تعريف التنظيم الإداري
التنظيم الإداري (management organizing): يسمى أيضا الوظيفة التنظيمية وهي ثاني وظائف الإدارة الخمسة بعد التخطيط الإداري، حيث يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف.
في الإدارة ينطوي التنظيم على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.
التنظيم الإداري يستلزم تحديد الوظائف وعلاقات العمل، تحديد المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، ترتيب الموارد وتخصيصها، تصميم هيكل التنظيمي يميز الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، جدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات.
التنظيم الإداري والمؤسساتي يشير إلى هيكل وترتيب المنظمات والأنظمة الإدارية في مؤسسة معينة. يشمل ذلك تحديد الأدوار والمسؤوليات والسلطات لأعضاء المؤسسة، بالإضافة إلى تحديد العلاقات بينهم. ويساهم في تحسين كفاءة وفعالية العمليات واتخاذ القرارات داخل المؤسسة.ما هو التنظيم الاداري والمؤسساتي؟
أهمية التنظيم الإداري
يمكننا توضيح أهمية التنظيم الإداري في 8 نقاط:
1- التخصص:
الهيكل التنظيمي عبارة عن شبكة من العلاقات يتم فيها تقسيم العمل إلى وحدات وأقسام. يساعد تقسيم العمل هذا في تحقيق التخصص في مختلف الأنشطة المهمة بالنسبة لنا.
2- وظائف محددة جدا:
يساعد الهيكل التنظيمي في وضع الأشخاص المناسبين في المكان المناسب والتي يمكن القيام بها عن طريق اختيار أشخاص في مختلف الإدارات وفقا لمؤهلاتهم ومهاراتهم وخبراتهم. هذا يساعد في تحديد الوظائف بشكل صحيح مما يوضح دور كل شخص.
3- توضيح السلطة:
التنظيم الإداري يساعد في توضيح المناصب لكل مدير، يمكن القيام بذلك من خلال توضيح الصلاحيات لكل مدير والطريقة التي يجب أن يمارس بها هذه الصلاحيات يجب توضيحها حتى لا يحدث سوء استخدام للسلطة.
تساعد الوظائف والمسؤوليات المحددة جيدا في تحقيق الكفاءة خلال عمل المدراء، وهذه من بين طرق زيادة الإنتاجية.
اطلع الآن على: كيفية حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي.
4- التنسيق
التنظيم هو وسيلة لخلق التنسيق بين الإدارات المختلفة للمؤسسة، فهو يخلق علاقات واضحة بين المواقف ويضمن التعاون المتبادل بين الأفراد. يتم تحقيق الانسجام في العمل من قبل المدراء في مستويات أعلى والذين يمارسون سلطتهم على الأنشطة المترابطة للمدراء من مستويات أدني. يمكن أن تكون علاقات مسؤولية/سلطة مثمرة فقط عندما تكون هناك علاقة رسمية بين الاثنين.
من أجل التشغيل السلس لمنظمة ما فإن التنسيق بين السلطة مهم جدا. يجب أن يكون هناك تنسيق بين العلاقات المختلفة ويجب توضيح المسؤولية النهائية الملحقة بكل سلطة. هناك قول مأثور: “السلطة بدون مسؤولية تؤدي إلأى سلوك غير فعال، الومسؤولية بدون سلطة تجعل الشخص غير فعال” لذلك تنسيق السلطة والمسؤولية مهم جدا.
5- الاستخدام الفعال للموارد
تضمن وظيفة التنظيم أفضل استخدام ممكن للموارد سواء كانت بشرية، مادية، مالية أو فنية. وهذا بسبب تعيين الوظائف للموظفين الذين يتجنبون التداخل والازدواجية في العمل.
6- التكيف مع التغير
تساعد عملية التنظيم الإداري المؤسسة على البقاء صامدة والتكيف مع جميع التغيرات، وذلك من خلال إجراء تغييرات جوهرية في الاستراتيجيات والتسلسل الهرمي وعلاقات إلخ…
7- تطوير الموظفين:
التنظيم الإداري يشجع الابداغ في المديرين التنفيذيين بحيث يقلل تفويض السلطة من عبء العمل لديهم ويحصلون على وقت لتحديد طرق جديدة لأداء العمل، كما أنها تمكنهم من استكشاف مجالات جديدة لنموهم وتطورهم.
