نظرًا لجميع مكونات المشروع، من السهل على مدير المشروع أن يضيع في التفاصيل ويفقد الصورة الكبيرة. ولكن كيف يمكنك رؤية مشهد المشروع بالكامل للتأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح؟ والأفضل من ذلك، كيف يمكنك أن تشرح بسهولة لأصحاب المصلحة كيف سيتطور مشروعك دون الحاجة إلى تفصيل خطة إدارة المشروع بالكامل؟
خارطة طريق المشروع هي أفضل طريقة لتلخيص ماذا ولماذا وكيف مشروعك في مستند سهل الفهم يمكن مشاركته مع أي شخص. تعد خارطة طريق إدارة المشروع أداة فريدة لها غرض مختلف عن مستندات المشروع المماثلة الأخرى مثل ميثاق المشروع أو مخطط الأحداث الرئيسية أو خطة المشروع.
قد يهمك أيضا:
ما هي خارطة طريق المشروع؟
خارطة طريق المشروع هي نظرة عامة تحدد معالم المشروع والتسليمات والأهداف. والغرض الرئيسي منه هو توفير تمثيل مرئي عالي المستوى للجدول الزمني للمشروع وشرح مراحله. نظرًا لأنها تعمل كدليل، فإن خارطة طريق المشروع هي أيضًا أداة اتصال رائعة يمكن استخدامها لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع.
إنها الوثيقة الشاملة التي تتحدث عن إستراتيجية المشروع ولماذا يتم إشراك هذه الإستراتيجية. لذلك، تساعد خارطة طريق المشروع مديري المشاريع على التأكد من أن كل شخص يعمل في المشروع يفهم خطة المشروع، بغض النظر عن القطعة التي قد يعملون عليها.
نظرًا لبساطتها، تُستخدم خرائط طريق المشروع بشكل شائع كأدوات لإدارة قوائم المشاريع. إنها مفيدة جدًا لمديري البرامج الذين يحتاجون إلى الإشراف على مشاريع متعددة في وقت واحد. باستخدام خرائط طريق المشروع، يمكنهم تتبع محافظ مشاريعهم بسهولة.
تُظهر الصورة أدناه أداة خارطة طريق مشروع ProjectManager التي يتم استخدامها لإدارة مجموعة المشاريع.
ضمن عمود اسم المهمة، يمكن لمديري البرامج سرد قائمة مشاريعهم والتكبير في كل مشروع لمعرفة مراحله ومهامه ومعالمه. علاوة على ذلك، يمكنهم تتبع تقدم كل مهمة في الوقت الفعلي والتواصل مع أعضاء الفريق.
كيفية إنشاء مشروع خارطة طريق
ببساطة، تستخرج خارطة طريق المشروع معلومات من خطة مشروعك لتقديم نظرة عامة على مشروعك. يجب أن تكون خارطة طريق المشروع مرئية ويمكن التحكم فيها من حيث الطول، بحيث يمكن استيعابها بسهولة من قبل جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق المشاركين في المشروع. إذا كان يمكن احتواؤه في صفحة واحدة، فمن الأفضل. فكر في خارطة طريق المشروع كما لو كنت تفكر في خريطة فعلية. يُظهر لك ولأعضاء فريقك المشهد بأكمله ويضع رحلتك في سياقها.
اقرأ أيضا:
المكونات الرئيسية التي ستحتاج إليها لعمل خارطة طريق للمشروع هي كما يلي:
1. نظرة عامة على المشروع
إن الدافع الرئيسي لأي خارطة طريق للمشروع هو الأهداف والغايات عالية المستوى للمشروع. ليست هناك حاجة للخوض في تفاصيل كبيرة هنا حيث أن أهداف مشروعك وأهدافه موضحة في ميثاق مشروعك.
2. مخاطر المشروع
حدد مخاطر المشروع الرئيسية التي قد تؤدي إلى فشل مشروعك أو تعرض العناصر الرئيسية لخطة المشروع للخطر مثل النطاق والجدول الزمني والأهداف وتوقعات أصحاب المصلحة وضمان الجودة وما إلى ذلك.
3. نظرة عامة على الجدول
نظرًا لأن خريطة طريق مشروعك عبارة عن مخطط زمني مرئي لمشروعك، فأنت تريد تضمين نظرة عامة على الجدول الزمني. ستتضمن نظرة عامة على الجدول الزمني هذا فقط المراحل الرئيسية لمشروعك والتسليمات. يمكنك أيضًا استخدام مخططات جانت للحصول على تمثيل أكثر تفصيلاً لجدول مشروعك.
