغييرات قد تطرأ في المستقبل. ليس من الممكن التنبؤ بالمستقبل بدقة، وبالتالي هناك دائمًا فرص حدوث مثل هذه التغييرات في المستقبل والتي قد يكون لها تأثير على فعالية الخطة. لذلك، فإن الخطة المرنة قادرة على التعامل مع هذه التغييرات وإجراء التعديلات وفقًا لذلك. من المهم جدًا أن تكون الخطة واسعة بما يكفي لاستيعاب أي تغييرات قد تطرأ في المستقبل دون المساس بالأهداف الرئيسية للخطة. لذلك لا ينبغي للمديرين أبدًا اعتبار الخطة جامدة. يجب أن يكونوا دائمًا مستعدين لإجراء التغييرات التي قد تكون مطلوبة نتيجة للتغيير في الموقف.
5. اقتصادية: من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنها يجب أن تكون اقتصادية وأن التكلفة التي تكبدتها المنظمة في وضع وتنفيذ الخطة يجب أن تؤخذ في الاعتبار لهذا الغرض. من المهم جدًا أن تكون الخطة الجيدة اقتصادية قدر الإمكان، مع مراعاة الموارد المتاحة مع المنظمة.
معوقات التخطيط الإداري
من المحبط قضاء بعض الوقت في إنشاء خطة إستراتيجية لشركتك ثم رؤيتها تفشل.
بصفتك صاحب عمل، عليك أن تفهم العوائق التي تحول دون تنفيذ التخطيط بنجاح. انتبه لهذه العوائق الستة التي تحول دون التخطيط الإداري الفعال، حتى تتمكن من معالجة المشكلات التي قد توقف خطتك قبل إطلاقها.
قلة القيادة
كونك قائدًا يعني أكثر من مجرد لقب يتبع اسمك.
يتطلب تطوير إستراتيجية ثم التعبير عن الرؤية بطريقة واضحة، بحيث يفهم الفريق بأكمله الهدف.
عندما يتم وضع رؤية واضحة، يجب على قادة الأعمال إلهام أعضاء الفريق للانضمام إلى البرنامج من أجل رؤية جديدة وتنفيذ استراتيجيات جديدة.
حتى عندما يقوم القادة بكل هذا بشكل جيد، لا يزالون بحاجة إلى أن يكونوا محفزين دائمين ومديري مشاريع ومقيمين لتنفيذ الاستراتيجية.
بدون دافع، تتخلف الاستراتيجيات الجديدة مع عودة العمال إلى طرقهم المعتادة في فعل الأشياء.
الانحرافات المفرطة تمنع التخطيط الإداري الفعال
يمثل الكثير من عوامل التشتيت عائقا كبيرا أمام التخطيط الفعال.
من الممكن أن يكون القائد يحاول تنفيذ الكثير من الأشياء في وقت واحد، والفريق مرتبك بشأن الأولويات. هناك طريقة أخرى يمنع بها تشتيت الانتباه تنفيذ التخطيط الفعال عندما يحاول القائد طرح برنامج جديد خلال ذروة موسم العمل.
لا يمكن لفريقك التركيز على الاستراتيجيات والعمليات الجديدة إذا كانوا يعملون لوقت إضافي لرعاية العملاء.
كقائد، افهم أن توقيت تنفيذ الإستراتيجية الجديدة بعناية لا يقل أهمية عن الإستراتيجية نفسها.
عدم وجود أنظمة
إن وجود الأنظمة المناسبة لدعم استراتيجية جديدة أمر مهم للنجاح. يمكن أن تشتمل الأنظمة على أجهزة أو أنظمة برمجيات أو يمكن أن تكون شيئًا بسيطًا مثل سلسلة أحداث عملية التنفيذ.
يحتاج القادة إلى النظر في الموارد الموجودة قبل تنفيذ استراتيجية جديدة.
