تمارس المنظمات والشركات السلطة على الموظفين من خلال اتخاذ ما يعرف باسم القرارات الإدارية. تساعدك هذه المقالة على معرفة مفهوم القرار الإداري وعناصره وأنواع القرار الإداري. كما تحدد شروط القرار الإداري وعيوبه. بالإضافة لإبراز الفرق بين القرار الإداري والعمل المادي.
مفهوم القرار الإداري
القرار الإداري هو قرار من جانب واحد تتخذه الإدارة في قضية فردية تترتب عليه نتائج قانونية مباشرة.
القرار الإداري هو ببساطة عملية يستخدمها المديرون في اتخاذ إجراءات لحل المشكلة. إنه جزء لا يتجزأ من نظام إدارة الشركة الذي يهدف إلى تحسين الكفاءة. صنع القرار هو الذي يمكن للمديرين من خلاله اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. اتخاذ القرارات هو الجزء الأساسي لكل فريق لإدارة منظمة.
القرار الإداري هو نشاط مستمر وديناميكي لكل عمل. يجب التأكد من أن الأشخاص ذوي العقل السليم والتفكير الإبداعي يجب أن يشاركوا في عملية صنع القرار. تتضمن عملية صنع القرار سلسلة من الخطوات التي يجب اتباعها بشكل صحيح لاتخاذ إجراءات أفضل. في الوقت الحاضر، تشارك المنظمة عددًا كبيرًا من الأشخاص في اتخاذ القرارات الإدارية.
عناصر القرار الإداري
بمجرد إعلان القرار, للتأكد من أننا نتوصل إلى قرار الجودة, نحتاج إلى الحصول على ستة عناصر صحيحة. تتمثل هذه العناصر كروابط في سلسلة لأن القرار لا يكون إلا بقوة الحلقة الأضعف. إذا كان كل عنصر قويًا، يكون القرار ذا جودة عالية. إذا كان العنصر ضعيفًا بشكل خطير، فالقرار ليس أفضل من هذا العنصر. يجب النظر في كل رابط من وجهة نظر العقل والقلب لأن القرار يجب أن يكون منطقيًا وصحيحًا. كل عنصر من العناصر الستة ضروري للوصول إلى قرار الجودة:
- إطار مفيد وبدائل إبداعية
- معلومات مفيدة
- قيم واضحة
- استدلال سليم
- التزام بالمتابعة
وبالتالي، يمكننا استخدام السلسلة كقائمة مرجعية في قياس جودة القرار أثناء اتخاذه.
اتخاذ قرارًا جيدًا رهينًا بالعناصر الستة التالية:
- أن أكون واضح بشأن المشكلة التي أقوم بحلها.
- أن أحدد ما أريده حقًا.
- أن أقوم بتوليد مجموعة جيدة من البدائل.
- أن أجمع المعلومات ذات الصلة المطلوبة.
- أن أقوم بتقييم البدائل في ضوء المعلومات للعثور على البديل الذي يمنحني أكثر ما أريده حقًا.
- أن ألتزم بمتابعة قراري.
على الرغم من أن عملية صنع القرار تكون منطقية، إلا أنها مهمة صعبة. تنقسم القرارات الإدارية إلى أنواع متعددة حسب الزاوية التي ينظر منها إلى القرار أو حسب الأساس الذي يقوم عليه التقسيم.
من ناحية التكوين:
قرارات بسيطة: تتعلق بقضايا مستقلة وتمتاز بأنها سريعة الإتخاذ وتتمحور حول موضوع محدد ولها أثر محدود.
قرارات مركبة: تتضمن في طياتها مجموعة من القرارات المتعلقة بموضوع معقد وتتطلب مزيدًا من التفكير والموارد لتنفيذها.
من حيث الأثر:
قرارات منشئة: تُعتبر بمثابة إنشاء جديد في السياق الإداري وتسهم في تحقيق أهداف جديدة.