4. التبعيات
مرة أخرى، فقط من وجهة نظر عالية المستوى، لاحظ مخرجات المشروع المهمة وكيفية ارتباطها. يعد إنشاء خارطة طريق لمشروعك باستخدام أداة برنامج مخطط جانت التي تسمح لك بربط التبعيات هي أسهل طريقة لتمثيل التبعيات.
5. الموارد
لاحظ الموارد التي ستحتاجها لإنجاز المشروع. يتضمن ذلك الموارد البشرية مثل فريق المشروع والموارد المادية مثل المعدات والمواد وما إلى ذلك.
6. الأفراد الرئيسيون
ضع قائمة بالأشخاص الرئيسيين في فريق المشروع وكيفية الوصول إليهم.
7. بدء الاجتماع
تعرف على خارطة طريق إدارة المشروع وتأكد من أن التوقعات واضحة لجميع أصحاب المصلحة. (تأكد من إعداد جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي .)
8. المهام والتعيينات
جانب آخر من خارطة طريق المشروع هو الملكية. وهذا يعني أنه تم تحديد أدوار ومسؤوليات جميع المشاركين في المشروع. تحدد خارطة طريق المشروع من يقوم بماذا وبعد ذلك يمكن تتبع تلك المهام والتسليمات. يسمح لك برنامج إدارة المشاريع بتعيين المهام واستخدام أدوات تعاون الفريق لتسهيل هذه العملية.
لا يمكن تحديد كل شيء بشكل حاد، بالطبع، ولهذا السبب تحتوي خريطة طريق المشروع على شيء يسمى “الوقت الضبابي”. هذا هو أسلوب تخطيط المشروع الذي يسمح للمهام التي لا يمكن تحديدها بوضوح بالبقاء في مجموعة وقت أقل. الآن يتم التعرف عليهم ويمكن تعقبهم دون خوف من سقوطهم بين الشقوق.
مثال على خارطة طريق المشروع
لتوضيح كيفية إنشاء خارطة طريق للمشروع بشكل أفضل، دعنا نلقي نظرة فاحصة على مثال خارطة طريق المشروع الذي ذكرناه سابقًا.
توضح الصورة أعلاه خارطة طريق نهائية لإدارة المشروع. الآن دعونا نلقي نظرة على كل مكون من مكوناته.
- مراحل المشروع: توضح الصورة أعلاه مرحلتي “التطوير” و “الاختبار” لمشروع “Tannen Tech”. يتم تمثيلهم في الجدول الزمني للمشروع بالخطوط الزرقاء والحمراء على التوالي.
- المعالم الرئيسية: تمثل أيقونات الماس معالم المشروع التي تحدد نهاية كل مرحلة.
- المهام: يمثل كل شريط مهمة. تتيح لك أداة خارطة الطريق الخاصة بنا تتبع اكتمالها بنسبة مئوية. يمكنك أيضًا تحديد تسليمات المشروع المرتبطة بكل مهمة.
- التبعيات: تمثل الأسهم الموجودة في أداة خريطة الطريق التبعيات بين المهام.
- الأفراد الأساسيون: يمكنك تعيين كل مهمة لأعضاء فريق المشروع المسؤولين عنهم.
- التواريخ: تعتبر التواريخ عنصرًا حاسمًا في خرائط طريق المشروع. تتيح لك أداة خارطة الطريق الخاصة بنا تحديد تواريخ مهام مشروعك ومعالمه ومراحله.
كما ترى، فإن خريطة طريق المشروع تشبه إلى حد كبير مخطط جانت ، ولكن الاختلاف الرئيسي هو أنه يمكنك استخدام عرض مخطط جانت الخاص بنا لإنشاء نسخة أكثر تفصيلاً من المشاريع الفردية، بينما تعمل أداة خارطة طريق المشروع الخاصة بنا بشكل أفضل لإدارة قوائم المشاريع.
اقرأ أيضا:
نصائح حول خارطة طريق المشروع
فيما يلي بعض النصائح التي نعتقد أنها قد تكون مفيدة عند إنشاء خريطة طريق للمشروع:
- يجب أن تنقل بسرعة وسهولة أهداف وغايات المشروع الشاملة .
- تتم إدارة توقعات أصحاب المصلحة من خلال التأكد من أن جميع المشاركين في المشروع يفهمون السبب الأساسي للمشروع.
