في بعض الأحيان، لا تتعلق الكفاءة بتغيير الأولويات أو العمل على الأشياء بترتيب مختلف. 
في بعض الأحيان، يكون عبء العمل لديك أكبر من أن يتحمله شخص عاقل، وتحتاج إلى القليل من المساعدة لإنجاز كل شيء في الوقت المحدد.

يرتدي بعض المهنيين عبء عمل ثقيل كنوع من وسام الشرف، معتبرين أنه مصدر فخر أو دليل على الأمان الوظيفي، لكن هذه ليست استراتيجية طويلة الأجل للتعامل مع العبء المتزايد.

بمرور الوقت، سيؤثر الضغط الإضافي وساعات العمل على صحتك، على الصعيدين المهني والبدني.

إذا كنت مثقلًا بالعمل، فلن تكون قادرًا على القيام بعملك على نحو فعال، وإذا كنت متوترًا باستمرار، فمن المرجح أن تمرض أو تصاب بأمراض مزمنة.

بدلاً من ذلك، قم بتوزيع المهام في المشروع بين الموظفين وتعيين الأدوار بين فريق العمل، استخدم قوة الموارد الخاصة بقسمك مثل الشركاء أو المرؤوسين أو المتدربين لتوزيع سير العمل بالتساوي والحصول على أفضل النتائج لشركتك.

أهمية إنشاء وتعيين المسؤوليات لأعضاء فريق المشروع:

عندما يقوم قادة الفريق بتقييم نطاق وجدوى المشروع، فإن الاعتبار الأساسي هو قوة كل عضو في الفريق. من نقاط القوة هذه، يحدد القادة الأدوار والمسؤوليات. نظرًا لأن المشروع يتطلب إكمال مهمة متعددة، فمن الأهمية أن يكون أعضاء الفريق المعينون لكل جزء من المنتج مؤهلين ليس فقط للقيام بالعمل، ولكن لإدارة العملية.

سيساعد تعيين المهام لأعضاء الفريق بشكل صحيح في التأكد من نجاح مشاريعك، والبقاء في الوقت المحدد والميزانية.

1. يعزز الإنتاجية

لقد سمعت عن مبدأ باريتو، أليس كذلك؟ تعرف، قاعدة 80/20؟ بمعنى آخر، 20٪ من شيء واحد سيكسب 80٪ من النتائج.

إذا قمت بتطبيق مبدأ باريتو على واجبات الوظيفة ، فهذا يعني أن 20 بالمائة من جهود عملك ستحقق 80 بالمائة من النتائج التي تحققها. سيساعدك الوفد على تضخيم هذه النتائج. حدد أي 20 بالمائة من واجباتك الوظيفية تقوم بها بشكل أفضل. هل هذه إدارة؟ هل هي القيادة؟ هل هي الميزانية؟ هل هي استراتيجية؟ مهما كان الأمر، استعن بنقاط قوتك، ثم قم بتوزيع 80 بالمائة الأخرى من الأشياء إلى أعضاء فريقك.

ستكون النتائج مذهلة وستتجنب الإرهاق وتقليل مقدار الوقت الذي تضيعه مع تحقيق نتائج أفضل بشكل أسرع.

إلى أن HBR لا تصدق ذلك؟ تشير الدراسات إلى أن العمال يقضون ما معدله 41٪ من وقتهم في مهام تقديرية يمكن تفويضها بسهولة للآخرين. علاوة على ذلك، يتم إنفاق 25٪ من وقت الرئيس التنفيذي على المهام التي يمكن للآلات القيام بها.

عند توزيع المهام لأعضاء الفريق أو تعيين المسؤوليات لأعضاء المشروع وأتمتة المهام العادية، فإنك توفر وقتك للعمل على مشكلات أكثر إلحاحا.

2. يزيد من الكفاءة

عندما تقوم بتعيين مسؤوليات لأعضاء فريق مؤهلين، فإنك تزيد أيضًا من الكفاءة. علاوة على ذلك، يمكنك توفير الوقت باستخدام أدوات التعاون المختلفة لمساعدتك في توزيع المهام وتحديد المسؤوليات.

عندما يكون لدى كل شخص نفس المرجع الرقمي لأدوار المشروع والمسؤوليات والجداول الزمنية، فإنك تقضي على الارتباك وتفتح مسارًا أكثر كفاءة لإكمال المشروع.

مرة أخرى، الغرض الأساسي من العمل الجماعي هو استغلال وقت الجميع ومواهبهم للوصول إلى الهدف النهائي. عندما تقوم بتعيين مسؤوليات مختلفة لكل أعضاء الفريق، فإنك تسرع العملية وتنجز الأمور بشكل أسرع بكثير مما لو كنت تتحملها بنفسك.

3. يرفع معنويات الشركة

هل سمعت عن تحيز التعزيز الذاتي ؟ التحيز في تعزيز الذات هو الاعتقاد بأنك تفعل كل شيء بشكل أفضل من أي شخص آخر، وأن عملك أفضل من الآخرين، وأنه من الأسهل أن تفعل الأشياء بنفسك.

بمعنى آخر، لا يقوم الأشخاص الذين لديهم تحيز في تعزيز الذات بتوزيع المهام على الموظفين وتحديد المسؤوليات لأنهم يعتقدون أنهم أفضل من أعضاء فريقهم.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا، فيجب أن يكون بمثابة إشارة تحذير ضخمة بأن وقت تعيين المسؤوليات لأعضاء فريق المشروع قد حان.

لماذا ا؟ نظرًا لأن هناك احتمالات، فأنت لا تفعل كل شيء أفضل من أي شخص آخر ، كما أن تحيزك لتعزيز الذات يسبب العداء بين زملائك في العمل، مما يؤدي إلى تضاؤل معنويات الشركة .

إذا كنت تعتقد أن شركتك لا يمكنها البقاء يومًا ما بدونك، أو أن المشروع سينفجر تمامًا بدونك، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة فاحصة على أسلوب إدارتك والبدء من جديد.

اقرأ أيضا:  إدارة المخاطر المالية

بدلاً من غمر يديك في كل مشروع، خذ الوقت الكافي للتعرف على موظفيك وعملهم. اكتشف صفات كل فرد من أعضاء فريقك ونقاط قوتهم  ، ثم استخدمها لتحسين شركتك.

سيعطي هذا زملائك في العمل فرصة للازدهار، وخلق بيئة أكثر إيجابية، ورفع معنويات الشركة.

4. يحسن جودة العمل

فائدة أخرى لتوزيع المهام وتعيين المسؤوليات هي تحسين الجودة الشاملة للعمل. تحدثنا للتو عن كيف يمكن أن يؤدي تحيز التعزيز الذاتي إلى انخفاض معنويات الشركة، ولكن الأسوأ من ذلك، يمكن أن يؤدي إلى انخفاض جودة العمل الذي تنتجه.

حقيقة الأمر هي أنك ربما لست أفضل مصمم، وكاتب محتوى، وخبير استراتيجي، ومحاسب، وباحث، ومحلل، وما إلى ذلك.

نعم، لديك نقاط قوة تجعلك مديرًا قويًا وأصلًا لا يقدر بثمن لشركتك، لكن زملائك في العمل كذلك. لهذا السبب قمت بتعيينهم.

بدلاً من إرهاق نفسك بمحاولة القيام بكل شيء بنفسك، قم بتعيين أجزاء مختلفة من المشروع لتتناسب مع نقاط قوة زملائك في العمل. لن يوفر لك هذا الوقت فحسب، بل سيضمن أيضًا أن العمل الذي تنتجه هو الأفضل.

