تمتص معظم أنظمة إدارة الوقت – جرب نظامًا يعمل بالفعل

عاجلاً أم آجلاً  ، يجرب معظمنا نظامًا واحدًا أو أكثر من أنظمة إدارة الوقت في محاولة للحصول على بعض السيطرة على حياتنا المزدحمة. 

هل؟ والأهم من ذلك ، هل نجح أي منهم بالفعل ، كما تعلم ؟

لكي تكون فعالاً ، يجب أن يكون الأمر سهلاً بما يكفي لكي ترغب في استخدامه ومرناً بما يكفي للتعامل مع أي شيء وكل شيء يظهر في حياتك.

مثل أي نظام نصف لائق ، إذا كان كذلك ، فسوف يعوضك على الجهد الذي بذلته في الإعداد والتعلم ، مرارًا وتكرارًا.

إذن ما الذي نبحث عنه؟ حسنًا ، يجب أن تغطي أفضل أنظمة إدارة الوقت الشخصي وأكثرها فعالية عددًا من الجوانب المختلفة. سيفعلون…

• التقط كل ما تقرر القيام به

• يعني أنك تعرف كيف ومتى تفعل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها

• قلل من المقاومة التي تشعر بها للقيام بهذه المهام

• تمكنك من القيام بمهمة عند ظهورها ، وليس عند تفجيرها.

• يحررك من طغيان الجدولة الزائدة

• تمتع بالمرونة الكافية للتعامل مع التغييرات غير المتوقعة على الخطط

• نوفر لك أفضل إطار عمل ممكن لضمان قيامك بما هو مهم بالفعل

وقتك محدود بـ 24 ساعة في اليوم ، لكن الاقتراحات والطلبات والطلبات والأفكار والتوقعات في ذلك الوقت ثابتة وغير محدودة.

كل يوم عليك أن تقرر ماذا تفعل وماذا تترك …

قرر ماذا ستفعل

عندما يظهر شيء ما ، علينا أن نختار ما إذا كنا سنفعله أم لا.

نتخذ آلاف القرارات يوميًا. معظمها سهل وفوري – لا يفكر فيه كثيرًا أو لا يفكر أبدًا. نقوم بتصفية معظمها ، لكن البعض قررنا العمل على أساسها.

العديد من هذه الخيارات يتم إجراؤها بسرعة كبيرة ، وننسى أنه كان لدينا بالفعل  خيار  في المقام الأول. يحتاج البعض الآخر إلى أنواع أكثر تقدمًا  من تقنيات اتخاذ القرار  لتجاوز هذه المرحلة.

لا تحتاج معظم القرارات التي تقرر التصرف بناءً عليها إلى التصرف على الفور. القيام بذلك يعني الرد باستمرار على أي صراخ بأعلى صوت في أي لحظة.

بدلاً من ذلك ، بمجرد أن تقرر أن شيئًا ما يستحق القيام به ، ركز على إخراجه من رأسك …

التقط التزاماتك

النقطة التي تزيد فيها حقًا من التزامك بفعل شيء ما هي عندما تنقله من عقلك إلى شيء مادي ومرئي. استخدم أي أدوات متوفرة لديك ، مثل الهاتف أو الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول البسيط.

بمجرد القيام بذلك ، يمكنك الاسترخاء – لم تعد مضطرًا للاعتماد على ذاكرتك. لكنك تحتاج إلى الاعتماد على أنظمة إدارة الوقت الشخصية للتأكد من إنجاز الأمور. والطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي  استخدام أسلوبك باستمرار.

يمكن التقاط الأشياء التي يمكنك القيام بها على أي شيء من هاتف ذكي متطور إلى الجزء الخلفي من حصيرة البيرة. مهما كان ما تستخدمه ، قم بصب كل ذلك في نظامك حتى تعرف ما تفعله ومتى …

نظم عندما ستفعل الأشياء

قوائم المهام التقليدية لا تعمل.

يفكر معظم الناس فيما يريدون القيام به ويضيفون المهمة التالية إلى أسفل ما يتحول إلى قائمة “مفتوحة” لا تنتهي أبدًا. ثم يختارون المهام التي تبدو سهلة بما يكفي للقيام بها.