- الاتصال هو أحد الجوانب الأساسية لخريطة طريق المشروع، ويجب أن يكون قادرًا على التحدث إلى الجميع في المشروع.
- خارطة طريق المشروع هي أداة للمساعدة في اتخاذ قرارات كبيرة. من خلال النظر إلى خارطة طريق المشروع، يكون الاتجاه الرئيسي للمشروع واضحًا، وستساعد هذه المعلومات في اتخاذ القرار .
- خارطة طريق المشروع عبارة عن مستند إدارة مشروع متعدد الاستخدامات يمكن الرجوع إليه طوال دورة حياة المشروع، لذلك من المهم إبقائه محدثًا. بمعنى ما، إنه تقرير حالة نظرة عامة لأولئك الذين يحتاجون إلى تحديث.
- تأكد من أن خارطة طريق المشروع واقعية وإلا فستكون هناك تأخيرات وتجاوزات في التكلفة ولن تتحقق توقعات أصحاب المصلحة.
- يجب على أعضاء الفريق دائمًا مشاركة تقدمهم مع بقية فريق المشروع لإبقاء الجميع على نفس الصفحة وعدم إفساد سلامة خريطة طريق المشروع.
- تختلف خارطة طريق المشروع عن خارطة طريق المنتج. على الرغم من أن كلاهما من أدوات التخطيط المرئي، إلا أن خرائط طريق المنتج تُستخدم خصيصًا لأغراض تطوير المنتج.
- على الرغم من أنه يمكنك استخدام قالب خارطة طريق المشروع أو استخدام أدوات تصميم الرسوم، فستحتاج إلى تحديث تلك المستندات الثابتة في كل مرة تقوم فيها بتغيير خارطة طريق إدارة المشروع. يقوم برنامج إدارة المشاريع بأتمتة هذه العملية ويقدم لك ميزات لا تستطيع قوالب خارطة طريق المشروع القيام بها.
- تعمل خرائط طريق المشروع أيضًا إذا كنت تستخدم منهجية رشيقة لإدارة مشروعك. هناك خرائط طريق رشيقة تتوافق مع مشروعك المرن.
أدوات خارطة طريق المشروع
كما ناقشنا أعلاه، تختصر خرائط طريق المشروع المعلومات من خطة المشروع وجدول المشروع في نظرة عامة عالية المستوى. للقيام بذلك، يجب أن تتضمن أهداف المشروع والمعالم والموارد والمهام.
هناك الكثير من الأشياء التي يجب تتبعها وعرضها بتنسيق سهل الفهم يمكن مشاركته مع مجموعة المشروع بأكملها والوصول إليها في أي مرحلة من دورة حياة المشروع. قد يكون هذا أمرًا مربكًا بدون الأدوات المناسبة. لهذا السبب يحتاج مديرو المشاريع إلى برنامج لإدارة المشاريع يحتوي على ميزات تخطيط خارطة الطريق الصحيحة.
هناك العديد من منتجات برامج إدارة المشاريع التي تتناول جزءًا أو بعضًا من هذا الكل الأكبر. يتمثل النضال في العثور على حل شامل يمكن أن يكون بمثابة أداة تخطيط، ولديه نظام أساسي تعاوني ليس فقط للمساعدة في مشاركة خارطة طريق المشروع ولكن يجعل الأمر بسيطًا للفرق لتحديث حالتها ثم تتبع معالم المشروع للتأكد من أنك نلتزم بالجدول الزمني.
يحتوي برنامج إدارة المشاريع لدينا على ميزات لإدارة المشاريع اليومية، ولكن أيضًا السكتات الدماغية العريضة اللازمة لتكوين خارطة طريق للمشروع للمشاريع الفردية أو إدارة مجموعة المشاريع. توفر مخططات جانت الخاصة بنا عبر الإنترنت نظرة عامة عالية المستوى للمشروع بالإضافة إلى مكان لتجميع المهام وتعيينها والتي يمكن بعد ذلك تحديثها بواسطة مديري المشروع وأعضاء الفريق في أي مكان وفي أي وقت.
تعكس لوحة التحكم في الوقت الفعلي هذه التغييرات فور حدوثها، بحيث يرى الجميع مكان المشروع بالضبط ويمكنه معالجة المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل. تعد لوحة التحكم في الوقت الفعلي أداة قوية لإدارة المشاريع تتجاوز تخطيط خارطة الطريق، مما يسمح لمديري المشاريع بتتبع ميزانيتهم وتقدمهم وعملهم ووقتهم.