كيفية توزيع المهام على فريق العمل

1. اختيار مديرا للمشروع

جزء من كونك قائدًا جيدًا هو فهم نقاط القوة والضعف والتفضيلات لموظفيك. إذا كنت بحاجة إلى تعيين مهمة ستتطلب الكثير من التعاون لإكمالها، فلا تقم بتعيينها إلى شخص يفضل بشدة العمل بمفرده. قم باختيار مديرا للمشروع قادرا على قيادة و إدارة المشروع ويفضل التعاون.

يمكن لمدير واحد رائع أن يساعد مكتبًا أو فريقًا أو عملك بأكمله في العمل كآلة جيدة التجهيز.

2_ تحديد مسؤوليات مدير المشروع

  • يحقق أهداف المشروع من خلال إدارة الموظفين ؛ تخطيط وتقييم أنشطة المشروع.
  • يحافظ على الموظفين من خلال تعيين الموظفين واختيارهم وتوجيههم وتدريبهم.
  • يضمن بيئة عمل آمنة وقانونية.
  • يطور فرص النمو الشخصي.
  • يطور وينسق ويفرض الأنظمة والسياسات والإجراءات ومعايير الإنتاجية.
  • يحدد الأهداف الإستراتيجية من خلال جمع المعلومات المتعلقة بالأعمال، والمالية، والخدمية، والعمليات.
  • يحدد الأهداف، ويحدد ويقيم الاتجاهات والخيارات، ويختار مسار العمل، ويقيم النتائج.
  • يحقق الأهداف المالية من خلال التنبؤ بالمتطلبات، وإعداد الميزانية للمشروع، وجدولة النفقات، وتحليل الفروق، وبدء الإجراءات التصحيحية.
  • يحافظ على جودة الخدمة من خلال فرض معايير الجودة وخدمة العملاء، وتحليل وحل مشاكل الجودة وخدمة العملاء، والتوصية بإدخال تحسينات على النظام.
  • يساهم في جهود الفريق من خلال تحقيق النتائج ذات الصلة حسب الحاجة.
  • التدخل في الوقت المناسب للحفاظ على المسار المحدد للفريق بالإضافة إلى القدرة على حل الخلافات بين فريق المشروع بذكاء وريادتهم بشكل جيد.

3. ما هي مهام فريق المشروع؟

أعضاء فريق المشروع هم الأفراد الذين يعملون بنشاط في مرحلة واحدة أو أكثر من مراحل المشروع . قد يكونون موظفين داخليين أو مستشارين خارجيين، يعملون في المشروع على أساس التفرغ الكامل أو بدوام جزئي. يمكن أن تختلف أدوار أعضاء الفريق وفقًا لكل مشروع.

قد تشمل مهام أعضاء فريق المشروع ما يلي:

  • المساهمة في أهداف المشروع العامة.
  • استكمال المخرجات الفردية.
  • توفير الخبرة.
  • العمل مع المستخدمين لتأسيس وتلبية احتياجات العمل.
  • توثيق العملية.

4. أنواع المهام التي على مدير المشروع توزيعها على الموظفين:

إن القادة يكونون غير متأكدين من المهام التي يجب عليهم ولا ينبغي توزيعها على فريق المشروع.في عبء العمل لكل مدير وخاصة المديرين الجدد هناك مهام على الأرجح يجب عليك القيام بها وأخرى توزيعها.

توصي جيني بليك، الخبيرة في استراتيجيات التوظيف والأعمال، بإجراء مراجعة لمهامك باستخدام القواعد أدناه لمعرفة المهام التي يجب توزيعها:

*صغيرة: المهام الصغيرة هي أشياء صغيرة لا تستغرق سوى قدرًا صغيرًا من الوقت لإكمالها ولكنها تتراكم بمرور الوقت. قد تكون هذه أشياء يمكن أن يقوم بها المساعد: جدولة الاجتماعات، أو حجز الرحلات الجوية لرحلات العمل، أو حذف رسائل البريد الإلكتروني العشوائية / التسويقية من صندوق الوارد الخاص بك.

*مملة: المهام الشاقة هي مهام طائشة، مثل نسخ ولصق معلومات العملاء المحتملين من أداة أتمتة التسويق إلى CRM الخاص بك. تتطلب المهام الشاقة مهارة قليلة ويمكن تقسيمها بسهولة.

اقرأ أيضا:  كيفية ادارة سوبر ماركت صغير

*تستغرق وقتًا طويلاً: المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً هي فرص لتقسيم العمل إلى أجزاء أصغر وتوزيع أجزاء من العمل للآخرين. إذا كنت تؤدي مهمة بشكل منتظم تستغرق وقتًا طويلاً، فابحث عن فرص لتسليم أجزاء من هذه المهمة للآخرين.

*قابلة للتعليم: هل لديك مهام على طبقك يمكنك بسهولة تعليم شخص آخر إكمالها؟ إذا كانت المهمة قابلة للتعليم تمامًا إذا كانت لا تتطلب خبرة لا يمكن لأحد سواك تقديمها فيمكنك توزيعها على باقي فريق العمل.

*رهيبة: ربما ليس لديك مهارات تصميم، لذلك يستغرق إنشاء رسومات لمشاركات مدونتك ستة أضعاف ما يتطلبه المصمم المحترف. من الأفضل تعيين هذه المهمة إلى شخص أكثر استعدادًا للقيام بالعمل بسرعة وبشكل جيد.

*حساس للوقت: ربما يكون من الأفضل أن تتعامل مع جميع المهام التي تخص مشروعًا حساسًا للوقت، ولكن إذا لم يكن لديك الوقت لإكمالها بنفسك، فقد حان الوقت لإيجاد طرق لتوزيع الأجزاء من هذه المهمة لأعضاء آخرين في فريقك.

بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى التفكير في تعيين المهام التي تحب القيام بها ولكنها لم تعد جزءًا من وظيفتك.

5. توزيع الأدوار في فريق العمل

العمل الجماعي الفعال مهم في إدارة عمل ناجح.

في الدور القيادي، يجب أن تكون قادرًا على تعيين المهام وتوزيع العمل بين موظفيك.

ومع ذلك، يجب أن تكون الطريقة التي توزع بها المهام عادلة ومدروسة جيدًا.

إذا كنت تعتمد على موظف واحد أكثر من اللازم، فقد يصاب الموظف بالإرهاق ويقرر المغادرة.

إذا لم تستخدم المهارات الفريدة للموظف، فقد يشعر بالتقليل من التقدير وعدم وجود حافز للنجاح. قم بتطوير استراتيجية التفويض بحيث يساعد توزيع العمل في فريق عملك، وموظفيك على النجاح.

1)تحديد أولويات المشاريع ومدى توفر موظفيك:

يحتاج توزيع المهام في الفريق دائمًا إلى مراعاة المواعيد النهائية القادمة أو المعالم الهامة للمشروع. أولوية المهمة هي العامل الحاسم الأول الذي يؤثر على كيفية توزيعها. عندما تراجع المهام في قائمتك، رتب أولوياتها بحيث يكون لديك فهم للمهام الأكثر أهمية وتحتاج إلى إكمالها أولاً.

بعد ذلك، راجع مدى توفر موظفيك . ستحتاج إلى مطابقة المهام ذات الأولوية مع هؤلاء الموظفين الذين لديهم القدرة على توليها. احرص على عدم إثقال موظف واحد بمهام عاجلة لأن ذلك قد يتسبب في إجهاده وإرباكه.

إذا كنت تخطط لحدث مهم لشركتك الصغيرة، على سبيل المثال، فلا تتوقع من موظف واحد إكمال جميع المهام العاجلة لمجرد توفره في ذلك اليوم. قد تحتاج إلى إعادة جدولة بعض المهام وإفساح المجال للمهام ذات الأولوية في جداول الموظفين الآخرين. سيضمن هذا إكمال جميع المهام المتعلقة بالحدث أولاً دون الضغط على أحد أعضاء فريقك.

2)تقسيم العمل بين أعضاء الفريق حسب مجموعة المهارات:

يعتمد توزيع العمل في الفريق أيضًا على المهارات التي يجلبها موظفوك إلى الطاولة. من المهم مراعاة نقاط القوة الفريدة لكل موظف ومدى استفادته من المهمة التي يقوم بها. عندما تفكر في مجموعات مهاراتهم، فأنت تقوم بإعداد الموظفين للنجاح. إذا كانت المهمة تتطابق مع مهاراتهم، فستكون لديك فرصة أكبر لإكمالها بدقة وفعالية أكبر.

إذا كان لديك موظفان متاحان لإكمال مهمة خدمة العملاء، ولكن موظفًا واحدًا فقط لديه مهارات اتصال قوية، فمن المنطقي تعيين هذه المهمة لهما. بهذه الطريقة، يمكنك أن تطمئن إلى أن عملائك سيهتمون جيدًا من قبل موظف جيد في شرح التعليمات والتعبير عن المشكلات وحل النزاعات من خلال التواصل الجيد.

3) تطوير خبرة الموظف ومعرفته:

يتضمن جزء من كونك قائدًا مساعدة الموظفين على إتقان مهارات جديدة ، وتعلم مجالات جديدة من العمل والتقدم في مسار حياتهم المهنية. للقيام بذلك، تحتاج إلى مساعدة الموظفين على القيام بالمهام التي قد يجدونها صعبة. من خلال القيام بذلك، يمكن للموظفين تحسين نقاط ضعفهم وتطوير نقاط قوة جديدة، والتي تفيدهم وتفيد الشركة على حد سواء.

على سبيل المثال، إذا كان لديك أي موظف يفتقر إلى مهارات مسك الدفاتر، فيمكنك تعيين مهام مسك الدفاتر البسيطة لهم من أجل مساعدتهم على معرفة المزيد حول هذا المجال من العمل. من الحكمة عدم تخصيص مهام مسك الدفاتر عالية المخاطر أو عاجلة على الفور، حيث يحتاج الموظف إلى وقت للتعلم، وارتكاب الأخطاء وتنمية معرفته. بمجرد أن ترى تحسنًا في مهاراتهم، يمكنك البدء في تكليفهم بمزيد من المسؤولية في هذا المجال.

اقرأ أيضا:  أهم طرق خفض التكاليف على طريقة الناجحين

4) ضمان الأدوار والتوقعات واضحة:

عند توزيع العمل في الفريق، من الأهمية التأكد من أن الموظفين على دراية بأدوارهم وما هو متوقع منهم في مكان العمل. عندما يكون لدى الموظفين فهم واضح لوصف وظيفتهم ، سيكونون قادرين على أخذ زمام المبادرة وتعيين المهام لأنفسهم التي تقع ضمن دورهم. سيكون لديهم أيضًا إحساس بالاستثمار في ضمان إنجاز المهام التي تقع ضمن اختصاصهم بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

5 ) إنشاء جدول زمني للمشروع:

تعمل المخططات الزمنية على الحفاظ على تركيز الأشخاص، وتحميل جميع أعضاء المجموعة المسؤولية. يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للمهام التي ليس لها موعد نهائي صارم، أو المهام المعقدة التي ستواجه العديد من المراحل قبل أن تكتمل. اعمل مع زميلك في العمل لوضع جدول زمني متفق عليه بشكل متبادل، من بداية تعيين المهمة أو المشروع إلى تنفيذها النهائي.

كما هو الحال مع أهداف المهام، من الجيد إرسال ملخص بريد إلكتروني يكرر كل مرحلة من مراحل المخطط الزمني. يضمن القيام بذلك حصول كل عضو في المشروع على نفس المعلومات المتفق عليها، ولا يمكن فقدان أي تواريخ في الترجمة. تأكد من تحديد التواريخ المعقولة بدرجة كافية بحيث يمكن تحقيقها، لكنها قوية بما يكفي بحيث تلهم العاملين لديك للحفاظ على المهمة في قمة اهتماماتهم.

