كيفية تفويض العمل بشكل فعال

كيفية تفويض العمل بشكل فعال
رجاء قبل أي شيء:
"اللهم صل وسلم على سيدنا محمد"

يؤدي تفويض المهام إلى تحرير أعباء عمل المدير للقيام بمهام أكثر إستراتيجية مع توفير فرص النمو والتعلم لأعضاء الفريق. التفويض مهارة مهمة، ومع ذلك يعاني العديد من المديرين في إسناد المهام للآخرين.

بينما يتولى فريقك مشاريع وعملاء أكبر، ستحتاج إلى زيادة قدرتك على إدارتها. هذا هو الترتيب الطبيعي لتنمية الأعمال التجارية وأحد أهم الأسباب التي تجعل تعلم التفويض ضروريًا للنجاح. سيجد المدير الذي لا يمتلك مهارات تفويض العمل نفسه مثقلًا ومجهدًا ومرهقًا في النهاية. 

في هذه المقالة، سوف تكتشف كيفية تفويض المهام بشكل فعال لمساعدة مؤسستك على النمو والنجاح.

ماذا يعني تفويض العمل؟

يعني تفويض العمل نقل المسؤولية عن مهمة محددة إلى موظف مبتدئ أو عضو فريق أو متعاون خارجي . هذا يساعد على تحقيق المزيد في وقت أقل ويكمل مهاراتك مع مواهب أخرى. 

عند التفويض، تأكد من توفير ما يكفي من الصلاحيات والموارد للعامل لتنفيذ المهمة بنجاح. لاحظ أن التفويض لا ينبغي أن يكون وسيلة للتنازل عن واجباتك أو التراخي في العمل. 

يوزع التفويض الفعال المهام بطريقة تعمل على تحقيق أهداف الشركة بشكل أفضل وتستفيد من نقاط القوة لدى كل عضو في الفريق. يساعد المديرين على استخدام وقتهم، وتحديد أولويات المهام الإستراتيجية على المهام التكتيكية ، والتركيز على مكافحة الحرائق . يؤدي تسليم المهام أيضًا إلى تمكين الموظفين من تحمل المزيد من المسؤولية ومتابعة القيادة والنمو في حياتهم المهنية.

لماذا يمكن أن يكون تفويض العمل بهذه الصعوبة؟

بالنسبة للعديد من المديرين، قد يشعر التفويض بالخداع وعدم الارتياح. تكشف الأبحاث أن القيادات النسائية تشعر بالذنب حيال التفويض أكثر من القادة الذكور. المديرات لديهن ارتباطات سلبية أكثر مع التفويض، مما يؤدي إلى تفويضهن أقل من الرجال وتفاعلات أقل جودة مع المرؤوسين عندما يفعلون ذلك.

من المهم أن تتذكر أن التفويض لا يعني أنه لا يمكنك التعامل مع الأمور بنفسك أو أنك لست مديرًا جيدًا. التفويض هو أداة لمساعدتك على تحسين السرعة. كما أنه يحسن قدرتك على تحديد المشاريع التي يمكن أن ينفذها الآخرون الذين قد يستفيدون من تجربة القيام بالعمل.

بعض الأسباب الأخرى التي تجعل المديرين يواجهون صعوبة في التفويض هي: 

يبدو الأمر وكأنه فقدان السيطرة

إذا كنت جديدًا في التفويض، فقد يكون تعيين العمل الذي كنت مسؤولاً عنه سابقًا أمرًا صعبًا. ليس من السهل الوثوق بالآخرين للقيام بمهمة كما تعلم أنك تستطيع ذلك. قد يؤدي اكتشاف الأخطاء في عملهم إلى المبالغة في رد الفعل واستعادة المهمة. قاوم الرغبة في القيام بذلك واغتنم الفرصة لتعليم طريقة أفضل وتحسين العملية.

اقرأ أيضا:  ما هي إدارة الجودة؟ ولماذا مهمة؟ [مقال شامل]

يستغرق الوقت والتوجيه

قد يستغرق تفويض العمل الكثير من الوقت والإرشاد، خاصة في المرات القليلة الأولى أو مع موظفين جدد. ومع ذلك، فهو استثمار جيد. في البداية، قد تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت في توجيه الشخص الآخر كما تفعل في إكمال المهمة. 

تحلى بالصبر وشارك أكثر المعلومات المفيدة حول الوظيفة. راجع مهامهم في المرات القليلة الأولى لمساعدتهم على التحسن. بمرور الوقت، يمكنك منحهم مزيدًا من الاستقلالية مع العلم أنه يمكنهم التنفيذ وفقًا لمعيار مقبول. إما أن تسجل الوصول من حين لآخر أو تطلب تلقي تقارير وتحديثات عبر البريد الإلكتروني. 

ما زلت تتمتع بمستوى من المساءلة

بعد تفويض مهمة ما، لا يزال لديك المساءلة عنها، مما يجعل العديد من المديرين يترددون في تسليم العمل. ربما تكون المساءلة هي الصعوبة الأكثر شيوعًا في التفويض. 

عندما تفوض مهمة ما، فإنك تتخلى عن مسؤولية تنفيذها. ولكن إذا كنت مديرًا، فأنت لا تزال مسؤولاً في النهاية عن نجاح أو فشل هذه المهمة. يتم قياسك ومكافأتك – أو ربما توبيخ – على ناتج فريقك. فجأة، يبدو تفويض إنشاء مجموعة عروض الرئيس التنفيذي وكأنه قرار محفوف بالمخاطر.

أمثلة على التفويض في مكان العمل

لا يمكن تفويض كل مهمة. قد تحتاج المهام ذات الطبيعة السرية أو ذات الأهمية الحاسمة لنجاح الأعمال على المدى الطويل إلى اهتمامك حقًا. يجب عليك فقط تفويض المهام التي لها عمليات واضحة، والتي يمكن تكرارها وقياسها بسهولة، ولا تتطلب الوصول إلى معلومات العمل السرية.

على سبيل المثال، تعد علاقات المستثمرين ومراجعات أداء الموظفين من الوظائف الحاسمة لأي عمل يجب أن يتعامل معه المالكون أو المديرون أو المسؤولون التنفيذيون. من ناحية أخرى، يجب تفويض الأنشطة اليومية مثل إدارة المهام التشغيلية أو تنظيم الأحداث إلى الإدارة الوسطى وقادة الفريق.

تتضمن بعض الأمثلة على التفويض في مكان العمل بمستويات متفاوتة من الثقة والاستقلالية ما يلي:

  • إعطاء التوجيهات للمرؤوس وإخبارهم بما يجب عليهم فعله بالضبط
  • تعيين شخص ما لتجميع الأبحاث وجمع الملاحظات وإبلاغك بذلك حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة
  • تفويض مسؤولية اتخاذ القرار إلى شخص آخر، مع الاحتفاظ بالسلطة للحكم النهائي
  • تفويض كل من المسؤولية والسلطة للمضي قدما، إلا في حالة إقبال غير متوقع أو الطوارئ
  • التفويض الكامل، وتكليف قادة الفريق بالمهام والقرارات، والسماح لهم بإكمالها على النحو الذي يرونه مناسبًا
اقرأ أيضا:  الإدارة بالأهداف: دليل متكامل عن أسلوب الإدارة بالأهداف [2021]

كيفية تحسين مهارات تفويض العمل

دعنا الآن نلقي نظرة على بعض التفاصيل الخاصة بكيفية التفويض الفعال للحصول على أفضل النتائج. للبدء، يجب عليك معالجة الخوف وعدم اليقين المرتبطين بالتفويض وإرساء أسس النجاح. فيما يلي أربعة إجراءات يمكنك اتخاذها لتحسين فن التفويض.

وضع أساس جيد

إليك كيفية تهيئة الطريق لتفويض فعال:

  • وضح المهام التي تريد تفويضها. ما الذي يمكن أن يفعله من؟ ما الذي يمكن أن تفعله أنت فقط؟
  • قم بتوصيل المعلومات الأساسية، بما في ذلك أهداف المشروع ككل ، وكل مهمة، وتواريخ الاستحقاق، حتى يعرف الشخص الذي ينجزها ما هو متوقع وكيف يتناسب مع صورة العمل الأكبر.
  • أكد ووافق على الموعد النهائي والمعالم (أو كم مرة للتحقق من العمل).
  • أخيرًا، تأكد من أن أعضاء فريقك يعرفون أن بإمكانهم اللجوء إليك لطرح أي أسئلة إذا ومتى ظهرت الاختناقات .

تعلم التفويض ضروري لتسلق السلم الوظيفي. من الضروري أيضًا أن تنجح الشركات وأن يعمل موظفوها بكامل طاقتهم. التفويض هو حقيقة لا يمكن لأي مدير أو قائد الهروب منها إذا أرادوا تحقيق الأهداف وزيادة قاعدة عملاء مؤسستهم وتوسيع نطاق الأعمال. 

تخلص من السيطرة

اترك صورتك لكيفية عمل كل مهمة وتسليمها بالضبط. بمجرد إعطاء تعليمات واضحة للشخص الذي تفوض إليه، أخبرهم أنه يمكنهم التواصل معك بأسئلة أو مشاكل غير متوقعة والتخلي عن السيطرة على المشروع. 