8- الشعور بالأمان:
الهيكل التنظيمي يوضح المناصب الوظيفية، الأدوار المخصصة لكل مدير واضحة وذلك يساعد على التنسيق. لذلك فإن وضوح الصلاحيات يساعد تلقائيا في زيادة الرضا العقلي وبالتالي الشعور بالأمان، بالتالي الشعور بالرضا الوظيفي.
مبادئ التنظيم الإداري
يمكن إجراء عملية التنظيم بكفاءة إذا كان لدى المديرين إرشادات معينة حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات والعمل بكفاءة.
ومن أجل ضمان التنظيم بفعالية يمكن استخدام مبادئ التنظيم الإداري التالية:
1. مبدأ التخصص
يسمى أيضا بمبدأ تقسيم العمل، التخصص هو الدرجة التي يتم بها تقسيم المهام التنظيمية إلى وظائف منفصلة، بحيث يتم تدريب كل موظف على أداء مهما محددة تتعلق بوظيفته المتخصصة.
التخصص واسع جدا، على سبيل المثال تشغيل آلة معينة في خط تجميع المصنع. فيتم تنظيم مجموعات على أساس المهارات المماثلة، وحينها تميل الأنشطة أو الوظائف إلى أن تكون صغيرة، ولكن يمكن للعامل أدائها بكفاءة لأنم متخصصون فيها.
على الرغم من الفوائد الواضحة للتخصص، فإن العديد من المؤسسات تبتعد عن هذا المبدأ لأن التخصص المفرط يعزل الموظفين ويضيق مهاراتهم ويوجههم لأداء مهام روتينية كما أنه يجعل المنظمة تعتمد على الناس، ومن ثم تقوم المنظمات بإنشاء وتوسيع العمل لتقليل الاعتماد على مهارات معينة في الموظفين وتسهيل التناوب الوظيفي فيما بينهم.
2. مبدأ التفويض
من المؤكد أن المدير التنفيذي لا يمكنه تنفيذ عمل المؤسسة كاملا لوحده، لذلك فهو يعتمد على الحصول على المساعدة من أطراف أخرى من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة.
فهو يقوم بتقسيم العمل إلى مجموعة من الوظائف الصغيرة ويربطها على أساس التشابه بينها.
عملية التفويض هذه هي العملية التي يتم من خلالها ربطهم معا من خلال إقامة علاقة بينهم من أجل خلق عمل جماعي متكامل.
تقوم هذه العملية بربط الهيكل التنظيمي بأكمله من أجل خلق بيئة عمل متكاملة ويميزها التعاون.
لكن إذا لم يتم تفويض السلطة بعناية فإن وجود المنظمة ذاته في خطر وقد تنتشر الفوضى والارتباك.
يجب تفويض السلطة والمسؤولية إلى أدني حد ممكن في المنظمة، بمعنى إلى أدني مستوى في المنظمة يمكن فيه أداء المسؤولية الخاصة بكفاءة.
3. مبدأ التعريف الوظيفي
وفقا لهذا المبدأ فيجب تحديد جميع الوظائف المعنية بشكل كامل وواضح للمديرين والمرؤوسين.
يمكن القيام بذلك من خلال تحديد واجبات ومسؤوليات وسلطات وعلاقات الأشخاص تجاه بعضهم البعض بوضوح.
تساعد التوضيحات في علاقة السلطة / المسؤولية في تحقيق التنسيق وبالتالي يمكن أن يحدث التنظيم تلقائيا بفعالية.
على سبيل المثال، يجب تحديد الوظائف الأساسية للإنتاج والتسويق والتمويل وعلاقات مسؤولية السلطة في هذه الأقسام بوضوح لكل شخص مرتبط بهذا القسم.
يساعد التوضيح في علاقة السلطة / المسؤولية في التنظيم الفعال.
4. مبدأ الرقابة والإشراف
الرقابة والإشراف تعتبر من أهم مبادئ التنظيم الإداري.
وفقا لهذا المبدأ فإن نطاق السيطرة هو نطلق السيطرة هو نطاق الإشراف الذي يصور عدد الموظفين الذي يمكن التعامل معهم والتحكم بهم بشكل فعال من قبل مدير واحد.
هذا المبدأ ينص على أن المدير يجب أن يكون قادرا على التعامل مع الموظفين الذين يجب تحديدهم تحت إشرافه.
يمكن اتخاذ هذا القرار عن طريق الاختبار إما من نطاق واسع أو ضيق، هناك نوعان من مدى التحكم:
a- نطاق واسع من التحكم:
إنه مجال يمكن فيه للمدير أن يشرف ويتحكم بفعالية في مجموعة كبيرة من الأشخاص في وقت واحد.
ومن ميزات هذا النطاق هي:
- أقل تكلفة عامة للإشراف
- استجابة سريعة من الموظفين
- تواصل أفضل
- إشراف أفضل
وفقا لهذا المدى فيمكن لمدير واحد التعامل بفعالية وكفاءة مع عدد كبير من المرؤوسين في وقت واحد.
b- نطاق التحكم الضيق:
وفقا لهذا النطاق يتم تقسيم العمل والسلطة بين العديد من المرؤوسين ولا يقوم المدير بالإشراف والتحكم في مجموعة كبيرة جدا من الأشخاص تحت قيادته.
يشرف المدير وفقا لهذا النطاق على عدد مختار من الموظفين في وقت واحد فقط، ومن ميزات هذا النطاق:
- التنسيق صعب التحقيق
- يمكن أن تأتي فجوات الإتصال
- يمكن أ، تكون الرسائل مشوهة
5. مبدأ مشاركة الموظف
يجب تشجيع الموظفين على المشاركة قدر الإمكان في عملية صنع القرار.
يتم الاعتراف بالموظفين ويتم تحفيزهم على العمل بجدية أكبر من خلال تشجيع كل موظف على المشاركة.
ولكن على الرغم من مشاركة الموظفين في عملية اتخاذ القرار، فإن المسؤولية النهائية عن القرار يجب أن تقع على عاتق المدير أو المشرف.
6. مبدأ وحدة القيادة
نختم جزء مبادئ التنظيم الإداري بمبدأ وحدة القيادة والذي ينص على أن كل موظف في المنظمة لا يجب أن يكون سوى تحت إشراف مدير واحد.
ما يعني أن التعليمات والتوجيهات لن يحصل عليها سوى من شخص واحد، ويكون الموظف مسؤولا أمامه.
وهذا مهم للتنظيم في الإدارة لأنه يساعد في تجنب الصراع والتبعثر في تحديد المسؤولية.
بالتالي لا ينبغي أن يكون لدى أي شخص في المنظمة أكثر من رئيس واحد، وهو المكلف بتوضيح علاقة السلطة / المسؤولية.
إن كان على الموظف إبلاغ مشرف واحد فقط فهذا يخلق نوعا من المسؤولية الشخصية تجاه شخص واحد عن النتائج.
التنظيم الإداري يهدف إلى ترتيب وتنظيم الأعمال والموارد في منظمة بطريقة فعالة ومنظمة. يساعد في تحديد الأدوار والمسؤوليات، توزيع الموارد بشكل متوازن، وضمان تنفيذ الأعمال بكفاءة وفعالية. هذا يؤدي إلى تحقيق أهداف المنظمة وتعزيز الإنتاجية.ما الهدف من التنظيم الاداري؟
أنواع التنظيم الإداري
في مرحلة ما من المحتمل أنك صادفت مخططا تنظيميا لشركة، وعلى الأرجح أنت قادر على تخمين شكل هذا المخطط.
المخطط التنظيمي النموذجي غالبا ما يبدو مثل الهرم، حيث أن المديرين التنفيذيين في الأعلى ممتدين بخطوط نحو الإدارة الوسطى لغاية مستوى الموظفين.
ولكن ليس كل منظمة أو شركة تعمل بنفس نوع التنظيم الإداري (الهرمي)، فتوجد عدة أنواع من التنظيم الإداري وهي:
1. التنظيم الإداري الهرمي
يُعرف التنظيم الإداري الهرمي الذي أشرنا إليه سابقًا باسم مخطط هيكلي هرمي. ويعتبر هو النوع الأكثر شيوعا حيث تنتقل سلسلة القيادة من الأعلى (على سبيل المثال ، الرئيس التنفيذي أو المدير) إلى أسفل (على سبيل المثال، الموظفين ذوي المستوى المنخفض) ولكل موظف مشرف.
الايجابيات
- يحدد بشكل أفضل مستويات السلطة والمسؤولية
- يُظهر من يقوم كل شخص بالإبلاغ أو من يتحدث معه حول مشاريع محددة
- تحفيز الموظفين بمسارات وظيفية واضحة وفرص للترقية
- يعطي كل موظف تخصصا
- يخلق الصداقة الحميمة بين الموظفين داخل نفس القسم
سلبيات
- يمكن أن يبطئ الابتكار أو التغييرات المهمة بسبب زيادة البيروقراطية.
- يمكن أن يتسبب في تصرف الموظفين لصالح القسم بدلاً من الشركة ككل.
- يمكن أن تجعل الموظفين من المستويات الأدنى يشعرون بأن لديهم ملكية أقل ولا يمكنهم التعبير عن أفكارهم للشركة.
2. التنيظم الإداري الوظيفي
على غرار النوع الهرمي، يبدأ الهيكل التنظيمي الوظيفي بمناصب ذات أعلى مستويات المسؤولية في الأعلى وينخفض من هناك.
وعلى الرغم من ذلك، يتم تنظيم الموظفين وفقًا لمهاراتهم المحددة ووظائفهم المقابلة في الشركة. ويتم إدارة كل قسم منفصل بشكل مستقل.
الايجابيات
- يسمح للموظفين بالتركيز على دورهم
- يشجع التخصص
- ساعد الفرق والأقسام على الشعور بالتصميم الذاتي
- يمكن تطويره بسهولة في أي شركة بحجم
السلبيات
- يمكن أن تنشئ صوامع داخل المنظمة
- سلال الاتصال بين الإدارات
- يحجب العمليات والاستراتيجيات لمختلف الأسواق أو المنتجات في الشركة
3. التنيظم الإداري الأفقي
يناسب التنظيم الأفقي أو المسطح الشركات ذات المستويات القليلة بين الإدارة العليا والموظفين على مستوى الموظفين.
تستخدم العديد من الشركات المبتدئة هيكلًا تنظيميًا أفقيًا قبل أن تنمو بشكل كبير بما يكفي لبناء أقسام مختلفة، لكن بعض المؤسسات تحافظ على هذا الهيكل لأنه يشجع على إشراف أقل ومشاركة أكبر من جميع الموظفين.
الايجابيات
- يعطي الموظفين المزيد من المسؤولية
- يعزز التواصل المفتوح
- يحسن التنسيق وسرعة تنفيذ الأفكار الجديدة
السلبيات
- يمكن أن يحدث ارتباكًا لأن الموظفين ليس لديهم مشرف واضح لتقديم التقارير إليه
- يمكن أن تنتج موظفين بمهارات ومعرفة أكثر عمومية
- يمكن أن يكون من الصعب الحفاظ عليها بمجرد نمو الشركة إلى ما بعد حالة بدء التشغيل
4. التنظيم الإداري القائم على الفريق
لن يكون من المفاجئ أن يقوم التنظيم القائم على الفريق بتجميع الموظفين وفقًا لفرق (ماذا أيضًا؟) – فكر في فرق سكرم أو فرق النمر.
يهدف التنظيم للفريق إلى تعطيل التسلسل الهرمي التقليدي، والتركيز بشكل أكبر على حل المشكلات والتعاون ومنح الموظفين مزيدًا من التحكم.
الايجابيات
- يزيد الإنتاجية والأداء والشفافية من خلال تفكيك الحواجز
- يعزز عقلية النمو
- يغير النماذج المهنية التقليدية عن طريق جعل الناس يتحركون بشكل جانبي
- تجربة القيم بدلاً من الأقدمية
- يتطلب الحد الأدنى من الإدارة
- يناسب بشكل جيد الشركات الرشيقة مع فرق سكرم أو نمر
السلبيات
- يتعارض مع الميل الطبيعي للعديد من الشركات لهيكل هرمي بحت
- قد يجعل المسارات الترويجية أقل وضوحًا للموظفين
5. تنظيم إداري شبكي
في هذه الأيام، عدد قليل من الشركات لديها جميع خدماتها تحت سقف واحد، ويمكن أن يكون التوفيق بين العديد من البائعين والمقاولين من الباطن والعاملين لحسابهم الخاص والمواقع خارج الموقع والمكاتب الفرعية أمرًا مربكًا.
يجعل التنظيم الشبكي معنى لانتشار الموارد.
يمكن أن يصف أيضًا هيكلًا داخليًا يركز بشكل أكبر على التواصل والعلاقات المفتوحة بدلاً من التسلسل الهرمي.
الايجابيات
- تصور الشبكة المعقدة للعلاقات في الموقع وخارجه في الشركات
- يسمح للشركات بأن تكون أكثر مرونة ومرونة
- امنح المزيد من القوة لجميع الموظفين للتعاون واتخاذ المبادرات واتخاذ القرارات
- يساعد الموظفين وأصحاب المصلحة على فهم سير العمل والعمليات
السلبيات
- يمكن أن تصبح معقدة بشكل مفرط عند التعامل مع الكثير من العمليات خارج الموقع
- يمكن أن يجعل الأمر أكثر صعوبة على الموظفين لمعرفة من له الكلمة الأخيرة
التنظيم الإداري يعتمد على عدة عوامل أساسية منها: تحديد الأهداف والأغراض الرئيسية للمنظمة، تحديد المهام والوظائف اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، توزيع هذه المهام والوظائف على الأفراد والأقسام المختلفة، وتحديد العلاقات والتفويضات اللازمة لتنفيذ الأعمال بكفاءة وفعالية.على ماذا يعتمد التنظيم الاداري؟
مزايا التنظيم الإداري
في المحور الثاني سلطنا الضوء على أهمية التنظيم الإداري، لكن لا بأس أن نستمر في هذا المحور على التأكيد على مزايا التنظيم الإداري للمنظمة أو الشركة.
أهم مزايا التنظيم الإداري هي كالآتي:
1. الشخص المناسب في المكان المناسب
تحت سيادة تنيظم إداري فعال يتم تخصيص العمل بأكمله بشكل منهجي وتقسيمه إلى أجزاء مختلفة.
ويتم وضع الرجل المناسب في الوظيفة المناسبة.
وهذا من بين الأمور الأساسية التي تزيد من كفاءة العامل ويحفزه على بذل قصارى جهده في العمل.
ومن ناحية أخرى فإن الأداء المتكرر لوظيفة معينة على أساس منتظم يساعد الموظف على اكتساب الخبرة والتخصص في تلك الوظيفة.
2. وضوح العلاقات
يساعد التنظيم الإداري في إقامة علاقة واضحة ويحدد بوضوح خطوط الاتصال ويحدد أيضا من الذي يقدم التقرير لمن.
يساعد هذا أيضا في تثبيت المسؤولية ويحدد أيضا أبعاد السلطة التي يمكن للفرد ممارستها.
3. الاستخدام الأمثل للموارد
يوفر التنظيم الإداري الجيد أيضا الاستخدام الكامل والفعال لجميع الموارد البشرية والمادية والمالية.
يساعد التخصيص المناسب للوظائف في تجنب تداخل العمل ويضمن الاستخدام الأمثل للموارد دون أي هدر.
4. التكيف مع التغيير
التنظيم في الإدراة يساعد المؤسسات على التكيف مع التغييرات التي تحدث على مستوى القطاع أو على مستوى العالم.
من أجل ضمان الأداء السلس للمؤسسة فإن التنظيم يعدل بشكل مناسب الهيكل التنظيمي والعلاقات المختلفة الموجودة في المؤسسة.
علاوة على ذلك فإنه أيضا يوفر الاستقرا في المؤسسة بحيث تستمر في النمو والبقاء على الرغم من أي تغيير يطرأ.
5. فعالية الإدارة
يساعد التنظيم الفعال الإداري في تحقيق الكفاءة في الإدارة وذلك لعدة أسباب:
- يؤدي إلى التخصص الذي يحقق الفعالية
- يوضح مراكز السلطة والتحكم بالتالي يؤدي إلى التنفيذ السليم للعمل
- يوفر وصفا واضحا للوظائف والواجبات المتعلقة بها مما يؤدي إلى تجنب ازدواجية العمل
6. تطوير الموظفين
التنيظم يخلق هيكل المنظمة.
وهذا الهيكل يوفر أساسا أو إطارا لتعيين وأداء الوظائف المختلفة بكفاءة.
ويسمح التفويض الفعال للمديرين بتعيين وظائف ذات طبيعة روتينية للموظفين. وهذا ما يؤدي إلى تقليل العبء على المديرين ويعطيهم وقتا أكثر ما يسمح لهم بتطوير أساليب وتقنيات جديدة لأداء الوظائف بكفاءة واستكشاف مجالات جديدة لنمو المنظمة.
ومن ناحية أخرى يطور التفويض قدرة بين المرؤوسين على التعامل بفعالية مع التحديات ويساعدهم أيضا على النمو لتحقيق إمكاناتهم الكاملة.
7. التوسع والنمو
التنظيم في الإدارة يعزز النمو وتنويع المؤسسة.
فهو يمكن المؤسسة من مواجهة تحديات جديدة مثل المزيد من الوظائف والإيرادات وخطوط الإنتاج الجديدة وكذلك المناطق الجغرافية الجديدة وما إلى ذلك مما يساهم في زيادة المبيعات والأرباح.
خصائص التنيظم الإداري
يمكن فهم طبيعة الوظيفة التنظيمية بالرجوع إلى الجوانب التالية:
1. التنظيم في الإدارة هو وظيفة أساسية وعملية فرعية:
يشكل التنظيم عنصرا أساسيا في العمليات الرئيسية للإدارة. ويتم التنظيم فيما يتعلق بجميع وظائف الإدارة الأخرى.
تتبع الوظيفة التنظيمية وظيفة التخطيط وتتبع الوظائف الأخرى للإدارة التنظيم، لذا فهو عملية فرعية.
2. التنظيم عملية مستمرة:
المنظمة هي كيان مستمر.
يتم الشعور بالحاجة إلى وظيفة التنظيم عندما يتم تقديم أنشطة أو وظائف جديدة أو إعادة خلط الوظائف والأنشطة الحالية في المنظمة.
3. التنظيم هو مهمة جميع المديرين:
يمارس جميع المديرين في المنظمة وظيفة التنظيم.
ومع ذلك قد تختلف طبيعة وأهمية الوظائف التنظيمية بختلاف المدير، فمثلا يشارك مديروا المستوى المتوسط بشكل كبير في تنظيم أنشطتهم الإدارية حيث يشارك عدد كبير من الأعضاء في أداء الأنشطة الإدارية.
4. التنظيم ينطوي على التنسيق:
من أجل خلق توازن وهيكلية في المنظمة يجب أن تكون أنشطة الأعضاء جيدة التنسيق.
5. موجه نحو الهدف:
تم تصميم التنظيم الإداري على الأهداف ويهدف إلى تحقيقها بسلاسة.
6. يؤسس علاقة السلطة والمسؤولية:
يؤسس التنظيم في الإداري علاقة السلطة والمسؤولية بين أعضاء المنظمة.
خطوات التنظيم الإداري
تتضمن عملية التنظيم الإداري الخطوات التالية:
1. تحديد وتعداد الأنشطة
في أولى مراحل التنيظم الإداري يقوم المدير بتحديد الأنشطة التي يتعين القيام بها لتحقيق الأهداف المشتركة.
يتم ذلك من خلال الأهداف الأساسية للشركة.
على سبيل المثال يتعين على الشركة التي تنتج الغسالات وتوزعها أن تكون عددا كبيرا من الأنشطة والتي قد تكون مرتبطة بالإنتاج والتوزيع والتمويل والتسويق.
2. تقسيم الأنشطة
بعد تحديد الأنشطة وتعدادها، يتم تقسيمها إلأى مكونات صغيرة تعرف بالوظائف أو المهام.
3. تجميع الأنشطة
بمجرد تقسم الأنشطة إلى عناصر صغيرة يمكن تصنيفها بسهولة في مجموعات مختلفة على أساس علاقتها أو أوحه التشابه بينها.
على سبيل المثال يجب تجميع كل وظيفة ومهمة مرتبطة بالإنتاج في مجموعة “مهام قسم الإنتاج”.
4. تفويض مجموعة المهام
بعد وضع الأنشطة والمهام المختلفة في عدة مجموعات، يتم تفويضها للإدارات المختلفة التي تم إنشاؤها لهذا الغرض، في بعض الأحيان يتم تفويض المهام بشكل مباشر إلى الموظفين في حالة كانت محدودة.
خلال عملية التعيين هذه يتم التأكد من أن كل قسم لديه الكفاءة والموارد المطلوبة لأداء تلك الوظائف.
5. منح الحقوق المطلوبة
مباشرة بعد توزيع الأنشطة بين الإدارات المختلفة يجب منحهم الحقوق والصلاحيات الكافية حتى يتمكنوا من أداء العمل المحدد بطريقة مرضية.
يتم بالتأكيد منح الحقوق ضمن عملية التفويض.
في هذه العملية يتخلى مدير المستوى الأعلى عن بعض من صلاحياته لصالح الآخرين الذين يصبحون تابعين له ويستمر نفس النهج نحو المتوى الأخير من الإدارة.
6. تنسيق عمل الإدارات المختلفة
خلال عملية التنظيم في الإدراة تبذل محاولات أيضا لتنسيق عمل الفرد مع الإدارة المعنية، وأخيرا فمن أجل تنسيق عمل الإدارات المختلفة من أجل بلوغ الأهداف المشتركة.
