نصائح لإدارة الوقت للعمل

أماكن العمل مليئة بعدم الكفاءة.

البيئة المادية، استقرار الإدارة واتساقها، عمليات الأنظمة، الثقافة. ويمكن أن يكون لهذه المجموعة الواسعة من العوامل تأثير على الإنتاجية في مكان العمل.

إذا كنت موظفًا، فقد تكون معظم هذه العوامل خارجة عن سيطرتك.

ومع ذلك، هناك استراتيجيات يمكن تنفيذها لتحسين كفاءتك من خلال إدارة أفضل للوقت الشخصي.

يمكن أن تكون إدارة الوقت في مكان العمل مهمة صعبة. لكن يجب أن تفعل كل ما في وسعك للتأكد من أنك تدير وقتك بشكل جيد.

عندما نحاول إنجاز شيء ما، قد يبدو أنه لا توجد نهاية لإلهاءات بسبب رسائل البريد الإلكتروني والمقاطعات من قبل الزملاء والعملاء والرؤساء.

ثم هناك اجتماعات، ومكالمات هاتفية، وأعباء عمل غير مجدولة، والقائمة تطول.

وعندما تتنافس كل هذه الأشياء على وقتنا ويبدو أننا نمتلك دماغًا مشتتًا باستمرار، فكيف نتحرك ونحصل على الأشياء التي يجب القيام بها، وإنجازها؟

1. تدقيق وقتك

إذا كنت تريد حقًا تحسين إدارة وقتك وإنتاجيتك في العمل، فإن أول ما يجب أن تبدأ منه هو إجراء تدقيق دقيق لوقتك. هذه هي أفضل طريقة لفهم مدى فعاليتك في الوقت الحالي.

الآن، قد يكون هذا مملاً بعض الشيء، لكنك تحتاج فقط إلى القيام بذلك لمدة أسبوع وستكون المعلومات التي تجمعها لا تقدر بثمن في تحديد ما يلي:

• ما يمكنك واقعيا أن تأمل في تحقيقه على أساس يومي
• عندما تكون أكثر إنتاجية
• حيث تضيع معظم الوقت
• الملهيات الأكثر شيوعًا في حياتك

مسلحًا بهذه البيانات، أنت الآن في وضع يسمح لك بإجراء تحسينات وإنشاء جدول يومي يتناسب مع نقاط قوتك.

2. إنشاء جدول يومي

معرفة ما من المفترض أن تفعله ومتى يكون في الواقع أمرًا قويًا للغاية.

إنه يخلق إحساسًا بالتحكم والغرض والجدول اليومي المتين الذي يعمل كخطة ليومك هو أساس الإدارة الجيدة للوقت.

الشيء المهم في الخطط هو أنهم لا يذهبون دائمًا إلى التخطيط. يتم تحويل الانتباه، تظهر “أشياء” غير متوقعة.

ولكن إذا كان لديك جدول زمني، فعلى الأقل لديك هيكل يمكنك الرجوع إليه في أي وقت سيساعدك على إبقاء الأمور في مسارها الصحيح ونأمل أن تمنعك من تحويل انتباهك إلى أنشطة تضييع الوقت.

الجدول الزمني ليس هو نفسه قائمة المهام أو قائمة المهام – أغطي هذا في منشور آخر.

الجدول الزمني هو في الأساس وسيلة لتخصيص وقتك لأنشطة معينة. مثال على يوم نموذجي لنشاط تجاري عام قائم على المكتب قد يبدو شيئًا كالتالي:

08.30 – 10.30 – المهام ذات الأولوية فقط
10.45 – 11.30 – مكالمات العميل / دعم العملاء
11.30 – 11.45 – استراحة
11.45 – 13.00 – التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني
13.00 – 14.00 – غداء
14.00 – 15.30 – مخصص للاجتماعات والتدريب
15.45 – 17.30 – كل شيء آخر

لاحظ أن الأوقات المستخدمة هنا للتوضيح فقط. قد تبدأ أيامك مبكراً وتنتهي لاحقًا.

كما ترى، يوضح الجدول الزمني بوضوح نوع النشاط المخصص لأي وقت من اليوم.

