يعد الدليل التنظيمي من أهم التفاصيل المقدمة للعميل. الغرض الوحيد منه هو ضمان الإستخدام السليم للمنتج المباع. حيث يجب تقديم عمل فني واضح للمورد في وقت الشراء.
بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على:
- مفهوم الدليل التنظيمي
- أنواع الدليل التنظيمي
- عناصر الدليل التنظيمي
- مزايا الدليل التنظيمي
- عيوب الدليل التنظيمي
- كيفية كتابة دليل التنظيم والسياسات
- ما هي أهمية الدليل التنظيمي في البيئة العملية
مفهوم الدليل التنظيمي
يقدم الدليل التنظيمي تكملة وتوسعاً للمعلومات المقدمة في الهيكل التنظيمي. يوفر المعلومات المتعلقة بكل منصب بدقة، ويعتبر مرجعاً سهل الوصول يحدد نطاق الصلاحيات والمسؤوليات الإدارية، والقنوات المطلوب استخدامها لاتخاذ القرارات أو الحصول على الموافقات. يسهل على كل مدير فهم مسؤولياته ودوره بوضوح، وكذلك علاقته بالآخرين في المنظمة.
وتتجلى العلاقات المعقدة داخل المنظمة بوضوح من خلال الدليل التنظيمي. بالإضافة إلى ذلك، يوفر الدليل التنظيمي التوحيد والتناسق في الإجراءات والممارسات، ويحدد إجراءات مفصلة لتدريب الموظفين الجدد وتقديم دورات تنشيطية للموظفين الحاليين. يتم مراجعة الدليل بانتظام وتحديثه بما يتماشى مع التغييرات في السياسات الرئيسية أو الحاجة إلى تحديثات مماثلة. كما تُسهم الأدلة التنظيمية في تفويض السلطة وإدارتها عند الضرورة.
أنواع الدليل التنظيمي
يمكن تصنيف الدليل التنظيمي تحت رؤوس مختلفة، حيث يمكننا تقسيمه إلى الأنواع التالية:
دليل السياسة
يتضمن هذا الدليل قرارات السياسة والمبادئ التوجيهية التي تقدمها الإدارة، مما يحدد النطاق والقيود التي يجب أن تتماشى معها السياسات المختلفة. يوفر الدليل إرشادات مناسبة لتنفيذ السياسات وضمان تنفيذها بشكل كامل، بالإضافة إلى توجيهات حول الإجراءات اللازمة لتنفيذها.
دليل التنظيم
يقدم هذا الدليل وصفًا مفصلًا عن هيكلية المنظمة، مع تحديد سلطة ومسؤولية كل فرد بدقة، وبالتالي تجنب الارتباك والتضارب في الأدوار. كما يشرح الدليل العلاقات الإدارية بين المديرين التنفيذيين ويسهل تفويض السلطة وإدارتها بفعالية.
دليل القواعد والأنظمة
يحتوي على القواعد والأنظمة المختلفة المعمول بها في الشركة، مما يسهل العمل اليومي ويوفر للموظفين المعلومات اللازمة حول ظروف العمل والإجازات والمرافق والإجراءات الخاصة بها، مما يسهل تنظيم العمل ويزيد من كفاءته.
دليل إداري
يتضمن كتيبات منفصلة للإدارات المختلفة في المنظمة، مما يوفر تفاصيل شاملة حول عمل كل إدارة وتنظيمها وعلاقاتها الإدارية داخل القسم، والقواعد والإجراءات المتبعة، مما يسهل التنسيق والتعاون بين الأقسام المختلفة.
عناصر الدليل التنظيمي
الدليل التنظيمي للشركة
يضم الدليل التنظيمي للشركة مجموعة من المعلومات الأساسية، وتشمل:
- الأهداف والسياسات: يوضح الدليل بوضوح الأهداف والسياسات الرئيسية والمساعدة للشركة، مما يسهل توجيه الأنشطة نحو تحقيقها. يركز التركيز على الأهداف الرئيسية والإضافية يمكّن المديرين من تحديد أولوياتهم بشكل أفضل.
- وصف المصطلحات: يقدم الدليل تعريفات واضحة للمصطلحات المختلفة المستخدمة في الشركة، مثل السلطة، والمساءلة، والتنسيق، والمسؤولية، والتفويض، والمركزية، واللامركزية، والخطط، والسياسات، والخط، والموظفين، وغيرها، لضمان فهم شامل وصحيح لها من قبل جميع أفراد المنظمة.
- إجراءات المنظمة: توضح الإجراءات كيفية التعامل مع مختلف النشاطات داخل المنظمة، ويتبعها المديرون بشكل موحد، مما يسهل تنظيم العمل وضمان فعالية الأداء. كما يتم توضيح موقع المنظمة وهيكلها والسياسات والقواعد واللوائح الخاصة بالمجالات الوظيفية المختلفة بوضوح داخل الدليل.
مزايا الدليل التنظيمي
تتمتع الأدلة التنظيمية بالمزايا التالية:
معلومات مكتوبة
يوفر الدليل التنظيمي سجلاً مكتوبًا لكل سياسة وقرار وإجراء مهم، مما يحد من الارتباك والسوء فهم حول السلطة والمسؤولية، ويضمن عدم وجود مجال للتباس فيما يتعلق بأي جانب من جوانب المنظمة.
مفيد في العمل اليومي
يحتوي الدليل على تفاصيل القواعد والإجراءات واللوائح التي تسهل على الموظفين فهم عمل المؤسسة، وبالتالي يتمكنون من اتباع الروتين بسهولة، مما يجعل العمل اليومي أكثر فعالية وسلاسة.
تجنب النزاعات
يسهم الدليل في توضيح علاقات السلطة بين المختلفين وتجنب النزاعات القضائية، حيث يحد من الارتباك والاضطراب الذي قد ينشأ في حالة عدم وجود توجيهات واضحة.
مفيد للموظفين الجدد
يتيح الدليل للموظفين الجدد فهم عمل المؤسسة واتباع القواعد والإجراءات بسرعة، ويسهل لهم فهم مسؤولياتهم وعلاقتهم بالوظائف الأخرى، مما يقلل من فترة التكيف ويزيد من كفاءتهم في العمل.
قرارات سريعة
عندما تكون جميع التوجيهات موثقة بوضوح، يصبح اتخاذ القرارات أمرًا سريعًا، حيث يكون من الممكن اتخاذ القرارات بثقة وسهولة نظرًا لوضوح الصلاحيات والتعليمات الموجودة في الدليل.
عيوب الدليل التنظيمي
يعاني الدليل التنظيمي من العيوب التالية:
باهظ الثمن
يتطلب تجميع الكتيبات وإعداد الدليل تكاليف مرتفعة، مما قد يجعله غير ميسر للشركات ذات الحجم الصغير.
استهلاك الوقت
يتطلب إعداد الدليل وتحديثه ومراجعته استثماراً كبيراً من الوقت، مما يمكن أن يؤدي إلى تأخير في إنجاز المهام الأخرى.
الصلابة
قد يقيد الدليل التنظيمي حرية التصرف والمرونة في التعامل مع المواقف المختلفة، حيث يجبر الموظفين على اتباع الإجراءات دون أي تقدير أو مبادرة.
الإحراج
قد يشعر بعض الأشخاص بالإحراج عندما يتم الكشف بوضوح عن العلاقات أو السياسات بشكل كتابي، مما قد يؤدي إلى توترات في العلاقات داخل المنظمة.
كيفية كتابة دليل التنظيم والسياسات
الغرض
تحديد الغرض من الدليل والسياسات المطلوبة، مع التركيز على توضيح المعلومات الأساسية حول الشركة والتزاماتها ومسؤوليات الموظفين.
الخطوط العريضة
تقسيم الدليل إلى أقسام رئيسية تغطي مختلف جوانب عمل الشركة، مع إعطاء لمحة عامة ثم تفاصيل دقيقة حول كل سياسة وإجراء.
المعلومات التنظيمية
توفير معلومات تنظيمية حول الشركة ومهامها وأهدافها وقيمها، مما يساعد في فهم السياق العام للدليل.
المواضيع
تقديم كل موضوع بشكل واضح ومنظم، مع توضيح الغرض منه وتفاصيله بشكل دقيق ومحدد.
المراجعة القانونية
مراجعة الدليل من قبل محامٍ مختص في قانون العمل للتأكد من توافقه مع القوانين المحلية والتجنب من المشاكل القانونية المحتملة.
ما هي أهمية الدليل التنظيمي في البيئة العملية
أهمية الدليل التنظيمي في البيئة العملية تتجلى في عدة جوانب مهمة:
توجيه العمل وتحديد الصلاحيات:
يوفر الدليل التنظيمي إرشادات واضحة للموظفين حول ما يتوقع منهم وما هي صلاحياتهم داخل المؤسسة. هذا يسهل عملية توجيه الجهود نحو أهداف المؤسسة ويقلل من الارتباك والتداخل في الوظائف.
توضيح السياسات والإجراءات:
يحتوي الدليل التنظيمي على سياسات وإجراءات محددة لكل جانب من جوانب العمل في المؤسسة، مما يضمن تنفيذ العمل بطريقة موحدة ومنتظمة ويحد من الخطأ البشري.
تسهيل التدريب والتكامل للموظفين الجدد:
يعتبر الدليل التنظيمي مصدرًا قيمًا للمعلومات للموظفين الجدد، حيث يسهل عليهم فهم بيئة العمل والسياسات والإجراءات المتبعة في المؤسسة، مما يساعدهم على التكامل بسرعة في الفريق.
تجنب النزاعات والخلافات:
من خلال تحديد الصلاحيات والواجبات بشكل واضح، يقلل الدليل التنظيمي من حدوث النزاعات والخلافات بين الموظفين أو بين الإدارات، حيث يكون الجميع على دراية بالتوقعات والمسؤوليات المتوقعة منهم.
تعزيز الشفافية وثقافة العمل الجماعي:
يساهم الدليل التنظيمي في تعزيز الشفافية داخل المؤسسة، حيث يتيح للموظفين فهم الهيكل التنظيمي وتوزيع الصلاحيات والمسؤوليات بشكل واضح، مما يعزز ثقافة العمل الجماعي والتعاون بين الأقسام والأفراد.