قرارات كاشفة: تكشف عن حقائق جديدة أو توجهات غير متوقعة تؤثر على السياق الإداري.
من حيث رقابة القضاء:
قرارات خاضعة لرقابة القضاء: تخضع لتقييم قانوني من قبل السلطة القضائية.
قرارات لا تخضع لرقابة القضاء: لا يشملها التقييم القانوني من قبل القضاء.
من حيث النفاذ في مواجهة الأفراد:
قرارات نافذة في حق الأفراد: يجب تطبيقها والإلتزام بها من قبل الأفراد.
قرارات غير نافذة في حق الأفراد: لا يلتزم الأفراد بتطبيقها أو الإلتزام بها.
من حيث مدى القرارات وعموميتها:
قرارات فردية: تتعلق بقضايا شخصية أو محددة لفئة صغيرة من الأفراد.
قرارات تنظيمية: تتعلق بالتنظيم والسياسات العامة وتؤثر على مجموعة كبيرة من الأفراد.
أثناء اتخاذ القرار:
القرار الصحيح: ينبغي النظر في التأثير المحتمل للقرار على الأفراد والمجتمع بأسره.
القرار الخاطئ: يجب الحرص على تقديم المعلومات الدقيقة والاعتماد على أفضل الممارسات في اتخاذ القرارات الإدارية.
شروط القرار الإداري
شروط القرار الإداري تعكس مجموعة من الخصائص التي يجب أن يتمتع بها الأسلوب الإداري في صياغة الوثائق الرسمية. هذه الشروط تحدد كيفية التعبير والتصرف في الوثائق الإدارية بطريقة تعزز الدقة والوضوح والموضوعية والاحترافية.
- الدقة والموضوعية والوضوح: يجب أن يكون الأسلوب الإداري دقيقًا جدًا وموضوعيًا في استخدام المصطلحات والجمل، مع الحرص على تجنب التفسيرات الخاطئة. الوضوح في الخطاب الإداري يسهل التحليل ويضع الموضوع في سياقه الحقيقي.
- الحذر والمسؤولية: يتعين على الكاتب أن يكون حذرًا في تصريحاته وأن يتجنب البت في المسائل التي يجب التحقق منها أو التي قد تؤدي إلى تداعيات غير مرغوب فيها. يجب أيضًا أن يظهر الكاتب المسؤولية في كلماته وتعبيراته.
- الإحترام والمجاملة: ينبغي أن يظهر الإداري الاحترام والمجاملة في تعامله مع المواطنين والموظفين، وذلك من خلال استخدام صيغ مهذبة في الخطاب وتجنب التعابير المهينة.
- الثقة المتبادلة: يجب على الكاتب أن يبدي ثقته في المتلقي وأن يتجنب التهديدات أو الضغط، مما يسهم في بناء علاقة تقوم على الاحترام والثقة.
- الرصانة والبساطة: يجب تجنب الأسلوب المعقد والتكرار الطويل، والتمييز بين الكلمات الرنانة والجوفاء، واستخدام الأسلوب المباشر والواضح في التعبير.
- الحياد: يجب على الكاتب أن يتحلى بالحياد والمساواة في التعامل مع الجميع، وأن يعبر عن هذا الحياد في لهجة أسلوبه وتصرفاته.
عيوب القرار الإداري:
عيوب القرار الإداري تتجلى في عدة جوانب تؤثر على العملية الإدارية بشكل عام. إليك توضيح لبعض هذه العيوب:
استهلاك للوقت والمال: قد تكون عمليات اتخاذ القرارات الجماعية مستهلكة للوقت وتكلفة، حيث يتطلب التوصل إلى توافق بين أعضاء المجموعة وتحليل البدائل المختلفة.
هيمنة الأقليات: في بعض الأحيان، يمكن لأعضاء معينين في المجموعة أن يمارسوا هيمنة على باقي الأعضاء، مما يؤثر على قرارات المجموعة ويقلل من فعاليتها.
