ما هي أتمتة الموارد البشرية؟ فوائدها؟ وكيف تتم؟

11 أمثلة لأتمتة الموارد البشرية

ما الذي يمكن أتمتة في الموارد البشرية؟

فيما يلي بعض الأمثلة على أتمتة الموارد البشرية مع دراسات الحالة حول كيفية استخدام الشركات حاليًا لأتمتة الموارد البشرية وكيف تفيدهم وموظفيهم.

تجنيد

تشمل عمليات التوظيف ما يلي:

• نشر إعلانات الوظائف،
• تتبع الردود،
• فحص السيرة الذاتية،
• تقييمات ما قبل التوظيف،
• فرز المرشحين وتحديد أولوياتهم بناءً على معايير محددة،
• تدفقات البريد الإلكتروني الآلي. 

عندما لا تقوم بأتمتة المهام الإدارية غير المنتجة من هذه العمليات، فإن موظفي الموارد البشرية لديك سيقضون وقتًا غير ضروري عليها.

دراسة حالة: مكتب شريف مقاطعة أوسيولا، فلوريدا.

اعتاد مكتب شريف مقاطعة أوسيولا أن يكون لديه عملية توظيف ورقية. كان يعني وجود كومة ضخمة من الأعمال الورقية، والاستمارات المفقودة، ونقص التواصل بين الإدارات والمتقدمين.

في مواجهة نقص ضباط الشرطة على الصعيد الوطني، قاموا بتطبيق أتمتة الموارد البشرية في تقييم ما قبل التوظيف عبر الإنترنت. 

في العام الأول، زاد هذا عدد الطلبات في عام 2012 من 446 إلى 1305 في العام التالي . تم إكمال النماذج بشكل صحيح (لم يُسمح بترك أي حقول فارغة كما هو الحال مع الإصدارات الورقية) ويمكن تحميل الصور. في النهاية، وجد مكتب شريف مرشحين أفضل جودة بسبب زيادة حجم الطلبات.

كما مكنتهم عملية أتمتة الموارد البشرية من إكمال عمليات التحقق من الخلفية غير الورقية وإرسال رسائل بريد إلكتروني آلية إلى المرشحين، وتحديث حالة طلباتهم. بالإضافة إلى ذلك، قاموا بتوفير 2000 دولار مبدئي على اللوازم المكتبية لملفات الاستئجار الجديدة.

الموظف على متن الطائرة

يتطلب إعداد الموظف جمع المستندات للتحقق، وتوقيع النماذج، وإتاحة وصول الأداة إلى الموظفين الجدد، ورفع طلبات الأجهزة، وغير ذلك الكثير. 

يمكن أن توفر أتمتة الموارد البشرية قائمة تحقق سهلة المتابعة أثناء عملية الإعداد. يتضمن ذلك القدرة على إنشاء إشعارات تلقائية وموافقات سير عمل، وجمع نماذج موقعة إلكترونيًا وإنشاء مستندات PDF رسمية تلقائيًا، وتسليم الأجهزة للموظفين بسرعة دون انتظار دعم تكنولوجيا المعلومات، وغير ذلك الكثير. 

دراسة حالة: KPMG، بلجيكا.

لم يكن لدى KPMG عملية ما قبل الصعود للموظفين الجدد، مما يعني فترة انتظار طويلة بين توقيع عقدهم وأول يوم لهم في العمل. 

استخدمت الشركة حلاً برمجيًا متكاملًا وآمنًا لحل هذه المشكلة. تبدأ عملية الإعداد الآن بمجرد توقيع الموظف الجديد على العقد. يتم إرسال جميع المعلومات العملية التي يحتاجون إلى معرفتها من التطبيق تلقائيًا للموظفين الجدد قبل بدء يومهم الأول. 

بعد عامين من استخدام تطبيق أتمتة الموارد البشرية، صنف موظفو KPMG تجربة التوظيف الخاصة بهم بـ 4.45 من 5 ، والأسبوع الأول هو 4.12.