سيتم تحديد أوقات النشاط إلى حد كبير من خلال مزيج من الوقت الأكثر إنتاجية شخصيًا في اليوم ونوع العمل الذي تعمل فيه وأي قيود معينة قد تنطبق على هذا العمل، على سبيل المثال، الأنشطة الإلزامية مثل الاجتماعات أو بعض الأوقات التي يمكن فيها الوصول إلى العملاء. اقرأ المزيد حول كيفية استخدام حظر الوقت هنا .

التفضيل الشخصي بالنسبة لي هو التعامل مع المهام الأكثر إلحاحًا أولاً في الصباح ثم مهاجمة المهمة الموجودة في قائمة المهام التي أرغب في معالجتها على الأقل والتي سأؤجلها، في ضوء الاختيار.

يتبع هذا استراتيجية تسمى “Eat That Frog”، والتي تأتي من كتاب يحمل نفس الاسم للكاتب براين تريسي. يشير إلى اقتباس منسوب إلى مارك توين (أليس كذلك دائمًا؟) “أكل ضفدعًا حيًا أول شيء كل صباح ولن يحدث لك شيء أسوأ بقية اليوم.”

إنها استعارة لمعالجة أكبر أو أسوأ مهمة قبل كل المهام الأخرى.

هذه المهمة هي “الضفدع الحي” الخاص بك، وإذا كان عليك أن تأكل ضفدعًا حيًا بشكل حقيقي، فأنت تريد أن تفكر في الأمر بأقل قدر ممكن وتنتهي منه. هذا هو التفكير وراء ذلك – لا تماطل، أبعد الأشياء السيئة عن الطريق وامضِ يومك.

إذا وضعنا الضفادع جانبًا، فأنا لم ألتقي بعد بأي شخص يصبح أكثر إنتاجية مع مرور اليوم. قد تكون هناك استثناءات، وإذا كنت أحدهم، فأنت بحاجة إلى العمل وفقًا لميولك الخاصة، لكنني أعتقد أنه بشكل عام، يجب أن يتمكن معظم الأشخاص من إنجاز أفضل أعمالهم في الصباح.

هناك أيضًا الكثير مما يمكن قوله عن الإنجازات في وقت مبكر من اليوم وخلق الزخم للحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية لبقية اليوم.

عند إنشاء جدول، تذكر استخدام المخازن المؤقتة، بحيث يكون لديك فترات راحة مجدولة ولا تجعل نفسك متاحًا طوال الوقت.

اجعل الأمر واضحًا للزملاء (والرؤساء) عندما لا تكون متاحًا واطلب منهم احترام ذلك.

أخيرًا، أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي نرتكبها هذه الأيام هو أننا نترك العمل يمتد إلى حياتنا الشخصية. تأكد من رسم الخط وعدم السماح لجدول العمل الخاص بك بالتسرب إلى الأسرة أو وقت الفراغ. لا تقتصر إدارة الوقت على حياتك العملية – فمن المهم أيضًا إدارة وقتك الشخصي جيدًا.

3. إنشاء قائمة مهام

يمكن أن تأتي قائمة المهام بجميع أنواع التنسيقات – الرقمية والورقية على حد سواء – وبالتالي فإن ما تستخدمه عادة ما يكون حسب التفضيل. مهما كانت الوسيلة التي تستخدمها، يجب أن تكون قائمة المهام قائمة عضوية بالمهام.

تحتاج إلى معرفة المدة التي ستستغرقها لإكمال كل مهمة.

يكافح الكثير من الناس لإيجاد وسيلة تناسبهم.

في كتابه الأكثر مبيعًا، ” إنجاز الأمور “، يوصي ديفيد ألين بضرورة تدوين المهام على أنها “إجراءات تالية”، بدلاً من كونها تذكيرات جزئية بالأشياء التي لم يتم حلها.

