التمكين الإداري هو مفهوم أساسي في عالم إدارة الأعمال، يهدف إلى تعزيز الإنتاجية ورفع مستوى الرضا الوظيفي داخل المؤسسات. يتضمن التمكين تفويض السلطة والمسؤولية إلى الموظفين، وتوفير التدريب والموارد الضرورية لتمكينهم من أداء مهامهم بكفاءة. كما يتطلب تنفيذ التمكين الإداري تفهماً عميقاً لاحتياجات وقدرات الموظفين، وتوجيههم نحو تحقيق أهداف المؤسسة بطريقة فعالة.
يمكن أن يكون التمكين الإداري عملية مستمرة تشمل تقييماً دورياً لأداء الموظفين وتوجيههم نحو التطوير المستمر. من خلال تمكين الموظفين، يمكن للمؤسسات تحقيق ميزة تنافسية مستدامة، حيث يكون لديها قاعدة من الكفاءات المدربة والمتحمسة لتحقيق الأهداف المحددة. سنتطرق إلى:
- مفهوم التمكين الإداري
- خصائص التمكين الإداري
- عناصر التمكين الإداري
- أهمية التمكين الإداري
- مبادئ التمكين الإداري
- مراحل التمكين الإداري
- نتائج التمكين الإداري
- أسس التمكين الإداري
- التمكين الإداري والتنمية الوظيفية
مفهوم التمكين الإداري
التمكين هو مفهوم في الإدارة حيث أنه إذا تم تزويد الموظفين بالمعلومات والموارد والفرصة في نفس الوقت الذي يتحملون فيه المسؤولية عن نتائج عملهم، فسيكونون أكثر إنتاجية ولديهم رضا وظيفي أعلى.
من المهم أن نفهم أن الشركة لا تستطيع تنفيذ التمكين بنفسها بدلاً من ذلك، تخلق الإدارة البيئة المناسبة بحيث يمكن أن يحدث التمكين. تمكين الموظفين هو استراتيجية إدارية تهدف إلى تزويد الموظفين بالأدوات والموارد اللازمة لاتخاذ قرارات واثقة في مكان العمل دون إشراف.
التمكين هو استراتيجية طويلة الأجل كثيفة الإستخدام للموارد تتضمن وقتًا كبيرًا واستثمارًا ماليًا من قادة المنظمة. يعزز تمكين الموظف الشعور بالكفاءة الذاتية والشعور بامتلاك الوظيفة. هذا يطمح الموظفين إلى أداء وظائفهم بشكل أكثر فاعلية، لأنهم يحصلون على مكافأة شخصية مقابل تحقيق الأهداف. يصبح الموظفون أكثر نشاطًا وعاطفة وإخلاصًا مع الشعور بالقوة.
خصائص التمكين الإداري
- يعتبر الخوف من مواجهة المهمة تحديًا ومغامرة من قبل الموظفين.
- الإعتماد المفرط يولد الإستقلال المتبادل.
- يطور الموظف مهاراته للعمل بدون إشراف.
- من قلة التدريب والتطوير إلى التطوير المستمر.
- يتم استبدال تجنب التغيير بالتغيير المرحب به نحو الأفضل.
- مسؤولية تدريب وتطوير الموظفين تصبح مسؤولية الجميع.
- يتم تغيير الإفتقار إلى الرؤية إلى رؤية قوية ومركزة.
- تجنب المشكلة يصبح حل المشكلة.
- يصبح الإتصال المغلق مفتوحًا وتتم عملية تبادل الأفكار والمهارات والمعلومات.
عناصر التمكين الإداري
العناصر الجوهرية للتمكين الإداري هي كالآتي:
الثقة بالنفس والعزم القوي
يتسم الموظفون المستقلون بمستوى مرتفع من تقدير الذات. يمتلكون شغفاً كبيراً للتقدم ضمن الهيكل التنظيمي. هذه الرغبة في الموظفين تحفزهم على بذل جهود حثيثة للارتقاء إلى المراتب العُليا في المؤسسة. يسعون لمعالجة التحديات مستقلين بتعزيز مهاراتهم والكفاءات اللازمة، ما يُعزز ثقتهم بأنفسهم ويمكنهم من التغلب بسرعة على أي إخفاق. وعليه، فإن هذه الصفات تشكل أساس عملهم، ولا تقف أية عقبات في طريق تطورهم.
السيطرة الشخصية
التمكين يُعرّف بأنه السيطرة الشخصية على بيئة العمل. يعي الموظفون المتمكنون التوقعات التي تضعها المؤسسة لهم وما يمكنهم توقعه بالمقابل منها. هم مستقلون في تفكيرهم ولا يترددون في قلب كل حجر لتحقيق الأهداف التنظيمية.