من الصعود

غالبًا ما يتم التغاضي عن عملية الترحيل، لكنها لا تقل أهمية عن عملية الإعداد. عندما يتم ذلك بالطريقة الصحيحة، فإن الاستغناء عن العمل يساعد في حماية الشركة وترك انطباع جيد لدى موظفيك السابقين.

ومع ذلك، فإن الإلغاء اليدوي يستغرق وقتًا طويلاً. هناك خطر محتمل بفقدان النماذج أو إكمالها بشكل غير صحيح. بالإضافة إلى ذلك، هناك خطر الفشل في حماية الشركة من منظور الامتثال والأمان. 

يمكّنك برنامج أتمتة الموارد البشرية من إنشاء قائمة تحقق خارج الخدمة و:

• استكمال وتحميل المستندات إلكترونيًا،
• جدولة مقابلات الخروج،
• تحديث المعلومات الشخصية،
• اتخاذ الترتيبات لراتب الموظف النهائي،
• إنشاء طلبات لإعادة معدات الشركة،
• إزالة وصولهم إلى التطبيقات في تاريخ من اختيارك،
• قم بإزالتها من دليل الشركة في آخر يوم لها (للتأكد من بقائها محدثة). 

الوصول إلى التطبيقات والأدوات

عندما ينضم موظف جديد إلى مؤسسة، سيحتاج إلى منحه حق الوصول إلى التطبيقات ذات الصلة التي يحتاجون إليها، بمستويات الإذن الصحيحة، في يومهم الأول. يمكن أن يؤدي هذا غالبًا إلى إهدار الوقت في اليوم الأول في محاولة إعداد الموظف بالكامل والقدرة على الوصول إلى الأنظمة المركزية المطلوبة لأداء دوره. 

يمكن أن تتيح لك أتمتة عمليات الموارد البشرية منح حق الوصول تلقائيًا إلى التعيينات الجديدة بناءً على معايير محددة مسبقًا. من المحتمل أيضًا أن يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى تطبيقات وأدوات إضافية بمرور الوقت. تسمح أتمتة الموارد البشرية لأي موظف بطلب الوصول إلى التطبيق وقبوله أو رفضه من قبل مديره. 

إدارة الإجازة مدفوعة الأجر

قد يكون حساب أيام الإجازات والموافقة عليها يدويًا مشكلة نظرًا لأنه يتضمن العديد من المهام:

• التحقق من رصيد إجازات الموظف
• الحصول على موافقة المدير لطلبات الإجازة
• تسجيل الإجازة لتداول كشوف المرتبات

بالإضافة إلى ذلك، إذا وقع هذا على أكتاف شخص واحد، فهناك مجال كبير للخطأ البشري. يتم نسيان رسائل البريد الإلكتروني، وهناك خطر حدوث اضطراب عندما يكون هذا الشخص في إجازة أو إجازة مرضية. 

يوفر برنامج أتمتة الموارد البشرية عملية تلقائية لإدارة الإجازات تحسب تلقائيًا كل ما سبق.  

مطالبات بالنفقات

هل تعلم أن 38٪ من الموظفين أفادوا بأن التقديم والتعامل مع النفقات أمر ممل، بينما قال أكثر من واحد من كل ستة موظفين إنهم يخشون الاضطرار إلى القيام بذلك؟

إن المهام اليدوية غير الضرورية مثل إرسال النفقات لها تأثير سلبي على رضا موظفيك في العمل. وقد ثبت أن هذا يقلل من إنتاجيتها وأدائها. تؤدي معدلات رضا الموظفين المرتفعة إلى مستويات إنتاجية أعلى، مما يؤدي إلى زيادة أداء الشركة. 

تقليديا، يتعين على الموظفين تقديم الإيصال، وملء نموذج بجميع التفاصيل، ثم الموافقة على ذلك من قبل المدير. تنتظر النماذج على مكاتب الناس وتبدأ في التراكم. يمكن ملؤها بشكل خاطئ وتضيع في مكانها. يتم تقديم واحد من كل خمسة تقارير مصروفات يدويًا بشكل غير صحيح.