الضغط للتوافق: قد يتعرض أعضاء المجموعة لضغوط للتوافق، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات غير فعالة أو غير ملائمة لحل المشكلة.
المسؤولية الغامضة: في القرار الجماعي، يصعب تحديد المسؤولية عن القرار النهائي، حيث يتم تخفيف المسؤولية عن كل فرد في المجموعة.
تلك العيوب تظهر كيف يمكن أن تكون عمليات اتخاذ القرارات الجماعية أقل فعالية وأكثر تعقيدًا في بعض الحالات، مما يشكل تحديات إضافية على الإدارة في تحقيق أهدافها وتنفيذ سياساتها بكفاءة.
الفرق بين القرار الإداري والعمل المادي:
الفرق بين القرار الإداري والعمل المادي يتجلى في الطبيعة والوظائف التي تقوم بها كل منهما. إليك الفروق الرئيسية:
الطبيعة والوظائف: القرار الإداري يتعلق باتخاذ القرارات ووضع السياسات والإجراءات التي تؤثر على العمليات والأهداف الإدارية للمنظمة، بينما يتعامل العمل المادي مع الأنشطة الفعلية التي تنفذ هذه السياسات والإجراءات.
التعاون والتنسيق: يتطلب القرار الإداري التعاون والتنسيق بين الأقسام المختلفة في المنظمة لتحقيق الأهداف الإدارية، بينما يتطلب العمل المادي التعاون والتنسيق داخل الأقسام نفسها لتنفيذ الأنشطة المحددة.
المسؤولية والرقابة: القرار الإداري يتطلب تحديد المسؤوليات وتوجيه الإجراءات لتحقيق الأهداف، بينما يتطلب العمل المادي إنجاز المهام المحددة والتقييم المستمر لضمان الجودة والفعالية.
التخطيط والتحليل: القرار الإداري يتضمن التخطيط والتحليل للوضع الحالي وتحديد الاحتياجات المستقبلية، بينما يتضمن العمل المادي تنفيذ الخطط وتقديم التقارير والتحليلات المتعلقة بالنتائج.
باختصار، القرار الإداري يركز على تحديد السياسات واتخاذ القرارات الاستراتيجية، بينما يتمثل العمل المادي في تنفيذ هذه السياسات والقرارات وتحقيق الأهداف المحددة.
عوامل تأثير القرار الإداري
عوامل تأثير القرار الإداري تتنوع وتشمل مجموعة واسعة من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار أثناء عملية اتخاذ القرار. إليك بعض العوامل الرئيسية التي قد تؤثر على القرار الإداري:
البيئة الداخلية والخارجية: تشمل العوامل الاقتصادية، والسياسية، والاجتماعية، والتكنولوجية التي قد تؤثر على المنظمة وتشكل السياق الذي يتخذ فيه القرارات.
المعرفة والمعلومات: توافر المعلومات الدقيقة والموثوقة هو عامل رئيسي في اتخاذ القرارات الإدارية الفعالة. يتطلب اتخاذ قرار مدروس الوصول إلى البيانات والمعرفة اللازمة.
الأهداف والقيم: يجب أن يتماشى القرار الإداري مع الأهداف العامة للمنظمة وقيمها الأساسية. توجيه القرارات بوجه نحو تحقيق أهداف الشركة يعزز فعالية القرار.
الضغوط الداخلية والخارجية: قد تتأثر القرارات الإدارية بالضغوط المالية، والزمنية، والسياسية، والاجتماعية التي تواجهها المنظمة من داخلها وخارجها.
التقنيات والأدوات: توظيف التقنيات والأدوات المناسبة لدعم عملية اتخاذ القرار يمكن أن يؤثر بشكل كبير على جودة القرار النهائي وسرعته.
الثقافة التنظيمية: تلعب الثقافة التنظيمية دورًا مهمًا في تشكيل عملية اتخاذ القرار في المنظمة. القيم والمعتقدات والممارسات التي تسود في المنظمة يمكن أن تؤثر على كيفية اتخاذ القرار وتفسيره.
