إعلانات

ما هي إدارة العمل؟ إنشاء نظام إدارة العمل

نظام إدارة العمل

يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في التخطيط لكيفية تنفيذ العمل. من المهم إجراء دراسة الجدوى والتخطيط لنجاحها وجدولة المهام وتنظيم الموارد وبناء الميزانية.

ثم تأتي مرحلة التنفيذ، وبعد ذلك، يتركز الكثير من اهتمام مدير المشروع على مجالات إدارة المشروع ذات الصلة بالعمل مثل إدارة المهام والموارد والوقت. يحتاج مديرو المشاريع إلى بناء نظام لإدارة العمل لمراقبة كل هذه الجوانب في نفس الوقت.

إن تحقيق أقصى استفادة من فريقك، والتأكد من امتلاكهم لأدوات إدارة العمل اللازمة لمطابقة قدراتهم في نقطة معينة في المشروع، هو المفتاح لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. يتطلب إنشاء هيكل سير العمل الأمثل نظام إدارة العمل.

ما هي إدارة العمل؟

يمكن تعريف إدارة العمل على أنها استخدام أدوات وتقنيات الإدارة لإدارة الوقت والموارد والفرق والمهام. الهدف الرئيسي لإدارة العمل هو تحسين الإنتاجية في العمليات التجارية أو المشاريع.

تعد إدارة العمل مفتاحًا للتحكم في نطاق المشروع وتجنب مشكلات إدارة الموارد والوقت أو المهام. في كلتا الحالتين، الغرض من استخدام أدوات وتقنيات إدارة العمل هو تبسيط هذه العمليات لجدولة مهام المشروع بشكل أفضل، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة، وإدارة الموارد وتقييم الأداء لزيادة تحسين الإنتاجية.

إدارة العمل مقابل إدارة المشاريع

إدارة العمل وإدارة المشروع ليسا نفس الشيء تمامًا ولكن يمكن للفرق الاستفادة من كليهما. كلاهما طريقتان لإدارة الفرق والوقت والعمل ويمكن استخدام كليهما في الأعمال. ومع ذلك، فإن الاختلاف الرئيسي بينهما هو أن إدارة العمل تركز على إدارة نطاق المشروع بينما إدارة المشروع هي مجال أوسع بكثير. يمكن لكليهما استخدام أدوات تعاونية لمساعدة أعضاء الفريق، وتطبيق برامج إدارة العمل وأدوات إدارة العمل وبرامج إدارة المشاريع.

يهتم مدير المشروع بكليهما ويستخدم ذكاء الأعمال للتعامل بشكل أفضل مع مهام المشروع في الوقت الفعلي وعمل المشروع. يعد نظام إدارة العمل جزءًا من أدوات إدارة المشروع، والذي يتضمن تخزين الملفات ويعمل كمحور مركزي لفرق المشروع وعملهم. لذلك، تعمل إدارة العمل وإدارة المشاريع جنبًا إلى جنب لتوفير الأدوات التي يحتاجها مديرو المشاريع لإدارة مشاريعهم بشكل أفضل.

اقرأ أيضا:  كيف تكون دبلوماسي

عملية إدارة العمل

تبدأ عملية إدارة العمل بتحديد نطاق المشروع والتخطيط والجدولة ثم تنفيذ العمل. لكنها لا تنتهي عند هذا الحد: المتابعة مهمة. استخدم تقارير حالة المشروع وأدوات إدارة العمل لمعرفة ما هو مفيد وما لا يساعد.
تدور إدارة العمل حول أخذ العديد من الأجزاء المختلفة لإدارة المشروع من حيث صلتها بالفريق ودمجها في نظام إدارة العمل الذي يعزز الإنتاجية. لذلك، فإن إدارة العمل تمس العديد من جوانب إدارة المشروع.

  • تحديد: لإدارة العمل، عليك أولاً تحديد كيف ومتى وكيف يتم ذلك العمل. كن دقيقًا ودقيقًا. عند إدارة المشاريع، يمكنك استخدام هيكل تنظيم العمل لتصور كل مهمة في نطاق مشروعك.
  • الخطة: حان الوقت الآن للتخطيط للعمل الذي يجب القيام به. كما ذكرنا سابقًا، سيساعدك هيكل تنظيم العمل على إجراء تقدير زمني للمدة التي سيستغرقها هذا العمل والموارد المستخدمة.
  • الجدول الزمني: لديك العمل المخطط له والجدول الزمني، والآن عليك إنشاء جدول عمل، سواء كان يوميًا أو أسبوعيًا، لتحديد سير العمل والمسؤوليات.
  • المستند: قم دائمًا بعمل سجل ورقي لعملية إدارة العمل لالتقاط أي شيء تم تعلمه والاتصالات المعنية طوال الوقت.
  • تحليل: أخيرًا، استخدم الخبرة والوثائق لتحسين عملياتك. إدارة العمل هو نظام يتحسن باستمرار.