على سبيل المثال، قد يساعد برنامج إدارة الاحتفاظ بالعملاء الجديد الفريق على أن يصبح أكثر كفاءة من البيع وحتى تسليم البضائع.
ومع ذلك، إذا لم تتم ترقية أنظمة الكمبيوتر، فقد يؤدي البرنامج الجديد إلى زيادة تحميل أجهزة الكمبيوتر والتسبب في حدوث أعطال وتجميد.
لا يمكن لأعضاء الفريق أن يكونوا منتجين أثناء استخدام نظام لا يعمل بشكل صحيح.
محدودية القوى العاملة لإكمال المهام
تتطلب بعض الاستراتيجيات قوة عاملة أكبر.
بدونها، فإن رؤية إستراتيجية جديدة مطبقة بشكل فعال لها مشاكل محتملة.
على سبيل المثال، يمكن لخطة توليد العملاء المحتملين الجديدة أن تقوم بعمل رائع في إغراق فريق المبيعات بالعملاء المحتملين.
ومع ذلك، إذا لم يكن لدى فريق المبيعات القدرة على المتابعة مع جميع العملاء المتوقعين، فإن الإستراتيجية تهدر المال وتحرق الآفاق.
بالإضافة إلى ذلك، يحتاج التدفق الجديد للأوامر إلى فريق تنفيذ قادر على التعامل مع الطلبات الجديدة. تأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين في المكان المناسب لتنفيذ الاستراتيجيات الجديدة بفعالية.
عدم كفاية الموارد والتمويل
قد يكون لديك خطة رائعة ولكن ليس لديك الموارد اللازمة لتنفيذها بشكل صحيح.
يمكن أن يؤثر نقص الموارد على التسويق واكتساب المواهب وبرامج التوزيع الجديدة. يمكن أن يجهد التمهيد للتغييرات الجديدة الفريق لأنه ينفذ شيئًا غير جاهز للانطلاق.
عندما لا يكون لديك التمويل، قم بتقسيم الإستراتيجية وطرحها على مراحل تلبي قيود الميزانية.
تخطيط الأعمال غير العملي
بعض الأفكار ليست عملية فقط. لا تكن عنيدًا بشأن تنفيذ استراتيجية جديدة.
الإستراتيجية هي مفهوم يتم تجسيده أثناء التنفيذ. يجب أن يتحلى قادة الأعمال بالمرونة لمعرفة ما ينجح وما لا يعمل في الإستراتيجية وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.
فقط لأن شيئًا ما يبدو كفكرة جيدة على الورق لا يعني أنه سيترجم إلى ممارسة دون أي أخطاء.
ماذا يمكن أن ينتج سوء التخطيط الإداري؟
يمكن أن تؤثر الإدارة السيئة على الموظفين وعمليات الشركة بشكل عام. يوجد مديرين غير أكفاء، ويمكن أن يواجهوا تحديات تتعلق بالموظفين وإبقائهم متحفزين. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يتمكن المشرفون دون المستوى المطلوب من موازنة الميزانيات أو زيادة الإيرادات أو أداء المهام الحاسمة الأخرى بكفاءة. إذا اشتكى الموظفون من العمل مع فريق الإدارة الخاص بك، فقم بالتحقيق في الادعاءات حتى لا تعاني مؤسستك بشكل لا يمكن إصلاحه من ضعف القيادة.
يمكن أن يكون انخفاض معنويات الموظفين في مؤسستك نتيجة للإدارة السيئة. عندما يشتكي الموظفون من بعضهم البعض، أو يكملون مهامهم بأقل جهد ممكن أو يفشلون في إنهاء مهام عملهم في الوقت المحدد أو على الإطلاق، فقد يعانون من نقص الحافز بسبب مدير لا يرتبط بالموظفين.
قد يرى الموظفون أن المعاملة غير العادلة لبعض زملائهم تؤدي إلى المحسوبية ؛ أو ليس لديهم القيادة اللازمة لإبقائهم في مهمة. بالإضافة إلى ذلك، قد لا يهتم المشرف الضعيف باحتياجات الموظفين، مثل السماح بالتوازن بين واجبات العمل والحياة الشخصية أو توفير التدريب.
إذا لم تحدد الإدارة بوضوح توقعات الأداء أو تتابع مع الموظفين حول مستويات إنتاجيتهم، يمكن لمؤسستك أن تعاني من انخفاض الإيرادات. عندما ينضم الموظفون إلى شركتك، يجب أن يتلقوا خطة أداء مع معايير وظائفهم المدرجة. تساعد التقييمات المنتظمة الموظفين على معرفة أن المنظمة راضية عن أدائهم.
إذا لم تضع الإدارة معايير الأداء والمتابعة مع المراجعات، فقد لا يشعر الموظفون بالتقدير. التساؤل المستمر عما إذا كانت تلبي المتطلبات المتوقعة سيؤدي إلى ضعف الإنتاجية. بدون معايير محددة، ستواجه الإدارة تحديًا تأديبيًا عندما يؤثر أداء العمل الضعيف في النهاية على الإنتاجية.
بعض جوانب التخطيط في الإدارة هي:
1. خلق الأهداف
يتضمن التخطيط عملية إنشاء أهداف واقعية لتحقيقها. وبالتالي فإنه يجعل الأعمال موجهة نحو الهدف. أهمية أن تكون موجهًا نحو الهدف هو حقيقة أن الجميع يعرف ما هي غايتهم ويمكنهم العمل على تحقيقها. وهكذا يصبح التخطيط أساس جميع وظائف الإدارة الأخرى.
التخطيط هو الوظيفة الأولى والأهم لأي إدارة. إنها الوظيفة الأساسية وهي الوظيفة الأساسية، والتي يجب تنفيذها بكفاءة بغض النظر عن أي شيء. تحدد كفاءة خطة الإدارة كفاءة نشاط الإدارة للفترة الزمنية المخططة.
جميع الوظائف الأخرى تدور حول الخطة التي تمت صياغتها من خلال هذه العملية. تعتمد السيطرة بشكل خاص على التخطيط لأنه يتم التعامل معها دائمًا على أنها امتداد لعملية التخطيط ولا يمكن أن توجد بدونها. يطور التخطيط الأهداف التي توجه المنظمة بأكملها وهذا يجعلها أهم وظائف الإدارة.
2. التخطيط هو عملية فكرية
التخطيط على عكس الوظائف الأخرى للإدارة هو أكثر من عملية فكرية. تستمد جميع العمليات الأخرى دعمها الفكري أو دعمها المنطقي من الخطط الموضوعة. وهذا يعني أنه عند الانتهاء من التوظيف، فإن المنطق المستخدم هو ما إذا كان المجند الجديد سيتناسب مع الخطة. ومن ثم كما يتضح من الرسم التوضيحي، فإن الوظائف الأخرى على منطق التخطيط وتتطلب فقط تطبيق المنطق وراء الخطة.
التخطيط الذي يرسي هذا المنطق هو بالتالي العملية العقلية الفكرية. إنه ينطوي على العديد من الوظائف مثل وزن المخاطر، وتحليل المفاضلات، والتنبؤ بالتغيرات في بيئة الأعمال، وما إلى ذلك. وهذا يتطلب درجة كبيرة من البراعة والقدرة العقلية.
3. التخطيط هو عملية مستمرة
التخطيط هو وظيفة مستمرة لا تتوقف أبدًا. حتى بعد صياغة خطة لفترة زمنية، لا تزال وظيفة التخطيط قائمة لوضع خطط جديدة لفترة أخرى ولكن أيضًا بشكل أساسي لإنشاء خطط طوارئ إذا حدث خطأ ما. هذا مطلوب لأن الشركات تعيش في بيئة ديناميكية دائمة التغير، وبالتالي فإن المرونة في مثل هذه التغييرات مطلوبة والتي لا يمكن تسهيلها إلا من خلال الخطط الفرعية وخطط الطوارئ وما إلى ذلك.