الإيمان والثقة
الأفراد المتمكنون منفتحون وصريحون. يميلون إلى الإيمان بأنفسهم ويشعرون بأنهم سيُعاملون بعدل دائمًا من قبل مديريهم. يثقون برؤسائهم ويناقشون معهم مواقفهم حول القضايا التنظيمية بحرية، ويعتقدون بأن العدالة ستكون حليفهم دومًا.
إنجاز المهام
يؤمن الموظف المتمكن بأن إنجاز المهمة سيحدث تأثيرًا ملموسًا في المؤسسة ولنفسه أيضًا. يُلاحظ تأثير المهمة بشكل بارز عندما يدرك الموظفون أن سلوكهم أسهم في تحقيق نتائج إيجابية للجميع داخل المؤسسة وخارجها. يتميز الموظفون المتمكنون بالحافز الذاتي ولا يحتاجون إلى مكافآت خارجية لأداء عملهم الذي سيؤدي إلى النتائج المرجوة للمؤسسة، ولجميع الأطراف المعنية بها.
أهمية التمكين الإداري
يتحتم على المؤسسات المعاصرة تمكين موظفيها لأسباب ترتبط بالتفوق التنافسي ورضا العملاء. من الضروري أن تضع هذه المؤسسات موظفيها في مناصب تعزز من قدراتهم على العمل بشكل مستقل في المستقبل.
تواجه المنظمات التجارية اليوم تحديات جديدة تستدعي تمكين الموظفين على جميع المستويات:
بيئة تنافسية شديدة
في هذه البيئة التنافسية الحالية التي تواجهها كافة المؤسسات، يصبح من الضروري التعاون الوثيق مع الموظفين لضمان البقاء على المدى الطويل. اليوم، مع مطالبة العملاء بمنتجات أو خدمات مبتكرة بشكل متزايد، يجب أن تعمل المنظمة بتعاون وثيق مع موظفيها لإرضاء هذه الطلبات بدلاً من مجرد تعديل العمليات والتكنولوجيا.
العولمة
زيادة العولمة تعني المزيد من التنافس، والمزيد من التنافس يفرض المزيد من الضغوط للتميز على المستوى العالمي. هذا يستلزم خفض التكاليف، وزيادة إنتاجية الموظفين، وتحسين جودة العمل بأقل التكاليف. العولمة تحمل معها الفوائد والتحديات على حد سواء.
لذا، يجب على العمال والشركات العمل بجهد أكبر وأكثر ذكاء مما كان عليه الأمر قبل العولمة. لا يمكن للمنظمات تحقيق أداء على مستوى عالمي إلا إذا تم تمكين موظفيها للعمل بثقة كاملة ونزاهة.
البيئة المعرفية للموظفين
عندما تضم المؤسسات موظفين يتم تقديرهم والثقة بهم ويتمتعون بتفكير منفتح، فإنهم يرفضون الخضوع لأنظمة السيطرة التقليدية المتعلقة بالعمل. يطالبون بأن توفر لهم المنظمات بيئة عمل تمكنهم من اتخاذ قراراتهم المتعلقة بالعمل بشكل مستقل.
يسعون إلى فرص لممارسة السيطرة على العديد من مواقف العمل. إذا ما حُرموا من هذه الفرص، ينشدونها في منظمات أخرى، مما قد يؤدي إلى تآكل سمعة المنظمة الأصلية في السوق.
ديناميات السرعة
يعزز التمكين الموظفين على ابتكار أفكار جديدة والإبداع. الموظفون المتمكنون يتكيفون مع التغيرات بسرعة كبيرة مقارنة بغيرهم. في بيئة العمل الراهنة التي قد تعيق سرعة اتخاذ القرارات وتضيع فرص النمو، لا يسمح الموظفون المتمكنون بضياع الفرص بسهولة، بل يتخذون قرارات سريعة تُحافظ على ديناميكية المنظمات.
تنمية الموارد البشرية
يساهم تمكين الموظفين في تطوير قادة المستقبل بالمنظمة. الموظفون المتمكنون يتمتعون بقدرة أكبر على التكيف والاستجابة، ويصبحون قادة مؤهلين للمستقبل. يُمكن التمكين من كشف المواهب الكامنة للموظفين، ويستخدم المديرون الجيدون هذه المواهب دائمًا لمصلحة المنظمة.
مبادئ التمكين الإداري
- تحديد المسؤوليات الخاصة بكل موظف بدقة ووضوح.
- منح الموظفين السلطة والمسؤوليات اللازمة للمهام الموكلة إليهم.
- وضع معايير للتميز تحدد الأداء المطلوب وتضع الأهداف العليا.
