التفويض هو أحد أهم المهارات الإدارية التي يمكنك تعلمها، لكن معظم المديرين لا يفوضون بشكل جيد. إن تعلم التفويض بشكل فعال يوفر لك الوقت، ويطور موظفيك، ويهيئ خلفًا لك ويحفز فريقك. سواء كنت تقود فريقًا في مشروع أو رئيسًا، يقع على عاتقك مسؤولية ضمان إنجاز العمل بالشكل الصحيح، وبدون التفويض المناسب، سيصبح فريقك غير فعال.
فما هي أنواع التفويض؟ وما هي متطلباته؟ وكيفية التفويض؟ سيغطي هذا المقال كل هذه الإستفهامات بالإضافة لتفصيل خطوات التفويض المناسب ومناقشة بعض المشكلات التي تؤدي إلى عدم التفويض بشكل صحيح.
تعريف التفويض
يُعرَّف التفويض عمومًا على أنه نقل السلطة والمسؤولية عن وظائف أو مهام أو قرارات معينة من شخص (عادة ما يكون قائدًا أو مديرًا) إلى آخر. في حين أن هذا ربما يكون الفهم الأكثر شيوعًا للمصطلح، إلا أن هناك من يعرف المصطلح بشكل أكثر تحديدًا.ولكن قبل أن نتحدث عن ما يقوله الآخرون، لنكن واضحين:
- التفويض لا يعني الإغراق أو التنازل عن المسؤولية الشخصية. بدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بنشرها بالطريقة التي تعزز بشكل أفضل قضية المنظمة على المدى القصير أو الطويل.”تفويض الأعمال، بشرط أن يعمل المفوض أيضًا”. روبرت هاف.
- لا يتضمن التفويض إخبار الناس بما يجب عليهم فعله. بدلا من ذلك، فإنه ينطوي على شرح النتائج والنتائج التي يتوقع منهم تحقيقها. يُتوقع منهم بعد ذلك تحديد”الكيفية”والخطوات المتضمنة.
- التفويض لا يعني التخلص من نقاط ضعفك. كقائد، لن تكون قادرًا على القيام بكل جزء صغير من كل مشروع، حتى عندما يتحدث عن نقاط قوتك وشغفك. بالطبع، ستكون هناك أشياء لا تفعلها جيدًا أو تستمتع بها مثل الآخرين ولكن، بالنسبة للجزء الأكبر، يجب أن يُنظر إلى التفويض على أنه طريقة للبناء على نقاط القوة الموجودة وإنجاز الأمور بسرعة أكبر وبشكل كامل.
- التفويض لا يعني أنك لا تستطيع أن تفعل كل شيء بنفسك. بدلاً من ذلك، فهذا يعني أنك قائد قوي بما يكفي بحيث يمكنك تحديد المشاريع التي ستكون مفيدة للآخرين في فريقك.
التفويض في جوهره
بغض النظر عن مدى إتساع أو ضيق تعريف المصطلح، فإن التفويض هو قرار القائد بـ:
- القيادة من خلال توفير الرؤية والتوجيه.
- ثق بالآخرين وتمكينهم من تحقيق هذه الثقة.
- قم بتطوير ما يتجاوز القدرات الشخصية للقادة من خلال الإستفادة من القدرات والآراء الفريدة للآخرين.
- بناء القدرات في الآخرين من خلال التدريب والخبرات الجديدة.
- إستبدال نفسه بالآخرين الذين يمكنهم القيام بنفس الوظيفة، وتحريرهم للمساهمة في مكان آخر.
أنواع التفويض
تفويض عام أو خاص:
عندما تُمنح السلطة لأداء وظائف إدارية عامة مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه وما إلى ذلك، يؤدي المديرون المرؤوسون هذه الوظائف ويتمتعون بالسلطة المطلوبة لتنفيذ هذه المسؤوليات. يمارس الرئيس التنفيذي السيطرة الشاملة ويوجه المرؤوسين من وقت لآخر.
قد يتعلق التفويض المحدد بوظيفة معينة أو مهمة معينة. ستكون السلطة المفوضة إلى مدير الإنتاج لتنفيذ هذه الوظيفة بمثابة تفويض محدد. يحصل مديرو الإدارات المختلفة على سلطة محددة للقيام بواجباتهم الإدارية.
اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.
التفويض الرسمي أو غير الرسمي:
التفويض الرسمي للسلطة هو جزء من الهيكل التنظيمي. عندما يتم تعيين مهمة لشخص ما، يتم أيضًا منح السلطة المطلوبة إليه. هذا النوع من التفويض هو جزء من الأداء الطبيعي للمنظمة. يتم منح كل شخص تلقائيًا السلطة وفقًا لواجباته. عندما يحصل مدير الإنتاج على صلاحيات لزيادة الإنتاج، يكون ذلك بمثابة تفويض رسمي للسلطة. لا ينشأ التفويض غير الرسمي بسبب الموقف ولكن وفقًا للظروف. قد يقوم شخص ما بمهمة معينة ليس لأنه تم تكليفه بها ولكن من الضروري القيام بعمله العادي.
التفويض الجانبي:
عندما يتم تفويض شخص ما بسلطة لإنجاز مهمة ما، فقد يحتاج إلى مساعدة عدد من الأشخاص. قد يستغرق الأمر وقتًا للحصول على المساعدة رسميًا من هؤلاء الأشخاص. يجوز له الإتصال بالأشخاص بشكل غير مباشر للحصول على مساعدتهم لتولي العمل عن طريق قطع وقت قصير من التفويض الرسمي. عندما يتم تفويض السلطة بشكل غير رسمي يسمى التفويض الجانبي.
السلطة المحفوظة والسلطة المفوضة :
قد لا يرغب المفوض في تفويض كل السلطة إلى المرؤوسين. تسمى السلطة التي يحتفظ بها معه بالسلطة المحفوظة والسلطة المخصصة للمرؤوسين هي السلطة المفوضة.
المتطلبات المسبقة للتفويض
يحاول كل رئيس الإحتفاظ بأكبر قدر ممكن من السلطة. قد يؤدي عبء العمل أو الظروف إلى إجبار التفويض على الانخفاض. إذا لم يتم تفويض السلطة عن طيب خاطر، فلن تحقق النتائج المرجوة. من المهم أن تتجه السلطة المناسبة إلى الأسفل حتى يتم تنفيذ العمل بسلاسة وكفاءة. لن تكتمل عملية التفويض إلا إذا تم استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:
الإستعداد للتفويض:
الشرط الأول للتفويض هو إستعداد الرئيس للتخلي عن سلطته. ما لم يكن الرئيس مستعدًا نفسياً لترك سلطته، لن يكون التفويض فعالاً. إذا أُجبر الرئيس على تفويض السلطة إلى الأسفل دون إرادته اللطيفة، فسيحاول إبتكار طرق للتدخل في عمل المرؤوس. يجوز له أن يلقي بظلاله على المرؤوس إلى الحد الذي يتم فيه تنفيذ كل قرار بموافقة الرئيس أو قد يمر الأداء من خلاله مع تدقيقه الدقيق. سيكون من الأفضل عدم تفويض السلطة ما لم يكن الرئيس مستعدًا عقليًا للقيام بذلك.
مناخ الثقة والثقة:
يجب أن يكون هناك مناخ من الثقة والثقة بين الرؤساء والمرؤوسين. يجب إعطاء المرؤوسين فرصًا كافية أو مواقف عمل حقيقية حيث يستخدمون مواهبهم وخبراتهم. في حالة إرتكابهم بعض الأخطاء، يجب على الرؤساء توجيههم وتصحيحهم. يجب أن يثق الرؤساء في مرؤوسيهم ولا ينبغي لهم إعتبارهم منافسين لهم. يساعد مناخ الثقة والثقة المرؤوسين على التعلم والنمو وهذا يساعد في عملية التفويض.
