ما هي أتمتة الدفع؟

ما هي أتمتة الدفع؟
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب

تعتمد جميع الشركات الحديثة على أجهزة إنترنت الأشياء (إنترنت الأشياء) لإنجاز المهام. أصبح استخدام التكنولوجيا ضرورة في الأعمال الحديثة، ولسبب وجيه. تسمح لنا التكنولوجيا بأتمتة معظم المحن التي كان على الشركات أن تمر بها لعدة قرون.

تحتاج جميع الأعمال التجارية إلى أرباح ثابتة للبقاء على قيد الحياة. تشير الإحصاءات إلى أنه تم تحويل أكثر من 4.1 تريليون دولار من خلال الوسائل الرقمية ( 1 ) على مستوى العالم في عام 2019 وحده. نظرًا لأن المدفوعات تتم الآن رقميًا، فمن المنطقي محاولة أتمتة هذه العملية لتسريع الأمور. أتمتة الدفع نفسها هي مفهوم يستخدم لهذا الغرض بالذات. إليك كل ما قد تحتاج لمعرفته حول أتمتة الدفع:

لماذا تحتاج الشركات إلى أتمتة الدفع؟

أتمتة الدفع ليست فقط أتمتة مدفوعات القيمة الاسمية. كما يغطي أيضًا أتمتة عملية إجراء الشيكات، و ACH، والبطاقات الافتراضية، وتوصيل جميع أنواع المدفوعات أيضًا. على عكس ما يوحي به اسمه، فإن أتمتة الدفع ليست مجرد عملية، إنها نظام كامل.

تشير الدراسات إلى أن نصف سكان العالم سيتحولون إلى محفظة رقمية بالكامل ( 2 ) بحلول عام 2024. وأظهرت دراسة أخرى أن المعاملات النقدية العالمية قد انخفضت من 89٪ إلى 77٪ فقط ( 3 ) بين عامي 2013 و 2018. للانتقال في النهاية إلى عملية رقمية، ستساعد أتمتة الدفع بشكل كبير على تحسين سير العمل.

فيما يلي بعض الحقائق الأخرى:

  • تكامل سلس:

    يمكن أن تكون أتمتة الدفع على رأس تنفيذ الدفع الحالي لشركتك وتتيح لك الانتقال عندما يكون عملك جاهزًا.

  • تقليل المخاطر:

    بالعودة إلى عام 2018، كان أكثر من 82٪ من الشركات ضحايا الاحتيال في الدفع ( 4 ). يجب أن تجد الشركات أنه من المهم أكثر من أي وقت مضى تنفيذ نظام مثل نظام أتمتة الدفع للبقاء في أمان.

  • كسب الخصم:

    مع وجود نظام جيد لأتمتة الدفع، يحصل عملك على حسومات على طرق دفع متعددة مثل البطاقات الافتراضية، و ACH المتميز وما إلى ذلك.

  • أدوات ناضجة:

    أدوات أتمتة الدفع الحديثة ناضجة جدًا ويمكن أن تحل محل البشر تمامًا. بفضل قوة الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الديناميكي، يمكنك حتى إنشاء أنظمة أتمتة للدفع تتناسب مع عملك وتتعلم تلقائيًا.

كيف تعمل أتمتة الدفع؟

تعمل أتمتة الدفع بكل بساطة: فهي تتضمن تنفيذ طرق لمعالجة نطاقات متعددة من البيانات والتأكد من إرسال المدفوعات الصحيحة بالمبلغ الصحيح للعملاء والبائعين والأطراف المعنية الأخرى مثل شركات التأمين.

فيما يلي اختراق صغير للعمليات التي تنطوي عليها أتمتة الدفع:

  1. تحليل البيانات

    تتضمن الخطوة الأولى لأي نظام رقمي تحليلًا دقيقًا لما يحتاج إلى أتمتة. هذه الخطوة هي المكان الذي يتم فيه جمع جميع البيانات المتعلقة بنظام الدفع الحالي. هذا أيضًا هو المكان الذي تجمع فيه الشركات المعلومات المتعلقة بشركائها والأطراف المشاركة في عملية الدفع.

  2. تحويل البيانات إلى معلومات مفيدة

    بعد جمع البيانات المتعلقة بكل من نظام الدفع الحالي بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بالأطراف ذات الصلة، تتضمن الخطوة التالية تحويل هذه البيانات إلى معلومات مفيدة. هذه هي الخطوة التي يبدأ فيها المبرمج أو خبير تكنولوجيا المعلومات في المشاركة. يجب عليهم تحويل جميع البيانات إلى معلومات مفيدة يمكن بعد ذلك ترميزها.

  3. تطوير نظام الأتمتة

    ربما تكون هذه هي الخطوة الأكبر والأكثر استغراقًا للوقت في العملية. يجب على خبير تكنولوجيا المعلومات أو المبرمج الآن تطوير نظام أتمتة الدفع باستخدام بعض أدوات البرمجة. يعتبر نظام أتمتة الدفع فريدًا لكل نشاط تجاري ولكنه يتبع مجموعة معينة من القواعد. على سبيل المثال، يجب إرسال الدفعة إلى البائع الصحيح. يجب استلام جميع المدفوعات من العملاء مع معلوماتهم الكاملة ذات الصلة حتى تكون هناك مشكلة في المستقبل. يجب أن يكون هناك نظام تذاكر للعناية بأي مشاكل متعلقة بالدفع. في بعض الشركات، يجب أن يكون نظام أتمتة الدفع هذا قابلاً للتطوير.

  4. تنفيذ النظام

    بعد أن ينتهي المبرمج من تطوير النظام، فإن الأمر متروك للمنظمة لتنفيذ النظام في بيئتها. من الممارسات الجيدة اختبار النظام في بيئة مغلقة قبل التنفيذ، للتأكد من أن النظام يعمل بشكل صحيح.

مزايا استخدام أتمتة الدفع

فيما يلي بعض المزايا العديدة لاستخدام نظام أتمتة الدفع لعملك:

  • معالجة أسرع

    يمكن للإنسان العادي فقط معالجة الكثير من المعلومات في وقت واحد. لا يوجد مثل هذا العيب في أنظمة الكمبيوتر ويمكن أن تعمل طوال الوقت. من خلال تفويض عملية الدفع إلى نظام الكمبيوتر، تحصل على أوقات معالجة أسرع وتجربة أكثر اتساقًا.

  • انخفاض التكلفة على المدى الطويل

    بدلاً من الدفع لموظف أو عدة موظفين للتعامل مع نظام الدفع، تمتلك الشركات الآن حلًا قويًا يمكنه العمل بدون أجر. على المدى الطويل، فإن تشغيل النظام الآلي يفوق بكثير التكلفة الأولية لتطويره.

  • تجربة أفضل للعملاء

    نظرًا لعدم وجود عواطف بشرية أو تناقضات، تكون عملية الدفع سلسة. هذا يعني أن العملاء يحصلون على تجربة أكثر اتساقًا إلى حد كبير. جزء آخر يساهم في ذلك هو حقيقة أن تكلفة المعاملة يتم تخفيضها بشكل عام في نظام آلي مقارنة بالموظف البشري.

  • الحماية من الاحتيال

    لطالما كان الاحتيال في الدفع مشكلة قاتلة داخل الشركات. أصبح اختلاس الموظفين أو فرض رسوم خاطئة على أحد العملاء أو محاولة احتيال شركة أمرًا شائعًا للغاية. يجعل النظام الآلي الجيد من الصعب جدًا حدوث الاحتيال لأن نظام الدفع مؤمن بين العميل ونظام الأعمال. يتم سرد كل معاملة مفردة وتخزينها في قاعدة بيانات، مما يجعل من السهل تتبع جميع المدفوعات أيضًا.

  • نظام أكثر كمالا

    لا بد أن يرتكب الموظفون البشريون أخطاء لأننا مرتبطون بهذه الطريقة. ومع ذلك، فإن نظام الدفع الآلي أقل عرضة لارتكاب أي أخطاء، على عكس الرأي العام. لا تستهلك الأخطاء وقتًا ثمينًا للشركة والعملاء فحسب، بل إنها تضر أيضًا بعلاقات الموردين / البائعين وتجعل من الصعب على الشركات تحقيق النجاح.

  • مرن

    النظام الآلي الجيد مرن للغاية ويمكن أن يسمح للشركات بتغيير أسعار المنتجات ديناميكيًا. كما أنها تتيح للشركات الحصول على خصومات وصفقات تجذب المزيد من العملاء.

  • علاقة أفضل وزيادة الرضا

    يعني النظام الآلي فرصًا أقل للخطأ ومدفوعات أسرع وتجربة أكثر اتساقًا. كل هذا يساهم في إبداء رأي البائع والعميل فيك. بمعنى آخر، تؤدي أتمتة الدفع الجيدة إلى علاقات أفضل وزيادة الرضا.

هل أتمتة الدفع لعملي؟

أكثر من 71٪ من أقسام AP لديها أتمتة ( 5 ) في عام 2020. على الرغم من وجود الكثير من المزايا لأتمتة الدفع، فهي ليست لكل الأعمال. إليك بعض الأشياء التي يجب معرفتها:

  • التكلفة الأولية – اعتمادًا على التنفيذ، قد لا تكون التكلفة الأولية للنظام الآلي مناسبة لكل الأعمال.
  • معالجة المشكلات – ستظل بحاجة إلى تعيين متخصص في تكنولوجيا المعلومات لصيانة النظام الآلي ولضمان عدم حدوث أي خطأ. قد يصبح هذا مكلفًا لبعض الشركات أيضًا.

إذا كنت تعتقد أن عملك يمكنه التعامل مع هاتين المشكلتين، فمن المحتمل أن تكون أتمتة الدفع مناسبة لك.

الفكر النهائي

أتمتة الدفع هي مستقبل أنظمة الدفع لجميع الشركات. طالما يمكنك تحمل التكلفة الأولية للنظام، ستستفيد جميع الشركات إلى أجل غير مسمى من وجود نظام أتمتة دفع فعال وقوي. تشير الدراسات إلى أن الأتمتة تساعد الشركات على التركيز على العملاء ( 6 )، وهو أمر جيد دائمًا.

اقرأ أيضا:  استراتيجيات ذكية لمحاربة التضخم
ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب