كيف تكتب رسالة تعريفية في عام 2023 | دليل المبتدئين

ما هي رسالة الغلاف؟ (ولماذا هو مهم)

خطاب الغلاف هو مستند من صفحة واحدة ترسله كجزء من طلب الوظيفة (جنبًا إلى جنب مع سيرتك الذاتية أو سيرتك الذاتية). 

والغرض منه هو تقديمك وتلخيص موجز لخلفيتك المهنية. في المتوسط ​​، يجب أن يتراوح طول خطاب الغلاف الخاص بك من 250 إلى 400 كلمة .

يمكن لرسالة تغطية جيدة أن تثير اهتمام مدير الموارد البشرية وتحملهم على قراءة سيرتك الذاتية. 

من ناحية أخرى، قد تعني رسالة الغلاف السيئة أن طلبك ينتقل مباشرة إلى آلة تمزيق الورق. لذا، للتأكد من عدم حدوث ذلك، من الضروري معرفة كيفية كتابة خطاب تغطية مقنع.

كيف تبدو رسالة الغلاف الجيدة، قد تسأل. حسنًا، هذا مثال:

ضع في اعتبارك، مع ذلك، أن خطاب الغلاف هو ملحق لسيرتك الذاتية، وليس بديلاً. بمعنى، لا تكرر فقط كل ما هو مذكور في سيرتك الذاتية.

إذا كنت تكتب خطاب تغطية لأول مرة، فقد تبدو كتابة كل هذا صعبة للغاية. بعد كل شيء، ربما لست كاتبًا محترفًا.

لكن الشيء هو أنك لست بحاجة إلى أن تكون مبدعًا، أو حتى أي جيد في الكتابة. كل ما عليك فعله هو اتباع صيغة مجربة ومختبرة:

• رأس – إدخال معلومات الاتصال
• تحية مدير التوظيف
• فقرة افتتاحية – اجذب انتباه القارئ من خلال 2-3 من أهم إنجازاتك
• الفقرة الثانية – اشرح سبب كونك المرشح المثالي لهذه الوظيفة
• الفقرة الثالثة – اشرح سبب كونك مناسبًا للشركة
• الختام الرسمي

أو، هذا ما يبدو عليه هذا في الممارسة:

كيف تكتب رسالة الغلاف المثالية (وتوظف!)

الآن بعد أن خرجنا من الأساسيات، سنوجهك خلال عملية كتابة خطاب الغلاف خطوة بخطوة. 

الخطوة # 1 – اختر قالب خطاب الغلاف الصحيح

يدور خطاب الغلاف الجيد حول ترك الانطباع الأول الصحيح.

إذن، ما هي أفضل طريقة لترك انطباع جيد من نموذج مرئي جيد التنسيق؟

يمكنك ببساطة اختيار أحد قوالب رسائل الغلاف المختارة يدويًا، وستكون جاهزًا في لمح البصر!

على سبيل المكافأة، سيقدم لك الذكاء الاصطناعي الخاص بنا اقتراحات حول كيفية تحسين خطاب الغلاف الخاص بك أثناء التنقل.

الخطوة # 2 – ابدأ خطاب الغلاف برأس

كما هو الحال مع السيرة الذاتية، من المهم أن تبدأ خطاب التقديم الخاص بك بقسم معلومات الاتصال:

هنا، تريد تضمين جميع المعلومات الأساسية، بما في ذلك:

• الاسم الكامل
• رقم الهاتف
• البريد الإلكتروني
• تاريخ
• اسم مدير التوظيف / المسمى الوظيفي
• اسم الشركة التي تتقدم إليها

في حالات معينة، قد تفكر أيضًا في إضافة:

• ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية – أي نوع من الملفات الشخصية ذات الصلة بمجالك. الملفات الشخصية الاجتماعية على مواقع الويب مثل LinkedIn و GitHub (للمطورين) و Medium (للكتاب) وما إلى ذلك.
• موقع الويب الشخصي – إذا كان لديك موقع ويب شخصي يضيف قيمة إلى تطبيقك بطريقة ما، فيمكنك ذكره. لنفترض أنك كاتب محترف. في هذه الحالة، قد ترغب في الارتباط بمدونتك.

وإليك ما لا يجب أن تذكره في رأس الصفحة:

• العنوان الكامل الخاص بك 
• بريد إلكتروني غير احترافي – تأكد من أن بريدك الإلكتروني قابل للتقديم. من الصعب جدًا على مدير التوظيف أن يأخذك على محمل الجد إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني هو “[email protected]”. عند التقدم لوظائف، التزم بالتنسيق “[الاسم الأول] + [اسم العائلة] @ email Provider.com”.