تسمح لك أتمتة الموارد البشرية برقمنة عملية النفقات. يمكن للموظفين تحميل صورة إيصال من هواتفهم، بينما يقوم برنامج إدارة النفقات تلقائيًا باستخراج البيانات المطلوبة (المبلغ، والتاجر، وضريبة القيمة المضافة، وما إلى ذلك). بمجرد قيام الموظف بإرسال هذا، يتم إخطار المدير المعني على الفور ويمكنه الموافقة عليه أو رفضه. تتحقق وحدة التحكم بعد ذلك من صحة التفاصيل وتعالجها بنقرة واحدة. هذا يوفر على الموظفين ما يصل إلى 70٪ من وقت المعالجة في المتوسط ​​، ويقضي على الخطأ البشري، ويمنح الشركات نظرة عامة على الإنفاق في الوقت الفعلي.    

كشف رواتب

إن حساب الوقت أو أيام العمل يدويًا، جنبًا إلى جنب مع الإجازة المرضية أو أيام الإجازة، يترك مجالًا كبيرًا للخطأ. هذا يؤدي إلى الموظفين يتقاضون رواتب أقل أو زائدة. 

يمكن لأتمتة الموارد البشرية تبسيط العملية من خلال تتبع وحساب كل شيء تلقائيًا، وتبسيط المدفوعات، وتسهيل العثور على البيانات إذا لزم الأمر لمراجعة الامتثال أو أي شيء آخر.  

دراسة حالة: FuelCell Energy، كونيتيكت.

فعلت مديرة الموارد البشرية ساندي ماورو ما كانت تفعله دائمًا مع فريقها الصغير. جمعت مجموعة من جداول بيانات Excel مع أرقام تعويض العمال من الإدارة، وأرسلتها إلى كشوف المرتبات لتتم معالجتها. ولكن بعد اكتمال كشوف المرتبات، شعر مدير الرواتب أن هناك خطأ ما. بعد النظر في الأمر، اكتشف ماورو أن أحد جداول البيانات قد تم فرزها بشكل غير صحيح، مما يعني أن كل موظف في الشركة (600 شخص) كان مستعدًا لتلقي أجر شخص آخر. 

قررت شركة FuelCell Energy بسرعة الاستثمار في برنامج أتمتة الموارد البشرية لتقليل الأخطاء البشرية وتوفير الوقت وإعطاء الموظفين مزيدًا من الأفكار حول كيفية حساب رواتبهم. 

اعتاد التخطيط للتعويضات أن يستغرق شهرًا كاملاً حتى يكتمل. على العكس من ذلك، يستغرق الأمر أسبوعًا وخالٍ من الأخطاء مع النظام الجديد. 

التصريح عن الضريبة

هناك قوانين ضريبية مختلفة على مستويات مختلفة (محلي، حكومي، وطني، دولي). هذه تعتمد على حجم المنظمة ومكان عملها. هذا يعني أن تقديم الضرائب يمكن أن يكون معقدًا بالنسبة لقسم الموارد البشرية الخاص بك، خاصة وأن القوانين يتم تحديثها وتغييرها بشكل متكرر. 

تضمن أتمتة ضرائب الرواتب بناءً على القوانين ذات الصلة أن الموظفين والمقاولين يتلقون ويكملون النماذج الصحيحة. كما يوفر ملفًا رقميًا يسهل تحديد موقعه في حالة إجراء تدقيق. يجعل برنامج ضرائب الموارد البشرية عملية الإيداع الضريبي أسرع ويزيل التوتر. 

إدارة الوقت

إن وجود جدول زمني يدوي لتتبع الوقت وتعيين شخص واحد أو فريق لتتبعه أمر غير فعال للغاية. غالبًا ما يمكن ملؤها بعد أيام وأيضًا في غير محلها. 

يسمح لك تطبيق الجدول الزمني الآلي بتخزين ملفات تعريف الموظفين وسجلات الحضور والمعلومات الأخرى رقميًا. هذا يجعل العملية برمتها أسرع وأكثر دقة. 

استحقاقات الموظفين

غالبًا ما تتعامل خدمة إدارة المزايا أو منظمة صاحب العمل المهنية (PEO) مع المزايا بما في ذلك الرعاية الصحية وخطط التقاعد وتعويضات العمال ومزايا أخرى للعديد من المنظمات.

تكمن المشكلة في هذا الأمر في أن الموظفين عادة ما يكون لديهم القليل من البصيرة لأنواع المزايا المتاحة لهم أثناء عملهم.

يمكن لبرنامج الأتمتة تتبع جميع مواقف الموظفين وعرض فوائدهم لهم، بما في ذلك عندما يواجهون تغييرًا في الظروف. إنه مثال على الخدمة الذاتية للموظف.

دراسة حالة: Grolsch .

كلما زاد عدد الموظفين في المؤسسة، كان من الصعب تتبع كل فرد وتغييراته وتفضيلاته.

أدى ذلك إلى قيام شركة Grolsch للبيرة بالاستثمار في نظام موارد بشرية آلي يسمى “مزاياي”.

يعرض النظام حالة كل موظف ومزايا كل موظف متى قام بتسجيل أي تغييرات. والنتيجة هي أن جميع موظفيهم يتمتعون الآن برؤية أفضل بكثير فيما يتعلق بالمزايا المتاحة لهم. 

أظهر استطلاع الرضا زيادة الرضا من 6.8 (من 10) بالنظام القديم المستند إلى الورق إلى 8.2 مع مزاياي. 

تتبع أداء الموظف

تعني أتمتة سجلات أداء الموظفين أن لدى الشركة بيانات يمكن الوصول إليها لتحديد الزيادات أو المكافآت أو الإجراءات التأديبية أو الإنهاء. يمكن للموارد البشرية تتبع سجلات الأداء هذه ومنح المديرين الوصول لإضافة ملاحظات والاستعداد لمراجعات الأداء والتأكد من تحقيق الأهداف. 

تعمل أتمتة تتبع الأداء على تبسيط العملية، وتضمن أنها خالية من التحيز، وتمكن من اتخاذ قرارات دقيقة، وتوفر نقطة مرجعية رائعة لكل من المديرين والموظفين. 

دراسة حالة: Metropolitan Utilities District (MUD) 

اعتاد MUD أن يكون له نهج قديم جدًا لمراجعات أداء الموظف. وهو يتألف من مستند Word بسيط مع تغيير بضع كلمات كل عام وطباعته وتوزيعه على الموظفين. عادة ما تضمنت الوثيقة خمسة أهداف فقط طُلب من الموظفين تحقيقها على مدار العام. إذا نجحوا، فقد حصلوا على مكافآتهم، لكنهم عادة ما يستمرون في الحصول على مكافآتهم حتى لو لم يفعلوا ذلك.

كان لدى نظام الورق العديد من المشكلات. حصل حوالي 70 ٪ فقط من الموظفين على مراجعة، بينما أفاد البعض بعدم وجود مراجعة واحدة في 10 سنوات. لم تكن هناك طريقة حقيقية لرصد التقدم، ونتيجة لذلك تأثرت جودة العمل. 

وصلت الشركة إلى نقطة أرادوا فيها البدء في ربط الأجر بالأداء لكنهم أدركوا أنهم غير مجهزين. 

منذ تطبيق أتمتة الموارد البشرية، خضع كل موظف للسنة الأولى على الإطلاق (خلال 102 عامًا) لمراجعة الأداء. يمكن للموظفين والمديرين الآن التواصل بسهولة أكبر حول الأهداف، وتكون العملية برمتها أسهل لجميع مستويات المؤسسة.