تجنب الإدارة التفصيلية بعد تسليم مهمة إلى شخص آخر. يمكن أن يتداخل ذلك مع عملية عملهم، ويقوض سلطتهم، ويجعلهم يعانون من متلازمة المحتال أو حتى القلق، مما يؤدي إلى نتائج سيئة. 

إن تحرير زمام الأمور ليس بالأمر السهل، خاصة إذا بدأت كفريق صغير وتعاملت مع معظم المهام اليومية بنفسك. قد يكون من الصعب التخلي عن تلك المهام وإسنادها للآخرين. ومع ذلك، هناك نقطة حيث يتعين عليك القيام بذلك بالضبط لتنمو المنظمة. 

أعط مساحة للموظفين للتعلم

يتيح تفويض العمل إمكانية إنشاء مخرجات أفضل من خلال الاستفادة من الأفكار والجمع بينها من جميع المعنيين، بدلاً من قصر توليد الأفكار والحلول على مدير واحد فقط. 

قد يكون لبيئة العمل غير الآمنة ثقافة تفويض سامة وتثقل كاهل الموظفين بعمل أكثر مما يمكنهم التعامل معه، دون تدريب أو موارد مناسبة. 

اقرأ أيضا:  4 أنواع مختلفة من نماذج وخدمات الحوسبة السحابية

عند تفويض موظفين جدد، تذكر أن كل شخص يمر بمنحنى تعليمي . امنحهم الوقت والتعزيز الإيجابي أثناء استقرارهم في الدور. 

عند تفويض الموظفين والمقاولين الحاليين، تأكد من أنك واضح ومفصل في تعليماتك وتأكد من فهمهم للمهمة التي أسندتها إليهم.

فكر في اختيارات تفويضك

كما ذكرنا، يوفر تفويض العمل فرصًا للموظفين للتعلم والنمو والمساهمة بشكل أكبر في نجاح المؤسسة. ولكن لكي ينجح التفويض، يجب تنسيقه. 

تحديد أفضل عضو فريق متاح للمهمة. كن واضحًا بشأن سبب تفويض المهمة لهذا الفريق أو الموظف. قم بالتواصل بوضوح عن ماهية المخرجات، وكيف ترتبط مهاراتهم الفريدة، وأين يمكنهم العثور على موارد إضافية أو الوصول إليك إذا لزم الأمر. 

تتمثل إحدى الوظائف الحاسمة للقيادة في تحديد نقاط القوة في فريقهم وموظفيهم والتي قد لا يروها في أنفسهم بعد. عند تفويض مهمة لموظف أو فريق لأول مرة، من المفيد شرح سبب اختيارك لهم والتعبير عن ثقتك في قدرتهم على تنفيذها بنجاح.

أعط إرشادات ودعم وموارد واضحة

التفويض لا يعني مجرد تسليم مهمة وتسميتها يوميا. يجب عليك تقديم تعليمات واضحة وموارد مفيدة ودعم يمكن الوصول إليه إذا واجه الفريق أو الموظف عقبات. 

إذا كانت لديك قوالب للمهمة قيد البحث، فقم بإرشادهم خلال العمل بكفاءة مع القوالب والأدوات. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن الموظف يشعر بالدعم ويمكنه تحقيق النتائج التي تحتاجها. 

لا تفوض بشكل عشوائي. قم بتعيين المهام الصحيحة إلى الفريق أو الموظف المناسب. كمدير، تحتاج إلى فهم نقاط القوة والضعف والتفضيلات لموظفيك وفرقك لإعداد الجميع للنجاح. 

مراجعة وتقديم الملاحظات

قم بمراجعة وتقديم الملاحظات للسماح لأعضاء فريقك بمعرفة نتيجة المهمة النهائية. تأكد من أن النتائج تفي بمعايير الإنجاز وتقديم ملاحظات مفيدة وبناءة للفريق أو الموظف عند الحاجة.

ينجح التفويض فقط مع المساءلة وتقديم الملاحظات يمثل نهاية عملية التفويض الكاملة. يتحمل الشخص المسؤول عن المهمة مسؤولية إنجازها في الوقت المناسب ودقتها ونتائجها. 

إذا كانت هناك مشكلة في العمل، فقدم اقتراحات لكيفية تصحيحها. وبالنسبة للمهام التي تم إجراؤها بشكل جيد، حدد الفريق أو الأفراد الذين حققوا ذلك. يقدم الاعتراف والنقد بعد التفويض قيمة هائلة ويشجع الموظفين على تقديم أفضل ما لديهم.

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب