إعلانات

نصائح لإدارة استبيانات الموظفين بشكل فعال

استبيانات الموظفين

يبدو أن استبيانات الموظفين هي الأداة المثلى لمعرفة ما يريده الموظفون والمساعدة في الحفاظ على مشاركتهم. من المهم أن تعرف الشركات أن الموظفين راضون ومشاركون. يمكن أن تكون الاستطلاعات مفيدة لاكتشاف ما إذا كانت هناك مشكلات تتعلق بعدم التوافق أو المشاركة. لا تستطيع الشركة معالجة المشكلات التي تؤثر على إنتاجية الموظفين إذا لم تكن تعرف عنها.

ما هو الغرض من استبيانات الموظفين؟

استطلاعات الموظفين لها ثلاثة أغراض أساسية. وهي مصممة لقياس:

  • ثقافة الموظف
  • رضاء الموظف
  • خطوبة موظف

يقوم مسح ثقافة الموظف بتقييم ما إذا كانت وجهة نظر الموظف تتماشى مع القسم الذي يعمل فيه أو مع الشركة ككل أم لا. من المفترض أن تحدد ما إذا كان الموظفون مناسبين لثقافة الشركة أم لا. تقيس استطلاعات الرضا مواقف الموظفين تجاه المنظمة نفسها. كيف يشعر الموظفون تجاه الشركة التي يعملون بها؟ يسعى هذا النوع من الاستقصاء إلى تقييم رضا الموظف عن المنظمة. تقيس استطلاعات مشاركة الموظف مشاركة الموظف. إنهم ينظرون إلى شغف الموظفين بعملهم والتزامهم تجاه المنظمة ودوافعهم.

يمكن أن تركز أسئلة استطلاع الموظف على واحد فقط من هذه الأغراض الثلاثة الرئيسية. ومع ذلك، لا يجب أن يركز استطلاع رأي الموظف على واحد فقط. يمكن أن يكون لاستبيان الموظف أكثر من غرض واحد ويتضمن مجموعة متنوعة من أنواع الأسئلة المختلفة حسب الحاجة.

كيفية إجراء مسح للموظفين

عند استخدام استبيانات الموظفين بشكل صحيح ، يمكنهم الاحتفاظ بالمفاتيح لخفض معدل دوران الموظفين وتحسين الأداء وتقليل الغياب والعديد من المزايا الجذابة الأخرى المتعلقة بالمشاركة. ومع ذلك، عند عدم استخدامها بشكل صحيح، يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على هذه المشكلات، مما يتسبب في شعور الموظفين بالتقليل من قيمتهم الحقيقية وحتى مشاركتهم أقل.

يمكن أن تساعد النصائح التالية الشركات على إدارة واستخدام استبيانات الموظفين بشكل أكثر فعالية.

ضع في اعتبارك جعل الاستبيان مجهول الهوية

اعتمادًا على موضوع الاستطلاع، قد يكون من الجيد السماح للموظفين بالإجابة على الاستبيان دون الكشف عن هويتهم. قد تحصل على إجابات أكثر صدقًا على أسئلتك إذا كان بإمكان الموظفين الإجابة دون القلق بشأن التداعيات المحتملة. على سبيل المثال، قد لا يكون الموظفون مستعدين للإجابة بصدق بأنهم كانوا يبحثون عن وظائف أخرى خشية أن يفقدوا وظيفتهم الحالية إذا اكتشف رؤسائهم أو الموارد البشرية ذلك.

وضع أهداف واضحة للمسح

يجب ربط أهداف وغايات المسوحات بتحسينات أداء محددة ووفورات في التكاليف يمكن الحصول عليها من خلال استخدام المسح. يجب أن يكون العائد على الوقت والاستثمار النقدي في إجراء المسح والعمل على النتائج قابلة للقياس. يجب مناقشة القدرة على اتخاذ إجراءات معينة بناءً على نتائج الاستطلاع والموافقة عليها مسبقًا بحيث يمكن توجيه الأسئلة التي يتم طرحها في الاستطلاع بشكل استراتيجي والعمل عليها بسرعة.

اطرح الأسئلة الصحيحة بالطريقة الصحيحة

عند تصميم الأسئلة، يجب أن تؤخذ ثقافة الشركة في الاعتبار ويجب أن تكون الأسئلة موجهة لمعالجة الأشياء التي سيهتم بها الموظفون. قد يكون تصميم أسئلة الاستطلاع أمرًا صعبًا، لذا يجب تخصيص متسع من الوقت والاهتمام بها. يمكن أن يؤدي استخدام نموذج استطلاع عام إلى جعل الموظفين يشعرون بالغربة وعدم الانخراط في كل من الأسئلة والنتائج. من المهم أن يعالج كل سؤال شيئًا واحدًا فقط. وإلا، فقد يكون من الصعب معرفة أي جزء من السؤال أشارت إليه الإجابة.

اقرأ أيضا:  هل فعلا مهمة شهادة الموارد البشرية (PHR / SPHR) ذلك؟

حدد جدولًا زمنيًا للاستجابة والعمل

تظهر الأبحاث أن الجزء الأكبر من الردود يأتي في غضون الأيام الثلاثة الأولى بعد توزيع الاستطلاع، لذلك ليست هناك حاجة لتوسيع العملية. إذا كان ذلك ممكنًا، يجب تقديم الاستطلاعات في إطار مجموعة مع تخصيص قدر معين من الوقت لملء الاستبيان، لأن هذا هو الترتيب الأكثر احتمالاً لجعل جميع الموظفين يستجيبون. إذا لم يكن ذلك ممكنًا أو لا يتناسب مع ثقافة الشركة، فيمكن توزيع الاستطلاعات ويمكن تحديد موعد نهائي لتسليمها.

بعد جمع الاستطلاعات، يجب حساب النتائج واتخاذ الإجراء في أسرع وقت ممكن. ربما تكون هذه هي أهم الاعتبارات لزيادة فعالية المسوحات. إذا رأى الموظفون أن الإجراء يتم اتخاذه بناءً على ملاحظاتهم، فسيشعرون تلقائيًا بمزيد من التقدير والمشاركة مما يمكن أن يساعد في تحقيق بعض أهداف الاستطلاع، حتى عندما تتباين الإجراءات على نطاق واسع.

تقديم طرق متعددة لإجراء المسح

يمكن أن تختلف حياة الموظفين وتفضيلاتهم، لذا فإن تقديم طرق متعددة لإجراء الاستبيان هو الخيار الأكثر حكمة لمعظم الشركات. عندما يتمكن الموظفون من الرد باستخدام قلم وورقة في العمل، وقلم وورقة في المنزل في وقتهم الخاص، أو تطبيق أو بريد إلكتروني في المنزل أو نموذج آلي في العمل، فمن المرجح أن يشارك الموظفون من مختلف الإدارات والمستويات. تقديم طريقة واحدة فقط قد يحد من ردودك.

التواصل بوضوح خلال عملية المسح

يعد التواصل بين الموظفين والمديرين ومهن الموارد البشرية أمرًا أساسيًا خلال عملية المسح بأكملها. قبل تقديم الاستطلاع، يجب أن يكون لدى الموظفين فكرة عما يدور حوله والمدة التي سيتعين عليهم إكمالها حتى يبدأوا في التفكير فيها والتخطيط لها. أثناء إجراء الاستطلاع، يجب أن يكون متخصصو الموارد البشرية والمديرون هناك للإجابة على الأسئلة وتقديم الدعم.

بعد تحليل الاستبيان، يجب توصيل النتائج حتى يتمكن الموظفون من رؤية الارتباط بين النتائج والإجراءات التي يتم اتخاذها. المتابعة بهذه الطريقة ستجعل الموظفين يشعرون أن قضاء الوقت في إكمال الاستبيان كان مفيدًا، مما قد يزيد بشكل كبير من فعالية الاستبيان.

أسئلة لتضمينها في استبيان الموظف

يمكن أن تختلف الأسئلة المدرجة في استبيانات الموظفين، اعتمادًا على الغرض من الاستبيان. على سبيل المثال، سيحتوي استطلاع مشاركة الموظف على المزيد من الأسئلة المتعلقة بما يشعر به الموظف تجاه عمله. اختر الأسئلة لاستبيانك التي ستتوافق مع أهدافك المقصودة لهذا الاستطلاع. يعد طرح الأسئلة الصحيحة أمرًا ضروريًا لجعل المسح فعالاً قدر الإمكان.