المهارات القيادية: مهارات القادة والمديرين في تحليل المعلومات، وتقدير المخاطر، واتخاذ القرارات الصحيحة تؤثر بشكل كبير على جودة القرار الإداري.
تحديات القرار الإداري
تحديات القرار الإداري يمكن أن تكون متنوعة وتختلف باختلاف السياق الإداري والبيئة التنظيمية، ومن بين هذه التحديات:
التوازن بين البيانات والوقت: قد يكون هناك توتر بين الحصول على معلومات كافية لاتخاذ قرار مدروس وبين الحاجة إلى اتخاذ القرار في وقت محدود.
التعقيد والتفاوت في البيانات: تحليل وفهم البيانات المعقدة قد يكون تحديًا، خاصة عندما تكون هذه البيانات متضاربة أو متناقضة.
الضغوط الزمنية: يمكن أن تفرض الضغوط الزمنية على عملية اتخاذ القرارات، مما قد يؤدي إلى اتخاذ قرارات سريعة دون مراجعة وتحليل كافٍ.
عدم اليقين والمخاطر: قد يكون هناك عدم يقين بشأن النتائج المتوقعة للقرار، مما يزيد من مستوى المخاطرة المرتبطة باتخاذ القرار.
الضغوط المالية: تواجه المنظمات ضغوطًا مالية تؤثر على عملية اتخاذ القرارات، مثل الحاجة إلى تحقيق الأرباح وتخصيص الموارد بشكل فعال.
التحيز والتوجهات الشخصية: قد يؤثر التحيز الشخصي والتوجهات الفردية لصاحب القرار على جودة القرارات المتخذة، مما قد يؤدي إلى تفضيل بعض الخيارات على حساب الآخرين.
ضغوط السوق والمنافسة: قد تواجه المنظمات ضغوطًا من السوق والمنافسة، مما يجعل من الصعب اتخاذ القرارات التي تحافظ على التنافسية وتحقق النجاح المستقبلي.
استراتيجيات تطوير مهارات اتخاذ القرار الإداري
هناك عدة استراتيجيات يمكن اتباعها لتطوير مهارات اتخاذ القرار الإداري:
التدريب والتعليم المستمر: تنظم الدورات التدريبية وورش العمل لتعليم الموظفين أساليب اتخاذ القرارات الفعالة وتعزيز مهاراتهم في التحليل والتقييم.
الممارسة العملية: يمكن توفير فرص للموظفين لتطبيق مهارات اتخاذ القرار من خلال المشاركة في مشاريع ومهام تطبيقية في بيئة العمل الحقيقية.
توفير التوجيه والمرافقة: يمكن للمديرين والقادة دعم الموظفين وتوجيههم خلال عملية اتخاذ القرارات، وتقديم المشورة والتوجيه عند الحاجة.
استخدام الدروس المستفادة: يجب توثيق الخبرات والدروس المستفادة من القرارات السابقة، وتحليل النتائج والتحفظات المستخلصة، واستخدامها كأساس لاتخاذ القرارات المستقبلية.
تحفيز الابتكار والتفكير الإبداعي: يمكن تشجيع الموظفين على استخدام أساليب جديدة وإبداعية في عملية اتخاذ القرارات، وتجريب حلول مختلفة للمشكلات.
تعزيز التعاون والعمل الجماعي: يمكن تعزيز التواصل والتعاون بين الأقسام المختلفة في المنظمة لتعزيز عملية اتخاذ القرارات وضمان شمولية وتفاعلية في العملية.
استخدام التقنية: يمكن استخدام التقنية والأدوات المتاحة مثل البرمجيات والتطبيقات الذكية لتحليل البيانات وتقديم التقارير والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات السليمة.
التقييم والتغذية الراجعة: يجب توفير آليات لتقييم أداء عملية اتخاذ القرار وتقديم التغذية الراجعة المناسبة لتحسين الأداء في المستقبل.