الإيمان بالمرؤوسين:
في بعض الأحيان لا يفوض الرؤساء السلطة مع الخوف من أن المرؤوسين لن يكونوا قادرين على التعامل مع الوظيفة بشكل مستقل. إنهم ليسوا واثقين من صفات المرؤوسين ولا يريدون المخاطرة. قد يكون الرئيس مدركًا لمهاراته وكفاءاته مما يؤدي إلى تردده في تفويض السلطة. يجب على الرؤساء تجنب هذا النوع من التفكير والسلوك. يجب أن يثقوا في مرؤوسيهم ويجب أن يساعدوهم في تعلم الوظيفة بشكل صحيح. بعد أن تعلم الرؤساء أيضًا أشياء كثيرة من رؤسائهم والمرؤوسين الحاليين هم أيضًا يتحملون مسؤوليات أعلى. يساعد مناخ الإيمان المرؤوسين على تعلم الأشياء بشكل أسرع وتحمل المزيد من المسؤوليات.
الخوف من المشرفين:
غالبًا ما يكون هناك خوف بين الرؤساء من أن مرؤوسيهم قد لا يستولي عليهم، بمجرد منحهم مسؤولية أكبر. هذه حالة من عقدة النقص. قد يعطي الرؤساء الكثير من المنطق لتفويض السلطة ولكن هذا الخوف هو أحد الأسباب المهمة. يجب أن يتجنب الرؤساء هذا النوع من التفكير وأن يكون لديهم موقف إيجابي تجاه المرؤوسين.
يجب تشجيع المرؤوسين على تحمل المزيد من المسؤوليات وسيكون لديهم المزيد من الإحترام للرؤساء وقدرتهم تؤمن لمرؤوسيهم ويجب أن تساعدهم في تعلم الوظيفة بشكل صحيح. بعد أن تعلم الرؤساء أيضًا أشياء كثيرة من رؤسائهم والمرؤوسين الحاليين هم أيضًا يتحملون مسؤوليات أعلى. يساعد مناخ الإيمان المرؤوسين على تعلم الأشياء بشكل أسرع وتحمل المزيد من المسؤوليات.
معايير التفويض
بدون تفويض لا يمكن لأي منظمة أن تعمل بشكل فعال. ومع ذلك، فإن الإفتقار إلى الشجاعة للتفويض بشكل صحيح، ومعرفة كيفية القيام بذلك، هو أحد الأسباب الأكثر عمومية للفشل في المنظمات.
في كل مرة تقوم فيها بتفويض العمل إلى زميل في الفريق، تلعب ثلاثة عناصر أساسية لا مفر منها للتفويض. السلطة، المسؤولية، و المساءلة تشكل عملية متكاملة ويجب أن تطبق من قبلك ككل موحد.
يمكن تفويض السلطة
كقائد، يمكنك نقل أجزاء من سلطتك الرسمية إلى زميل آخر في الفريق عند تعيين مهمة لذلك الشخص. في الأساس، يمكنك تفويض زميلك في الفريق لإتخاذ إجراء نيابة عنك داخل حدود السلطة المفوضة (المنقولة).
تأتي السلطة بشكل رئيسي من قوة المنصب. كلما زادت سلطتك، زادت قدرتك على تفويض مهام ذات مستوى أعلى وأكثر أهمية وتحديًا للآخرين ومساعدتهم على التعلم والتطور والنمو.
لا يمكن تفويض المسؤولية، ولكن يمكن تعيينها
كقائد، يمكنك تعيين المسؤولية إلى زميل آخر في الفريق من حيث النتائج التي يجب تحقيقها. ومع ذلك، عليك أن تضع في اعتبارك أنك أسندت المسؤولية إلى زميلك في الفريق فقط.
إذا كان زميلك في الفريق”أخطأ في الأمر بشكل ملكي”، فسيقوم مديرك بتوجيه اللوم إليك، وليس زميلك في الفريق. باختصار، لا يمكنك تسليم أي من مسؤولياتك بالكامل لشخص آخر. يجب أن يتم تحديد المسؤولية من حيث الأهداف أو النتائج المراد تحقيقها، وليس التفاصيل التفصيلية لأداء الوظيفة.