اقرأ أيضا:  أهمية خدمة العملاء عند اختيار نظام معلومات الموارد البشرية

في الشهر الماضي، هل أجريت مقابلات لوظائف أخرى؟

هذا السؤال مهم لاكتشاف ما إذا كان لديك معدل دوران محتمل. يعد الاحتفاظ بالموظفين أمرًا ضروريًا لقدرة الشركة على الاستمرار في المنافسة. إذا كانت لديك مشكلات تتسبب في قيام الموظفين بالبحث عن عمل في مكان آخر، فمن المهم معرفة ذلك في أسرع وقت ممكن حتى يمكن معالجة هذه المشكلات قبل مغادرة كبار موظفيك إلى شركة أخرى.

هل تريد الحصول على أي تدريب؟

الشركة التي تساعد الموظفين على النمو هي شركة يريد الموظفون العمل فيها. إن السؤال عما إذا كان الموظف يريد تلقي التدريب يمكن أن يساعدك في تحديد الموظفين الذين قد يرغبون في الحصول على ترقية أو الذين لديهم أهداف في قسم مختلف. يمكن أن يحدد هذا السؤال أيضًا ما إذا كانت هناك مجالات ضمن وظائفهم الحالية يشعر الموظفون أنهم بحاجة إلى مزيد من التدريب عليها.

هل حققت هدفًا وظيفيًا في الشهر الماضي؟

يمكن أن يكون لهذا السؤال غرضين. أولاً، يمكنه تحديد ما إذا كان الموظفون يتخطون عملهم الحالي سواء تم الاعتراف بهم أم لا. ثانيًا، يمكن أن يساعدك على تحديد ما إذا كان الموظفون يشعرون بالإحباط من الوضع الحالي لوظائفهم أم لا.

ما الذي يدفعك للذهاب إلى أبعد من ذلك؟

إنها لفكرة جيدة أن تعرف ما الذي يحفز موظفيك على بذل الجهد الإضافي. هذا مهم بشكل خاص إذا كان لديك موظفين يفتقرون إلى الحافز. يمكن لشركتك الحصول على فكرة أفضل عما قد يساعد في تحسين حافزهم ليكونوا أكثر إنتاجية.

هل هذه الشركة تدعمك مهنيا؟

من المرجح أن يغادر الموظفون إلى شركة مختلفة إذا لم يشعروا أن شركتهم الحالية تدعمهم. اعتمادًا على إجابات هذا السؤال، قد ترغب شركتك في تقديم برامج تدريب إضافية يمكن أن تساعد موظفيك على تطوير مهارات جديدة.

هل تشعر أنك تحرز تقدمًا احترافيًا في هذه الشركة؟

من المهم للاحتفاظ بالموظفين التأكد من أن موظفيك يشعرون أنهم قادرون على التقدم في حياتهم المهنية أثناء العمل مع شركتك. إذا شعروا أن وظيفتهم طريق مسدود في حياتهم المهنية، فسوف يبحثون عن وظيفة ليست كذلك. يمكنك أيضًا المساعدة في ضمان عدم إرسال الموظفين إلى مسارات وظيفية لا يريدونها بالفعل.

ما مقدار الأموال الإضافية التي يجب أن تقدمها لك شركة أخرى حتى ترغب في المغادرة؟

إذا كان مبلغ أسماء الموظفين منخفضًا جدًا، فقد يشير ذلك إلى أن الموظف غير سعيد أو غير مكتمل بوظيفته. الموظف الذي يرغب في ترك مبلغ صغير ليس لديه الكثير مما يجعله مرتبطًا بشركتك. إذا حدد أحد الموظفين مبلغًا مرتفعًا جدًا، فقد لا تعرض شركتك تعويضًا تنافسيًا.

إذا تركت الشركة غدًا، فلماذا يكون ذلك؟

يمكن أن تمنحك إجابات هذا السؤال فكرة عن التحسينات التي يمكن لشركتك إجراؤها. حتى إذا كان الموظف لا يفكر حاليًا في المغادرة، فقد تتيح لك إجاباته معرفة المشكلات الموجودة التي قد تؤثر على معدل دورانه. يمكنك البحث عن التحسينات التي يمكن أن تفيد الشركة وموظفيك، وملء أي ثغرات تكتشفها في الاستبيان.

اقرأ أيضا:  إدارة الموارد البشرية الإلكترونية: التعريف ، المزايا ، الممارسات

هل تلقيت تقديرًا من أحد المديرين في الشهر الماضي؟

يعد الاعتراف بالعمل الجيد أمرًا مهمًا للموظفين ليشعروا بالتقدير والتقدير من قبل الشركة. إذا لم يدرك المديرون عمل الموظفين الشاق وإنجازاتهم، فقد يشعر الموظفون بعدم الرضا. والأسوأ من ذلك أن المديرين ينسبون الفضل إلى نجاحات الموظف.

هل حدد مديرك أهدافًا واضحة لك؟

الأهداف الواضحة مهمة للموظفين ليكونوا فعالين. إذا كانوا لا يعرفون ما يريد رؤسائهم أن يفعلوه أو كيف يريدون منهم أن يفعلوا ذلك، فسيصاب الموظفون والمديرون على حد سواء بالإحباط. علاوة على ذلك، قد لا يشعر الموظفون أن عملهم يحدث فرقًا كبيرًا للشركة.

هل تشعر بالراحة عند تقديم الملاحظات إلى مشرفك؟

من المهم أن يكون المشرفون على استعداد للاستماع إلى التعليقات. يمكن أن تساعد الأفكار من جميع الموظفين شركتك على النمو والتحسن. إذا كان المشرف غير راغب في تبني أفكار الموظف أو لا يتقبل الاستماع إلى موظفيه، فقد تكون هذه مشكلة. يمكن أن يساعدك هذا السؤال في ضمان شعور الموظفين بالراحة عند التحدث إلى المشرفين عليهم.

هل قامت الشركة بأي تحسينات منذ إجراء الاستطلاعات؟

من الجيد معرفة ما إذا كان للاستطلاعات أي تأثير على شركتك. قد يكون هذا السؤال مفيدًا فقط عند إجراء مسح للموظفين الذين عملوا مع الشركة لبعض الوقت. سيكون هؤلاء الموظفون مجهزين بشكل أفضل لرؤية التغييرات بمرور الوقت والتحسينات في شركتك.

ما الذي لا يعجبك في بيئة عملك الحالية؟

من المهم أن تعرف ما لا يحبه موظفوك. قد تكون هناك بعض الأشياء الصغيرة التي يمكن إصلاحها بسهولة والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على قدرة الموظف على أن يكون منتجًا. قد لا يتم حل بعض الأشياء التي لا يحبها الموظفون بسهولة، ولكن من الجيد معرفة ما قد يمنع موظفيك من أن يكونوا أكثر فعالية.

هل تود إحالة صديق للعمل هنا؟

إذا كان الموظف سعيدًا بوظيفته، فسيكون سعيدًا بإحالة صديق للتقدم. إذا لم يحيل الموظفون الشركة إلى شخص آخر، فهذه علامة على وجود مشاكل. إذا لم تتم التوصية بشركتك من قبل موظفيها، فهذا دليل على أن هناك حاجة إلى بعض التغييرات الرئيسية.

هل لديك كل الموارد التي تحتاجها؟

لن يتمكن الموظفون من تحقيق إمكاناتهم الكاملة مع شركتك إذا لم تكن تزودهم بالموارد التي يحتاجون إليها. يمكن أن تكون هذه الموارد أدوات، مثل جهاز كمبيوتر جديد. يمكن أن تعني الموارد أيضًا التدريب على مهارة جديدة أو برنامج جديد أو المساعدة في مهمة.

هل تحتاج مساعدة في بناء استراتيجية تسويق لمشروعك؟

اطلع على خدماتنا من هنا.

مقالات قد تهمك:

ادخل ايميلك للتوصل بكل جديد رواد الأعمال العرب