ما هو نظام إدارة العمل؟

نظام إدارة العمل عبارة عن مجموعة من أدوات وتقنيات الإدارة المستخدمة لإدارة الفرق والمهام والموارد والوقت. تعتمد معظم أنظمة إدارة العمل اليوم على برنامج إدارة العمل لأنه يمنح المؤسسات أدوات تعاونية وميزات إدارة المشروع للتحكم في إنتاجية فرقهم وتحسينها. هذه بعض الميزات الأساسية التي ستحتاجها من برنامج إدارة العمل.

  • طرق عرض المشروع مثل مخططات جانت وتقويمات المشروع لتصور الجداول الزمنية والجداول الزمنية للمشروع
  • أدوات تعاون الفريق في الوقت الفعلي مثل لوحات الرسائل وتخزين الملفات غير المحدود
  • ميزات إدارة المهام وإدارة الوقت وإدارة الموارد
  • جداول الدوام وأدوات إدارة عبء العمل
  • التكامل مع برامج إدارة الأعمال أو المشاريع الأخرى
اقرأ أيضا:  التنسيق الإداري

تُقرأ عناصر نظام إدارة العمل مثل ميزات أداة قوية لإدارة المشاريع . وهي تتضمن إدارة الموارد والتعاون الجماعي وإدارة الوقت والمهام والميزانية وإعداد التقارير والمزيد. بمعنى ما، إدارة العمل هي المحور الذي تدور حوله كل هذه المتحدثين. إذا قمت بإعداده بشكل صحيح، فستحصل على المزيد من فرق المشروع.

كيف يساعدك برنامج إدارة العمل في إدارة العمل

ProjectManager هي أداة لإدارة المشاريع حائزة على جوائز تنظم العمل لتبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية. إنه مليء بميزات إدارة العمل الرئيسية التي تحتاجها لرفع مشروعك وفريقك إلى مستويات أعلى من الكفاءة، مثل:

  • إدارة العمل
  • إدارة الموارد
  • إدارة الوقت
  • أدوات التعاون

خطط لمشاريعك بشكل تعاوني باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكن للجميع أن يكونوا جزءًا من عملية إدارة العمل، وبمجرد قيامك بتجميع كل المهام اللازمة للوصول إلى الناتج النهائي الخاص بك، ما عليك سوى إضافة المدة ويقومون بتعبئة الجدول الزمني للمشروع.

علاوة على ذلك، تحكم في سير العمل عن طريق تقسيم خطة المشروع الأكبر إلى مراحل أصغر. تسمح لك أدوات إدارة العمل لدينا بتخصيص الألوان وطرق العرض للتمييز بين مراحل المشروع ثم إضافة المعالم التي تشير إلى متى تنتهي إحدى المراحل وتبدأ الأخرى.

يمكن ربط أي مهام تعتمد على مهمة أخرى لبدء أو إنهاء، لذلك لا توجد اختناقات تؤدي إلى إبطاء العمل لاحقًا في المشروع. نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة عند حدوث التغييرات، فما عليك سوى سحب المهمة وإفلاتها في التاريخ الجديد وسيتم تحديث كل مهمة ذات صلة على الفور.

تحديثات فورية لمواصلة العمل

يتم إخطار أعضاء الفريق بأي تغييرات تطرأ على خطة المشروع على الفور عن طريق البريد الإلكتروني أو التنبيهات داخل التطبيق. تتيح أدوات تخزين الملفات المستندة إلى السحابة وأدوات التعاون في الوقت الفعلي للمديرين إضافة التوجيه وإرفاق المستندات والصور مباشرةً إلى المهمة عند التعيين ويمكن للفرق التعليق بغض النظر عن مكان وجودهم أو وقت عملهم. يعمل الجميع في نفس الصفحة مع برنامج إدارة العمل.

اقرأ أيضا:  الفرق بين الخطة الإستراتيجية وخطة العمل

توازن أعباء العمل

لا يرغب المديرون في عرقلة عمل فرقهم، لكنهم يحتاجون أيضًا إلى برنامج إدارة العمل لتحقيق الشفافية في عملهم. تسرد صفحة إدارة الفريق الجميع ومهامهم والنسبة المئوية للاكتمال التي يشاركونها. استخدم صفحة حمل العمل لمعرفة ما إذا كان أي شخص لا يعمل بسبب زيادة حجمه. ثم قم بإعادة التخصيص لتحريرهم.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب