تخيل أنك على وشك المشاركة في أول مشروع لتحليل الموارد البشرية. تريد أن يكون المشروع ناجحًا – من الواضح. كيف تتأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين والمهارات المناسبة لبدء العمل بسرعة وإنهاء العمل بنجاح؟ مصفوفة المهارات، أو مصفوفة الكفاءة، هي أفضل صديق لك.
ما هي مصفوفة المهارات؟
مصفوفة المهارات، أو مصفوفة الكفاءة، هي أداة لتعيين المهارات المطلوبة والمرغوبة لفريق أو مشروع. إنها شبكة تصور المهارات والكفاءات المطلوبة والمتاحة في الفريق. هذا يجعلها أداة أساسية لأي متخصص موارد بشرية يعتمد على البيانات.
مصفوفة المهارات المكتملة تصور المهارات المطلوبة والمهارات المتوفرة في الفريق والمهارات التي يفتقدها الفريق. هذه هي فجوة المهارة.
ما هي مصفوفة المهارات المستخدمة؟
الآن إلى الجوانب العملية أكثر. ما هي مصفوفة الكفاءة المستخدمة؟ هناك نوعان من الأغراض العامة.
بادئ ذي بدء، تساعد مصفوفة الكفاءة في تقييم المهارات المطلوبة لمشروع أو فريق. من أجل تنفيذ مصفوفة المهارات بنجاح، تحتاج إلى إنشاء نظرة عامة على المهارات المطلوبة لإكمال المهمة أو المشروع بنجاح.
يساعد هذا التمرين على تحديد الأنشطة الرئيسية للفريق وتحديد المهارات أو الكفاءات ذات الصلة المطلوبة لإكمال هذه الأنشطة.
ثانيًا، توفر مصفوفة المهارات نظرة ثاقبة للمهارات المتاحة داخل الفريق. بعد سرد المهارات المطلوبة للمشروع، تحتاج إلى تقييم المهارات المتاحة في الفريق.
على سبيل المثال، إذا كان مشروع تحليلات الموارد البشرية يتطلب فطنة في العمل، ومهارات في تكنولوجيا المعلومات، وقدرات تحليلات البيانات، وقدرات إعداد التقارير، فأنت بحاجة إلى التحقق من أي شخص في الفريق لديه المهارات.
إذا كانت هناك مهارة معينة مفقودة، فيمكنك بسهولة تعيين موظف يتمتع بالمهارات ذات الصلة لإضافته إلى الفريق. القيام بذلك قبل بدء المشروع يساعد على ضمان نتيجة أفضل. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تحليل للمهارات في وقت لاحق، فهذا يعني عادةً أنك تقوم بتقييم مشروع فاشل!
فوائد مصفوفة المهارات
تساعد مصفوفة المهارات في دفع الأداء بطرق متعددة. إنه ليس مفيدًا للفريق فحسب، بل إنه مفيد أيضًا للأفراد والمؤسسات، وربما العملاء الداخليين والخارجيين!
- الفريق: تعتبر مصفوفة الكفاءة في الأساس أداة لمساعدة الفريق ككل. يكتسب الفريق نظرة عامة سريعة على كل من المهارات الموجودة والمهارات المفقودة. يمكن العثور على هذه المهارات المفقودة من خلال توظيف أشخاص لديهم الكفاءات ذات الصلة.
بالإضافة إلى ذلك، يكون الفريق أكثر وعيًا بنقاط الضعف الخاصة به ويمكنه توخي مزيد من الحذر لمنع المهارات المفقودة من التدخل في الأداء. - الفرد: تساعد مصفوفة المهارات أيضًا الفرد في شقين. أولاً، يعطي الفرد نظرة ثاقبة في كفاءاتهم وما يقدمونه إلى طاولة المفاوضات وما ينقصهم. هذه نقطة انطلاق ممتازة لفرص التعلم والتطوير.
ثانيًا، يجعل الفرد على دراية بالمهارات المطلوبة للفريق لأداء الفريق بنجاح. كما أنها تنقل التوقعات حيث توضح المصفوفة القدرات التي يتوقع أن يتفوق فيها الفرد. - المنظمات: على نطاق أوسع، تحصل المنظمة على نظرة عامة على الكفاءات المتاحة ومجالات التحسين. هذه هي المجالات التي يمكن للمؤسسة استثمار ميزانية التعلم والتطوير فيها من أجل العمل بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد مصفوفات الكفاءات هذه في إعادة توزيع المواهب الداخلية في الأماكن التي تشتد الحاجة إليها.
- العملاء: صاحب المصلحة النهائي، العملاء، يحصلون على خدمة أفضل. لا يهم حقًا ما إذا كان هؤلاء عملاء داخليين أو خارجيين. زادت الفرق من الوعي بالمهارات المفقودة مما يساعد على منع المزالق.
الخطوات المتبعة في إنشاء مصفوفة الكفاءة
تشكل الخطوات التالية إنشاء مصفوفة المهارات
1. تحديد المهارات ذات الصلة بالمشروع
نبدأ بالأهم: تحديد المهارات ذات الصلة لمشروع أو فريق.
غالبًا ما يتم إنشاء مصفوفات المهارات بواسطة مدير أو قسم الموارد البشرية لتحسين أداء الفريق. يريد المدير تقييم المهارات المفقودة لمنع الفريق من فقدان المواعيد النهائية أو التعارض الداخلي أو أي تكلفة أخرى لاحقًا.
لهذا السبب تبدأ بتقييم المهارات والكفاءات ذات الصلة اللازمة لإكمال المشروع. هذا أيضًا مدخل للكفاءات التي ستقيم أعضاء الفريق بناءً عليها لأنه يمنعك من تقييم قائمة طويلة من الكفاءات غير ذات الصلة!
2. تقييم أعضاء الفريق على مستويات مهاراتهم الحالية
بالنسبة للخطوة الثانية، تحتاج إلى تقييم أعضاء الفريق على مستويات مهاراتهم الحالية. يمكن القيام بذلك ببساطة شديدة بمجرد سؤالهم. يمكن أيضًا أن يتم ذلك بطريقة أكثر صرامة. على سبيل المثال، من خلال اختبار الكفاءة للشخص وأقرانه المباشرين والمدير.
لكل مهارة، تريد معرفة إتقان الشخص. يمكن تصنيف هذا في أربع فئات:
- لا قدرة
- المستوى الأساسي للقدرة
- المستوى المتوسط من القدرة
- مستوى متقدم من القدرة
أداة تُستخدم غالبًا لتقييم الكفاءات هي أداة التغذية الراجعة 180 درجة. تقوم أداة التغذية الراجعة بزاوية 180 درجة بتقييم مهارات الموظف من خلال سؤاله / نفسها والأقران والمدير المباشر.
ميزة مثل هذه الأداة هي أن الناس ليسوا دائمًا دقيقين في تقييم مهاراتهم الخاصة. يمكن أن يكون هذا بسبب الكفاءة الزائدة. مثال على ذلك هو تأثير Dunning-Kruger ، وهو تحيز معرفي حيث يعاني الأشخاص ذوو القدرة المنخفضة من التفوق الوهمي.
البديل – والأفضل من ذلك – هو أداة التغذية الراجعة بزاوية 360 درجة. علاوة على الأداة السابقة، تتضمن هذه الأداة علاقات أخرى أيضًا، مثل العملاء والتقارير المباشرة والرؤساء.
يمكنك بالطبع أن تختلف في كيفية قياس كفاءة شخص ما. لقد رأيت أيضًا أن المؤسسات تستخدم مقياسًا من 5 نقاط:
- لا خبرة أو معرفة
- القليل من الخبرة أو المعرفة
- خبرة أو معرفة معقولة
- خبرة أو معرفة كبيرة
- خبرة أو معرفة خبير
لا تتردد في تغيير هذه المقاييس بالطريقة التي تحب استخدامها، طالما أنك متسق!