- توفير التدريب الكافي للموظفين لتحقيق هذه المعايير بأقل قدر من الضغوط.
- استخدام التغذية الراجعة كأداة لتوجيه وتقييم أداء الموظفين.
- تعزيز الثقة المتبادلة لضمان الشفافية الكاملة في جميع العمليات.
- التشاور مع الموظفين وإقناعهم بشكل فعال عند الضرورة.
- معاملة جميع الموظفين بكرامة واحترام، بغض النظر عن مركزهم أو وظيفتهم.
- تفويض السلطة، توزيع المعلومات وتعزيز اللامركزية لتقليص الزمن اللازم لاتخاذ القرارات وتحسين مهارات الأفراد في هذا المجال.
- تشجيع الفرق المتخصصة على تطوير أفكار مبتكرة واتخاذ قرارات فعّالة ومدروسة.
مراحل التمكين الإداري
التمكين الإداري يعني منح الموظفين السلطة لاتخاذ القرارات ذاتيًا وتزويدهم بالموارد المالية اللازمة لتنفيذ هذه القرارات. يتيح التمكين للموظفين اتخاذ قرارات ضمن نطاق عملهم دون الحاجة لموافقة خارجية، ويشجع على استخدام مبادراتهم الخاصة.
يتألف التمكين الإداري من خمس مراحل رئيسية:
تحديد ظروف العجز:
تبدأ عملية التمكين بتحديد الظروف السائدة في الصناعة التي تسبب شعورًا بالعجز لدى الموظفين، مثل الهيكل التنظيمي المركزي، ضعف التواصل، أساليب القيادة الاستبدادية، ونظم الحوافز غير الكافية. الخطوة الأولى هي تشخيص هذه المشكلات بدقة.
تنفيذ استراتيجيات التمكين:
تتضمن المرحلة الثانية تطبيق استراتيجيات وتقنيات لتمكين الموظفين، مثل الإدارة التشاركية، دوائر الجودة، إثراء الوظائف، وتنفيذ نظم الأجور بناءً على الجدارة.
توفير معلومات الكفاءة الذاتية:
الكفاءة الذاتية تعني الإيمان بالقدرات الشخصية وزيادة الثقة بالنفس. تسهم هذه المرحلة في تزويد الموظفين بمعلومات تعزز من كفاءتهم الذاتية، مما يؤدي إلى تقليل الشعور بالعجز وزيادة الفاعلية.
توليد الشعور بالتمكين:
إزالة الشعور بالعجز وزيادة الكفاءة الذاتية يؤديان إلى التمكين. تعمل هذه الكفاءة على تحسين الأداء وتنفيذ المهام بكفاءة، مما يؤدي إلى تعزيز الشعور بالتمكين لدى الموظفين.
الحصول على أداء عال:
بمجرد الشعور بالتمكين، يبدأ الموظفون بأخذ زمام المبادرة في اتخاذ القرارات ومشاركة السلطة والملكية. يشعر الموظفون المتمكنون بأن المنظمة ملك لهم، مما يزيد من مسؤوليتهم وفعاليتهم ومتعتهم في العمل، ما يقود إلى أداء عالٍ، زيادة الإنتاجية وتحسين معنويات الفريق.
نتائج التمكين الإداري
كنتيجة لتمكين الموظفين، يلاحظ المديرون تحسينات ملموسة في العديد من المجالات، بما في ذلك تقليل التكاليف، وارتفاع مستويات رضا الموظفين، وتعزيز المساءلة. بما أن الموظفين يمتلكون الحرية في تحديد كيفية إنجاز أعمالهم، فإن هذا يؤدي عادة إلى تحسين الطرق والإجراءات، مما ينتج عنه خفض في التكاليف.
بالإضافة إلى ذلك، يميل الموظفون الذين يشعرون بالسيطرة على عملهم إلى تحقيق معنويات أعلى ومستوى أكبر من الرضا الوظيفي. أخيرًا، وبما أن الموظفين يُعتبرون مسؤولين مباشرة عن نتائج عملهم، يصبح من الواضح تحديد المسؤولين في حالة عدم إتمام الإجراءات كما هو مخطط لها.
أسس التمكين الإداري
أسس التمكين الإداري تشكل الركائز الأساسية التي يُبنى عليها هذا المفهوم الهام في إدارة الموارد البشرية. إليك أهم هذه الأسس:
- الثقة المتبادلة: الثقة بين الموظفين والإدارة أمر حاسم لنجاح أي استراتيجية تمكين. يجب على الإدارة أن تثق في قدرات الموظفين على اتخاذ القرارات المناسبة وأن تشجعهم على المبادرة والابتكار.