الخطوة # 3 – رحب بمدير التوظيف

بمجرد إدراج معلومات الاتصال الخاصة بك بشكل صحيح، تحتاج إلى البدء في كتابة محتويات خطاب الغلاف.

أول شيء تفعله هنا هو توجيه خطاب الغلاف إلى مدير التوظيف .

هذا صحيح، مدير التوظيف! ليس “سيدي أو سيدتي العزيزة” التي تحظى بشعبية كبيرة. تريد أن تُظهر لرئيسك المستقبلي أنك قمت بأبحاثك وأنك شغوف حقًا بالعمل مع فريقهم.

لا أحد يرغب في توظيف باحث عن عمل يقوم فقط بإرسال رسائل بريد إلكتروني لأكثر من 20 شركة ويأمل في الحصول على وظيفة في أي منها.

إذن، كيف تعرف من هو مدير التوظيف؟ هناك عدة طرق للقيام بذلك. 

أبسط خيار هو البحث عن رئيس القسم المعني على LinkedIn. لنفترض أنك تتقدم لشغل منصب اختصاصي اتصالات في Novoresume. ربما يكون مدير التوظيف هو رئيس الاتصالات أو رئيس مكتب الاتصالات.

لذلك، تقوم بإلقاء نظرة سريعة على LinkedIn:

وفويلا! لديك مدير التوظيف الخاص بك.

أو لنفترض أنك تتقدم لشغل منصب خادم. في هذه الحالة، ستبحث عن “مدير المطعم”.

إذا لم يفلح ذلك، يمكنك أيضًا التحقق من صفحة “الفريق” على موقع الشركة على الويب ؛ هناك فرصة جيدة لأن تجد الشخص المناسب هناك على الأقل.

الخطوة # 4 – اكتب مقدمة تشد الانتباه

الانطباعات الأولى مهمة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالبحث عن وظيفة.

يحصل المجندون على مئات، وأحيانًا الآلاف، من الطلبات. هناك احتمالات، لن يقرؤوا كل حرف تغطية واحد من طرف إلى طرف.

لذلك، من الضروري لفت انتباههم من الفقرة الأولى .

المشكلة رقم 1 التي نراها في معظم فقرات فتح رسالة الغلاف هي أنها عادة ما تكون عامة للغاية. يبدو معظمهم مثل هذا ..

انظر القضية هنا؟ لا تقول هذه الفقرة الافتتاحية أي شيء إلى حد كبير باستثناء حقيقة أنك عملت في الوظيفة من قبل.

هل تعرف من لديه خبرة عمل مماثلة؟ جميع المتقدمين الآخرين الذين تتنافس معهم.

بدلاً من ذلك، تريد أن تبدأ بـ 2-3 من أهم إنجازاتك لجذب انتباه القارئ حقًا. على نحو مفضل، يجب أن تكون الإنجازات ذات صلة بالوظيفة قدر الإمكان.

الآن، دعنا نجعل مثالنا السابق يلمع:

انظر الفرق بين المثالين؟ إذا كنت مدير التوظيف، فأي مدير مبيعات ستوظفه، جوناثان أم مايكل؟

بالضبط!

الآن بعد أن غطينا المقدمة، دعنا نتحدث عن نص خطاب التقديم الخاص بك. ينقسم هذا الجزء إلى فقرتين: الأولى توضح سبب كونك الشخص المثالي للوظيفة، والأخيرة لإثبات أنك مناسب للشركة.

اذا هيا بنا نبدأ…

الخطوة # 5 – اشرح سبب كونك الشخص المثالي للوظيفة

هذا هو المكان الذي تُظهر فيه مهاراتك المهنية وتقنع مدير الموارد البشرية أنك أفضل من جميع المتقدمين الآخرين للوظيفة.

لكن أول الأشياء أولاً – قبل أن تكتب أي شيء، تحتاج إلى معرفة أهم متطلبات الدور. لذلك، افتح إعلان الوظيفة وحدد المسؤوليات الأكثر أهمية.

من أجل المثال، لنفترض أنك تتقدم لشغل منصب معلن على Facebook. تقوم بمسح إعلان الوظيفة وترى أن أهم المتطلبات هي:

1. خبرة في إدارة ميزانية إعلانات Facebook بقيمة 10،000 + / شهر
2. بعض المهارات في الإعلان على منصات أخرى (Google Search + Twitter)
3. مهارات كتابة الإعلانات الممتازة

الآن، في هذا القسم، تحتاج إلى مناقشة كيفية استيفاء هذه المتطلبات. إذن، إليك كيف سيبدو ذلك في مثالنا:

الخطوة # 6 – اشرح سبب ملاءمتك للشركة

بمجرد كتابة الفقرة الأخيرة، قد تفكر – أنا أعمل على الوظيفة! ماذا أحتاج إلى كتابته أيضًا؟ سأختتم خطاب الغلاف واضغط على زر الإرسال الجميل .