المساءلة تعني الالتزام
المساءلة هي الإكراه الأخلاقي الذي يشعر به أحد أعضاء الفريق لتحقيق أهداف وغايات مهمة معينة. كنتيجة لقبول مهمة مهمة، يمنحك زميلك في الفريق وعدًا سواء صريحًا أم ضمنيًا لبذل قصارى جهده في تنفيذ الأنشطة المرتبطة به. بعد توليك المهمة، يلتزم زميلك في الفريق بإكمالها، وبالتالي تكون مسؤولاً من جانبك عن النتائج المحققة.
خطوات التفويض
يتعلم القادة الفعالون التفويض لأن نقل العمل إلى الآخرين يوفر لهم الوقت للعمل في المهام التي يمكنهم فقط القيام بها أو التي يمكنهم القيام بها بشكل أفضل. التفويض ليس مجرد وسيلة لتخفيف عبء العمل الخاص بك؛ كما أنه يعمل على زيادة الحافز والكفاءة لأولئك الذين
فوضتهم.يتطلب التفويض الخطوات التالية:
1 – تحديد المهمة
توضيح المهام التي يجب تفويضها. ما الذي كان مدرجًا في قائمتك منذ فترة طويلة، وما الذي يسبب لك الإحباط أو الملل، وما الذي تفعله وهو أقل أهمية أو من الأفضل أن يقوم به شخص بدرجة أجر أقل؟
2 – اختر الشخص الذي ستفوض إليه المهمة
ضع في اعتبارك من هو أفضل شخص للقيام بهذه المهمة. هل هناك شخص قد يكون أفضل وأسرع منك في القيام بذلك؟ من لديه مجموعة المهارات بالفعل؟ إذا لم يكن هناك أحد، فمن لديه القدرة على تعلم المهارات اللازمة لإكمال المهمة؟ هل أثبت الشخص الذي اخترته أنه قادر وجدير بالثقة ويمكنه المتابعة؟ هل لديهم الوقت للمهمة؟
3 – تأكيد مستوى الإهتمام
عادة ما يكون الموظفون ذوو الحافز العالي متحمسين لاختيارهم لمهمة ما، ويشعرون بالتمكين من خلال سؤالهم لهم. إذا لم يكونوا مهتمين، أو أبدوا اهتمامًا فاترًا فقط، فقد يكون هذا مؤشرًا على مشكلة أكبر تتعلق بعبء العمل، أو الكفاءة، أو ما يجلب لهم الرضا. تأكد من أنهم ملتزمون وعلى متن المشروع.
4 – تحديد المهمة بوضوح
أبدأ بوضع النهاية في الإعتبار ووضح النتائج المرجوة بوضوح. عند توضيح تفاصيل المهمة، تأكد من التركيز على النتيجة النهائية، وليس على كيفية الإنفصال. غالبًا ما يكون من المفيد تقديم اقتراحات عامة حول كيفية المضي قدمًا مع التدريب المناسب، ولكن كن واضحًا أنهم مسؤولون عن كيفية وصولهم إلى النتيجة المرجوة. عندما يكون الناس غير واضحين بشأن النتيجة المرجوة، فغالبًا ما يكون أداؤهم ضعيفًا بدلاً من المخاطرة بإرتكاب خطأ.
5 – توضيح مستوى المسؤولية والسلطة والمساءلة
حدد مستوى المسؤولية والسلطة والمساءلة الذي تمنحه لهم. حدد هذه المستويات بوضوح في بداية العملية. ما هي الأسباب التي يجب أن يأتوا بها إليك للحصول على التغذية الراجعة والموافقة؟ سيختلف هذا من شخص لآخر ومن مهمة إلى أخرى. اسأل وقيّم ما إذا كانوا مرتاحين لمستوى المسؤولية والسلطة ومستوى الموارد.
6 – تحديد الأطر الزمنية وتاريخ الانتهاء
وافق بوضوح على تاريخ إنجاز المهمة ومتى يجب إكمال مراحل معينة من المهمة. ضع في اعتبارك أن يكون هذا في شكل مكتوب لتجنب سوء التفسير أو الإرتباك. كن واضحًا بشأن شكل الإكمال، وأن كلاكما موافق على هذه الأطر الزمنية. تأكد من مناقشة مقدار الوقت المناسب كل يوم أو أسبوع للمهمة. ضع في اعتبارك كيف سيؤثر الوقت اللازم لهذه المهمة الجديدة على عملهم الآخر.
7 – التعبير عن الثقة
دع الموظفين يعرفون أنك تؤمن بهم وبقدرتهم على القيام بهذه المهمة. عادة ما يرتقي الناس إلى أو حتى التوقعات التي نضعها عليهم. واحدة من أقوى الطرق لبناء الثقة في موظفيك هي التعبير عن توقعاتك الإيجابية منهم. باستخدام عبارات مثل”أعلم أنك ستتمكن من القيام بذلك بالتفاني والعمل الجاد.” على الرغم من كونها بسيطة وموجزة، إلا أنها قد تكون مصدر إلهام للشخص الذي يسمع هذه الكلمات.
8 – مراقبة التقدم وإبداء الرأي
إتبع الأطر الزمنية المتفق عليها في الخطوة 6. قم بإنشاء عملية لتلقي التحديثات الدورية. هذا يساعد على مساءلة الموظف. إبق قريبًا بما يكفي لتكون متاحًا للأسئلة وللتأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام، ولكن ليس قريبًا جدًا بحيث تكون في الواقع من يتخذ القرارات. تأكد من تجنب الإدارة الدقيقة للمهام.
9 – منح الإئتمان
مهما فعلت، لا تأخذ الفضل بنفسك. عند إكتمال المهمة، إمنح الإئتمان عند إستحقاق الإئتمان. إن منح الفضل في عمل جيد يُلهم الولاء والالتزام المستمر بالمهام الجديدة. عندما يكون ذلك ممكنًا، قم بالثناء العام والإعتراف بالعمل الذي تم إجراؤه بشكل جيد.
10 – المراجعة
بمجرد تفويض مهمة وإكمالها، انتبه إلى النتائج وتعلم من الأخطاء. غير الطريقة التي تتعامل بها مع الأمور، وقم بتعديل نهجك حسب الحاجة. بمجرد أن ينجح شخص ما في مهمة واحدة، ضع في إعتبارك ما إذا كان مستعدًا لمهمة أكثر أهمية.
يتطلب التفويض منا تحديد المهام الصحيحة لتسليمها إلى الأشخاص المناسبين مع منحهم الموارد والسلطة لإكمال المهمة. يعمل التفويض الفعال على توفير الوقت وزيادة القدرات وتطوير الموظفين وتحفيزهم.
المشكلات التي تؤدي إلى عدم التفويض بشكل صحيح
إعلم أن عملك ليس عرضًا فرديًا، قد تعتقد أن التفويض مضيعة للوقت لأنك تشعر أنه يمكنك القيام بعمل أفضل. ولكن بغض النظر عن مدى روعتك، ستحتاج إلى مساعدة فريقك لإنجاز الأمور بفعالية وعلى أساس ثابت.
لنلقِ نظرة على بعض العواقب المحتملة للتفويض غير الفعال:
- جودة العمل سوف تتأثر.
- ستعاني معنويات فريقك، مما قد يؤدي إلى نقص الثقة والخوف وانعدام الأمن.
- يمكن أن يعيق تطوير أعضاء فريقك.
الآن دعونا نلقي نظرة على أخطاء التفويض السبعة التي تقتل بشكل تدريجي العمل الجماعي الفعال وتجعله عديم الفائدة.
1- عدم القدرة على التفريق بين التفويض والتدريب
غالبًا ما يتم خلط هذين المفهومين من قبل المديرين. لكي نكون واضحين، يهدف التدريب إلى تحسين أداء الموظف أو مساعدته على الوصول إلى المستوى المطلوب من المعرفة أو المهارة. وحيث أن التفويض يهدف إلى تقليل عبء العمل على المديرين حتى يتمكنوا من التركيز على المهام المهمة والسماح للمرؤوسين بالنمو في العملية.
إذا قام مدير بتفويض مهمة إلى مرؤوس، فمن المتوقع أن يكمل المرؤوس المهمة بمفرده. لا ينبغي أن يتدخل المدير إلا إذا لزم الأمر. الإدارة التفصيلية للموقف ستجعله يبدو تدريبًا أكثر منه تفويضًا. من خلال الإدارة التفصيلية، فأنت تهزم بشكل أساسي الغرض من التفويض. يمكن أن يكون لها آثار سلبية مثل انخفاض الروح المعنوية، والشك الذاتي، وعجز الثقة، وهبوط الإنتاجية.
المفتاح هنا هو الوثوق بالموظف لأداء المهمة بمفرده. قد يحتاجون إلى بعض التوجيه في البداية، لكن لا يكون لهم حضور متعجرف.
2- تقديم تعليمات غامضة
التواصل الواضح أمر أساسي للتفويض الفعال. إذا لم تدع عضو الفريق يعرف”ما هو متوقع منهم” بعبارات واضحة ودقيقة، فقد لا ترقى النتيجة إلى المثالية.
لهذا السبب عند تفويض مهمة، يجب أن تذكر ما يلي بوضوح:
- النتيجة المتوقعة في شروط واضحة وقابلة للقياس.
- الوقت المستغرق حتى تكتمل المهمة.
- الحد الأقصى لمقدار الموارد التي يمكن تخصيصها.
- الأدوات التي سيتم استخدامها.
- أسماء ورتب جميع الأطراف المعنية.
- متى وكيف ينبغي تسليم التقارير.
لا ينبغي أن يكون هناك أي مجال لسوء الفهم أو الغموض.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تفويض مهمة مثل إعداد تقرير بجميع الشكاوى الواردة فيما يتعلق بميزة معينة، فيجب أن تظهر الرسالة على النحو التالي:
قم بعمل تقرير من 500 كلمة حول شكاوى العملاء فيما يتعلق بميزة ملاحظات البريد الإلكتروني، وأرسلها إلي عبر البريد الإلكتروني بحلول الساعة 3:30 مساءً.
3-إختيار الشخص الخطأ
إذا قمت بتفويض مهمة إلى شخص غير مناسب أو قادر على القيام بها، فقد تكون النتائج بعيدة عن المثالية. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي ذلك إلى المشاحنات والمعارضة وقلة الإحترام بين مرؤوسيك. كما يقولون في الرياضة، قد ينتهي بك الأمر بخسارة”غرفة الملابس”، وهذا لا يبشر بالخير للقائد.
المفتاح هنا هو إكتساب معرفة متعمقة بفريقك. يجب أن تعرف نقاط قوتهم ومهاراتهم وضعفهم ومجالات خبرتهم. سيساعد هذا في ضمان اختيار الشخص المناسب للوظيفة.
على سبيل المثال، إذا كان لدى شخص ما مهارات رياضية فائقة، يمكنك تفويض المهام المتعلقة بالإحصاءات إليه.
لن يجعلك هذا النوع من التفويض أكثر كفاءة وفعالية فحسب، بل سيجعلك أيضًا قائدًا جيدًا. وسيساعد فريقك على التطور إلى وحدة قوية ومتماسكة.
4- تفويض مهمة، ثم عدم مراقبتها
تفويض مهمة لا يعني أنها لم تعد مسؤوليتك. على الرغم من أنك قد تكون قد أوضحت المهمة بتفصيل كبير، إلا أنها لا تضمن إكمال المهمة وفقًا لتوقعاتك.
عليك أن تستمر في مراقبة التقدم وطلب تحديثات منتظمة. هذا يساعد على ضمان أنه / أنها على المسار الصحيح. ويمكنك أيضًا التدخل مبكرًا في حالة وجود أي أخطاء. لتجنب إهدار الوقت والطاقة والموارد.
5- توقع الكمال
الكمالية هي عائق كبير أمام إنجاز الأمور. إذا كنت مدفوعًا بالكمالية، فستواجه صعوبة عندما يتعلق الأمر بتفويض المهام.
يمكن أن يؤدي هوسك بالكمال إلى التدخل المستمر والإدارة الدقيقة. لن تكون راضيًا أبدًا عن عملهم، وستكون النتيجة إجتماعات ومراجعات لا تنتهي. سيؤدي هذا في النهاية إلى إصابة مرؤوسيك بالجنون.