على سبيل المثال، قد يكون لديك “كتابة تقرير” في قائمة المهام الخاصة بك، ولكن إذا كنت بحاجة إلى جمع بعض البيانات من زميل قبل أن تتمكن من كتابة التقرير، فإن المهمة التالية القابلة للتنفيذ هي “جمع البيانات من جون، أو أي شخص آخر. “

قد يبدو هذا متحذلقًا، ولكن بدون العمل بهذه الطريقة، غالبًا ما تصبح قوائم المهام، ما تمت صياغته ببراعة في الكتاب، “نقطة غير متبلورة من عدم القدرة”.

4. تحديد الأولويات

بمجرد إنشاء جدول زمني وقائمة مهام، يجب عليك الآن تحديد أولويات مهامك.

إن القدرة على فصل المهام العاجلة والمهمة عن المهام الأقل إلحاحًا والأقل أهمية سيكون لها تأثير كبير على إدارة وقتك وإنتاجيتك.

قد تكون إحدى الطرق البسيطة للقيام بذلك هي استخدام صندوق أيزنهاور .

هذه استراتيجية إنتاجية مشهورة استخدمها الرئيس الأمريكي السابق، دوايت أيزنهاور، الذي اشتهر بإدارة وقته وقدراته على اتخاذ القرار.

بشكل أساسي، تقوم بتخصيص المهام الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك في أحد الأرباع الأربعة الموضحة أدناه.

على الرغم من وجود قيود عليها، إلا أنها أداة خشنة وجاهزة ستساعدك حقًا في التعامل مع تحديد أولويات عملك.

5. العمل في كتل

بمجرد تحديد أولويات مهامك، عليك التفكير في الطريقة الأكثر كفاءة وفعالية للتعامل معها.

بشكل عام، يجد معظم الناس صعوبة في الاستمرار في التركيز بشكل كامل لفترات طويلة من الزمن.

لذا، بدلاً من ذلك، يمكن تقسيم الوقت المحجوب في جدولك إلى كتل أصغر.

ستعتمد طريقة قيامك بذلك بالضبط على نوع المهمة المطروحة، ولكن، على سبيل المثال، إذا كان لدي وقت متسع للكتابة – دعنا نقول، ساعتان – فسوف أقسم ذلك الوقت إلى كتل أصغر من خمس وعشرين دقيقة لكل منها خمس دقائق فاصل بين الكتل.

وهذا ما يسمى تقنية بومودورو .

أعلم أنه يمكنني الحفاظ على التركيز لمدة 25 دقيقة كاملة وأجد أنه يمكنني إنجاز المزيد من حيث الكمية والنوعية إذا قمت بالأشياء بهذه الطريقة.

في المقابل، إذا جلست فقط بنية الكتابة لمدة ساعتين، أفقد التركيز بعد خمسة وعشرين دقيقة وينتهي بي الأمر إلى تشتيت انتباهي بسبب أشياء أخرى – عادةً ما يكون YouTube، وصنع القهوة وجميع الأشخاص الذين يمصون الوقت – وهكذا 70 النسبة المئوية للوقت الذي خصصته للمهمة ينتهي به الأمر إلى عدم إنتاجية عالية على الإطلاق ولا أحصل على نفس القدر من العمل المنجز.

6. اعرف دورك

قد يبدو هذا غريبًا، ولكن في كثير من الأحيان، لا نكون دائمًا واضحين للغاية بشأن أدوارنا داخل المنظمة.

يمكن أن تكون الخطوط ضبابية.

يمكن أن تنتشر المهام والمسؤوليات والمساءلة عبر العديد من الإدارات والموظفين، وإذا لم نكن متأكدين بنسبة 100٪ بشأن ما يجب وما لا ينبغي أن نقضيه في وقتنا، فعندئذ تكون الفرص موجودة، وغالبًا ما نعمل على المهام الخاطئة وبالتالي قضاء وقتنا في العمل بشكل غير فعال.

يجب أن يمكّننا توضيح الأدوار والمسؤوليات من تقليل مقدار الوقت الذي نقضيه في المهام التي يجب أن يقوم بها عضو آخر في الفريق، أو يمكن تفويضها إلى آخر (انظر أدناه).