ما الأدوات التي تساعد في توزيع الأدوار وتتبع سير المشروع؟

أسانا Asana

هو نظام رائع لإدارة المهام،باستخدام Asana يمكنك تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام فردية وتعيين كل مهمة لعضو فريق مختلف. بالإضافة إلى ذلك، سترسل Asana تذكيرات بالبريد الإلكتروني للموظفين لتذكيرهم بمواعيد الاستحقاق المختلفة.

على سبيل المثال، إذا قمت بتعيين منشور مدونة إلى أحد كتّاب المحتوى لديك، فيمكنك تعيين تاريخ لمسودة أولى، ومراجعة، ومسودة ثانية، وتحرير نهائي، والإرسال النهائي، وتفاصيل تحسين محركات البحث المطلوب إدخالها، وفاتورة قدمت. يمكنك تحديد التواريخ بشكل أساسي ثم الاعتماد على الأداة لإبقاء أعضاء فريقك في مهمة.

Dropbox

عندما يكون لديك العديد من أعضاء الفريق يعملون في مشروع واحد، فأنت بحاجة إلى طريقة لمشاركة الملفات التي لن تؤدي إلى انسداد البريد الوارد أو تستغرق وقتًا طويلاً في التحميل. لهذا، فإن Dropbox هو إجابتك.

يحتوي Dropbox على خيارات مختلفة للأفراد والشركات لتناسب احتياجاتك. مهما كانت شركتك صغيرة أو كبيرة، فإن Dropbox سيساعدك على التأكد من أن كل فرد في فريقك لديه حق الوصول إلى الملفات الصحيحة.

Slack

البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات ضرورية أثناء المشروع، ولكن ماذا لو كان لديك سؤال سريع أو كنت بحاجة إلى توصيل شيء صغير لفريقك أو فرد؟
Slack هو تطبيق يجمع كل أجزاء أحجية المشروع معًا في مكان مناسب واحد. يمكنك طرح الأسئلة وإرسال رسائل جماعية وإجراء محادثات لمرة واحدة داخل مجموعة دردشة والحصول على مدخلات سريعة من أعضاء الفريق حسب الحاجة. Slack

تايم دكتور

تايم دكتور Time Doctor يقدم خدمة تتبع الوقت من الدرجة الأولى، ومراقبة لقطات الشاشة، ومراقبة الدردشة، وتقارير قوية، ووحدة كشوف المرتبات، وقدرات تتبع سطح المكتب والجوال.

عندما يكون لديك عدة أشخاص يعملون في مشروع، خاصة إذا كان لديك عمال عن بعد في فريقك، فأنت بحاجة إلى طريقة لتتبع وقتهم. فتايم دكتور Time Doctor مثالي لهذا الغرض.

لا يساعدك فقط على تتبع موظفيك، ولكنه يتكامل أيضًا بسلاسة مع تطبيقات إدارة المشاريع الأخرى مثل Slack و Asana و Salesforce و Trello و GitHub و Jira و Basecamp وغير ذلك الكثير.

تطبيقات جوجل

إن تطبيقات Google مفيدة لإدارة المشاريع بالإضافة إلى مدى معرفة الجميع ب Google.
فإن تطبيقات Google متعددة فنجد Gmail و G-suite بالإضافة ل Google Apps الذي يمكنك من إرسال البريد الإلكتروني والدردشة وعقد مؤتمرات فيديو ومشاركة الملفات وإنشاء المستندات والعروض القديمية والمزيد.

كُتب بواسطة

رائد الأعمال العربي

فريق متخصص في البحث والدراسة في عدة مجالات ضمن نطاق ريادة الأعمال، ومن أهم المجالات التي نتخصص في الكتابة عنها هي: كيفية إنشاء المشاريع بالسعودية، الإدارة، القيادة، إدارة الموارد البشرية...