يجب أن يكون تركيزك على التقدم وليس الكمال. سيساعدك هذا على توفير الوقت والتركيز على أشياء أكثر أهمية.
6- عدم مشاركة المكافآت والإئتمان
عندما تقوم بتفويض المهام، فأنت لا تشارك المسؤولية فقط. يجب أن يحصل زملائك في الفريق على حصة عادلة من المكافآت والإئتمان أيضًا. بعبارة أخرى، لا يجب إكتناز الكلمات الجيدة أو الإعتراف. بدلا من ذلك، انشر الحب.
إذا كانت إدارتك العليا راضية عن العمل، فدع مرؤوسيك يعرفون ذلك. فهو لا يحافظ فقط على مستويات التحفيز، ولكنه سيساعد المرؤوسين على التطور والنمو.
تذكر دائمًا أن تذكر بوضوح أسماء الموظفين الذين عملوا معك في مهمة أو مشروع. سيكونون أكثر حرصًا على تولي المهام المفوضة في المرة القادمة.
7- عدم معرفة ما يجب تفويضه
يحدث هذا مع الكثير من المديرين بانتظام. يرجع ذلك إلى حقيقة أنهم غير قادرين على قراءة الموقف بوضوح، وهذا لا يمكن أن يقرر المهام التي يجب تفويضها.
الفرق بين التفويض والتوكيل
الفرق الرئيسي: يتم استخدام كل من التوكيل وخطاب التفويض لمنح شخص آخر سلطة أو تفويض للقيام بشيء نيابة عنك. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين الاثنين في حقيقة أنه بينما يمنح خطاب التفويض شخصًا ما سلطة التصرف نيابة عن شخص ما بطريقة معينة، فإن التوكيل الرسمي يمنح شخصًا ما سلطة كاملة للتصرف أو التحدث أو اتخاذ القرارات نيابة عنه.
يعتبر كل من التوكيل وخطاب التفويض من المستندات القانونية التي تزود شخصًا آخر بالسلطة أو السلطة. القانون والمستندات القانونية مربكة كما هي، وهنا يضاف مزيد من الالتباس بسبب حقيقة أن كل من التوكيل وخطاب التفويض يبدو أنهما يخدمان أغراضًا متشابهة. علاوة على ذلك، لا تريد استخدام الخطأ عن طريق الخطأ وعدم إنجاز عملك، أو الأسوأ من ذلك، أن يستغلك أحدهم.
يتم استخدام كل من التوكيل وخطاب التفويض لمنح شخص آخر سلطة أو سلطة للقيام بشيء نيابة عنك. ومع ذلك، يختلف كل واحد منهم اختلافًا طفيفًا فيما يتعلق بالسلطات التي يقدمونها، والطريقة التي يقدمونها بها.
يدخل التوكيل الرسمي وخطاب التفويض حيز التنفيذ عندما يتعين عليك إعطاء إذن لطرف ثالث للتصرف نيابة عنك، خاصة في المواقف التي لا يمكنك فيها نيابة عنك، مثل عندما لا تكون قادرًا على التواجد هناك أو عندما تريد شخصًا آخر للاعتناء بها. عادة ما ينشأ هذا الموقف من حيث الأمور المالية أو القضايا القانونية أو التوجيهات الصحية.
من ناحية أخرى، يمنح التوكيل الرسمي شخصًا ما سلطة منافسة للتصرف نيابة عنك. في الأساس، يتحدث الشخص الذي لديه توكيل رسمي باسم الشخص الذي وقع عليه، في وقت ما حتى لو لم يرغب في ذلك.
لذا، فإن الاختلاف الرئيسي بين الاثنين هو حقيقة أنه بينما يمنح خطاب التفويض شخصًا ما سلطة التصرف نيابة عن شخص ما بطريقة معينة، فإن التوكيل الرسمي يمنح شخصًا ما سلطة كاملة للتصرف أو التحدث أو اتخاذ القرارات نيابة عنه.