دائمًا ما تكون الأشياء الصعبة في القائمة هي تلك التي كان من الممكن أن يكون لها الأثر الأكبر إذا تم القيام بها بالفعل.

عندما تقرر أن شيئًا ما يستحق الإضافة إلى قائمتك ،  قم بذلك في اليوم التالي ، وسيكون لديك بعض الوقت .

إذا كان لديك روتين يومي منتظم إلى حد ما ، فاجعل من سياستك أن تفعل ذلك في اليوم التالي. إذا كان كل يوم مختلفًا ، فمن الأفضل أن تخطط لتنظيم مهامك وفقًا لجدولك الأسبوعي.

أيًا كانت الطريقة التي تستخدمها ، فإن تنظيم المهام هو ببساطة مسألة تحديد الوقت الأفضل للقيام بها.

ما لم يكن هناك شيء عاجل حقًا في نفس اليوم ، أو يستغرق وقتًا أقل للقيام به مما يتطلبه تدوينه ، فجدولته في تاريخ مستقبلي.

عدم الاستجابة على الفور لأي محصول يعني أنك تبدأ كل يوم بقائمة محدودة.

نظرًا لأنك تجعل من سياستك عدم القيام بالأشياء في اليوم الذي تحصل عليها فيه (ما لم تكن سريعة حقًا ، أو عاجلة حقًا في نفس اليوم) ، فستقوم تلقائيًا بإنشاء قائمة محدودة من الأشياء التي يجب القيام بها …

افعل ما تريد … فقط تأكد من أنك تفعل شيئًا ما

بمجرد إنشاء قائمة يومية ، ستشعر بمزيد من التنظيم والتحكم في وقتك ومهامك.

لكن من المهم أن تتذكر أن أنظمة إدارة الوقت الشخصية توفر فقط إطارًا. لن يفعلوا ذلك من أجلك – عليك أن تتخذ بعض الإجراءات جسديًا.

قد تأخذك قوة الإرادة إلى بعض الطريق ، لكن أفضل استراتيجية لديك  للتغلب على التسويف  هي تقليل المقاومة التي تشعر بها لكل ما قررت القيام به.

كيف؟

من السهل…

إذا كان هناك شيء ما في قائمتك ، فافعل ذلك في اليوم الذي اخترته للمدة التي تريدها .

ليس عليك بالضرورة إكماله دفعة واحدة. من الواضح أنه سيتم إكمال بعض المهام إذا كانت سهلة أو عاجلة بدرجة كافية ؛ ولكن غالبًا هذا هو اختيارك – لست بحاجة إلى ذلك عادةً.

ما  يجب عليك  فعله حتى ينجح هذا هو شيء يتعلق بكل شيء في قائمتك في أي يوم معين. مقدار ما تفعله أقل أهمية من حقيقة أنك تفعل شيئًا بالفعل. أي شيء لم يكتمل يتم إعادة تدويره في اليوم التالي المتاح.

تعمل أنظمة إدارة الوقت الشخصية بشكل جيد حتى يفوتك يوم أو أكثر. ثم يتعين عليك التعامل مع تراكم …

كيفية التعامل مع الأعمال المتأخرة

لا يوجد نظام مثالي. عاجلاً أم آجلاً ينهار لأن الحياة فوضوية ومعقدة. عندما يحدث ذلك ، ينتهي بك الأمر مع تراكم الأشياء التي يجب القيام بها.

بعض الأشياء تتلاشى من حياتك ، لكن الكثير منها لا يزال بحاجة إلى التعامل معها.

إليك كيفية إدارتها:

راجع مهامك لهذا اليوم ، هذا الأسبوع وما بعده

من المهم مراجعة ما تفعله على أساس يومي وأسبوعي ، ولكن من المهم أيضًا أن تمكّنك أنظمة إدارة الوقت الشخصية من التفكير في كل شيء في سياق أدوارك وهدفك والتزاماتك.

اليومي.