حسننا، لا. أنت لست هناك تماما بعد.

لا ينظر مدير الموارد البشرية فقط إلى ما إذا كنت ستصبح جيدًا في الوظيفة أم لا. إنهم يبحثون عن شخص مناسب أيضًا لثقافة الشركة.

بعد كل شيء، فإن الموظفين غير المناسبين ملزمون بالاستقالة، عاجلاً أم آجلاً. ينتهي هذا الأمر بتكبد الشركة الكثير من المال، تصل إلى 50٪ من الراتب السنوي للموظف . 

بمعنى، تحتاج أيضًا إلى إقناع مدير الموارد البشرية أنك متحمس حقًا للعمل معهم.

كيف تفعل هذا؟ حسنًا، كبداية، تريد إجراء بعض الأبحاث حول الشركة. تريد أن تعرف أشياء مثل:

• ما هو نموذج عمل الشركة؟
• ما هو منتج الشركة أو الخدمة؟ هل استخدمتها؟
• كيف تبدو الثقافة؟ هل سيدير ​​شخص ما عملك بشكل دقيق، أم سيكون لديك استقلالية في كيفية إنجاز الأمور؟

لذا، اذهب إلى Googling. هناك احتمالات، ستجد جميع المعلومات التي تحتاجها إما على موقع الشركة أو في مكان ما حول الويب.

بعد ذلك، تحتاج إلى معرفة ما يعجبك في الشركة وتحويله إلى نص.

لنفترض، على سبيل المثال، أنك متحمس لمنتجهم وترغب في ثقافة الابتكار / العمل المستقل في المؤسسة.

ستكتب شيئًا مثل:

ما لا تريد القيام به هنا هو أن تكون عامًا للغاية من أجل الحصول على شيء تكتبه. يميل معظم الباحثين عن عمل إلى إفساد هذا الأمر. دعنا نلقي نظرة على مثال شائع جدًا نميل إلى رؤيته (كثيرًا جدًا):

ترى ما الخطأ هنا؟ لا يقول المثال حقًا أي شيء عن الشركة. “ثقافة الابتكار” شيء تدعي معظم الشركات أنها تمتلكه. 

الأمر نفسه ينطبق على “قيم النزاهة والشفافية” – لقد بحث الكاتب في جوجل عن ماهية قيم المنظمة، وقال إنها تحبها.

أي مدير توظيف يقرأ هذا سوف يرى من خلال الزغب.

لذلك، تأكد من إجراء الكثير من الأبحاث والتوصل إلى أسباب وجيهة لتقديمك.

الخطوة # 7 – اختتم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

أخيرًا، حان الوقت لإنهاء خطاب الغلاف الخاص بك وكتابة الخاتمة.

في الفقرة الأخيرة، تريد:

• اختصر أي نقاط لم تستطع في الفقرات السابقة. هل بقي لديك أي شيء لتقوله؟ أي معلومات أخرى يمكن أن تساعد مدير التوظيف في اتخاذ قراره؟ أذكرها هنا.
• أشكر مدير التوظيف على وقتهم. لا يؤلمك أبدًا أن تكون مهذبًا، طالما أنك لست محتاجًا للغاية.
• قم بإنهاء خطاب الغلاف بدعوة إلى العمل. يجب أن تكون الجملة الأخيرة في خطاب الغلاف عبارة عن دعوة للعمل. يجب أن تطلب من مدير التوظيف اتخاذ نوع من الإجراءات.

والآن، دعنا نحول هذا إلى مثال عملي:

الخطوة # 8 – استخدم الإغلاق الرسمي الصحيح

بمجرد الانتهاء من الفقرة الأخيرة، كل ما عليك فعله هو كتابة “وداعًا” رسميًا وأنت على ما يرام.

لا تتردد في استخدام أحد أكثر الاستنتاجات شيوعًا لرسالة الغلاف:

• تحياتي الحارة،
• أطيب التحيات،
• بإخلاص،
• شكرًا لك،

وقد انتهينا أخيرًا! قبل إرسال خطاب الغلاف، تأكد من تدقيقه باستخدام برنامج مثل Grammarly، أو حتى اطلب من صديق لمراجعته نيابةً عنك.