الغرض من خطاب التفويض هو إما الكشف عن مواد حساسة أو تفويض مهمة محددة. في حين أن التوكيل الرسمي يمنح شخصًا آخر سلطة كاملة للتصرف واتخاذ القرار نيابة عنه ؛ هنا يمكن أن تكون السلطة فيما يتعلق بمهمة محددة، مثل شراء عقار، أو صفقة تجارية، وما إلى ذلك، أو يمكن أن تكون السلطة مطلقة، أي السلطة الكاملة لاتخاذ جميع القرارات نيابة عنهم.
فكر في الأمر بهذه الطريقة، فخطاب التفويض يمنح الشخص سلطة القيام بشيء ما، في حين أن التوكيل الرسمي هو لنقل تفويضك إلى شخص آخر. والسبب في ذلك هو أن الشخص الذي لديه توكيل رسمي يمكنه اتخاذ قرار نيابة عنك حتى إذا كنت لا توافق على القرار. ومع ذلك، نظرًا لأنك وقعت على توكيل رسمي، فليس لديك خيار، فقرارهم يتعارض مع قرارك. ومن ثم، يجب منح التوكيل فقط للأشخاص الذين تثق بهم تمامًا.
لهذا السبب، يجب توثيق التوكيل الرسمي، في حين أن خطاب التفويض لا يحتاج إلى ذلك. أيضًا، كوثيقة قانونية قوية، يميل التوكيل الرسمي إلى الحصول على مزيد من التفاصيل ويجب استخدامه فقط في مواقف محددة لا يمكن تجنبها. في حين أنه يمكن استخدام خطاب التفويض عمليًا لأي شيء، مثل جمع المستندات نيابة عنك، وجمع الأموال نيابة عنك، ودفع الفواتير نيابة عنك، وما إلى ذلك. يتم استخدام خطاب التفويض عمومًا للمهام الأقل أهمية نظرًا لأنك تمنحهم فقط السلطة لفعل شيء في مكانك. ومع ذلك، لن يتمكنوا من اتخاذ قرارات نيابة عنك بخلاف التوكيل الرسمي.
مقارنة بين التوكيل وخطاب التفويض:
| التوكيل | خطاب تفويض | |
| اكتب | وثيقة قانونية | وثيقة قانونية |
| دور | تفويض السلطة إلى شخص آخر أو كيان آخر للتصرف واتخاذ القرارات نيابة عنه | تفويض الالتزامات القانونية أو الصحية أو المالية الحساسة إلى شخص أو كيان آخر |
| هدف | للتصرف مثلك واتخاذ القرارات نيابة عنك. | أن تكون حاضرًا نيابة عنك وتقوم بمهمة. |
| سلطة | سلطة كاملة – يمكن أن تفعل كل شيء نيابة عنهم | السلطة الجزئية – يمكنها فقط القيام بشيء نيابة عنهم |
| محتويات | يجب تحديد التفاصيل الكاملة للجهات المعنية وتقديم تفاصيل دقيقة ومعمقة لأغراض الوضوح والتواصل. | يجب تحديد التفاصيل الكاملة للجهات المعنية وتقديم تفاصيل دقيقة ومعمقة لأغراض الوضوح والتواصل. |
| قوة | اقوى | أقل قوة |
| تم استخدام المهمة لـ | يجب استخدامه في مهام أكثر تعقيدًا أو تخصصًا | يجب استخدامه للمهام الأقل تعقيدًا |
| تفاصيل | أكثر تفصيلا | أقل تفصيلا |
| الاتجاهات | يحدد الاتجاهات التي يجب أن تكتمل فيها المهام | قد يحدد أو لا يحدد الاتجاهات التي يجب أن تكتمل المهام فيها |
| موثق | شهادة موثقة | رسالة بسيطة. لا يتطلب كاتب عدل. |
| الاستخدامات | صفقة تجارية ، شراء عقار ، اتخاذ قرارات طبية نيابة عنك ، إلخ. | احصل على المستندات الحكومية نيابة عنك ، وتمتع بإمكانية الوصول إلى معلوماتك أو ملفاتك الخاصة ، أو اجمع المعلومات نيابة عنك ، أو ادفع الفواتير أو اجمع الإيرادات نيابة عنك ، وما إلى ذلك. |