بمجرد أن تعرف ماذا تفعل ومتى تفعل ذلك ، يكون لديك شيء جيد. لكن الخطأ الشائع هو كتابة شيء ما في قائمة المهام اليومية ثم نسيان استخدام القائمة. مهما كانت الأسباب ، فأنت ببساطة  تتجنبها  كثيرًا.

ضع مهامك في مكان تراه باستمرار حتى تراجع مهامك وتذكر نفسك بما قررت القيام به. تحقق من ذلك في نقاط منتظمة على مدار اليوم لمساعدتك على إعادة التركيز.

أسبوعي.

من أفضل الطرق لتنظيم وقتك هو التعود على الجلوس والتخطيط لأسبوعك.

تتم جدولة العديد من الأنشطة والمواعيد على مدار سبعة أيام ، لذلك يعد  المخطط الأسبوعي  أداة مفيدة. سيساعدك ذلك على تحديد الوقت الذي سيكون فيه الوقت متاحًا للقيام بما تقرر أنه يستحق القيام به.

على المدى الطويل.

تقوم أنظمة إدارة الوقت الشخصية الفعالة حقًا بجدولة بعض الوقت المنتظم للسماح لك بالتراجع ورؤية الصورة الأكبر. يمنحك القيام بذلك فرصة أن تسأل نفسك لماذا تفعل ما تفعله.

نقوم جميعًا بهذا من وقت لآخر ، لكن جدولة ذلك تمنحك فرصًا مركزة على أساس منتظم وليس بشكل متقطع.

على سبيل المثال ، قد تسأل نفسك:

• هل يمكن إدارة التزاماتي أم أن هناك الكثير؟ هل يجب أن أقطع واحدة أو أكثر؟

• هل تدفعني معظم أفعالي فعليًا نحو أهدافي أو تبعدني عنها؟

• هل ما زالت أهدافي كما أريد؟

• هل أخصص وقتًا للأشياء المهمة ولكنها ليست عاجلة في حياتي؟

• هل  أغير العادات السيئة  أو أكررها مرارًا وتكرارًا؟

أنظمة إدارة الوقت تستحق المحاولة

لا تحتاج أنظمة إدارة الوقت الشخصية إلى التعقيد. الأسهل استخدامًا ، زادت احتمالية  استخدامه  – وهو أكثر أهمية من أي شيء آخر.

هناك الكثير من أنظمة إدارة الوقت الشخصية في السوق ، بعضها مفيد حقًا. فيما يلي بعض البرامج التي أثبتت فعاليتها:

• افعلها غدا . ساعد نظام مارك فوستر الرائع الكثير من الناس على تحسين إدارة وقتهم ، بمن فيهم أنا. إنه يشكل الأساس لكثير من النظام الموضح في هذه المقالة ، مع الانتباه إلى الأجزاء العقلانية والبديهية من دماغنا التي نستخدمها لاتخاذ القرار والقيام به.

• النسخة النهائية . ثبت أن أحدث نظام من مارك هو سهل الاستخدام وفعال لأنه يعمل. يتم استكمال التركيز المعتاد على الإلحاح والأهمية من خلال زيادة الوعي “بالاستعداد النفسي”.

• إنجاز الأمور . ربما يكون نظام David Allen’s Getting Things Done هو أفضل نظام إنتاجي معروف. إنه نجاح لأن النظام يتوقف على أهمية إجراء مراجعة أسبوعية منتظمة.

• زين To Done . ابتكر Leo Babauta من Zen Habits هذا لتعديل وصقل وتحسين ما رآه مشاكل مع GTD. ينتقل التركيز من أنظمة وأدوات إدارة الوقت الشخصية إلى العادات والفعل.

ابحث عن واحدة تعجبك ، وتفي بالمعايير الموضحة في هذه المقالة ، وجربها. لكن لا تتوقع أن يعمل من أجلك على الفور – فستحتاج بالتأكيد إلى تكييفه ليلائم ظروفك الفردية. إذا لم يكن لديك التزامات كافية ، فقد لا تحتاج حتى إلى واحدة على الإطلاق.

ولكن لماذا تقرأ عن أنظمة إدارة الوقت الشخصية؟ 🙂