3. تحديد اهتمام الشخص بالعمل على المهام التي تم اقتراحها
إضافة إلى الخطوة السابقة هي أنك تحتاج إلى أكثر من مجرد مهارات. يحتاج الناس أيضًا إلى الإعجاب بالعمل الذي يجيدونه. هذا هو الحال في معظم الأحيان، لكن في بعض الأحيان ليس كذلك.
في هذه الحالات، قد تُظهر مصفوفة مهاراتك أن لديك شخصًا مؤهلًا في مهمة حاسمة – ولكن إذا كان الشخص غير راغب في أداء المهمة، فستظل في طريق مسدود. لكل شخص، تريد معرفة ما إذا كان لديه:
- لا مصلحة في تطبيق هذه المهارة أو المعرفة
- مهتم بتطبيق هذه المهارة أو المعرفة
مع هذه المعرفة يمكنك جمع كل ذلك معًا.
4. دمج جميع المعلومات في مصفوفة المهارات والعمل على الأفكار
الآن بعد أن تعرفت على الكفاءات المطلوبة والمتاحة، يمكنك إنشاء مصفوفة الكفاءة. تساعد هذه المصفوفة على تصور المهارات المتاحة والمهارات المفقودة. سينتج عن هذا النموذج التالي.
قوالب مصفوفة المهارات
يعتمد قالب مصفوفة المهارات أدناه على فريق تحليلات الأشخاص. بالنسبة للمشروع، تم تحديد ست مهارات أساسية: الفطنة التجارية، وتحليل البيانات الأساسية، وتحليلات البيانات المتقدمة ، وتصور البيانات، ومعرفة الموارد البشرية الموضوعية.
بعد ذلك، قمنا بتقييم القدرات والاهتمامات لكل عضو من أعضاء الفريق. نتج عن ذلك المصفوفة التالية.
باستخدام مصفوفة المهارات، يمكنك بسهولة تحديد نقاط القوة والضعف للفريق. يتمتع جوناثان وألدن بحنكة تجارية كبيرة، وستقوم تريسي بدور محلل البيانات وستكون ساندرا على الأرجح جهة الاتصال بين الفريق وقسم تكنولوجيا المعلومات.
على الجانب السلبي، يفتقد الفريق إلى مهارات تحليل البيانات المتقدمة. لا تتطلب معظم فرق التحليلات المبكرة تحليلات بيانات متقدمة. تحاول هذه الفرق في كثير من الأحيان تقديم حالة عمل داخلية للتحليلات وأتمتة التقارير التشغيلية والاستراتيجية.
ومع ذلك، في مرحلة أكثر تقدمًا، ستصبح هذه القدرات التحليلية أكثر أهمية. في هذه المرحلة، قد يضطر الفريق إلى تعيين عالم بيانات يتمتع بمهارات تحليلية متقدمة.
قد يتضمن الإصدار الأكثر تقدمًا أيضًا القدرة على التطوير. إذا كان شخص ما في مستوى أساسي ولكنه مستعد لتحسين مهاراته، فهذه علامة ممتازة.
يكافح الكثير من فرق تحليل الأشخاص للعثور على جميع المهارات ذات الصلة. في الواقع، من الصعب جدًا العثور على أشخاص يفهمون جانب الموارد البشرية وتحليلات البيانات في العمل.
أرى عددًا متزايدًا من الشركات التي توظف في شغف للتعلم لأن هناك نقصًا في الأشخاص الذين لديهم جميع المهارات ذات الصلة.
قالب مصفوفة المهارات
لقد طلب الكثير من الأشخاص قالب مصفوفة المهارات في Excel، لذلك قمت بتضمين الصورة أعلاه في PowerPoint و Excel. يحتوي ملف PowerPoint على التخطيط الأفضل مظهرًا. جميع الملفات مجانية التحرير.
