تشير إدارة العمليات إلى الاتجاه والتحكم في العملية التي تحول المدخلات إلى منتجات وخدمات. على نطاق واسع، تكمن إدارة العمليات في جميع المجالات الوظيفية، لأن العمليات موجودة في جميع أنشطة الأعمال. تفسير ضيق، العملية تشير إلى قسم معين.
ما هي إدارة العمليات؟ – لماذا إدارة العمليات هي اتجاه تصميم منهجي والتحكم في العمليات؟
إدارة العمليات هي أحد مجالات الإدارة المعنية بالإشراف على عملية الإنتاج وتصميمها والتحكم فيها وإعادة تصميم العمليات التجارية في إنتاج السلع أو الخدمات.
بكلمات بسيطة، إدارة العمليات كتصميم منهجي مباشر والتحكم في العملية.
تتضمن إدارة العمليات التوجيه والتحكم المنتظمين في العملية التي تحول الموارد (المدخلات) إلى سلع أو خدمات تامة الصنع للعملاء أو العملاء (المخرجات).
ينطبق هذا النموذج الأساسي بالتساوي في مؤسسات التصنيع والخدمات والقطاعين الخاص وغير الربحي.
- إذا كان العملاء غير راضين، فيجب مراجعة النظام العام.
- إذا كان العميل راضيًا عن العملية الحالية، فيجب أن تستمر العملية حتى يوفر النظام / العملية رضا العميل.
- أخيرًا، عملية التحول هي أي نشاط أو مجموعة من الأنشطة التي تأخذ واحدًا أو أكثر من المدخلات والتحويلات وتضيف قيمة إليها وتوفر للعملاء أو العملاء.
يجب أن يخصص نظام التشغيل الموارد للعمليات، ويمكّن العمليات من مشاركة المعلومات وتبادلها، وحماية موارد كل عملية من عملية أخرى، وتمكين التزامن بين العمليات، لتلبية هذه المتطلبات، يجب أن يحتفظ نظام التشغيل بهيكل بيانات لكل عملية، والتي تصف الحالة وملكية الموارد لهذه العملية والتي تمكن نظام التشغيل من ممارسة السيطرة على كل عملية.
يجب مراعاة مبدأين في إدارة العمليات ؛
- يجب على كل جزء من المؤسسة، وليس فقط وظيفة العمليات، تصميم العمليات وتشغيلها والتعامل مع قضايا الكمية والتكنولوجيا والتوظيف.
- كل جزء من المؤسسة له هويته الخاصة ولكنه مرتبط بالعمليات.
أهمية إدارة العمليات
إدارة العمليات هي جزء أساسي من أي منظمة.
ذكرت مجلة فوربس في عام 2011 أن حوالي ثلاثة أرباع جميع الرؤساء التنفيذيين جاءوا من خلفية العمليات. لم يدرس كل هؤلاء الرؤساء التنفيذيين العمليات في المدرسة ؛ فقط البعض منهم فعلوا.
تخصص العديد في التمويل أو التسويق أو نظم المعلومات أو الهندسة وانتهى بهم الأمر في العمليات في مرحلة ما من حياتهم المهنية.
حتى إذا كنت لا تريد أن تكون مديرًا تنفيذيًا أو تعمل في العمليات، فربما يتعين عليك العمل مع أفراد العمليات خلال حياتك المهنية.
لذلك ضع في اعتبارك هذه الحقائق حول تأثير العمليات على وظائف العمل المختلفة:
هندسة
من المعروف أن المهندسين بارعون في الأرقام والتركيز.
هذا لا يُترجم دائمًا إلى كونه رائعًا في العمليات. يعتبر تحليل العمليات كميًا وبديهيًا، ويمكن للمهندسين الذين ليس لديهم تدريب على العمليات – بل ويفعلون ذلك! – تهدر ملايين الدولارات عند تكليفها بالإشراف على العمليات.
لتحقيق أقصى فائدة، تحتاج إلى تقييم العملية الفردية في سياق النظام العام للعمليات التي تتصل بها.
لذلك يمكن أن تساعد بعض معرفة العمليات المهندسين على وضع تحليلهم لعملية فردية في السياق العام لنظام العمليات.
تمويل
يمارس أفراد تمويل الشركات الإشراف على الميزانيات، لذا فإن امتلاك بعض المعرفة بالعمليات يمكن أن يساعد هذا الفريق في اتخاذ قرارات جيدة.
على سبيل المثال، عندما يطلب قائد العمليات المال لإزالة الاختناق في عملية ما، فإن معرفة ما يعنيه هذا يخبرك أن الهدف هو زيادة قدرة عملية حالية.
هذا دائمًا ما يكون منطقيًا اقتصاديًا أكثر من بناء مصنع جديد. كما أنه يجعل من السهل تقييم تكاليف وفوائد الاستثمار. خلاف ذلك، قد تشك في أن الأمر يشبه إنفاق المال لوضع طلاء على قطعة قماش قديمة.
تكنولوجيا المعلومات
جزء كبير من تكنولوجيا المعلومات داخل بعض الشركات هو أتمتة العمليات. يمكن أن تساعد معرفة المبادئ الأساسية للعمليات هؤلاء الأشخاص في بناء طريق سريع للعمليات بدلاً من تمهيد طريق البقر.
تميل الشركات إلى قبول الطريقة التقليدية للقيام بالأشياء دون سؤال بسهولة. هناك إغراء كبير لأتمتة عملية قائمة بأوجه قصور مضمنة ببساطة.
قد تساعد بعض المعرفة بالعمليات تكنولوجيا المعلومات والمهنيين على إقامة شراكات أكثر فاعلية مع أفراد إدارة العمليات لخلق ميزة تنافسية حقًا من خلال تحسين العمليات أثناء التشغيل الآلي.
تسويق
عندما يأتي الأشخاص التسويقيون بفكرة منتج جديد أو مفهوم ترويجي، فإنهم بحاجة إلى التحدث إلى العمليات لمعرفة ما إذا كان يمكن إنتاجها بشكل مربح.
إذا كانت الإجابة لا – مديرو العمليات في بعض الأحيان غاضبون كثيرًا – فقد يكون إقناعهم بإيجاد حل أسهل إذا كان التسويق يتحدث بلغة العمليات ويفهم مخاوفهم.
وظائف إدارة العمليات: كيف تبدو إدارة العمليات في المنظمة
مع نمو حجم الشركة، يجب إنشاء أقسام مختلفة تتحمل المسؤولية عن مجموعات معينة من العمليات.
من الشكل أعلاه، يتضح أنه في المؤسسات الكبيرة، يكون قسم العمليات مسؤولاً عادةً عن مدخلات التحويل الفعلية إلى خدمات المنتج النهائي.
- تقوم المحاسبة بجمع المعلومات المالية وتلخيصها وتفسيرها .
- يطور التوزيع تصميمات المنتجات والخدمات وأساليب الإنتاج.
- يؤمن التمويل الأصول الرأسمالية للشركة ويستثمر فيها.
- يستأجر الموارد البشرية ويدرب الموظفين .
- يولد التسويق طلبًا على إنتاج الشركة .
في الشركات الصغيرة، يمكن للمالكين إدارة وظيفة واحدة أو أكثر، مثل التسويق أو العمليات.
يمكننا أن نرى أن إدارة العمليات تستقطب العديد من مجالات المهارات، والتحليل الكمي لحل مشاكل المعرفة بنظم المعلومات لإدارة كميات هائلة من البيانات، ومفاهيم السلوك التنظيمي للمساعدة في تصميم الوظائف، وإدارة القوى العاملة.
إدارة العمليات كسلاح تنافسي
في العصر العالمي، والأعمال التجارية والحكومات، يدرك القادة بشكل متزايد أهمية إشراك المنظمة بأكملها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
نظرًا لأن المنظمة تلتزم عادةً بمعظم أصولها البشرية والمالية للعمليات، فإن العملية هي وظيفة مهمة في مواجهة المنافسة العالمية.
إلى حد كبير بسبب المنافسة الأجنبية وانفجار التقنيات الجديدة، يتزايد الاعتراف بأن الشركة تتنافس ليس فقط من خلال تقديم منتجات وخدمات جديدة ولكن أيضًا بكفاءات فريدة في العمليات.
إن المنظمة التي يمكنها تقديم منتجات وخدمات فائقة الجودة بسعر أقل هي منافس هائل. هذا هو السبب في أن إدارة العمليات تعتبر سلاحًا تنافسيًا في العالم الحالي.
5 أنواع قرارات إدارة العمليات
يعتبر صنع القرار، الاستراتيجي والتكتيكي، جانبًا أساسيًا لجميع أنشطة الإدارة، بما في ذلك إدارة العمليات. يمكن تقسيم أنواع قرارات إدارة التشغيل إلى 5 فئات ؛
-
اختيار استراتيجي
تساعد إدارة العمليات في تحديد الاستراتيجيات العالمية للشركة والأولويات المتنافسة وأفضل السبل لتصميم العمليات التي تتناسب مع أولوياتها التنافسية.
-
معالجة
تعتبر العملية أساسية لجميع الأنشطة التي تنتج السلع والخدمات. على سبيل المثال: تتخذ إدارة العمليات قرارات عملية بشأن أنواع العمل الذي يتعين القيام به في المنزل، ومقدار الأتمتة المراد استخدامها وطرق تحسين العمليات الحالية.
-
جودة
قضايا الجودة تكمن وراء جميع العمليات وأنشطة العمل. تساعد إدارة العمليات في تحديد أهداف الجودة والبحث عن طرق لتحسين جودة المنتجات والخدمات.
-
السعة والموقع والتخطيط
يساعد مديرو العمليات في تحديد قدرة النظام، وموقع المرافق الجديدة، ومؤسسات الأقسام والتخطيط المادي للمنشأة.
-
قرارات التشغيل
في هذه المرحلة، تتخذ إدارة العمليات القرار بشأن إدارة سلسلة التوريد، وإدارة المخزون، والتخطيط الكلي، وتخطيط الموارد، والأنظمة الخالية من الهدر، والجداول الزمنية، إلخ.