- الوضوح في الأهداف والمسؤوليات: من المهم أن يكون للموظفين فهم واضح لأهداف المنظمة وكيف تساهم أدوارهم في تحقيق هذه الأهداف. يجب تحديد المسؤوليات بوضوح لتجنب أي التباس قد يعيق عملية التمكين.
- التدريب والتطوير: التمكين الفعال يتطلب تدريبًا مستمرًا وفرص تطوير للموظفين لضمان أنهم مجهزون بالمهارات والمعرفة اللازمة لاتخاذ قرارات مستنيرة ومبتكرة.
- الاتصال الفعال: يجب أن تكون الاتصالات داخل المنظمة شفافة ومفتوحة لتعزيز بيئة تشاركية حيث يشعر الموظفون بأنهم مسموعون وأن مساهماتهم مقدرة.
- القيادة الداعمة: يجب أن تكون القيادة ملتزمة بمبدأ التمكين وتعمل كميسر وموجه بدلاً من مجرد مشرف. القادة يجب أن يكونوا ملهمين ويدعمون المبادرات الفردية.
- تقدير ومكافأة الأداء: لتعزيز ثقافة التمكين، يجب مكافأة الموظفين على إنجازاتهم وابتكاراتهم. يساعد هذا في تحفيزهم على الاستمرار في تحمل المسؤولية والسعي لتحقيق أداء متميز.
- المرونة التنظيمية: يجب أن تكون البنية التنظيمية قابلة للتكيف مع الاحتياجات المتغيرة وأن تدعم العمل المستقل واتخاذ القرارات من المستويات الأدنى.
- المشاركة في صنع القرار: يجب أن يكون الموظفون جزءًا من عملية صنع القرارات التي تؤثر على عملهم مباشرة، مما يعزز من شعورهم بالمسؤولية والانتماء.
التمكين الإداري والتنمية الوظيفية
التمكين الإداري يعتبر استراتيجية أساسية لا تقتصر فقط على تحسين الأداء داخل المنظمة، بل تمتد لتشمل التنمية الوظيفية للموظفين. من خلال التمكين، تُمنح الفرص للموظفين للنمو وتحقيق إمكانياتهم الكاملة، مما يؤدي إلى الارتقاء بمساراتهم الوظيفية. إليك كيف يساهم التمكين الإداري في التنمية الوظيفية:
- زيادة الفرص للتعلم والتطوير: التمكين يشجع على توفير فرص تدريب مستمرة وتطوير مهارات جديدة للموظفين. من خلال السماح للموظفين باتخاذ قراراتهم ومواجهة تحديات جديدة، تُفتح الأبواب لاكتساب خبرات عملية تعزز من مهاراتهم الشخصية والمهنية.
- تعزيز الثقة والمبادرة: التمكين يؤدي إلى تعزيز الثقة بالنفس لدى الموظفين، حيث يشعرون بأن لهم دورًا فعالًا ومؤثرًا داخل المنظمة. هذا يشجعهم على تبني مبادرات جديدة وتقديم أفكار مبتكرة تساهم في نموهم الوظيفي.
- تحسين مهارات اتخاذ القرار: التمكين يمنح الموظفين الفرصة لاتخاذ قرارات مهمة مما يطور قدراتهم في القيادة وإدارة المواقف المختلفة. هذا يساعد في تهيئتهم للأدوار القيادية والإدارية في المستقبل.
- زيادة المسؤولية والمساءلة: من خلال التمكين، يتحمل الموظفون مسؤولية أكبر عن نتائج عملهم. هذا يعزز من إحساسهم بالمساءلة ويجهزهم لمناصب أعلى حيث الحاجة إلى الاستقلالية والمسؤولية أكبر.
- تعزيز الرضا الوظيفي والولاء للمنظمة: الموظفون الذين يشعرون بأنهم ممكنون ويتم تقدير جهودهم يميلون إلى تحقيق رضا وظيفي أعلى. هذا يؤدي إلى زيادة الولاء للمنظمة ويقلل من معدلات دوران العمالة، مما يسهم في استقرار المسارات الوظيفية.
- الترويج للقيادة من القاعدة: التمكين يشجع على تطوير قادة من ضمن الفرق نفسها، حيث يتم تحفيز الموظفين على قيادة مشاريع ومبادرات. هذا يفتح الباب أمام الموظفين لتبوء مناصب قيادية من خلال إظهار قدراتهم على القيادة.
- الاستجابة للتغيرات السريعة في السوق: الموظفون الممكنون يتمتعون بالمرونة للتكيف مع التغيرات السريعة في السوق. هذا يجعلهم أكثر قدرة على التقدم في مساراتهم الوظيفية من خلال التكيف والابتكار المستمر.