4. التخطيط هو الانتشار
التخطيط على الرغم من أنه يُفهم في الغالب أنه وظيفة من وظائف الإدارة ذات المستوى الأعلى هو وظيفة منتشرة. تضع الإدارة العليا خططًا للمؤسسة ككل، بينما يضع مدير القسم خططًا لقسمه ويضع المشرف خططًا لمجموعة الموظفين تحت إشرافه. بهذه الطريقة يتم التخطيط على جميع المستويات، مما يجعلها منتشرة.
5. التخطيط ديناميكي (مرن)
التخطيط هو عملية يجب أن تتكيف بالضرورة مع الأوقات المتغيرة. تتم صياغة الخطط من خلال الأخذ بعين الاعتبار عوامل التغيير وقد تتطلب من الشركة تغيير مسارها بشكل جذري. ومع ذلك، فإن الشركات بسبب سياساتها وإجراءاتها الصارمة والمدمجة المختلفة، جنبًا إلى جنب مع موظفيها، بسبب معتقداتهم وفلسفاتهم وعقلياتهم، غالبًا ما لا تقاوم هذه التغييرات المقترحة.
6. التخطيط ينطوي على التنبؤ
التخطيط هو وظيفة أوسع تتضمن عملية التنبؤ. وهذا يعني أن التخطيط يشمل التنبؤ بينما التنبؤ لا يخطط.
بحسب جورج. R. Terry- ” التخطيط هو اختيار الحقائق وربطها ووضع واستخدام الافتراضات المتعلقة بالمستقبل في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة “.
7. عوامل التخطيط والربط
التخطيط، بكل بساطة، عملية تتضمن جمع وتحليل الحقائق لعمل افتراضات ومقدمات للمستقبل، والتي على أساسها يتم صياغة خطة عمل تهدف إلى تحقيق النتائج المرجوة.
حدود التخطيط
1. عدم جدوى التنبؤات
إنها حقيقة معترف بها أن المستقبل لا يمكن التنبؤ به. يمكن فقط وضع افتراضات حول المستقبل وهذه الافتراضات في كثير من الأحيان تثبت أنها دقيقة بما فيه الكفاية. ولكن في بعض الحالات، يمكن أن تكون هذه التنبؤات غير مجدية تمامًا بسبب التغيير المفاجئ في عامل ما أو بسبب تحليل خاطئ لحقيقة، وما إلى ذلك. وهذا يجعل التخطيط عملية تقتصر على كفاءة الافتراضات والتنبؤات.
2. الوقت والتكلفة
يمكن أن يكون التخطيط عملية يمكن أن تكون محدودة للغاية بالوقت والتكلفة. التخطيط كعملية لا يمكن أن يستغرق إلى الأبد حتى يتم تصريفه، يجب تصريفه خلال فترة زمنية محددة. عندما تكون العملية المراد تخطيطها معقدة ومتعددة الأوجه من نقص الوقت أو حالة طوارئ معينة تسهل الحاجة إلى تغيير اتجاهات الخطة في غضون وقت قصير، يمكن أن يعيق بشدة كفاءة العملية.
إلى جانب ذلك، فإن التخطيط لكونه عملية واسعة النطاق يضيف إلى التكلفة بشكل كبير. إنها عملية واسعة النطاق تبدأ بجمع البيانات ذات الصلة لتوظيف مديرين متخصصين فعالين للاستفادة من هذه البيانات. هذه التكاليف المرتبطة بالتخطيط الفعال تعمل كعامل رادع للشركات ذات الموارد المحدودة.
3. مقاومة التغيير
التخطيط هو عملية يجب أن تتكيف بالضرورة مع الأوقات المتغيرة. تتم صياغة الخطط من خلال الأخذ بعين الاعتبار عوامل التغيير وقد تتطلب من الشركة تغيير مسارها بشكل جذري. ومع ذلك، فإن الشركات بسبب سياساتها وإجراءاتها الصارمة والمدمجة المختلفة، جنبًا إلى جنب مع موظفيها، بسبب معتقداتهم وفلسفاتهم وعقلياتهم، غالبًا ما لا تقاوم هذه التغييرات المقترحة.
إن المقاومة يحد بشدة من نطاق الخطة المقترحة وعملها . وبالتالي، يجب أن يصبح إصلاح هذه السياسات وإجراء تغييرات سلوكية عاملاً في التخطيط بحد ذاته ويتطلب التزامًا كبيرًا يصرف الانتباه عن الإجراءات الخارجية التي يجب التخطيط لها.
4. رأس المال المحدود
يحدد رأس مال الشركة نطاق التخطيط. إذا كان رأس المال المتاح محدودًا، فإن عملية التخطيط تصبح أيضًا مقيدة لأنه لا جدوى من وضع خطط مفصلة.
5. القيود الخارجية
التخطيط كما هو ضمني من الحساب المقدم هنا يعتمد على كل من البيئات الخارجية والداخلية. قد تضع البيئة الخارجية التي لها نفس الأهمية لعملية التخطيط قيودًا متعددة مثل التغيير المفاجئ في قانون العمل أو معدلات الضرائب أو إضراب من قبل نقابة عمالية وما إلى ذلك، وبالتالي فإن التخطيط لهذا وأيضًا جميع الأسباب المذكورة أعلاه ليس كذلك عملية مثالية.
خاتمة عن التخطيط الإداري
سيساعد التخطيط الاستراتيجي الفعال على إنشاء وثيقة رسمية لكنها قابلة للتنفيذ لتوجيه الأولويات والأنشطة اليومية لمؤسستك. إنه يتطلب الكثير من المعرفة والجهد، لكن فوائد التخطيط في إدارة الأعمال تجعلها مبررة تمامًا ويمكن أن تسمح لك في النهاية بأن تصبح مديرًا أفضل . على وجه الخصوص، سيساعدك التخطيط على تحديد الأهداف الصحيحة، وتقليل حالات عدم اليقين المستقبلية، وتحقيق الاستخدام الفعال للموارد البشرية والمادية، وإشراك الموظفين، وغير ذلك الكثير.
إذا فهمت أهمية التخطيط، يجب أن تكون مستعدًا للعمل على صفاتك الشخصية ومهاراتك المهنية وثقافتك التنظيمية للنجاح بالتخطيط الفعال. أخيرًا وليس آخرًا، يجب أن تكون مستعدًا للتغيير: لا يمكنك الحصول على نتائج مختلفة إلا إذا جربت أساليب مختلفة.
هو عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف. تأخذ خطة الإدارة في الاعتبار تمامًا مثل كتابة خطة عمل، استراتيجيات الشركات قصيرة وطويلة المدى.
يُظهر التخطيط أهدافًا لكل قسم تنظيمي ويساعد المديرين على تحديد أولويات الأنشطة اعتمادًا على صلتها بالهدف. كما يحدد التخطيط أيضًا معايير تقييم الأداء.
التخطيط: تتضمن هذه الخطوة تحديد كيفية تحقيق هدف معين بالضبط. فلنقل على سبيل المثال أن هدف المنظمة هو تحسين مبيعات الشركة. يحتاج المدير أولاً إلى تحديد الخطوات اللازمة لتحقيق هذا الهدف. قد تتضمن هذه الخطوات زيادة موظفي الإعلانات والمخزون والمبيعات.
- الخطوة 1- حدد أهدافك.
- الخطوة 2- حدد أسلوب الاستثمار الخاص بك.
- الخطوة 3- تقييم الاستثمارات.
- الخطوة 4- اختر خطة الاستثمار المناسبة.
- الخطوة 5- تنفيذ الخطة وفحصها بشكل دوري