7. مندوب

هذا يتعلق بفهم دورنا. هل نقضي وقتنا في مهام يمكن أن يقوم بها شخص آخر؟

اعتدت أن أعتقد أن تفويض المهام للآخرين كان كسولًا، لكنها خطوة ذكية تساعد على توفير الوقت الذي يمكن إنفاقه على المهام الأكثر أهمية والتي تحقق “عائدًا” أعلى، على سبيل المثال تلك التي تؤدي إلى تنمية الأعمال التجارية، تساعدك على إنهاء المشروع، وما إلى ذلك.

8. قول “لا”

قد يكون قول “لا” أمرًا صعبًا عندما تكون في الطرف الأدنى من “السلسلة الغذائية” داخل المنظمة، ولكن هناك أوقات يجب أن تقول فيها “لا” تمامًا.

لكي تظل متحكمًا في جدولك الزمني، يجب أن تكون قادرًا على قول “لا”، وإلا، فسينتهي بك الأمر سريعًا إلى التعامل مع الطلبات التي تشغل تركيزك بعيدًا عن المهام الأكثر أهمية التي يجب القيام بها.

هذا لا يعني أنك بحاجة إلى قول “ لا ” لكل شيء، مثل وارن بافيت ، ولكن إذا كنت تعلم أن الطلب الذي ليس عاجلاً سيؤدي إلى إبعاد بقية جدولك عن المسار الصحيح، فلا تخف من إعادته. .

9. احذر من الكمالية

إذا كنت موظفًا يتسم بالضمير والعمل الجاد (وأنا متأكد من أنك كذلك)، فمن الطبيعي أنك تريد دائمًا أن يكون عملك بأعلى جودة ممكنة. في حين أن هناك بلا شك وظائف ومهام معينة تتطلب الكمال، بالنسبة لغالبيتنا، فإن “إنجاز الآن” عادة ما يكون أفضل من “الكمال غدًا”.

تأمل في هذا الاقتباس الشهير للجنرال جورج س.باتون:

“الخطة الجيدة التي يتم تنفيذها بعنف الآن أفضل من خطة مثالية يتم تنفيذها الأسبوع المقبل.”

الجنرال جورج س. باتون

أحيانًا نتورط في تفاصيل الأشياء عندما لا نحتاج إليها حقًا.

وغالبًا ما تكون التفاصيل غير مهمة.

بالطبع، هذا لا يعني أن عملنا يحتاج إلى أن يصبح رديئًا وغير احترافي، ولكن الكثير من الوقت يمكن أن يضيع في أجزاء مهمة لها أقل تأثير.

إذا طُلب منك تجميع جدول بيانات لمشروع ما، فتأكد – اجعله يبدو جميلًا بكل الوسائل. لكن لا تقضي وقتًا سخيفًا في القلق بشأن ما إذا كانت علامات التبويب تبدو أفضل باللون الأخضر أو ​​الأحمر.

ركز مجهودك واهتمامك على أهم أجزاء المهمة، وثبِّتها وامضِ قدمًا.

يمكن أن يكون السعي إلى الكمال سمة عظيمة، ولكنه ليس مطلوبًا دائمًا للمهام اليومية، ومن المحتمل أن يؤدي إلى التسويف وساعات من الوقت الضائع، والتي كان من الممكن أن تكون أكثر إنتاجية،

10. مكتب نظيف

يمكن أن يكون لبيئتك تأثير كبير على إنتاجيتك.

إذا كنت محظوظًا بما يكفي لامتلاك مكتبك الخاص، فهناك الكثير الذي يمكنك القيام به لخلق جو عمل جيد.

بالنسبة لأولئك الذين يعملون في بيئة مكتبية مفتوحة، فإن أحد المجالات التي يمكنك التحكم فيها بالتأكيد هو مكتبك الخاص.

لقد رأيت مقالات و “أبحاثًا” تدعي أن المكتب الفوضوي يمكن أن يكون علامة على العبقرية، ولكن ليس الكثير منا عباقرة، لذلك إذا كنت تستخدم ذلك كعذر لمكتبك يبدو كموقع قنبلة، فأنت تمزح مع نفسك.

المكتب المرتب والمنظم يخلق مساحة أكثر ملاءمة للعمل المنظم والفعال.