وفر MUD ما يقدر بنحو أسبوعين من الوقت عن طريق التخلي عن الأعمال الورقية لنظام آلي، إلى جانب العديد من المزايا الأخرى عبر الشركة. 

ما هي أفضل أدوات أتمتة الموارد البشرية؟

ما الذي يجب أن تبحث عنه في أداة أتمتة الموارد البشرية؟

هذا يعتمد إلى حد كبير على المشاكل التي تحاول حلها. يجب أيضًا أن يتكامل بسلاسة مع الحلول التي لديك بالفعل وأن يكون سهل الاستخدام إلى حد ما مع الحد الأدنى من التدريب. 

تحتاج أيضًا إلى التفكير في الميزانية التي تعمل بها، وتعيين جدول زمني للطرح، والنظر في أصحاب المصلحة. 

يمكن أن يكون لدى معظم الشركات ما يصل إلى 10-12 نظامًا مشتركًا في عملية أتمتة الموارد البشرية، مما يعني أن سهولة التكامل أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. 

من المهم أيضًا ملاحظة أن أتمتة الموارد البشرية لن تصلح إجراءات أو سياسات الموارد البشرية السيئة. بالإضافة إلى ذلك، قد يعمل برنامج أتمتة الموارد البشرية الذي اخترته جيدًا مع الحجم الحالي لشركتك ولكنه يفشل في التوسع مع نمو الحجم أو التوسع في الخارج. هذه كلها عوامل يجب مراعاتها قبل اختيار أداة الأتمتة.  

فيما يلي بعض أدوات أتمتة الموارد البشرية الشائعة التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار. 

مُصمم لـ Teams

برنامج Build for Teams هو برنامج لإدارة الإجازات يستخدم التقويمات القابلة للمشاركة لتتبع الحضور وطلبات الإجازات والإجازات المرضية وغيرها من الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة.

بامبو HR

Bamboo HR عبارة عن نظام أساسي تم إنشاؤه لإدخال البيانات وتتبع البيانات واحتياجات بيانات فرق الموارد البشرية من المعلومات، وكشوف المرتبات، والإدارة، ووظائف المحاسبة. يسمح للمستخدمين بتخزين كل شيء بسهولة في مكان واحد، وكذلك إنشاء تقارير لاكتساب رؤى قيمة.

العمل برايت

تقدم WorkBright الإعداد الكامل عن بُعد لأي مؤسسة. يمكنك إدارة أوراق التوظيف الجديدة وملفات الموظفين من أي مكان، وإرسال تذكيرات تلقائية طوال عملية الإعداد بمجرد قبول الموظف لعرضك. 

إدارة القوى العاملة فيوز

تجمع منصة Fuse Workforce Management بين إدارة الوقت والحضور وإدارة الموارد البشرية وكشوف المرتبات في حل برمجي واحد. إنها أداة قوية قائمة بذاتها ستمنحك رؤية دقيقة للقوى العاملة لديك، بالإضافة إلى تحسين اتخاذ القرار والتخطيط والكفاءة عبر المؤسسة. 

WebHR

يعمل WebHR كجسر بين الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات. تشمل الميزات eTrack و Shift Scheduler ومطالبات النفقات والمناقشات. كما أنه يساعد في تنظيم التوظيف والحضور والإجازات والعطلات، ويأتي مع تطبيق ودعم للهاتف المحمول. 

أتمتة الموارد البشرية هي المستقبل: لا تترك وراءك.

سيؤدي التنفيذ الفعال واستخدام أتمتة الموارد البشرية إلى تقليل الحاجة إلى فرق الموارد البشرية لإكمال المهام العادية والمتكررة وإنشاء طرق أكثر كفاءة ودقة للعمل في جميع أنحاء المؤسسة.

يمكن لقسم الموارد البشرية بعد ذلك تخصيص المزيد من الوقت والطاقة لخلق أشخاص أكثر إيجابية وثقافة عمل والاستفادة من مهاراتهم على أساس يومي.